ACTA N.º 77-2015

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del diez de setiembre de dos mil quince, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Juan Antonio Casafont Odor y Luz de los Ángeles Retana Chinchilla.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Encargo de funciones de la jefatura de la Sección de Servicios Generales y recargo de funciones de la jefatura de la Oficina de Comunicación Organizacional. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2579-2015 del 7 de setiembre de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones los oficios SG-590-2015 y COM-066-2015 recibidos en este despacho, que suscriben las jefaturas de la Sección de Servicios Generales y Oficina de Comunicación  Organizacional, mediante los cuales, en virtud de que se ausentarán de sus oficinas por espacio de varios días, solicitan el encargo y recargos de funciones que seguidamente se detallan:

Puede apreciarse que la solicitud de recargo cuenta con la anuencia de la Secretaría General del TSE y con el aval presupuestario de la Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría.”

Se dispone: Aprobar el encargo y recargo de funciones conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Recargo de funciones del Secretario General del TSE. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-1637-2015 del 8 de setiembre de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En virtud de que disfrutaré vacaciones del 16 al 30 de setiembre de 2015, ambos días inclusive, me permito respetuosamente sugerir al Tribunal Supremo de Elecciones que durante mi ausencia, se recarguen mis funciones al señor Iván Mora Barahona.".

Se dispone: Aprobar el recargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

C) Recargo de funciones de la jefatura de la Contraloría Electoral. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2602-2015 del 9 de setiembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número CE-223-2015 recibido en este despacho, que suscribe el Lic. Javier Vega Garrido, Contralor Electoral, mediante el cual, en virtud de que disfrutará vacaciones por espacio de 14 días a partir del próximo 16 de setiembre, solicita que durante ese lapso sus funciones se recarguen en el Lic. Vinicio Mora Mora, quien se desempeña como Profesional en Gestión 2 en el Departamento Legal.

Puede apreciarse que la gestión cuenta con la anuencia de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones y con el aval presupuestario de la Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría.".

Se dispone: Aprobar el recargo de funciones conforme se propone. ACUERDO FIRME.

D) Nombramientos interinos en varias oficinas institucionales. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2600-2015 del 8 de setiembre de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración los oficios que han remitido diferentes jefaturas de la institución, a través de los cuales solicitan los nombramientos interinos que seguidamente se detallan:

Los candidatos que se proponen forman parte de los registros de elegibles actualmente vigentes para ese tipo de puestos o bien han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Si el Tribunal no tiene objeciones, los nombramientos que se proponen en el cuadro se podrían autorizar con fundamento en los artículos 9, 22, 25 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro.

Puede apreciarse que las presentes solicitudes de nuevos nombramientos interinos cuentan con el visto bueno de la Dirección General respectiva."

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTORAL.

A) Informe relativo a las sugerencias planteadas por la Contraloría General de la República, respecto al financiamiento de los partidos políticos. De los señores Gerardo Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y Ronald Chacón Badilla, Jefe del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-550-2015 del 3 de setiembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual –según lo ordenado en el acuerdo del artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 30-2015, celebrada el 7 de abril de 2015– rinden informe relativo a la auditoría de carácter especial sobre el proceso de revisión de gastos para validar la contribución estatal para los procesos electorales, realizada por la Contraloría General de la República.

Se dispone: Turnar al magistrado que corresponda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Autorización para aplicar Guía de Autoevaluación 2015. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2046-2015 del 4 de agosto de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo que dispone la Ley General de Control Interno No. 8292, Artículo 17 inciso c) que dice: “Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable.” Razón por la cual solicito la autorización para aplicar la Guía de Autoevaluación 2015 a todas las oficinas del Tribunal y Registro Civil.

Para los efectos establecidos se continuará con los procesos definidos que consiste en: a) una Unidad Coordinadora (por medio del Área de Control Interno de la Dirección Ejecutiva) que lidera la ejecución de todas las acciones requeridas; b) un Equipo Gerencial integrado por las jefaturas de la Institución, las que deben participar activamente en el proceso, y c) la Auditoría Interna que hace su proceso en forma independiente pero siguiendo los lineamientos institucionales.

La Autoevaluación del 2015, como ha sido usual, se utilizará una herramienta en Excel, ya conocida desde el 2010 y que permitirá comparar los avances desde entonces, razón por la cual se ha mantenido el formato actualizando los conceptos que se integran como ha sido la elaboración de manuales de procedimientos y la gestión de calidad con miras a mantener la certificación en calidad ISO 9001:2008. Además, nos sirve para integrar los resultados obtenidos para el Informe de Índice de Gestión Institucional que realiza la Contraloría General de la República como parte del Informe de Labores que presenta el Gobierno en mayo de cada año. Razón por la cual se eleva a criterio del Superior la petición del señor Luis Sáenz Venegas, Coordinador de Control Interno para que se realice el diagnóstico del estado actual del Sistema de Control Interno (SCI), por lo que se evaluarán los cinco componentes funcionales del sistema.

Dado que estamos iniciando los preparativos para el proceso electoral de Alcaldes en las Municipalidades para febrero próximo, se solicita, de ser aprobada la petición, que se establezca el plazo para la presentación de la Autoevaluación 2015 por parte de todas las jefaturas con fecha límite el 25 de Setiembre de 2015.".

Se dispone: Autorizar la aplicación de la Guía de Autoevaluación 2015 conforme se propone. La Dirección Ejecutiva dirigirá la circular correspondiente a todas las jefaturas institucionales. Tomen puntual nota las Direcciones Institucionales. ACUERDO FIRME.

B) Información sobre Taller Internacional de la Norma ISO/TSE 17582 de la OEA. De la señora Marcela Retana Bejarano, Encargada del Órgano Técnico de Gestión de Calidad, se conoce oficio n.° DE-2496-2015 del 8 de setiembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, el cual cuenta con el visto bueno del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De acuerdo a lo solicitado por su persona en la reunión efectuada el día 13 de julio del año en curso, donde también estuvo presente el señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Representante de la Alta Dirección del Sistema de Gestión de Calidad del TSE, a continuación le describo los puntos más relevantes que se impartieron en el Taller Internacional de la Norma ISO/TS 17582 impartido por la OEA los días 22, 23 y 24 de junio del 2015 en República Dominicana, a saber:

1.        No se pueden certificar paulatinamente los procesos electorales, se deben de certificar todos, los ocho procesos electorales que un organismo electoral realiza de acuerdo a su marco legal. Dichos procesos son los siguientes:

a.        Registro electoral

b.        Registro de organizaciones políticas y candidatos,

c.        Logística electoral,

d.        Emisión de sufragio,

e.        Escrutinio y declaración de resultados,

f.        Educación Electoral,

g.        Fiscalización del financiamiento de campañas políticas.

h.        Resolución de disputas electorales

2.        El único ente autorizado a nivel mundial para acreditar en la ISO ISO/TS 17582 es el Organismo Internacional de Acreditación Electoral (IEAB), oficina que se encuentra dentro del Departamento de Cooperación y Observación Electoral (DECO) de la Organización de Estados Americanos (OEA). El IEAB revisa y aprueba la decisión de certificación final. Dado lo anteriormente descrito, cualquier ente certificador (en nuestro caso INTECO) o acreditador (en nuestro caso ECA) debe estar acreditado por el IEAB, para que el certificado en esta Norma sea válido. Es importante mencionar que, con que INTECO esté acreditado por el IEAB es suficiente.

3.        Conversando con la señora María T. Mellenkamp, Jefe de la Sección de Cooperación Técnica Electoral, me indica que para efectos de colaboración por parte del IEAB al TSE, para poder implementar la Norma electoral en nuestra Institución, se le debe de enviar un correo electrónico a ella solicitando la misma. Dicha solicitud puede ser enviada por su persona, por el Representante de la Alta Dirección del SGC o por la suscrita, según lo crea usted conveniente.

De acuerdo a lo anteriormente mencionado el Tribunal Supremo de Elecciones debe de considerar las siguientes decisiones:

1.        En qué año el TSE  quiere optar por la certificación en los procesos electorales.

2.        Si dicha certificación la quiere hacer a través del OEA, ya que de ser positiva esta respuesta se le debe de informar a INTECO, ente certificador en ISO 9001:2008, para que inicie los trámites de acreditación por medio del IEAB.".

Se dispone: Para su estudio e informe, pase al Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

A) Invitación para participar en actividad de IDEA Internacional en la República Democrática Federal de Etiopia. De la señora Annette Monika Fath-Lihic, Directora del Programa de Procesos Electorales de IDEA Internacional, se conoce memorial del 3 de setiembre de 2015, recibido –vía correo electrónico– el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual cursa invitación para participar en los eventos Electoral Management Bodies´(EMB) Dialogue y Electoral Risk Management Conference que se realizarán entre el 30 de noviembre y el 3 de diciembre de 2015, en Adís Abeba, República Democrática Federal de Etiopía.

Se dispone: Agradecer a la señora Fath-Lihic la cordial invitación que cursa y designar para atenderla al señor Luis Diego Brenes Villalobos, Secretario Académico del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED) de este Tribunal.

De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.