ACTA N.º 70-2015

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del dieciocho de agosto de dos mil quince, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Juan Antonio Casafont Odor y Zetty María Bou Valverde.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES MUNICIPALES 2016.

A) Aprobación de la excepción a la restricción para los vehículos utilizados en las elecciones municipales de 2016. Del señor Sebastián Urbina Cañas, Viceministro de Transporte Terrestre y Seguridad Vial del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, se conoce resolución administrativa de excepción a la restricción vehicular n.° RA-VTTSS-076-15 de las quince horas y quince minutos del trece de agosto de dos mil quince, recibida el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante la cual literalmente se dispone:

"(...) ÚNICO: El Viceministro de Transporte Terrestre y Seguridad Vial, debidamente investido de la autoridad y ejerciendo la competencia material correspondiente, con fundamento en las facultades que le confiere la Ley General de la Administración Pública N° 6227, artículos 47 y 48, siguientes y concordantes; Ley de Creación del Ministerio de Obras Públicas y Transportes N° 4786 y en apego al Régimen de excepción establecido en el Decreto Ejecutivo N° 37370-MOPT y sus reformas, APRUEBA la aplicación de la excepción solicitada por el señor LUIS ANTONIO SOBRADO GONZÁLEZ, Magistrado Presidente del Tribunal Supremo de Elecciones, concediendo dicho beneficio en forma genérica a todos los vehículos que, independientemente del número de matrícula visible en su placa metálica, tengan claramente identificable en su parabrisas la placa especial emitida por el Tribunal Supremo de Elecciones para atender todo el proceso de elecciones municipales que se llevará a cabo el día 7 de Febrero del año 2016, y puedan así circular sin restricción vehicular durante los diferentes días de la semana según la terminación de su placa usual emitida por el Registro Nacional de la Propiedad. Asimismo, el conductor deberá portar a la orden de la Policía de Tránsito, en caso de ser requerida, una fotocopia de la presente resolución administrativa [sic] El presente beneficio se otorga a partir de la fecha de emisión de la presente Resolución Administrativa, y hasta el día 12 de Febrero del año 2016, según lo solicita el Tribunal Supremo de Elecciones. Contra esta resolución cabe la interposición de los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, los cuales pueden ser presentados conjuntamente o en forma independiente ante este Despacho dentro de los tres días posteriores a su notificación, de conformidad con el artículo 342 siguientes y concordantes de la Ley General de la Administración Pública.".

Se dispone: Agradecer al señor Viceministro Urbina Cañas la atención dispensada a este Tribunal. Hágase del conocimiento de las Direcciones General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL PADRÓN NACIONAL ELECTORAL.

A) Informe resultado de la gestión de solicitudes cedulares aprobadas en julio de 2015. Del señor Carlos Arguedas Rojas, Jefe de la Sección de Padrón Electoral, se conoce oficio n.° PE-1744-2015 del 14 de agosto de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Le remito, a la cuenta de correo electrónico recepciontse@tse.go.cr archivo que contiene el resumen del Padrón Nacional Electoral; con totales por distritos, cantones, provincias y el general de toda la República por sexo, resultado de la gestión de solicitudes cedulares aprobadas en julio de 2015.

Asimismo, detallo a continuación algunos aspectos importantes que describen el comportamiento numérico del Padrón Nacional Electoral, según la procedencia de las inclusiones y exclusiones que se ejecutan.

Se dispone: Tener por rendido el informe; continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

B) Listado de nuevos electores a julio de 2015. Del señor Carlos Arguedas Rojas, Jefe de la Sección de Padrón Electoral, se conoce oficio n.° PE-1741-2015 del 13 de agosto de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Le remito un listado que contiene el CONTROL DE NUEVOS ELECTORES, con totales por provincia, partido especial y naturalizados, conforme al período que se detalla, resultado de la tramitación de gestiones cedulares aprobadas en el mes de julio de 2015.".

Se dispone: Tener por rendido el informe; continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE COMISIONES Y COMITÉS INSTITUCIONALES.

A) Informe sobre la integración de Comisión de Salud Ocupacional. Del señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL–418–2015 del 14 de agosto de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio STSE-1445-2015 del 11 de agosto de 2015, mediante el cual el Tribunal Supremo de Elecciones comunicó el acuerdo de sesión n°. 68-2015 de igual fecha, referente a la comunicación de la integración de la Comisión de Salud Ocupacional, me permito informar lo siguiente.

I.        Objeto.

Estudiar e informar, en el plazo de tres días, el oficio CSO-038-2015 del 3 de agosto de 2015, mediante el cual la Comisión de Salud Ocupacional institucional informa al Tribunal, la integración de dicha Comisión, de la siguiente manera:

“…Dada la incorporación del señor Zamora Ramírez, la Comisión inicia un período de discusión con relación a la conformación del directorio, sin embargo, considerando que no hay consenso para ocupar, particularmente, los cargos de Presidencia y Secretaría, y siendo que el Reglamento de Comisiones de Salud Ocupacional es omiso en ese aspecto, el señor Mora Chang propone como mecanismo para lograr la conformación del directorio la modalidad de “rifa” de los puestos, lo cual es acogido.  Así las cosas, realizado el sorteo respectivo, el resultado es el siguiente: Presidenta: Cindy Gabriela Cordero Granados; Vicepresidente: Gustavo Fitoria Mora; Secretario: Gerardo Zamora Ramírez; Vocal: Mynor Mora Chang.

SE ACUERDA: 1) Informar al Tribunal Supremo de Elecciones que el directorio de la Comisión queda integrado a partir de este momento de la siguiente manera: Presidenta: Cindy Gabriela Cordero Granados; Vicepresidente: Gustavo Fitoria Mora; Secretario: Gerardo Zamora Ramírez; Vocal: Mynor Mora Chang. 2) Esta Comisión hará de conocimiento del Consejo de Salud Ocupacional la nueva conformación del Directorio, de acuerdo con el formulario de ´registro de comisiones de salud ocupacional´ que existe para tales fines; lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 13, párrafo segundo, del reglamento supracitado que establece que ´Cualquier modificación en la integración y funcionamiento de las comisiones, se debe hacer del conocimiento del Consejo, dentro de un plazo no mayor de ocho días´”.

II.        Análisis Jurídico.

a)        De la integración de Comisiones de Salud Ocupacional de acuerdo al Reglamento.

Sobre la integración de las Comisiones de Salud Ocupacional, el Reglamento de dichas Comisiones, Decreto Ejecutivo n°.18379-TSS del 19 de julio de 1988 aún vigente dispone en su artículo 12:

“Artículo 12. Los miembros de la Comisión elegirán, de su propio seno, un directorio compuesto por un presidente, un vicepresidente, que en las ausencias del presidente actuará como tal, y un secretario; el resto de los miembros serán vocales.  En caso de comisiones compuestas por dos miembros, por acuerdo entre éstos, uno ejercerá funciones de presidente y el otro secretario.

Los miembros suplentes participarán en ausencia de los propietarios, con las atribuciones y derechos de estos últimos”.

De lo anterior, se concluye que la norma especial reglamentaria en materia de salud ocupacional, autoriza a la Comisión, como órgano colegiado autónomo, a tener la potestad de decidir “de su propio seno” la elección de los cargos que les corresponderá ejercer a cada uno dentro del Directorio de la Comisión (sea Presidente, Vicepresidente, Secretario y Vocal).

b)        De la integración de la Comisión de Salud Ocupacional del Tribunal.

En el presente caso, como se observa, no se establece por parte de la norma autorizante antes mencionada, un procedimiento específico para establecer la designación de los cargos, posibilitando al órgano decidir libremente cómo desean hacerlo y, según lo informado, los miembros verificaron las designaciones por medio de rifa o sorteo, mecanismo que considera este Departamento de válida utilización si así fue la voluntad del colegiado frente a una circunstancia en particular.

No obstante, es importante señalar que la Comisión bien podría acudir a la normativa de la Ley General de la Administración Pública, que puede resultar de aplicación supletoria ante un vacío como el existente, en su artículo 49, el cual dispone, entre otras cosas que, salvo norma en contrario, el Presidente de un órgano colegiado, será nombrado de entre los miembros del órgano, por mayoría absoluta de ellos.  Lo que resulta aplicable también al secretario (artículo 50 de la misma ley) y a los demás puestos que haya que designar en el órgano.

III.        Conclusión.

De lo anterior, se concluye que la norma especial reglamentaria en materia de salud ocupacional no establece un procedimiento específico para la designación de los cargos de la Comisión; sin embargo, al posibilitar la designación desde “su propio seno” queda dicho órgano habilitado para decidir libremente cómo desean hacerlo y, según lo informado, los miembros acogieron realizar las designaciones por medio de rifa o sorteo, mecanismo que este Departamento considera válido.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. Proceda la Secretaría General de este Tribunal a realizar las comunicaciones dispuestas en el artículo 11 del Reglamento de las Comisiones de Salud Ocupacional. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Autorización para firmar certificaciones del Registro Civil en la Oficina Regional de Coto Brus. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0952-2015 del 11 de agosto de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 14 de agosto de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Respetuosamente elevo a conocimiento del Tribunal, el oficio CSR-713-2015, del 10 de agosto de 2015, mediante el cual se solicita autorización para que el funcionario Daniel Villalobos Zúñiga de la Oficina Regional de Coto Brus, sea autorizada [sic] por el Superior para firmar certificaciones.

Sobre el particular y con la finalidad de no desmejorar el servicio al público, el  suscrito muy respetuosamente solicita se conceda la autorización requerida.".

Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, se autoriza al referido funcionario para que firme certificaciones y constancias del Departamento Civil, a partir de la respectiva publicación en el Diario Oficial. Para esos efectos regístrense la firma y el sello que utilizará. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de control interno relativo al estudio de auditoría sobre la gestión del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones. De los señores Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica y José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DGET-158-2015 del 12 de agosto de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"De conformidad con lo dispuesto por el Superior en acuerdos tomados en sesiones números 59-2015 y 63-2015, comunicado,  en oficios números STSE-1225-2015 y STSE-1327-2015, relacionados con el informe n.° ICI-03-2015 presentado por la Auditoria Interna mediante oficio n.° AI-151-2015, nos permitimos presentar el siguiente informe.

Con el fin de brindar atenta respuesta y atención inmediata a las recomendaciones propuestas en el “Informe Auditoría N°ICI-003-2015, relativo al estudio de auditoría sobre la gestión del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC)”, se solicitó la prórroga que oportunamente fue concedida.

En ese sentido, luego de analizar cada una de las citadas recomendaciones, a continuación se fundamenta el abordaje que se hizo de cada una de ellas y se adjunta el cronograma de actividades que permitió su cumplimiento.

1. Con relación a la recomendación 4.1

“Comunicar oportuna, formal y directamente a la DGET, el detalle de los bienes y servicios institucionales de TI aprobados al inicio de cada periodo presupuestario, así como las modificaciones que se presenten, a efecto de que esta Dirección, a través del DTIC, realice el seguimiento correspondiente de las diferentes contrataciones, de tal manera que se eviten las situaciones expuestas en el aparte 2.1 del presente informe.”

Con la finalidad de atender la sugerencia que antecede, la Dirección Ejecutiva, en condición de Jefatura de Programa 850, ha girado las directrices respectivas mediante oficios números DE-2078-2015, DE-2079-2015 y DE-2080-2015 del 6 de agosto de este año, con el fin de que el detalle de los bienes y servicios de TI aprobados al inicio de cada periodo presupuestario, así como las modificaciones que se presenten, tanto del subprograma presupuestario 850-01: “ordinario”, como del 850-02: “electoral”, se remitan en forma oportuna y mediante oficio, en aras de lograr un efectivo seguimiento de las contrataciones administrativas de esa índole.

2. Con relación a la recomendación 4.2

“Girar las instrucciones pertinentes al DTIC, con el propósito de que se revisen y ajusten las matrices utilizadas para realizar el seguimiento de las contrataciones de los bienes y servicios institucionales de TI, a efecto de atender las debilidades que se detallan el aparte 2.1 del presente informe, sobre el cumplimiento del procedimiento correspondiente, las omisiones de información, y la actualización de la información de las matrices, coadyuvando en la consecución oportuna de esos bienes y servicios, en beneficio del cumplimiento de los objetivos en materia de tecnologías de información y comunicaciones y, por ende, en la calidad de los servicios que se brindan.”

Luego del análisis efectuado por la DGET con relación a la matriz que utiliza el DTIC para el seguimiento de la contratación administrativa, es menester señalar que dicha matriz surge a partir de la línea de acción LA 2.2: “Fortalecer el proceso de presupuestación y ejecución para hacer más eficiente el uso de los recursos institucionales”, en que la DGET funge como encargada de apoyar a la Dirección Ejecutiva, la cual es la responsable de la misma conforme a lo establecido en el PEI 2014-2018. Para tal efecto, como parte del apoyo que compete a la DGET, el objetivo específico en curso es medir la ejecución presupuestaria derivada de los procedimientos de contratación administrativa de objetos de TI, mediante el monitoreo constante de los procesos de contratación, con el fin de procurar altos niveles de ejecución presupuestaria. Para tales fines, la DGET se nutre del seguimiento a la gestión de contratación administrativa de tecnologías de información y comunicaciones que brinda en DTIC -como parte de sus funciones-, de lo que posteriormente se genera un informe anual que se hace de conocimiento de la Dirección Ejecutiva como insumo para el fin esperado por ellos en lo referente a la ejecución presupuestaria institucional que refiere aquella línea de acción el PEI.

Así las cosas, los aspectos señalados por la Auditoría Interna en su citado informe han sido atendidos en debida forma, para lo cual:

1. La matriz actual cuenta con las columnas respectivas que permiten identificar: el estado de la contratación, la dependencia encargada de las especificaciones técnicas, y lo relativo al órgano fiscalizador designado.
2. Se instruyó al DTIC, por oficio n.° DGET-142-2015 del 23 de julio de 2015, para que:

1. aplique en forma correcta lo relativo a los campos de montos en dólares y colones, lo cual es necesario por cuanto los pedidos se confeccionan en una u otra moneda dependiendo de cada contratación.
2. constate que cada objeto de TI tiene asociado número de subprograma, sea 850-01: ordinario u 850-02: electoral.
3. en caso de que se detecte que algún ítem no disponga de un código, coordine lo pertinente con la Dirección Ejecutiva para la respectiva asignación, toda vez que es esa Dirección la que define tal aspecto.
4. se mantenga vigilante de que cada campo en la matriz se esté debidamente completado según corresponda, lo cual será verificado por la DGET cuando se presente los informes de seguimiento.
5. agregue una columna de “riesgo”, la cual se completaría con alguno de los siguientes datos: Alto (A), Medio (M) o Bajo (B). Para tal propósito, dicho dato estará en función de un eventual compromiso no devengado y se determinará relacionando momento durante el año y estado de la contratación del objetvo [sic] de TI, para lo cual el DTIC tendrá que coordinar tal extremo con la Proveeduría a fin de obtener su colaboración.

No se omite indicar que las actividades de seguimiento que lleva a cabo el DTIC, tienen además la finalidad de procurar el cumplimiento de lo establecido en el punto 2.5 de las normas N-2-2007-CO-DFOE, y por ello durante el año coordina reuniones con actores involucrados en el proceso de compras, tales como la Proveeduría y las Direcciones que representamos los suscritos así como la del Registro Electoral como encargada del subprograma presupuestario 850-02.

Con respecto a la información relativa a la ejecución presupuestaria presentada en los cuadros y gráficos del apartado 2.1 del informe n.° ICI-03-2015, se estima que las cifras mejorarán en tanto la información atinente al seguimiento de las compras de bienes y servicios de TI previstos para el respectivo ejercicio presupuestario, se mantenga actualizada y depurada en la referida matriz, lo cual se pretende mitigar con las acciones tomadas, a saber: las directrices emitidas por la jefatura de programa presupuestaria 850 en oficios números DE-2078-2015, DE-2079-2015 y DE-2080-2015, según se dijo en el apartado anterior, así como con las instrucciones que sobre el particular la DGET dio al DTIC mediante oficio n.° DGET-142-2015 antes citado.

3. Con relación a la recomendación 4.3

“Instruir lo pertinente al DTIC, con el propósito de que los planes anuales establecidos por ese Departamento, se emitan de forma previa al periodo de ejecución correspondiente, que sean completos y, además, cuenten con la debida aprobación de la DGET, así como para que éstos consideren la definición del personal responsable de su ejecución, con los respectivos indicadores de gestión.

Además, que el DTIC emita a la DGET informes periódicos y el final de cada período, sobre el cumplimiento de esos planes, para que esa Dirección realice el seguimiento correspondiente, de tal manera que le permita verificar el cumplimiento de las tareas y actividades establecidas en esos planes y se eviten posibles atrasos y desviaciones del plan original, según se expone en el aparte 2.2 del presente informe.”

En virtud del análisis efectuado a lo interno de la DGET y debidamente documentado según oficio DGET-0145-2015 del 28 de julio de 2015, con respecto a esta recomendación se concluyó que:

“Con relación a los planes de trabajo, sin perjuicio de los hallazgos encontrados por la Auditoria Interna, se ha determinado que dichos planes no forman parte del estándar institucional en lo que respecta a instrumentos o herramientas emitidos por la Dirección Ejecutiva como encargada del planeamiento, dirección, coordinación y ejecución de las actividades administrativas, y de la información que se conoce institucionalizada en materia de planificación y control. [sic]

Como consecuencia de lo anterior, la DGET ha estimado conveniente mantener dicho estándar institucional en lo relativo a instrumentos o herramientas de planificación y control, por lo que en lo sucesivo se prescindirá de requerir dichos planes de trabajo a las dependencias subordinadas.

4. Con relación a la recomendación 4.4

“Realizar un estudio documentado sobre las funciones que ejecuta el DTIC, incluyendo las relacionadas con la atención y seguimiento de las solicitudes de conexión a la PSI por parte de instituciones públicas, a efecto de determinar aquellas que son de su entera competencia, y solicitar al Tribunal la aprobación correspondiente, de forma que el DTIC realice las funciones que le corresponden de forma eficiente y se corrijan las situaciones expuestas en el aparte 2.4.1 del presente documento.”

Sobre el particular, una vez realizado el estudio requerido (ver oficio n.° DGET-145-2015 del 28 de julio de 2015), la DGET concluyó que:

“Las funciones que ejecuta el DTIC son acordes con su competencia y se estiman eficientes para el cumplimiento de su cometido, siendo susceptible de modificación la n. 4, conforme a lo señalado por la Auditoría Interna.

Por su parte, nada obsta para que la DGET pueda asignar funciones al DTIC sin requerir indispensablemente autorización del TSE, por cuanto el Órgano Electoral ha aprobado esa posibilidad.”

Por lo anterior, considerando que la DGET está facultada para asignar funciones en forma directa al DTIC sin tener que someterlas a conocimiento del TSE, pues éste ya ha delegado en la DGET esa posibilidad cuando conoció el oficio n.° DGET-184-2011, según artículo tercero de la sesión n.° 7-2012 del 24 de enero de 2012, en que se aprobó la función n.° 8, según la cual el DTIC debe realizar “Otras propias de su cargo, que le asigne la Dirección General de Estrategia Tecnológica o el Superior”, se procedió a instruir al DTIC en oficio n.° DGET-146-2015 del 29 de julio de 2015, para que proceda con la modificación de la función n.° 4 que, en lo sucesivo, se lee de la siguiente manera:

“4. Atender las gestiones presentadas por los diversos interesados, relativas a solicitudes de base de datos públicos, software verificador de información en el código de barra de la cédula, plataforma de servicios institucionales u otras definidas por la Dirección General de Estrategia Tecnológica o el Superior”.

5. Con relación a la recomendación 4.5

“Instruir y velar para que el DTIC revise las matrices utilizadas para el control de la PSI, de las solicitudes de bases de datos públicos y del software de dígito verificador de pertenencia, a efecto de que se actualice la información y se incluyan las fechas de solicitud correspondientes y los documentos mediante los cuales se entrega lo requerido, de tal manera que se disponga de información oportuna y actualizada para la mejora de esos servicios.”

Dada la pertinencia de lo sugerido, la DGET mediante oficio n.° DGET-142-2015, formalizó por escrito la instrucción oportunamente impartida en lo relativo a la PSI e instruyó disponer las acciones respectivas para que la información se actualice en los términos indicados por la Auditoría Interna. En ese sentido, se informa que las rutinas de trabajo del DTIC relacionadas con la PSI están incluidas ahora en el procedimiento de trabajo n.° DTIC-P07-v01, debidamente aprobado. Asimismo, como mecanismo de control se le requirió al DTIC que incluyera en sus informes mensuales de labores los siguientes indicadores para la PSI, así como disponer los controles pertinentes para su adecuada implementación; estos indicadores son: Cantidad de solicitudes PSI atendidas versus cantidad de solicitudes PSI recibidas y Cantidad de solicitudes PSI atendidas de acuerdo con los requerimientos y tiempos establecidos.

6. Con relación a la recomendación 4.6

“Instaurar las acciones de mejora necesarias en relación con los procedimientos del DTIC y su adecuada ejecución, referidos a: la supervisión y coordinación de la Jefatura DTIC; producción y gestión documental; definición, planeamiento y gestión de recursos TI; seguimiento de compras de bienes y servicios de TI; fiscalización de adquisiciones de bienes y servicios en TI; atención de solicitudes técnicas concernientes a la operación de SINCE; atención y entrega de archivos con información pública de bases datos y dígito verificador a entidades externas; a efecto de que éstos se revisen y ajusten en concordancia con lo que sobre el tema de la documentación, establecen las Normas de Control Interno para el Sector Público.

Además, es preciso establecer y oficializar los procedimientos necesarios para la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión de análisis e investigación propios de la Jefatura y de la DGET, según se hace referencia en los informes mensuales de labores del DTIC, así como para monitorear y controlar el desarrollo de proyectos a lo interno de la Institución, de forma que se garantice su adecuada ejecución por parte de los funcionarios y no se afecte la gestión, adquisición, coordinación, supervisión, administración, resguardo y protección de los recursos informáticos del Tribunal. Lo anterior en atención a las situaciones detectadas por esta Auditoría, cuyos detalles se presentan en Anexo al presente informe.

Adicionalmente, efectuar la valoración de riesgo de aquellos procedimientos para los que no se realiza este ejercicio, al igual que para aquellos procedimientos que no disponen de una valoración de todas sus actividades. Asimismo, se deberán asignar las personas responsables y los recursos correspondientes para los planes de acción, con el propósito de brindar la debida atención a los riesgos identificados, de conformidad con lo que establecen las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional.”

A los fines de dar debido cumplimiento a esta recomendación, mediante oficio n.° DGET-142-2015 antes referenciado, se giró instrucción al DTIC para que en el proceso de actualización del manual de procedimientos que ya se venía realizado -según se había requerido en memorando n.° DGET-042-2015 del 30 de junio de este año-, tomara las acciones pertinentes para solventar las situaciones detectadas por la Auditoría Interna que constan en el anexo 2 del informe rendido por día Auditoría, siendo que mediante oficio n.° DGET-156-2015 de ayer, se aprobó la actualización del manual en donde constan las mejoras realizadas.

De esta manera, dejamos rendido el informe requerido, así como el cronograma que contempla las actividades que se llevaron a cabo para el cumplimiento de las recomendaciones formuladas por la Auditoría Interna en su informe n.° ICI-03-2015.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge, con excepción de lo expuesto respecto de la recomendación 4.3, la cual será acatada conforme lo indicado por la Auditoría Interna. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna, en atención al oficio n.º AI–151–2015 del 8 de julio de 2015. ACUERDO FIRME.

B) Respuesta al informe sobre el estudio especial de auditoría n.° IES-01-2015. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-2110-2015 del 11 de agosto de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En sesión ordinaria nº. 65-2015, celebrada el 4 de agosto del año en curso, comunicado mediante oficio STSE-1382-2015, el Superior dispuso que la Dirección Ejecutiva y el Departamento Legal procedieran adicionar el informe instruido en sesión  ordinaria nº. 58-2015, celebrada el 9 de julio del mismo año, referido al Informe estudio especial de auditoría No IES-01-2015, relativo a una denuncia sobre la supuesta falta de ética en el reclutamiento y la selección del personal en el Tribunal Supremo de Elecciones. Al respecto se remite lo solicitado.

De previo a rendir el informe pertinente, se considera necesario aclarar, que con el cronograma de actividades remitido a ese Tribunal mediante oficio DE-1838-2015, del 17 de julio pasado, se estimó dar cumplimiento a lo requerido por ese Tribunal en sesión ordinaria nº. 58-2015, en razón de que en este caso en particular, se sintetizó, en la definición de sus actividades, el resultado del estudio solicitado y sus respectivas  conclusiones, las que en su esencia, recogen los aspectos medulares de las recomendaciones de la Auditoría Interna.

Así las cosas, se procede ahora, en el orden de las recomendaciones del “Informe estudio especial de auditoría, No. IES-01-2015, relativo a una denuncia sobre la supuesta falta de ética en el reclutamiento y la selección del personal en el Tribunal Supremo de Elecciones”, a desarrollar los aspectos que en esa oportunidad se abordaron para la estructuración del referido cronograma, el cual producto de este ejercicio, como se verá más adelante,  se estimó conveniente ampliar en algunos aspectos.

1. En razón de la importancia que reviste el denominado “estudio de inopia”, dentro del proceso de reclutamiento y selección institucional, es preciso que se proceda a regular su uso. De igual forma, se estima necesario efectuar oficialmente su incorporación como parte del Manual de Procedimientos del Departamento de Recursos Humanos.

En esa línea de acción y, sin perjuicio de las potestades conferidas al Tribunal por el artículo No. 25 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE, resulta necesario se proponga al Superior una reforma al referido artículo, en el sentido que se incorpore el “estudio de inopia” como parte de esa normativa, de tal manera que se establezca que, ante la inexistencia de candidatos elegibles en la Institución, se podrán efectuar nombramientos de forma interina, previa aplicación del referido instrumento.

Según lo pudo determinar la Auditoría Interna en su estudio, el Departamento de Recursos Humanos (DRH) ha estructurado e implementado el mecanismo denominado “estudio de inopia”, lo que se puede explicar por la dinámica originada por el crecimiento de la planilla institucional, pero principalmente para responder a uno de los principales cometidos del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE, el cual es fomentar la carrera administrativa en el TSE.  Sobre el particular, una disposición del Superior acordada en sesión ordinaria n.º 82-2014, celebrada el 29 de julio de 2014, orientada a generar oportunidades laborales, en primera instancia a las personas que laboran para estos organismos electorales, sirve de ejemplo para ilustrar esta concepción sobre ese tipo de estudios.  Seguidamente, se transcribe la antedicha disposición

Se dispone: De previo a conocer sobre el referido nombramiento, proceda el Departamento de Recursos Humanos, en el plazo de cinco días hábiles, a verificar la existencia de funcionarios electorales que cumplan con los requisitos que exige el referido cargo, que tengan interés en ocuparlo y que posean las habilidades del caso para suplir las necesidades institucionales que con ese nombramiento se pretenden; lo anterior, a efecto de brindar, de primera mano, oportunidad a quienes laboran para estos organismos electorales. ACUERDO FIRME.» (Lo resaltado no corresponde al original)

Si bien, el referido Departamento  tiene redactado el texto respectivo como parte de las modificaciones para la próxima actualización de su manual de procedimientos, aún no se ha oficializado, por lo que la recomendación de la Auditoría Interna de hacer la incorporación oficial de ese procedimiento en el manual,  es entendible y necesaria.

En cuanto a elevar el rango del antedicho mecanismo como norma del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE, en principio se infiere orientado a darle mayor fuerza al procedimiento, lo cual en criterio de los suscritos se articula con la intención de la Administración al implantar el tan citado procedimiento.  De ahí, que es propicia la oportunidad para incluirlo como parte de la actualización de ese reglamento, que precisamente está en revisión en el Departamento Legal.

2. En virtud de la  existencia en la Institución, de “registros de elegibles” vigentes  en varias de la clases de puestos de cargos fijos, en las que existen plazas  vacantes y/o nombramientos interinos, instar a las jefaturas de las dependencias en las que se ubican plazas en las condiciones descritas, a efecto de que -en el tanto no exista algún tipo de restricción- inicien las gestiones que correspondan ante el Departamento de Recursos Humanos, de tal manera que los puestos en la condición descrita puedan ser ocupados en propiedad.

Sobre el particular la Administración, desde que se llevó a cabo el  diagnóstico que sustentó la formulación del Plan Estratégico Institucional,  se evidenció  una importante cantidad de puestos de cargos fijos con nombramientos interinos, de ahí la formulación de la Línea de Acción LA 1.3  Reducir la cantidad de personas funcionarias con nombramientos interinos en cargos fijos”.  Si bien la recomendación de la Auditoría Interna en principio apunta a la subutilización de los registros de elegibles, esta situación se entiende como uno de los factores que inciden en la cantidad de personas que ocupan interinamente cargos fijos y por ende la recomendación de esa Auditoría  de promover entre las jefaturas que se inicien las gestiones para concretar los nombramientos en propiedad, lo que indudablemente contribuye al éxito de la referida línea de acción.

Cabe señalar, que a propósito de esta recomendación,  precisamente durante la redacción de este informe, la Auditoría Interna  dirigió al Consejo de  Directores (CDIR) el oficio AI-176-2015, apuntando un par de consideraciones respecto a la  circular que ese Consejo emitió en cumplimiento de la actividad 1.2.1., del cronograma de cumplimiento del Informe estudio especial de auditoría No IES-01-2015, relativo a una denuncia sobre la supuesta falta de ética en el reclutamiento y la selección del personal en el Tribunal Supremo de Elecciones.  En lo que interesa, se transcribe parte del citado oficio de esa Auditoría:

En sesión ordinaria No. 63-2015 celebrada el 28 de julio de 2015, acuerdo comunicado con oficio No. STSE-1324-2015 de igual fecha, el Tribunal conoció el oficio n° DE-1838-2015 del 17 de julio de 2015, en el que se le hizo de conocimiento el cronograma para la atención de las recomendaciones formuladas por la Auditoría Interna, para lo cual dispuso: “…Tener por rendido el informe, el cual se acoge…”

En relación con la recomendación No. 1.2 del referido informe de auditoría,  se señaló:

“…En virtud de la  existencia en la Institución, de “registros de elegibles” vigentes  en varias de la clases de puestos de cargos fijos, en las que existen plazas vacantes y/o nombramientos interinos, dictar directriz (SIC) a las jefaturas de las dependencias en las que se ubican plazas en las condiciones descritas, a efecto de que -en el tanto no exista algún tipo de restricción- inicien las gestiones que correspondan ante el Departamento de Recursos Humanos, de tal manera que los puestos en la condición descrita puedan ser ocupados en propiedad.” (El subrayado no es del original).

Para dar cumplimiento a la anterior recomendación, en el citado cronograma se propuso mediante la actividad No. 1.2.1, “…Que el Consejo de Directores emita directriz a las jefaturas de la Institución para que gestionen ante el Departamento de Recursos Humanos, iniciar el trámite para ocupar las plazas vacantes que se encuentren es sus dependencias.”

Dicha propuesta fue atendida por el Consejo de Directores mediante Circular No. CDIR-006-2015 del 4 de agosto de 2015, siendo que al efecto se señaló:

“…De conformidad con lo dispuesto en el artículo segundo, inciso A) del acta de la reunión ordinaria n° 42-2015 del Consejo de Directores, celebrada el 31 de julio del 2015, atinente a Cronograma para la atención de las recomendaciones formuladas por la Auditoria Interna, les comunico lo acordado por el Consejo de Directores en el sentido de emitir directriz a las Jefaturas de Ia Institución para que gestionen ante el Departamento de Recursos Humanos, iniciar el trámite para ocupar las plazas vacantes que se encuentren en sus Dependencias.” (El subrayado no es del original).

En ese sentido, si bien el Consejo de Directores adoptó las acciones para el cumplimiento de la recomendación,  en la circular se señala que lo es respecto de las “plazas vacantes que se encuentren en sus Dependencias”, mientras que la recomendación de esta Unidad de Fiscalización está referida a las plazas que se encuentran vacantes y/o nombramientos interinos, en aquellos casos en que la institución cuente con un registro de elegibles vigente para esos puestos, es decir, cuando exista la posibilidad de que para un puesto vacante haya un candidato que reúne la condición de elegible, de tal manera que el puesto pueda ser ocupado en propiedad 1

Por otra parte, mediante la referida circular No. CDIR-006-2015 no se señala el plazo para que las jefaturas inicien el trámite requerido ante el Departamento de Recursos Humanos, situación que constituye un aspecto de gran importancia, en primera instancia para el propio Consejo, a efecto de verificar el cumplimiento de la recomendación de repetida cita, así como para esta Auditoría Interna, en cuanto al seguimiento que nos compete efectuar.

Cabe señalar que sobre el particular las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público en su aparte No. 206. Seguimiento, establecen: “…01.Cada organización de auditoría del sector público debe establecer e implementar los mecanismos necesarios para verificar oportunamente el cumplimiento efectivo de las disposiciones y recomendaciones emitidas.”

En virtud de lo expuesto, es preciso que se adopten las medidas correspondientes con el propósito que se modifique la mencionada circular, en el sentido de que se aclare la naturaleza de las plazas que corresponde llenar por parte de las jefaturas institucionales -según se aclaró anteriormente-, así como que se fije el plazo que ese Órgano Colegiado estime pertinente con ese propósito.

1 Sea para aquellos casos en los que se tenga demostrada la idoneidad para el puesto, producto de un concurso y que además forme parte de un registro de elegibles vigente.

Sobre el primer punto, referido a la recomendación de “…instar a las jefaturas…en las que se ubican plazas en las condiciones descritas, a efecto de que … inicien las gestiones … de tal manera que los puestos en la condición descrita puedan ser ocupados en propiedad.”, efectivamente lleva razón la Auditoría Interna dado se trata de una omisión en la definición de la actividad, por lo que, en todo caso, y virtud de otros ajustes, anexo a este informe se remite una versión actualizada del cronograma originalmente planteado al Superior en el oficio  DE-1838-2015, con lo que se supera la carencia señalada y sustentaría, que una vez sea acogido,  que el Consejo de Directores emita una circular sustituta.

Respecto al otro aspecto indicado, en el sentido de definir un plazo para el cumplimiento de la directriz, se entiende esta nueva recomendación, como una acción adicional, dado que del informe No IES-01-2015 no se desprende conclusión ni recomendación en esa dirección.  Sin embargo, lo anteriormente expuesto no obsta para implementar este otro planteamiento surgido posterior a ese informe especial, no solo por el sustento normativo indicado por esa Auditoría, sino también por considerarse un elemento de control para el CDIR, respecto al cumplimiento de la disposición de marras.  Al igual que en el punto anterior, esta mejora se incluirá en el cronograma actualizado para que pueda ser parte de la circular a sustituir.

Por último, resulta importante hacer notar sobre esta recomendación, que en la actividad definida para su cumplimiento, se fue más allá que lo sugerido por la Auditoría Interna, dado que más que instar a la jefaturas, se emitió una directriz de  acatamiento obligatorio con lo que se espera un mayor grado de efectividad de la recomendación.

3. Desarrollar e implementar un programa de comunicación -por los medios que la Administración considere apropiados (circulares, charlas, boletines, entre otros)- que además se haga extensivo al proceso de inducción de los funcionarios de nuevo ingreso, de manera que se informe al personal institucional sobre la naturaleza de los diferentes tipos de puestos existentes en la Institución, así como de la normativa que respalda la gestión en materia de reclutamiento, selección y nombramiento de personal. Lo indicado le permitirá a los servidores del Tribunal tener una mayor claridad sobre sus expectativas laborales.

Al respecto, se estima necesario hacer notar que al igual que en otros muchos temas de interés institucional, se ha propiciado  el acceso y divulgación de la información sobre el particular, no solo por la obligación de las personas funcionarias de conocer la normativa interna la cual está accesible en la página web del Tribunal, lo que también conocen, sino como parte de la dinámica del quehacer del Departamento de Recursos Humanos en las interacciones con todas  aquellas personas que participan o muestran interés en los concursos o que solicitan información, en general, sobre aspectos de sus posibilidades de ascenso.

No obstante, y según ha sido la experiencia de dicho Departamento, en no pocos casos, se hace manifiesto algún tipo de malestar del personal cuando creen tener derecho a alguna opción, pero la normativa indica todo lo contrario, quizás por la tecnicidad del tema, es que se podría dar este tipo de situación, por lo que se estima atinada la recomendación de la Auditoría Interna de ampliar el alcance de la comunicación y reforzar los conceptos correspondientes para con ello transparentar aún más los mecanismos existentes en esta materia.

De este modo, con base en esas recomendaciones, se estructuraron dos actividades que lucen en el cronograma anexo, en las que, tanto el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas y el Departamento de Recursos Humanos, mediante una labor conjunta, deberán definir los contenidos informativos de la acción de comunicación de tal forma que la información que se divulgue y facilite sea proporcionada y comprensible, dada la tecnicidad del tema y la conveniencia de no  crear falsas expectativas por una mala interpretación por parte de las personas funcionarias.

4. En virtud  que  de conformidad con el marco normativo y técnico vigente en el Tribunal, le compete al Departamento de Recursos Humanos, como parte de sus funciones, llevar a cabo el proceso de reclutamiento y selección del personal de estos Organismos Electorales (lo que incluye las convocatorias, a efecto de conocer el interés de los oferentes en un determinado puesto), resulta necesario que todo proceso de esta naturaleza que las  dependencias institucionales requieran para ocupar una plaza en propiedad, interina o para puestos de servicios especiales  -sin excepción-, deberá solicitarse a la referida dependencia. Lo anterior, con el propósito que dicho proceso se lleve a cabo de conformidad con la normativa y la estructura organizativa y funcional vigente, y sea llevado a cabo por la instancia técnica competente, mediante la aplicación de los procedimientos establecidos.

Sobre el particular, dado que esta situación deriva de acciones fuera del alcance del Departamento de Recursos Humanos, precisamente por falta de conocimiento o interpretación errada de la normativa que al efecto existe, será necesario establecer acciones informativas y orientadoras, sobre todo a las jefaturas sobre la forma en que deben canalizar sus necesidades de recursos humanos.  En tal sentido, sin bien en principio la Auditoría Interna dirige la recomendación a la Dirección Ejecutiva y al Departamento de Recursos Humanos, se ha estimado necesario, para darle mayor objetividad a la directriz, siendo que también las Direcciones son actores dentro del proceso que está siendo evaluado,  que la directriz sea emitida por el Superior.

5. Con fundamento en la alta duración -según se evidenció en el presente estudio- que en la actualidad conlleva un proceso de reclutamiento y selección en la Institución, con independencia de las apelaciones que puedan presentar los participantes en este proceso, las cuales, según se indicó afectan ese período, cobra especial relevancia la necesidad de modernizar la gestión del referido proceso, con el fin, entre otros aspectos, de reducir ese tiempo y hacerlo más expedito.

En tal sentido, es preciso señalar lo establecido en el Plan Estratégico Institucional correspondiente al período 2014-2018, que en su  objetivo No. 5 dispone: “Modernizar la gestión del recurso humano mediante la implementación de sistemas orientados a procurar su eficiencia y eficacia.” 

Asimismo, según el referido Plan Estratégico, en la línea de acción de apoyo: “Optimizar la gestión y estructura del Departamento de Recursos Humanos”, se tiene establecido el desarrollo de un “Estudio administrativo del Departamento de Recursos Humanos” 27, bajo la responsabilidad de la Dirección Ejecutiva, el cual estaba  programado para el presente año; no obstante, de acuerdo con  lo manifestado sobre el particular por la Licda. Sandra Mora Navarro, funcionaria de la indicada dirección, la ejecución de ese estudio se trasladó para el 2016. 

En esa línea de ideas, esta Unidad de Fiscalización considera necesario, que la presente recomendación sea implementada como parte de las acciones recién trascritas, incluidas en el Plan Estratégico 2014-2018.

27 Eje  de Apoyo: Gestión de Recurso Humano y Clima Organizacional

Al igual que lo reseñado en el análisis de la recomendación 1.2, en el diagnóstico  que se llevó a cabo para la definición del actual Plan Estratégico Institucional, la Administración ya había advertido una oportunidad de mejora en el Departamento de Recursos Humanos, lo que motivó la definición de la Línea de Acción de Apoyo L.A. 1.1 Optimizar la gestión y estructura del Departamento de Recursos Humanos, cuyo primer producto, Estudio administrativo del Departamento de Recursos Humanos, se espera tener concluido este mismo año, del que se pretende obtener un diagnóstico de ese Departamento y las recomendaciones de mejora pertinentes. Cabe reseñar  en este punto, que a diferencia de lo indicado en la recomendación de la Auditoría Interna, el dato que refieren, del traslado de ese estudio al 2016, no fue proporcionado por la funcionara Sandra Mora Navarro, siendo que conforme a lo planificado, actualmente está  en proceso la contratación de servicios externos del citado estudio

De ahí que lo procedente, para alinearse con la planificación estratégica debidamente aprobada por el Superior, tanto para no interferir en esta como para maximizar los recursos institucionales y amoldarse hasta donde sea posible a la recomendación de la Auditoría Interna, que lo procedente es esperar que se concluya el citado diagnóstico y una vez que se cuente con las recomendaciones, que la Dirección Ejecutiva, como responsable de la referida línea de acción de apoyo, con la participación del Departamento de Recursos Humanos,  las estudien y valoren a efecto de integrar articuladamente las recomendaciones de la Auditoría interna con los resultados que se deriven el mencionado diagnóstico.  Todo lo cual, evidentemente estará en función de las posibilidades de recursos que se requiera para implementar las mejoras.  Finalmente, emitir y presentar conjuntamente el estudio respectivo al CDIR.

De manera adicional, dado que lo anterior podría diferir de lo establecido en el plan de acción de la tan citada línea de acción de apoyo, el Área de Planificación, deberá analizar  la actividad que se propone para  este asunto con el fin de informar y proponer al CDIR los ajustes que resulten pertinentes.

6. Con fundamento en  la cantidad y antigüedad de puestos de cargos fijos, vacantes y/o nombrados de forma interina, que en la actualidad existen en el Tribunal,  es preciso que se  desarrolle e implemente una política institucional, orientada a que una vez que se presente un puesto en esta condición, sea porque fue incorporado como nuevo en la relación de puestos de la organización, o su titular lo dejó disponible, la jefatura en la que se originó la vacante -en el tanto no exista algún tipo de restricción-, proceda a solicitar al Departamento de Recursos Humanos, en un plazo perentorio a definir por la Administración, las gestiones correspondientes para que éste sea ocupado de manera permanente.

Lo indicado, en concordancia con lo que establece el “Eje de Apoyo: Gestión de Recursos Humanos y Clima Organizacional”, línea de acción de apoyo No. LA 1.3 del referido Plan Estratégico 2014-2018, referido a “Reducir la cantidad de personas funcionarios con nombramientos interinos en cargos fijos”.

Al igual que lo expuesto en la recomendación 1.2, la Administración ya está desarrollando acciones como producto de la planificación estratégica, mediante la formulación de la Línea de Acción LA 1.3 “Reducir la cantidad de personas funcionarias con nombramientos interinos en cargos fijos”. La recomendación de la Auditoría Interna se orienta hacia la formulación de una política para establecer un plazo perentorio en que la Administración defina las gestiones respectivas para que los puestos de cargos fijos vacantes o con nombramiento interinos, sean ocupados en forma permanente. Esta actividad, dado su alcance, amerita un estudio conjunto de la Dirección Ejecutiva y el Departamento de Recursos Humanos, a efecto de que sean valoradas todas las aristas que involucren los nombramientos definitivos.  En tal ejercicio se considerará la programación de la Línea de Acción de Apoyo LA. 1.3 .

7. En virtud de la importancia que reviste en las organizaciones el proceso de reclutamiento y selección de personal, resulta necesario que el Tribunal disponga de una herramienta informática que le permita al interesado, realizar este trámite en línea, a través de la página Web de la Institución.

En ese sentido, es preciso que se analice la factibilidad de implementar alguna de las siguientes alternativas:

1. Que el Departamento de Recursos Humanos gestione, de forma prioritaria, ante la Dirección General de Estrategia Tecnológica, los estudios y gestiones correspondientes, a efecto de contar con esa herramienta informática.
2. Que el Departamento de Recursos Humanos, en coordinación con las dependencias institucionales que estime pertinentes, indague con otras organizaciones afines, si cuentan con tal herramienta y, de ser así, analizar la posibilidad de suscribir un convenio interinstitucional para que el Tribunal pueda hacer uso de la herramienta.

Efectivamente como lo apunta la Auditoría Interna, es necesario apoyar al Departamento de Recursos Humanos con tecnologías de información, automatizando algunas actividades del proceso de reclutamiento y selección de personal.  Este tema, que en cuanto a su implementación  escapa del ámbito de ese Departamento, dado de que dependiendo del curso de acción que se opte, podría requerir del apoyo de la Dirección de Estrategia Tecnológica o de la Dirección Ejecutiva (o ambas) , deberá ser analizado por ese Departamento considerando  las dos alternativas recomendadas por la Auditoría pero debe, primeramente, con el concurso del Área de Planificación de la Dirección Ejecutiva, determinar si ya existe dentro del Plan Estratégico Institucional   líneas de acción  vinculadas en alguna medida con el tema de fondo.

8. Elaborar y remitir a esta Auditoría Interna, un cronograma para la implementación de las recomendaciones contenidas en el presente informe, con indicación de las fechas, actividades y responsables de su atención.

Se anexa, en los términos indicados en el cuerpo de este informe, la versión actualizada del cronograma de actividades.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Hágase de Conocimiento de la Auditoria Interna en atención a su oficio n.° AI-171-2015. ACUERDO FIRME.

C) Modificaciones al Plan de Trabajo de Auditoría Interna 2015. Del señor Oscar Alberto León Alonso, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-182-2015 del 13 de agosto de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República (Resolución No. R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009), concretamente en su norma No. 2.2.3, relativa a la “Comunicación del plan de trabajo anual y sus modificaciones”, dispone lo siguiente:

“El plan de trabajo anual de la auditoría interna y el requerimiento de recursos necesarios para su ejecución, se debe dar a conocer al jerarca, por parte del auditor interno./ Asimismo, se deben valorar las observaciones y solicitudes que, sobre los contenidos de ese plan, plantee esa autoridad en su condición de responsable principal por el sistema de control interno institucional./ Las modificaciones al plan de trabajo anual que se requieran durante su ejecución deben comunicarse oportunamente al jerarca./ El plan de trabajo anual y sus modificaciones, se deben remitir a la Contraloría General de la República, en la forma y términos que al efecto disponga ese órgano contralor.…”. [sic] (El destacado no es del original).

Con fundamento en lo que señala la citada norma, me permito informar a ese Tribunal sobre las modificaciones que se estima necesario efectuar  al Plan de Trabajo de Auditoría del 2015 -comunicado a ese Órgano Colegiado con oficio No. AI-230-2014 y conocido en sesión ordinaria No. 121-2014, celebrada el 18 de noviembre de 2014- cuyo detalle y motivación se indican de seguido:

1. Estudio asignado al Área de Auditoría Financiero-Contable, que por las razones que luego se dirán, no se ejecutará este año:

El estudio no se efectuará este 2015, debido a que a inicios del presente año fue preciso atender una solicitud de la Procuraduría de la Ética Pública de la Procuraduría General de la República, en relación con una supuesta falta de ética en el reclutamiento y la selección del personal en el TSE (código No. 38). Asimismo, el Área Financiero-Contable se vio afectada con el disfrute de permisos sin goce de salario de una de sus funcionarias, quien no obstante haber sido sustituida interinamente por otra este año, ha sido necesario -como es lo normal en estos casos- un proceso de inducción y capacitación sobre el desempeño del puesto.  Por consiguiente, el referido estudio de seguimiento se trasladará al programa de trabajo del 2016.

2. Estudio nuevo (no programado) que se adicionó al Plan de Trabajo Anual de Auditoría 2015 y que actualmente se está ejecutando por parte del Área de Auditoría Operativa y de Gestión:

Este estudio surge a partir de la auditoría realizada en la Sección de Cédulas, sobre el proceso de impresión y distribución de cédulas de identidad, en virtud del riesgo que involucra la custodia, trasiego y utilización de esos insumos.

3. Estudio asignado al Área de Auditoría de TI que, por los motivos que se indican, no será efectuado este año:

La incorporación de ese estudio en el plan de trabajo 2015, surgió a raíz de la auditoría efectuada en el 2012 sobre la Sección de Riesgos y Seguridad del DTIC, de la cual se emitió el informe No. ICI-01-2012, donde se incluyó una recomendación para que se estableciera un plan en materia de continuidad de TI -a fin de que se pongan en práctica las estrategias de prevención y mitigación de las posibles interrupciones que pudieran presentarse, así como la recuperación de las operaciones y servicios críticos o sustantivos en un tiempo razonable-, siendo que sobre el particular, como parte del plan de acción propuesto en su oportunidad por el Director General de Estrategia Tecnológica para implementar las recomendaciones del referido informe,  indicó:  “Se elaborará un plan en materia de continuidad de TI con el apoyo de un consultor externo”, estableciendo como fecha de finalización de esa acción el 28 de junio de 2013.

Posteriormente, en el estudio de auditoría iniciado en el 2013 sobre la seguridad lógica y física de los equipos en Oficinas Regionales (informe No. ICI-06-2014), se retomó el tema del “plan de continuidad en materia de TI”, determinándose que en el 2014 aún no se contaba con el indicado plan, de manera que se procedió a reiterar la recomendación que se había girado en ese sentido.  Como parte de las acciones para disponer de ese plan, la Dirección General de Estrategia Tecnológica (DGET) efectuó una programación de actividades, incluyendo como primer aspecto el “Análisis de impacto al negocio”, para el cual se propuso como fecha de finalización el 31 de agosto de 2014.

No obstante, debido que a la fecha del presente oficio el indicado análisis no ha sido concretado por la DGET, esta Auditoría no podrá efectuar el estudio durante este año, aunque sí se incluyó en el plan de trabajo 2015, para el mes de noviembre, el seguimiento de las recomendaciones del mencionado informe No. ICI-01-2012 (código No. 25). 

4. Estudio asignado al Área de Auditoría de TI que, por las razones que se dirán, no se ejecutará este año:

De conformidad con la planeación realizada por la Administración, el referido proyecto se realizaría durante el 2014; sin embargo, debido a inconvenientes que se presentaron durante el proceso de contratación (recursos de objeción al cartel y de apelación), la orden de inicio se estableció para el 24 de febrero del presente año y, siendo que el plazo de entrega establecido en el cartel es de 230 días hábiles, la finalización del proyecto se daría hasta el año entrante. Por consiguiente, el citado estudio de auditoría se trasladará para el 2016.

No omito manifestar que las referidas modificaciones al citado plan de trabajo, en lo que se refiere a la Contraloría General de la República, serán realizadas en el Sistema de Planes de Trabajo de las Auditorías Internas (PAI), diseñado e implementado por el Órgano Contralor.".

Se dispone: Tener por modificado el referido plan, en el entendido de que se han contemplado los recursos para su ejecución y cumplimiento. ACUERDO FIRME.

D) Ejecución presupuestaria 2015. Se dispone: Habida cuenta del bajo nivel de ejecución presupuestaria alcanzado a la fecha, proceda el Consejo de Directores a adoptar –a la brevedad posible– las medidas que estime pertinentes a efecto de procurar un índice óptimo de ejecución. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SÉTIMO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Consulta legislativa del proyecto de “Ley de Interpretación Auténtica de los incisos h) e i) del artículo 22 bis de la Ley N.° 7494, del 2 de mayo de 1995, y sus reformas, Ley de Contratación Administrativa”, expediente n.° 18.791. De la señora Nery Agüero Montero, Jefa de la Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.° CJ-236-2015 del 13 de agosto de 2015, recibido –vía correo electrónico– el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos tiene para su estudio el proyecto: Expediente N.º 18.791 “Ley de Interpretación Auténtica de los incisos h) e i) del artículo 22 bis de la Ley N.° 7494, del 2 de mayo de 1995, y sus reformas, Ley de Contratación Administrativa”, publicado en La Gaceta  132 del 10 de julio del 2013. En sesión N.° 7, de  fecha 21 de julio de 2015, se aprobó  una moción para consultarle el TEXTO BASE, el cual se adjunta.

  Apreciaré  remitir, dentro de los ocho días hábiles siguientes a la recepción de esta solicitud, la correspondiente opinión y hacerla llegar a la Secretaría de la Comisión (…).".

Se dispone: Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta –el cual habrá de rendirse a más tardar el 21 de agosto de 2015– pase al Departamento Legal. Para su examen se fijan las 11:00 horas del 20 de agosto de 2015. Tomen nota la referida dependencia y la Secretaría General de este Tribunal que el plazo para responder la consulta planteada vence el 25 de agosto de 2015. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO OCTAVO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

A) VIII Jornada Interamericana Electoral. El señor Magistrado Presidente Sobrado González informa verbalmente que el señor Manuel Carrillo Poblano, Coordinador de Asuntos Internacionales del Instituto Nacional Electoral de los Estados Unidos Mexicanos, ha solicitado reconsiderar lo dispuesto por este Tribunal en el acuerdo del artículo octavo de la sesión ordinaria n.º 63–2015, celebrada el 28 de julio de 2015, según el cual se declinó participar en la VIII Jornada Interamericana Electoral que se celebrará del 5 al 9 de octubre de 2015, en la Ciudad de México, cuyo eje temático será “La integridad en el Ciclo Electoral”.

Se dispone: En virtud de la importancia del tema a nivel regional, así como los aportes que la participación en dicha Jornada puede deparar a estos organismos electorales, autorizar la participación del señor Ronald Chacón Badilla, Jefe del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos. Durante su ausencia, se encargan sus funciones a la señora Guiselle Valverde Calderón.

De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.