ACTA N.º 79-2015

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del diecisiete de setiembre de dos mil quince, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Juan Antonio Casafont Odor y Luz de los Ángeles Retana Chinchilla.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. INFORMES DE FUNCIONARIOS DEL TRIBUNAL.

A) Informe de participación en la Misión de Observación Electoral en la República de Guatemala. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-0578-2015 del 10 de setiembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo a su participación en la misión de observación electoral para las elecciones generales y de Diputados al Parlamento Centroamericano, en la República del Guatemala y solicita se cursen agradecimientos a los organizadores de la actividad.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Proceda la Secretaría General de este Tribunal a remitir los agradecimientos que indica el señor Fernández Masís. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Nombramiento en propiedad en la Coordinación de Servicios Regionales. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-1049-2015 del 10 de setiembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Visto el oficio RH-2603-2015 de fecha 09 de setiembre del año en curso, suscrito por la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, en el que propone una nómina de candidatos elegibles para proceder a nombrar en propiedad, en la plaza de Secretaria 1 en la Sección de Coordinación de Servicios Regionales, que se encuentra vacante en esa misma Unidad Administrativa, el suscrito avala la recomendación que sugiere la Jefatura de la Sección de Coordinación de Servicios Regionales, por lo que someto a consideración del Superior la terna siguiente:

PUESTO No. 45900

1.- Morales Quirós Olga

2.- Coto Barrantes Ana Damaris

3.- García Porras Hazzel Eugenia

La persona que ocupa el primer lugar en la terna, ha sido recomendada por escrito por el señor Alcides Chavarría Vargas, Jefe a. i. de la Sección de Coordinación de Servicios  Regionales, mediante  oficio CSR-792-2015 de fecha 07 de setiembre del año en curso.

Quien resulte seleccionado(a) podrá ubicarse en propiedad como Secretaria 1 en la Sección de Coordinación de Servicios Regionales, a partir del próximo 01 de noviembre. Devengará un salario base  de ¢482.800.oo por mes y anualidades a razón de ¢10.038.oo cada una y un complemento del 10% como incentivo por la responsabilidad en el ejercicio de la función electoral, todo de conformidad con el índice salarial vigente.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Ascenso en propiedad de la funcionaria Ana Villalobos Alfaro en la Dirección General del Registro Civil. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-1047-2015 del 10 de setiembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Respetuosamente elevo a conocimiento del Superior y para lo que tenga a bien disponer, el oficio RH-2604-2015 del 08 de setiembre del año en curso, suscrito por la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, referido al ascenso en propiedad de la funcionaria Ana Villalobos Alfaro, Técnico Funcional 1 a la plaza de Profesional Asistente 1 que se encuentra vacante en esta Dirección General del Registro Civil.

La servidora Villalobos Alfaro, es recomendada por el suscrito, dado que siempre ha demostrado en la realización de sus tareas una capacidad y disciplina ejemplar, por lo que, reúne la idoneidad que el cargo en este Despacho requiere.

Conforme a la recomendación y cumpliendo con lo que establecen los artículos 34 y 36 del Reglamento a nuestra Ley de Salarios y lo dispuesto por el Tribunal Supremo de Elecciones en la Sesión Ordinaria No.129-2002, artículo quinto, comunicado mediante Oficio No.4168-2002 del 26 de setiembre del 2002, solicito al Superior, si a bien lo tiene, la aprobación del nombramiento en propiedad que se propone.

De contar con la anuencia del Tribunal, la servidora Villalobos Alfaro, podría ser ascendida en propiedad al cargo de  Profesional Asistente 1 en esta Dirección General, puesto número 97464, a partir del próximo 01 de octubre del año en curso.".

Se dispone: Ascender conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Fallecimiento de funcionario. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2661-2015 del 16 de setiembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, me permito comunicar el lamentable fallecimiento del señor Johnny Alvarado Lobo ocurrido el viernes 11 de setiembre en horas de la noche.

El señor Alvarado Lobo laboraba para este organismo electoral desde el 1° de marzo de 1985 y su último puesto fue el de Asistente Funcional 2 en propiedad en el Departamento Civil.

En virtud de lo anterior, se sugiere encargar a los Departamentos Legal y de Contaduría las gestiones pertinentes para el pago de las prestaciones laborales que pudieran corresponder a sus familiares, para lo cual este despacho remitirá a esos departamentos la información necesaria.  No omito indicar que a esta fecha ya se había tramitado, para efectos de pago, la planilla correspondiente a la primera quincena de setiembre, por lo que deberá Contaduría valorar tal situación.".

Se dispone: Aprobar conforme se sugiere. ACUERDO FIRME.

D) Encargo de funciones de la Jefatura del Archivo Central. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2659-2015 del 16 de setiembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número AC-102-2015 que suscribe la Licda. Katia Zamora Guzmán, Jefa de Archivo Central, mediante el cual informa que disfrutará 8 días de vacaciones a partir del próximo 21 de setiembre, razón por la que solicita que durante ese lapso sus funciones se encarguen a la Licda. Adriana Mena Aguilar, Jefa del Archivo del TSE, quien ya en otras oportunidades ha asumido esa misma responsabilidad.

Puede apreciarse que tal gestión cuenta con la anuencia del Lic. Francisco Rodríguez Siles en su condición de Director Ejecutivo y superior jerárquico.".

Se dispone: Aprobar el encargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL CONSEJO DE DIRECTORES.

A) Acta n.° 50-2015 del Consejo de Directores. Propuesta para prescindir de la impresión de las solicitudes cedulares. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° CDIR-244-2015 (SUSTITUIR) del 11 de setiembre de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 16 de setiembre de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Superior en la sesión ordinaria n.° 28-2009 celebrada el 17 de marzo de 2009 y comunicado mediante circular n.° STSE-0015-2009 de misma fecha, me permito adjuntar el acta de la reunión ordinaria n.° 50-2015, celebrada el 11 del presente mes por el Consejo de Directores.

Por su digno medio, se hace del conocimiento del Tribunal, solicitud de aprobación a lo acordado en el artículo cuarto, inciso A), atinente a la propuesta para para [sic] prescindir de la impresión de las solicitudes cedulares.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. Procedan con lo de sus cargos las Direcciones Generales de Estrategia Tecnológica y del Registro Civil. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Actualización del registro de la base de datos del Tribunal Supremo de Elecciones. Del señor Mauricio José Garro Guillén, Director Nacional de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), se conoce resolución n.° 04 de las diez horas y cuarenta y cinco minutos del once de setiembre de dos mil catorce [sic], recibida –vía fax– el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"RESOLUCIÓN 04. AGENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE LOS HABITANTES, San José a las diez horas cuarenta y cinco minutos del once de setiembre de dos mil catorce [sic]. Procedimiento de Inscripción de Base de Datos presentado el veinticuatro de octubre de dos mil catorce por TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES, base de datos denominada “TSE”. SE RESUELVE:

Vistos los oficios DGRC-0767-2015 de fecha 2 de julio de dos mil quince y DGRC-0848-2015 de fecha veinte de julio de dos mil quince presentados ante la Agencia por el titular de la base de datos inscrita “TSE” se tiene por actualizada la información de dicha base en el siguiente sentido:

I. La descripción de la base de datos “TSE” para que en adelante se lea: “Base de datos donde reside la información de las personas usuarias de los servicios registrales civiles, relacionada con la inscripción de hechos vitales, actos jurídicos [sic] emisión de documentos de identidad y conformación del Padrón Nacional Electoral”.

II. Responsable de la Base de datos: Luis Antonio Bolaños Bolaños, cédula de identidad 4-0130-0102, Director General del Registro Civil.

De conformidad con el artículo 54 del Reglamento a la Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales NOTIFIQUESE.-".

Se dispone: Agradecer al señor Garro Guillén la cordial comunicación que cursa. Tomen nota la Dirección General del Registro Civil y el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DEL CUERPO NACIONAL DE DELEGADOS.

A) Renuncia de integrantes del Cuerpo Nacional de Delegados. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-582-2015 del 11 de setiembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante el oficio n°. CND-231-2015, el Lic. Sergio Donato Calderón, Jefe del Cuerpo Nacional de Delegados, informa que las siguientes personas presentaron su renuncia como Delegados Ad Honorem del Tribunal Supremo de Elecciones.

Esta Dirección avala la solicitud del señor Donato Calderón, razón por la cual solicito respetuosamente que se eleve a conocimiento y aprobación de las señoras y señores Magistrados.".

Se dispone: Tener por presentadas las referidas renuncias. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SÉTIMO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Declaratoria de los expedientes de contratación administrativa como tipos documentales con valor científico cultural. Del señor Fabián David Quirós Álvarez, Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, se conoce Circular  n.° DGABCA-098-2015 del 8 de setiembre de 2015, recibido –vía correo electrónico– el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (en adelante DGABCA), a fin de propiciar el cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico conforme lo establece el artículo 8 de la Ley General de Control Interno, No. 8292, el artículo No. 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley No. 7202, así como el artículo No. 151 del Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131 del 18 de setiembre de 2001, sobre la responsabilidad de la Administración Central en "(...) adecuar y perfeccionar sus métodos y procedimientos de control interno, respecto de los procedimientos de contratación administrativa, de acuerdo con las normas que dicte la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa."

Motivo por el que esta DGABCA, insta a las instituciones regidas por esta rectoría a atender lo dispuesto por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, de la Dirección General del Archivo Nacional, específicamente la Resolución CNSED-02-2014 de fecha 24 de setiembre del 2014, que en lo que interesa reza:

“03.2014. Emitir la siguiente declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense:

(...)

B. Series documentales que se declaran con valor científico cultural en todas las Proveedurías de las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense.

Expedientes originales y copia, en soporte papel y electrónico con firma digital avanzada.

1. Expedientes de contratación administrativa. Esta serie documental se declara con valor científico cultural. Sin embargo, la serie deberá ser sometida a consulta de la CNSED y luego de su análisis, este órgano colegiado determinará la muestra de los expedientes de contratación administrativa adjudicados, los cuales serán seleccionados a criterio de la Jefatura de la Oficina Productora y el Comité de Selección y Eliminación de Documentos  (CISED) de la institución de acuerdo con la relevancia de la contratación para la institución. Se aclara que el expediente estará conformado por documentos originales y copias que justifiquen y demuestren el acto de la contratación de acuerdo con la legislación vigente, por lo que será la Proveeduría Institucional la unidad responsable de la custodia de este tipo documental. Asimismo, en los expedientes deberán constar documentos como órdenes de compra, contratos, certificaciones presupuestarias, solicitudes de bienes y servicios, resoluciones de adjudicación, y cualquier otro documento que haya sido producido o esté en custodia de otras dependencias de la institución.

Esta Comisión Nacional entiende como documento en soporte electrónico el documento producido con firma digital que aplique lo dispuesto en la Ley N° 8454 "Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos", y en la "Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente", emitida por la Dirección de Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicado en el alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de 2013,. [sic]

En caso de que el documento originalmente haya sido producido en soporte papel, se conservará este soporte. En caso de que se digitalice el documento original producido en soporte papel, esa digitalización deberá realizarse cumpliendo los lineamientos que emita la Junta Administrativa del Archivo Nacional en esa materia. En ningún momento se deberá entender que un documento digitalizado sustituye al documento producido con las formalidades en soporte papel o con firma digital avanzada y no implica la sustitución o la eliminación."

Asimismo se indica que esta Dirección General, verificará periódicamente el cumplimiento de lo estipulado en la presente disposición.

Se adjunta a la presente circular la Resolución CNSED-02-2014 de fecha 24 de setiembre del 2014.".

Se dispone: Agradecer al señor Quirós Álvarez la cordial comunicación que cursa. Para su atención, pase al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Tome nota el Departamento de Proveeduría. ACUERDO FIRME.

B) Observaciones al informe de avance institucional en materia de conservación documental. Del señor Marco Calderón Delgado, Jefe del Departamento de Conservación del Archivo Nacional, se conoce oficio n.° DC-796-2015 del 25 de agosto de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 10 de setiembre de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Al saludarlo cordialmente, me permito acusar recibo y agradecer la información brindada mediante oficio STSE-0360-2015 de 3 de marzo de 2015, por medio del         cual informa los avances habidos en su institución en materia de conservación documental.

Sobre el particular, me permito trasladarle las siguientes observaciones:

Respecto a la recomendación N° 1.3: ¿pudo la administración presupuestar  la compra este 2015 de 13 módulos de estantería compacta, para cubrir un aproximado del 57% de la totalidad del acervo documental?

Respecto a la recomendación N° 1.5: ¿Realizó la administración el estudio de cargas de trabajo de la unidad de encuadernación previsto para el 31 de marzo de 2015, con el objetivo de valorar la posibilidad de fortalecer con recurso humano o gestionar la contratación de un ente privado que pueda resolver el deterioro de lomos y cubiertas que presentan una gran cantidad de tomos declarados con valor científico y cultural?

Respecto a la recomendación 1.7: ¿Se cumplieron los plazos de ejecución establecidos por la administración para levantar un inventario de conservación de los documentos de valor científico y cultural y guardarlos en contenedores apropiados? ¿Cuáles fueron los resultados? Los plazos vencieron el 30 de junio de 2015.

Respecto a la recomendación N° 1.8: ¿Se cumplieron las acciones N° 1, 2, 3 y 4 programadas este 2015 para formular un plan de prevención de desastres y salvamento de documentos esenciales declarados  con  valor  científico  y cultural?  ¿Qué resultados obtuvieron?

Finalmente, en lo que concierne a las recomendaciones Nª 1.6, 1.10 y 1.12, es importante aclarar que, independientemente de si los actuales edificios donde conservan el patrimonio documental no reúnen las condiciones para mantener un ambiente apropiado, es de prioridad que la administración presupueste los recursos económicos necesarios  para  estabilizar  los  niveles  de  humedad relativa y temperatura que  existen en el Área de Microfilmación del edificio central, y a su vez para que resuelva el problema de infraestructura que hay en el edificio ubicado en Las Brisas, de manera que se pueda garantizar la protección de todo el acervo documental declarado con valor científico y cultural.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

C) Informe respecto de la directriz "Sobre la Protección del Principio de Neutralidad Político-Electoral de los Servidores del Estado". Del señor Sergio Iván Alfaro Salas, Ministro de la Presidencia, se conoce oficio n.° DM-1515-2015 del 1.º de setiembre de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 10 de setiembre de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Reciba un cordial saludo, deseándole éxitos en el desempeño de sus funciones. En respuesta su oficio n.º STSE-1339-2015 del 28 de julio de 2015, se informa; que el señor Presidente de la República, Luis Guillermo Solís Rivera y quien suscribe, en calidad de Ministro de la Presidencia, firmamos el 11 de agosto de 2015, la Directriz denominada “Sobre la Protección del Principio de Neutralidad Político-Electoral de los Servidores del Estado”, dirigida a todo el Sector Público, la cual, fue publicada en el Diario Oficial La Gaceta  n.º   169 del 31 de agosto del 2015.

Todo lo anterior, en cumplimiento de lo dispuesto por el Tribunal Supremo de Elecciones, según el acuerdo tomado en el artículo 9° de la sesión ordinaria n.º 63-2015 del máximo órgano electoral.".

Se dispone: Agradecer al señor Ministro de la Presidencia Alfaro Salas la información que cursa a este Tribunal. Hágase del conocimiento de la señora Karla Prendas Matarrita, Diputada a la Asamblea Legislativa, en atención a su oficio n.° DKPM-135-2015 del 21 de julio de 2015. ACUERDO FIRME.

D) Informe anual de la cantidad de funcionarios que reciben compensación económica por concepto de prohibición o dedicación exclusiva. De la señora Miriam Rojas González, Subdirectora General de Servicio Civil, se conoce oficio circular n.° SDG-004-2015 del 7 de setiembre de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 11 de setiembre de 2015, mediante el cual se refiere al cumplimiento de la Directriz Presidencial n.° 23-H, dirigida al sector público “SOBRE LA EFICIENCIA, EFICACIA Y TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA”, específicamente en lo relativo a la formulación de un informe anual de la cantidad de funcionarios que reciben compensación económica por concepto de prohibición o dedicación exclusiva, el cual deberá ser remitido antes del 30 de setiembre de 2015 y para lo que solicita se comunique el nombre y referencias de contacto del representante institucional para finiquitar procedimientos, parámetros, datos, información, plazos, mecanismos y demás detalles, que permitan el correcto cumplimiento a la directriz supra referida.

Se dispone: Agradecer a la señora Rojas González la cordial comunicación que cursa. Proceda el Departamento de Recursos Humanos a suministrar, dentro del indicado plazo, la información requerida. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.