ACTA N.º 69-2015

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del trece de agosto de dos mil quince, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Juan Antonio Casafont Odor y Luz Retana Chinchilla.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Propuesta de fortalecimiento de la carrera administrativa. De los señores Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal y Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° DE-2077-2015 del 6 de agosto de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención a lo dispuesto por la Magistratura Electoral en el artículo tercero de la sesión ordinaria n. º 34-2015, celebrada el 21 de abril de 2015, comunicado mediante oficio n.° STSE-0650-2015 de la misma fecha, en el cual se dispuso que el equipo de trabajo integrado por las dependencias suscribientes procedieran en el plazo de tres meses a estructurar una propuesta orientada al fortalecimiento, desarrollo y facilitación de la carrera administrativa institucional, mediante la implementación de planes de capacitación diseñados para tal fin, que permitan equiparar el aprendizaje con algún grado de experiencia laboral; por su intermedio, se somete a conocimiento del Superior la versión preliminar del proyecto de fortalecimiento de la carrera administrativa en el Tribunal.

1. ALCANCE DEL PROYECTO.

Para determinar una propuesta viable se generaron varias sesiones de trabajo con la intervención de personas funcionarias de las dependencias involucradas de acuerdo a sus disciplinas. Una vez valorados los diferentes escenarios, y dada la magnitud de proyecto, resultó necesario delimitar los alcances de este, de ahí que la estrategia se orientó en definir una propuesta que cumpliera con el objetivo de promover la carrera administrativa acorde con las necesidades institucionales, enfocado a mejorar el servicio público.

A su vez, para el planteamiento a presentarse se valoró además, que esta  conciliara con las políticas de austeridad asumidas por este Organismo Electoral, de manera que no implique incurrir en altos gastos presupuestarios, siendo que se  planteó partiendo de recursos disponibles, por lo que para su ejecución esencialmente requerirá la optimización de los recursos humanos y materiales con que ya cuenta la institución. Sin embargo, para cualquiera de los diferentes escenarios que pudieran plantearse, se identificó que es indispensable el fortalecimiento del Área de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos como plataforma ejecutora del proyecto, como más adelante se detallará.

Así entonces, para  estructurar una propuesta funcional -delimitada-, con la metodología utilizada como primer filtro, se determinó que  esta etapa comprenderá los estratos ocupacionales Operativo, Calificado y Técnico que inician la carrera administrativa; los resultados obtenidos en este primer plan y con vista en las posibilidades institucionales –principalmente presupuestaria, de recurso humano y material - reflejará  un  panorama más preciso para analizar, con mayores elementos de juicio, la viabilidad y conveniencia  de comprender en un futuro otros estratos de nivel superior. 

Para esta fase, se tomaron elementos tales como, el estrato y las clases ocupacionales, puestos y tareas claves en los cargos, así como la cantidad de plazas por puestos y clases; temas de posibles capacitaciones, capacitaciones en común en los cargos, lo que puede permitir identificar funcionarios /as con experiencia en las diferentes actividades de los procesos institucionales, de manera que se facilite la identificación, a lo interno, de potenciales formadores.

La puesta en práctica del proyecto se desarrollará en diferentes fases en forma escalonada, iniciando con los puestos que se ubican en la clase n. ° 1 hasta máximo cinco clases y así sucesivamente, hasta alcanzar el tope máximo definido para esta propuesta de Técnico Funcional 2, desde luego, considerando la normativa relativa a los ascensos, además de los concursos.

No obstante, para desarrollar el proyecto, como se verá más adelante las tareas por ejecutar, que conllevan actividades más concretas e integrales para las cuales se requiere plazos más holgados dado su complejidad, el escaso recurso humano disponible para su realización por ser especializado, aunado a la cargas de trabajo ordinarias y lo proximidad de las elecciones municipales. Entre las labores a realizar, como la base  medular, está el estudio a lo interno de la estructura de puestos que abarcan los estratos indicados, para definir  cuáles serán susceptibles de aplicarse en esta etapa, por lo que deberán elaborarse aspectos determinantes, considerando que, dichos estratos involucran 10 clases ocupacionales, en las que se encuentran alrededor de 60 puestos agrupados y distribuidos en cada una de ellas  (ver cuadro n. ° 1 de los Anexos). 

2. OBJETIVO.

Con un enfoque de mejoramiento del servicio público, el objetivo del proyecto es proporcionar al personal del Tribunal Supremo de Elecciones que ocupe puestos de los estratos ocupacionales Operativo, Calificado y Técnico los conocimientos requeridos, por medio de la capacitación necesaria, que les permita equipararlos con algún grado de experiencia que exigen los diferentes cargos según el Manual Descriptivo de Clases de Puestos del Tribunal, de manera tal que los acredite como candidatos potenciales para ser promovidos a puestos de nivel superior, ya sea por medio de ascensos directos o concursos internos.

3.  PROPUESTA CONCEPTUAL.

Con el propósito de promover la carrera administrativa de las personas funcionarias de este organismo electoral, se sugiere desarrollar planes complementarios de actualización dirigidos al personal meta de la propuesta, el cual les permitirá adquirir los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias, para participar en concursos internos y así optar por nuevas posiciones laborales dentro de la institución.

Por ello, y como una forma de optimizar el uso de los recursos internos así como de las herramientas con que cuenta actualmente el Área de Capacitación, la capacitación, preferiblemente, se realizará por medio del Aula Virtual del TSE, a fin de facilitar la realización de las diferentes actividades de capacitación en línea, de manera que se pueda acceder los 365 días del año y desde cualquier equipo, sea una computadora o dispositivos móviles.

Por otra parte, con la finalidad de que el personal capacitado pueda poner en práctica los conocimientos teóricos adquiridos, se hace necesario considerar un módulo presencial sobre el manejo de los sistemas informáticos institucionales, en donde será necesario contar con una plataforma de desarrollo “capacitación” que permita interactuar al personal con dichos sistemas o aplicativos en un ambiente controlado, para lo cual se les deberá crear los respectivos usuarios y claves, a fin de cumplir con los lineamientos que establece control interno; o en su defecto, aprovechando espacios que se puedan coordinar con las diferentes unidades administrativas, en las épocas o días de menor afluencia de personas usuarias, no obstante, esta última opción conlleva la interacción en ambiente de producción, lo que puede representar un riesgo por eventuales errores que se cometan.

3.1 Plan de Trabajo:

Se deben llevar a cabo las siguientes etapas:

1. Definición de los puestos: Definir las posiciones o puestos sobre los cuales se trabajarán con los “Programas de Capacitación de Desarrollo”, así como el perfil del personal que podrá acceder a  este tipo de capacitaciones.  Para ello debe realizarse un estudio detallado, que implicará explorar dentro de los estratos indicados para determinar la población beneficiaria, considerando diferentes factores: la necesidad institucional de capacitar en determinados puestos por ser un recurso muy propio de la institución, por ejemplo: Revisor de Inconsistencias, Asistentes de estudios de expedientes, Oficial Certificador,  Asistente de Servicios al Usuario etc. Hacer una previsión en un plazo razonable de los posibles puestos a quedar vacantes con ocasión de acogerse a la pensión el ocupante del puesto, debido a que a futuro representará una necesidad de tener personal idóneo; asimismo, de la cantidad de plazas por clase, lo que ayudará a determinar las posibilidades reales de ascender o nombrar en propiedad y no generar falsas expectativas.
2. Estudio de las tareas sustantivas: Identificar las tareas sustantivas de los puestos que van a ser susceptibles de la aplicación de la capacitación por experiencia, para definir los temas de capacitación.
3. Equiparación de capacitación por experiencia: se debe definir qué porcentaje o grado de experiencia será posible equiparar con capacitación, lo que se asocia al tiempo de experiencia requerido para cada puesto según el Manual Descriptivo de Clases de Puestos.
4. Diseñar un Programa Modular – esquemas de entrenamiento-: el cual debe considerar los temas definidos, como resultado del análisis de los puestos susceptibles de la capacitación por experiencia, así como los temas que se detallan a continuación. En el caso particular del tema “Normativa aplicable al Tribunal Supremo de Elecciones relacionada con el puesto”, debe ser desagregada o estructurada en procesos, normativa y requerimientos específicos, máxime que este punto representa el eje fundamental del programa de capacitación, pues los restantes temas son transversales y por ende, de utilidad y aplicabilidad en cualquier posición; dichos programas pueden ser planteados en formato de conocimientos, habilidades y actitudes, similar al que a la que se detalla en el cuadro n. ° 2 del anexo.

A modo de ejemplo, como temas transversales a todos los puestos, se identifica los siguientes: 

• Relaciones Humanas
• Salud Ocupacional
• Servicio al Cliente
• Gestión y administración de documentos
• Procesos de calidad
• Control Interno

5. Programas de capacitación: Una vez definidos e identificados los temas sobre los cuales se requiere capacitar, se debe proceder a pre-diseñar los Programas de Capacitación, teniendo en cuenta que para el diseño de actividades presenciales y/o virtuales, hay una estructura formalmente establecida, la cual contempla la definición de objetivos de aprendizaje, desarrollo de contenido temático, propuesta de estratégicas metodológicas y pedagógicas, diseño de evaluaciones formativas y sumativas, entre otros aspectos.
6. Capacitadores: Definir las responsabilidades de las jefaturas, tutores o entrenadores -formadores- del Departamento de Recursos Humanos y del Área de Capacitación. En el caso de los tutores o entrenadores del Área, se debe dejar muy claro el rol que deben desempeñar en todo este proceso de capacitación, pues el éxito de la posible puesta en marcha del programa como tal, depende de este punto en particular. Estos deberán ser personas expertas en las actividades y conocedoras de los procesos, normativas y directrices de la unidad administrativa correspondiente. Además de contar con disponibilidad, compromiso, interés y autorización de la jefatura respectiva para colaborar.
7. Validar con las jefaturas correspondientes el programa propuesto, a fin de asegurarse que los programas de capacitación se ajustan a las necesidades de las áreas, sin omitir que los mismos pueden ser utilizados para realizar actualizaciones al personal o incluso para entrenar personal de nuevo ingreso.
8. Una vez que ya estén validados los programas de capacitación, se debe proceder a  realizar la estimación de los tiempos para definir la cantidad de horas de capacitación requeridas en total (capacitadores vs capacitador), teniendo en cuenta que el tema “Normativa aplicable al puesto” no se encuentra diseñado ni definido como tal a la fecha. Cabe resaltar que algunos de los cursos que se sugiere incluir, tales como Servicio al Cliente y Control interno, ya se encuentran diseñados y activos, pues forman parte del Plan Anual de Capacitación, por lo que no será necesario realizar las estimaciones del caso.
9. Diseñar las guías instruccionales, formularios de seguimiento y material pertinente para la implementación del Programa, los cuales en su mayor parte deberán ser planteados por los mismos tutores o entrenadores de las áreas, con apoyo del Área de Capacitación, partiendo de que el programa como tal, debe ser evaluado a fin de realizar ponderaciones de notas, las cuales serán utilizadas por el Área de Gestión de Empleo, en los concursos internos. Es importante señalar que la nota mínima de aprobación será de un 70% (escala de 1 a 100), atendiendo los lineamientos que se establece nuestro actual Reglamento de Facilidades de Capacitación, incluso se sugiere que los exámenes de conocimiento se realicen en forma presencial, en fechas y horas que se acuerden previamente.
10. En una última etapa, aprobado por el Superior el esquema de trabajo o plan piloto se procederá con la elaboración del marco legal por el cual se regulara la equiparación de capacitación por experiencia: las condiciones para acceder, el proceso de evaluación y de equiparación, las unidades administrativas o personas funcionarias intervinientes y sus obligaciones,  el régimen recursivo, entre otros aspectos.
11. Procurar los recursos económicos. La ejecución de algunas de las etapas anteriores están sujetas a la obtención de los recursos económicos para solventar la carencia de personal especializado, infraestructura adecuada y equipo, entre otros; considerando que en el anteproyecto de presupuesto para el ejercicio del año 2016 no se contemplaron, además de que se deben hacer las estimaciones respectivas.  

5. RECURSOS REQUERIDOS.

Como se indicó en el primer punto, la propuesta va a requerir fortalecer al Área de Capacitación, considerando que es la unidad administrativa que va a tener a su cargo la etapa de planeamiento del proyecto respecto a la formulación de la maya curricular de capacitación, así como su puesta en ejecución; lo que vendría indiscutiblemente a acrecentar la carga de trabajo del área dada su capacidad actual, por el escaso personal con el que cuenta, aunado a las funciones ordinarias que debe atender como el Plan Anual de Capacitación -cumplimiento al Diagnóstico de Necesidades de Capacitación-. De manera que, para lograr el objetivo y realizar las labores apuntadas en el apartado anterior que involucran al Área de Capacitación  se estima necesario, al menos, los siguientes requerimientos:

1. Destinar un recurso de manera temporal con conocimientos en educación y materia tecnológica, que se encargue de investigar las bondades de la Plataforma Moodle, pues si bien se ha avanzado en este campo, hay muchos recursos y usos que se desconocen, pues la única institución que ofrece capacitaciones en esta rama, es la Universidad Nacional, y los cursos que imparte no logran abrirse por falta de personas interesadas en este tema, lo que ha hecho imposible especializar a la señora Mariselle Solis, actual administradora funcional del Aula Virtual, sin omitir, que por su formación como administradora hay aspectos informáticos que desconoce o bien carece de la experiencia. El citado recurso deberá investigar y auto-capacitarse en herramientas pedagógicas de corte tecnológico a fin de disponer de otros elementos que permitan robustecer el Aula Virtual, máxime que la propuesta hará un uso intensivo de la misma.
2. Dotar de dos personas más al Área de Capacitación (adicionales a la personas actualmente destacadas en el área, incluyendo el recurso pendiente de contratar dada la jubilación de su anterior ocupante), una con formación en educación de adultos y diseño curricular de actividades de capacitación, que será la persona responsable de asesorar y apoyar a todos los tutores o entrenados de las áreas, a fin que los cursos elaborados cumplan con las condiciones y requisitos mínimos que aseguren un adecuado proceso de aprendizaje, y la otra persona, a nivel asistencial que brinde apoyo al seguimiento, control y aspectos administrativos de la propuesta.
3. El espacio físico necesario y los equipos requeridos para el personal indicado en el punto 1 y 2, pues actualmente el Área de Capacitación solo dispone de un espacio para tales fines.
4. Contar con el apoyo de la Dirección General de Estrategia Tecnológica para la instalación, configuración y mantenimiento de un ambiente de desarrollo a nivel de Moodle, que permita realizar las pruebas respectivas, a fin de no afectar el ambiente de producción, ya que como se comentó en el punto 1, se deben hacer mejoras a la actual plataforma; en esta misma línea también se requiere disponer de un ambiente de capacitación controlado (ambiente homólogo de pruebas), que permita al personal en capacitación interactuar con los diferentes sistemas del TSE, pues la parte práctica es fundamental, para que el personal adquiera las destrezas necesarias.
5. Contar con un mini-laboratorio de PC’s para realizar la parte práctica de esta propuesta, y también para atender requerimientos del Plan Anual de Capacitación que se han tenido que posponer desde el año antepasado por falta de una sala que cumpla con las condiciones necesarias.
6. Apoyo de las jefaturas, en el sentido de que deben facilitar el personal que desempeñará el rol de los tutores o entrenadores de área, lo cuales deberán prestar su apoyo en forma constante pero programada al Área de Capacitación, teniendo en cuenta, que para el diseño de los cursos en cuestión, se requiere destinar un número significativo de horas.

6. CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIÓN.

Como se desprende del esquema presentado, el proyecto presentado comprende 3 estratos ocupacionales (Operativo, Calificado y Técnico); no obstante, dado la complejidad se debe perfilar más, por lo que en resumen es necesario: a) realizar estudios técnicos  que permitan crear otros filtros para depurar lo hasta ahora definido, b) explorar la posible población institucional meta que será la idónea para implementar el plan piloto, siempre en función de las necesidades institucionales enfocadas a mejorar el servicio público; c) estudiar las tareas sustantivas de los puestos seleccionados para definir los temas de capacitación; d) pre-definir los programas de capacitación que son relativos al puesto, considerando los tiempos o cantidad de horas requeridas para los cursos, para lo cual se debe valorar la experiencia requerida para cada cargo según el manual descriptivo de clases de puestos institucional y considerando además, el porcentaje de experiencia que se podrá equiparar con capacitación; f) explorar las oportunidades reales o posibles para las personas funcionarias participantes de acceder a mediano plazo a puestos de mayor nivel al que ocupan; g) identificar a  los formadores h) se ajuste a la capacidad presupuestaria, toda vez que sin el recurso humano y material es prácticamente imposible desarrollar un plan piloto como el que se considera llevar a cabo; i) relacionado al apartado anterior, se deben obtener los recursos económicos para ese fin, dado que no se contemplaron en el anteproyecto de presupuesto para el ejercicio del año 2016.  

Así las cosas, para poder efectuar las labores antes descritas, se somete a aprobación de la Magistratura Electoral el presente proyecto con su respectivo “Plan de Trabajo” el cual se anexa y que comprende la programación de actividades cuyos tiempos de ejecución se visualizaron en dos escenarios sujetos a la asignación de los recursos contemplados para su implementación, dependiendo uno u otro de las posibilidades presupuestarias, según se detalla.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. La propia Dirección Ejecutiva dará puntual seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo propuesto. Hágase del conocimiento de los estimables representantes sindicales. ACUERDO FIRME.

B) Informe sobre consulta del Departamento de Recursos Humanos respecto de información salarial de los funcionarios electorales. Del señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-408-2015 del 11 de agosto de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual –según lo ordenado en el acuerdo del artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 66–2015, celebrada por este Tribunal el 6 de agosto de 2015– rinde informe relativo al requerimiento de información salarial de los funcionarios de estos organismos electorales por parte de una entidad privada y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

"III.        Conclusión.

De lo anterior, se concluye que la información contenida en la base de datos acerca del salario nominal mensual, aguinaldo y salario escolar devengado por los empleados públicos no corresponde a un dato sensible ni privado, todo en aras de la verificación de la correcta utilización de los fondos públicos y en especial, tratándose de materia presupuestaria, que afecta a la colectividad en su conjunto, por envolver el manejo de fondos públicos por parte del Estado.  Caso contrario, el desglose completo y monto del salario devengado (salario neto) no es de acceso irrestricto, debiendo demostrar el petente un interés legítimo para acceder tal información.

En tal sentido, es jurídicamente viable entregar la información correspondiente al salario mensual, aguinaldo y salario escolar de los funcionarios del Tribunal identificados con su número de cédula de identidad, al administrado que así lo solicite, por tratarse de información pública. Sin embargo, dependiendo del volumen de datos requeridos, podrá la administración trasladarle el costo que ello suponga, al petente.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se pondrá en conocimiento del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

C) Recargo de funciones de la Jefatura de la Sección de Inscripciones y de la Oficial Mayor del Departamento Electoral. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2314-2015 del 10 de agosto de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 12 de agosto de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones los oficios números O-INS-0888-2015 y DGRC-0890-2015 que en ese orden suscriben la Licda. Carolina Phillips Guardado, Jefa a.i. de la Sección de Inscripciones y el Lic. Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, mediante los cuales, en virtud de vacaciones programadas, solicitan los recargos de funciones que seguidamente se detallan: 

Puede apreciarse que ambas solicitudes cuentan con la anuencia de la Dirección General del Registro Civil y el aval presupuestario por parte de la Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría.".

Se dispone: Aprobar los recargos de funciones conforme se solicitan. ACUERDO FIRME.

D) Nombramientos interinos en varias oficinas del TSE. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2324-2015 del 12 de agosto de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración los oficios que han presentado ante este despacho diferentes jefaturas de la institución, a través de los cuales solicitan los siguientes nombramientos interinos:

Los candidatos que se proponen forman parte de los registros de elegibles actualmente vigentes para ese tipo de puestos o bien han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Si el Tribunal no tiene objeciones, los nombramientos que se proponen bien se pueden autorizar con fundamento en los artículos 9, 22, 25 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro.

Puede apreciarse que las presentes solicitudes de nuevos nombramientos interinos cuentan con el visto bueno de la respectiva Dirección General.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

Sale del salón de sesiones la señora Magistrada Retana Chinchilla.

E) Sustitución de la señora Magistrada Luz Retana Chinchilla. Del señor Erick Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-1462-2015 del 12 de agosto de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para que sea de conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, me permito informar de la comunicación sostenida con la señora Magistrada suplente Marisol Castro Dobles y respecto de su designación para sustituir a la señora Magistrada Luz Retana Chinchilla, del 17 al 22 de agosto inclusive, según lo acordado en sesión ordinaria n.° 66-2015 del 6 de agosto de 2015. La señora Castro Dobles se excusa de integrar el Tribunal aduciendo motivos de salud que le impiden atender tal designación.".

Se dispone: Acoger la excusa formulada por la señora Magistrada suplente Castro Dobles. Previo sorteo de rigor, para sustituir a la señora Magistrada Retana Chinchilla durante tales fechas, se designa a la señora Magistrada suplente Zetty María Bou Valverde. ACUERDO FIRME.

Reingresa al salón de sesiones la señora Magistrada Retana Chinchilla.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Eliminación del Consejo Estratégico de Comunicación. De los señores María José Alvarado Aguilar, Asesora de la Gestión Política Institucional y Randall Cordero Sandí, Jefe del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, se conoce oficio n.° AGPI-012-2015 SUSTITUIR del 10 de agosto de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En virtud de los recientes cambios en la estructura organizacional de comunicación, me permito someter a consideración de las señoras y señores Magistrados eliminar la figura del Consejo Estratégico de Comunicación, creado por el Superior en sesión n.° 108-2011 y cuyo reglamento de funcionamiento fue publicado por Decreto n.° 14-2013 (La Gaceta n.° 16 de 23 de enero de 2014). Esa sugerencia parte de que la naturaleza de esa figura se justificó en la necesidad de unificar las oficinas, unidades y áreas de comunicación del TSE, función que ya cumple el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. En consecuencia, se derogará el reglamento referido, para lo cual la Secretaría General de este Tribunal, preparará el respetivo proyecto de decreto. Proceda la Dirección Ejecutiva con la respectiva actualización del organigrama institucional. ACUERDO FIRME.

B) Prórroga para rendir informe relativo al sondeo de opinión de Oficinas Regionales 2015. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DE-2101-2015 del 10 de agosto de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En sesión ordinaria n.° 63-2015, celebrada el 28 de julio de 2015, comunicada en oficio STSE-1328-2015 del 28 de julio, el Superior dispuso “Para su estudio en informe conjunto, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase a las Direcciones Ejecutiva y Generales del Registro Civil y de Estrategia Tecnológica”.

Al respecto, se solicita conceder una prórroga de diez días hábiles para la presentación del informe respectivo.".

Se dispone: Prorrogar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

C) Comunicación de los resultados obtenidos de la prueba de campo en relación a la disposición 4.4 del informe n.° DFOE-PG-IF-06-2013. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2111-2015 del 11 de agosto de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al acuerdo adoptado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.° 65-2015, del 4 de agosto de 2015 y comunicado mediante oficio STSE-1338-2015 de misma fecha, me permito –por su digno intermedio- hacer del conocimiento del Superior lo siguiente:

Del oficio n.° 10542 del 23 de julio de 2015, remitido por la señora Grace Madrigal Castro, Gerente de Área de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República, se extraen tres observaciones claras en torno al tema del Modelo de Arquitectura de Información (MAI), que se desarrolla actualmente en el Tribunal Supremo de Elecciones, a saber:

1. “A la fecha de la prueba de campo no se tiene definido expresamente un plazo en el cual se llegue a dar la consolidación e implementación del MAI, asunto que igualmente en el plan de actividades no se especifica (actividad 16 Ejecutar la puesta en operación de la aplicación informática para el MAI)”.

2. “Se está considerando solo parte de la organización (procesos relativos al Registro Civil) y no su totalidad”.

3. “No se logró obtener evidencia de que exista un inventario de los sistemas que soportan los servicios que brinda el TSE, que contribuya a determinar el estado de las características de los mismos, tales como su obsolescencia, administradores y usuarios, entre otros aspectos”.

En lo que respecta a los puntos 1 y 2 supra citados, y tal como fue solicitado mediante la recomendación 4.3 del informe n.° DFOE-PG-IF-06-2013 del 18 de julio de 2013, que a la letra dicta:

“Girar las instrucciones necesarias para que el modelo de arquitectura de información (MAI) sea reubicado dentro de las prioridades institucionales, a fin de consolidarlo como una herramienta que contribuya a la planificación y a la toma de decisiones estratégicas en el ámbito institucional. Para ello se deberán considerar, al menos, aspectos como la ubicación organizacional, dotación de recursos productos requeridos e insumos esperados, así como la definición de políticas para la actualización de referido modelo”.

Se procedió a incluir dentro del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2018, la línea de acción LA2.5 “Consolidación de un Modelo de Arquitectura de Información”, inclusión que fue conocida y avalada por el Superior en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 3-2014 del 14 de enero de 2014 y comunicado mediante oficio STSE-0074-2014 de misma fecha. En dicha línea de acción se establece un horizonte de cumplimiento que coincide con el PEI, es decir, su desarrollo y consolidación se programó para ser atendido en el período comprendido entre los años 2014 y 2018, abarcando los procesos misionales de la institución, entendidos como: gestión registral civil, gestión electoral, valores democráticos y jurisdicción electoral, concretando durante el año 2015 la arquitectura para el primer proceso mencionado y así secuencialmente, según el orden indicado anteriormente, hasta consolidarlo en el 2018.

En los análisis desarrollados, se ha identificado que los factores críticos de éxito para el proceso de consolidación son: el conocimiento y experiencia en materia de arquitectura del personal que colabora en la implementación de la Arquitectura Institucional, el cual está concentrado en este momento en una sola persona, que a través del mismo proceso, ha ido transfiriendo a los colaboradores tanto del equipo coordinador, como expertos funcionales y representantes por las distintas direcciones. La capacidad limitada de acción se ha estado expandiendo con el tiempo, generando la experiencia requerida en el resto de personal para fomentar una sana arquitectura, evitando de esta manera errores del pasado donde la información recopilada no proporcionaba el valor agregado suficiente.

Adicionalmente, se ha comprobado el beneficio de emplear una dinámica de prototipado de la arquitectura, redundando en beneficios, tales como: accesibilidad de la información, conocimiento de la arquitectura por parte de todas las oficinas participantes, generación de experiencia en el levantamiento y empleo de la información arquitectónica, establecimiento de la metodología apropiada de actualización de la información, puesta en práctica de forma adecuada de los principios y lineamientos de la arquitectura, que también se ven enriquecidos paulatinamente con la práctica controlada; también permite el diseño modular o por bloques de la arquitectura, que se refinan con los siguientes procesos organizacionales que se integrarán paulatinamente.

Dado lo anterior, resulta impreciso lo indicado en el párrafo sexto del oficio n.° 10542 del ente contralor, por cuanto el MAI tiene claramente establecido un plazo para su consolidación, siendo que además, no está considerando únicamente los procesos relativos al Registro Civil, sino que proyecta obtener la arquitectura de los procesos razón de ser de este Tribunal, consolidando al final del período, el modelo a nivel institucional. Cabe indicar que toda la información fue oportunamente comunicada al ente contralor, en los informes de seguimiento remitidos para tal efecto.

En lo que respecta específicamente al Plan de Actividades del Modelo de Arquitectura y al cual hace referencia la señora Madrigal Castro en su oficio, concretamente en lo que atañe a la actividad 16, tal y como fue comunicado mediante oficio n.° STSE-1340-2014 del 16 de julio de 2014, remitido a la señora Marta Acosta Zúñiga, Contralora General de la República, el Tribunal en sesión ordinaria n.° 72-2014 del 3 de julio de 2014, aprueba “la modificación al plan para la consolidación del MAI aprobado por el Superior en sesión n.° 77, celebrada el 27 de agosto de 2013, específicamente para las actividades 10, 12, 13, 14 y 16, de modo que se tenga ajustado según el siguiente detalle:

Lo anterior, atendiendo la actividad n.° 13 del Plan de actividades inicial, que indicaba “Revisar, readecuar y ampliar, el plan de acción de actividades”, con fecha de cumplimiento al 26 de setiembre de 2014.

Con base en lo antes indicado, llama la atención que en el oficio de la señora Madrigal Castro, se haga referencia y se solicite información sobre una actividad que como tal, no existe dentro del Plan, información que –tal y como se indicó anteriormente- se hizo de conocimiento al ente contralor. Adicionalmente, resulta importante mencionar que en reunión sostenida el 31 de octubre de 2013, entre personas funcionarias de la Contraloría General de la República y de este Tribunal, en donde se abordó el tema de la aplicación informática que eventualmente soportaría el MAI, quedó más que claro que esa no debe ser la prioridad en el trabajo a desarrollar, siendo que –a criterio del Órgano Contralor- fue uno de los elementos que entorpeció el logro del objetivo, en la primera iniciativa para que el TSE contara con un MAI.

La tesis anterior queda reforzada cuando el equipo de trabajo, cumpliendo la meta establecida dentro del PEI para el año 2014, procede con la validación de la metodología existente para el desarrollo del MAI, dentro de la cual se abordó el tema de las diferentes herramientas de software que existen en el mercado para la administración de la arquitectura institucional, determinándose que actualmente no es la máxima prioridad por cuanto no afecta, por el momento, el sano desarrollo del MAI. Muestra de lo anterior es que dentro del Plan de Actividades ajustado, no se aprecia una actividad específica para tratar el tema, pues se considera un aspecto a desarrollar en paralelo al levantamiento de la arquitectura. Se vislumbra que dicha situación puede cambiar a partir del segundo semestre del año 2016, para lo cual se tiene previsto dedicar mayor tiempo a solventar la administración eficiente de la información a través de herramientas automatizadas.

En lo que atañe a la observación n.° 3 del oficio en análisis, el no determinar evidencia de un levantamiento de inventario de sistemas por parte de la Arquitectura Institucional radica en que con la metodología de trabajo puesta en práctica a principios del presente año, se trabajara “Top-Down” es decir, desde el planeamiento estratégico y lo relacionado a él, hasta desembocar en la operatividad. Este último nivel es en donde se pueden apreciar los sistemas que se emplean, roles que los utilizan y parte del proceso donde participa cada rol.

A partir del mes de junio del presente año, se inició el modelado de procesos, siendo que por consecuencia se empezaron a reflejar los sistemas de información que automatizan la operatividad y cuya información seguirá reforzándose durante los próximos meses. Siendo que la prueba de campo realizada por el Órgano Contralor se dio en el mes de mayo del presente año, no se contaba aún con la información indicada.

Por los argumentos antes esgrimidos, y en punto a lo indicado por el Órgano Contralor en el último párrafo de su memorial, se concluye que:

1. El proceso de consolidación del Modelo de Arquitectura de Información, se encuentra relacionado directamente con el Plan Estratégico Institucional 2014-2018 y su horizonte de vida, sin detrimento de los ajustes y mejoras que se puedan aplicar a su programación.

2. En virtud de que la actividad n.° 16 fue suprimida del Plan de Actividades ajustado -situación que fue comunicada oportunamente al ente contralor- no resulta viable detallar las acciones a ejecutar.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se hará del conocimiento de la señora Grace Madrigal Castro, Gerente de Área de Seguimiento de Disposiciones de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República, en atención a su oficio n.º 10542 (DFOE–SD–1641) del 23 de julio de 2015. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS INTERNACIONALES.

A) Invitación para participar en el XII Encuentro del Consejo Latinoamericano y del Caribe de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales (CLARCIEV). Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0940-2015 del 7 de agosto de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 10 de agosto de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Respetuosamente hago de conocimiento del Superior, la invitación suscrita por el señor Rudy Leonel Gallardo Rosales, Presidente del CLARCIEV, que se me ha hecho llegar a través de correo electrónico, para que asista al XII Encuentro del Consejo Latinoamericano y del Caribe de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales (CLARCIEV).

La temática para el XII Encuentro será “Consolidando un Plan Estratégico para un Modelo de Gestión de la Identidad en la Región”, brindando para ello espacios para compartir buenas prácticas en temas de registro civil e identidad. La conferencia se llevará a cabo del 06 al 09 de octubre de este año, en la ciudad de Asunción, Paraguay.

En virtud de ello, respetuosamente solicito al Superior, salvo superior criterio de las señoras y señores Magistrados, la autorización para poder asistir a dicho evento. Cabe señalar que por razones presupuestarias, la organización del evento no podrá solventar los gastos del tiquete aéreo.".

Se dispone: Autorizar la participación del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños en el referido Encuentro. Durante su ausencia, se encargan sus funciones al señor Luis Guillermo Chinchilla Mora.

De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

Sale del salón de sesiones el señor Magistrado Casafont Odor.

A) Invitación a participar de la Misión de Observación Electoral para las Elecciones Generales y de Diputados al Parlamento Centroamericano en Guatemala. Del señor Rudy Marlon Pineda Ramírez, Magistrado Presidente del Tribunal Supremo Electoral de la República de Guatemala, se conoce oficio n.° 108-2015 del 4 de agosto de 2015, recibido –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de agosto de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En nombre del Honorable Pleno de Magistrados del Tribunal Supremo Electoral de Guatemala, al cual represento, reciba un fraternal saludo, deseándole éxito en tan distinguido organismo que preside.

Por medio de la presente me es grato dirigirme a usted, para manifestarle que el día domingo 6 de septiembre del presente año, se celebrarán las Elecciones Generales y de Diputados al Parlamento Centroamericano 2015, por lo que nos complace, extenderle una cordial invitación a este evento de gran trascendencia, para la democracia de nuestro país, en tal virtud, atentamente solicitamos sean designados dos delegados de dicho Órgano Electoral, para que asistan a tan importante acontecimiento; lo cual, contribuirá a fortalecer la transparencia al proceso electoral.

En el marco de esta actividad, se estará llevando a cabo, a conmemoración del XXX Aniversario de la Creación de la Asociación de Organismos Electorales de Centroamérica y del Caribe (Protocolo de Tikal) y se celebrará la XXIX Conferencia de esta Asociación, el día miércoles 3 de septiembre del presente año.

Este Tribunal cubrirá los costos de traslado aéreo, hospedaje y alimentación, así como, el traslado interno a las distintas rutas de observación. El arribo de la misión, se tiene planificado para el 2 de septiembre y la partida el 7 de septiembre, conforme una agenda de trabajo.

Agradeceré su gentil y pronta confirmación de su asistencia a este magno evento, a efecto de realizar las gestiones pertinentes para brindarle la atención que usted se merece.

(…)

Con muestras de nuestra más alta consideración y estima, me es grato suscribirme de usted, atentamente.".

Se dispone: Agradecer al señor Pineda Ramírez la cordial invitación que cursa. Para atenderla se designa a los señores Magistrados Juan Antonio Casafont Odor y Zetty María Bou Valverde. Para sustituir al primero durante su ausencia y previo sorteo de rigor, se designa a la señora Magistrada Marisol Castro Dobles.

De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.

Reingresa al salón de sesiones el señor Magistrado Casafont Odor.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Consulta legislativa del proyecto de “Ley de eficiencia en la administración de los recursos públicos.” Expediente n.º 19.555. De la señora Noemy Gutiérrez Medina, funcionaria de la Comisión Permanente de Asuntos Hacendarios de la Asamblea Legislativa, se conoce nuevamente memorial del 5 de agosto de 2015, recibido –vía correo electrónico– el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisión Permanente de Asuntos Hacendarios en Sesión Nº 18 del 29 de julio  en curso, aprobó moción para que se consulte el criterio de esa Institución sobre el Proyecto “LEY DE EFICIENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS.” Expediente Nº 19.555. Publicado en el Alcance Nº 44 a la Gaceta Nº 117 del 18 de junio de 2015.

De conformidad con lo establecido en el artículo Nº 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, solicito responder esta consulta dentro de los ocho días hábiles posteriores a su recibo.

Agradecemos que su respuesta, además, se nos haga llegar en forma digital.".

Se dispone: Contestar la consulta formulada, en los siguientes términos:

Consideraciones preliminares.

El ordinal 97 de la Carta Fundamental dispone en forma preceptiva que tratándose de la “discusión y aprobación de proyectos de ley relativos a la materia electoral” la Asamblea Legislativa deberá consultar al Tribunal Supremo de Elecciones su criterio en torno a la iniciativa formulada y que, para apartarse de esa opinión, “se necesitará el voto de las dos terceras partes del total de sus miembros”. Como parte del desarrollo normativo de la disposición constitucional de cita, el inciso n) del artículo 12 del Código Electoral establece, como función propia de este Organismo Electoral, evacuar las consultas que el órgano legislativo realice al amparo de esa norma de orden constitucional.

A partir de la integración del ordenamiento jurídico conforme al Derecho de la Constitución y, concretamente, en punto a la interpretación de lo que debe considerarse “materia electoral”, este Colegiado ha entendido que los “actos relativos al sufragio” no sólo comprenden los propios de la emisión del voto, sino todos aquellos descritos en la propia Constitución o en las leyes electorales y que, directa o indirectamente se relacionen con los procesos electorales, electivos o consultivos, cuya organización, dirección y vigilancia ha sido confiada a este Organismo Electoral; lo anterior a partir de la armonización de los artículos 9, 99 y 102 de la Norma Suprema.

Sobre el proyecto de ley objeto de la consulta.

Por oficio sin número del 5 de agosto del año en curso, la Comisión Permanente de Asuntos Hacendarios de la Asamblea Legislativa, consulta el criterio de este Tribunal sobre el texto del proyecto de ley dictaminado por ese cuerpo legislativo, en el trámite del expediente 19.555, cuyo objeto es la aprobación del proyecto “LEY DE EFICIENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS”.

En síntesis, la iniciativa legislativa consultada procura promover la eficiencia, eficacia y economía en la ejecución de recursos públicos, estableciendo regulaciones para las entidades públicas, órganos, entes públicos y/o privados que reciban transferencias de forma directa o indirecta por parte de la administración central,  que reflejen superávits libre y que no cumplan con la ejecución presupuestaria programada para el cumplimiento de los objetivos y metas, establecidos para cada período económico.

De la lectura y análisis del texto del proyecto de ley consultado, no se advierte que este contenga disposición alguna relacionada con la materia electoral o que haga referencia o pretenda regular en ningún modo actos relativos al sufragio, o bien disposiciones que directa o indirectamente se vinculen con el proceso electoral o incidan en las labores de Administración Electoral que ejerce este Tribunal, como encargado de organizar y arbitrar los procesos electorales; de ahí que, respecto al tema de fondo planteado en la iniciativa consultada, nos abstenemos de emitir criterio alguno.

No obstante lo anterior, para este Tribunal, como órgano integrante de la Administración, entendiendo que el objeto de la propuesta legislativa es promover la eficiencia y eficacia en la ejecución de recursos públicos, no existe objeción u observación alguna que hacer al texto consultado.

Conclusión.

Por lo expuesto, este Tribunal no objeta la iniciativa legislativa consultada. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.