ACTA N.º 52-2015

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del dieciocho de junio de dos mil quince, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Renuncia por pensión del funcionario Manuel Antonio Rojas Chinchilla de la Proveeduría. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1813-2015 del 15 de junio de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración la nota recibida el 11 de junio en este despacho que suscribe el señor Manuel Antonio Rojas Chinchilla, Asistente Administrativo 2 en el Departamento de Proveeduría, mediante la cual presenta la renuncia a su cargo para acogerse al beneficio de pensión por el régimen general de pensiones Ley Marco (Ley No. 7302 del 15 de julio de 1992).

El señor Rojas Chinchilla labora para este organismo electoral desde el 1° de marzo de 1983 y desea que su cese de funciones sea efectivo a partir del 1 de julio de 2015, motivado para ello en la resolución DNP-OA-128-2015 que emitió la Dirección Nacional de Pensiones a las catorce horas del 19 de enero de 2015.

Solicita asimismo el pago tanto de las prestaciones legales que pudieran corresponderle de acuerdo con la legislación laboral vigente, como de la jornada extraordinaria y las vacaciones que no haya disfrutado a la fecha de su retiro.".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia del señor Rojas Chinchilla, a quien se agradece los servicios prestados a estos organismos electorales, deseándole el mayor de los éxitos en su nueva etapa de vida. Procedan oportunamente con lo de sus cargos la Contaduría, el Departamento Legal y el propio Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

B) Licencia por fallecimiento de abuela materna. Del señor Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED), se conoce oficio n.° IFED-395-2015 del 17 de junio de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Debido al fallecimiento de mi abuela materna ocurrido esta mañana, con base en el artículo 32 inciso d) del Reglamento Autónomo de Servicios respetuosamente solicito licencia con goce de salario para esta tarde y el día de mañana. Oportunamente presentaré al Departamento de Recursos Humanos el respectivo certificado de defunción.".

Se dispone: Conceder la licencia conforme se solicita y durante la ausencia del señor Picado León, encargar sus funciones al señor Rodrigo Abdel Brenes Prendas. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL PADRÓN NACIONAL ELECTORAL.

A) Listado de control de nuevos electores a mayo de 2015. Del señor Carlos Arguedas Rojas, Jefe de la Sección de Padrón Electoral, se conoce oficio n.° PE-1199-2015 del 15 de junio de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Le remito un listado que contiene el CONTROL DE NUEVOS ELECTORES, con totales por provincia, partido especial y naturalizados, conforme al período que se detalla, resultado de la tramitación de gestiones cedulares aprobadas en el mes de mayo de 2015.".

Se dispone: Tener por rendido el informe; continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

B) Informe de la gestión de solicitudes cedulares a mayo de 2015. Del señor Carlos Arguedas Rojas, Jefe de la Sección de Padrón Electoral, se conoce oficio n.° PE-1210-2015 del 16 de junio de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Le remito, a la cuenta de correo electrónico recepciontse@tse.go.cr archivo que contiene el resumen del Padrón Nacional Electoral; con totales por distritos, cantones, provincias y el general de toda la República por sexo, resultado de la gestión de solicitudes cedulares aprobadas en mayo de 2015.

Asimismo, detallo a continuación algunos aspectos importantes que describen el comportamiento numérico del Padrón Nacional Electoral, según la procedencia de las inclusiones y exclusiones que se ejecutan.

Se dispone: Tener por rendido el informe; continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de seguimiento sobre las recomendaciones contenidas en los informes de control interno de la Auditoría Interna, durante 2011 y 2012. De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil y los señores Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DE-1383-2015 Sustituir del 11 de junio de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En relación con lo dispuesto por el Tribunal, en la sesión ordinaria n.° 43-2015 del 21 de mayo de 2015, comunicado mediante oficio STSE-0807-2015 de misma fecha, referente al oficio n.° AI-103-2015 relacionado con el “Informe de seguimiento sobre las recomendaciones contenidas en los informes de control interno, emitidos por el Área de Auditoría Operativa y de Gestión de la Auditoría Interna, durante el 2011 y 2012”, los suscritos procedemos a informar lo siguiente:

Sobre las recomendaciones 4.1 y 4.2 del informe de la Auditoría Interna, la Dirección General del Registro Civil en oficio DGRC-0584-2015 del 25 de mayo de 2015 le solicitó al señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Oficial Mayor a.i. del Departamento Civil, informar sobre el cumplimiento de esas recomendaciones, información que fue remitida por el señor Bolaños Bolaños en oficio DC-1658-2015 del 29 de mayo de 2015.

No obstante, dado que ese oficio fue omiso en lo referente a la recomendación 4.2, por medio del oficio n° DGRC-0634-2015 del 01 de junio de 2015, la DGRC solicitó nuevamente al Oficial Mayor Civil a. i. referirse al cumplimiento de esta, al respecto, en oficio DC-1710-2015 del 3 de junio del presente año, comunica lo siguiente:

“Respetuosamente, se comunica que el día ayer a las tres con diecisiete minutos de la tarde, vía correo electrónico, se procedió a enviar a las direcciones del licenciado Oscar Alberto León Alonso, Auditor Interno y a la Oficina de Auditoría Interna TSE, el archivo digital que contiene el “Seguimiento a los informes emitidos por la Auditoría Interna durante el 2011 y 2012”.

En lo concerniente a la Dirección General de Estrategia Tecnológica, con el fin de brindar oportuna respuesta a las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, a continuación se presenta el cronograma de actividades que se encuentra en ejecución:

En lo que compete a la Dirección Ejecutiva,  respecto a la recomendación 4.4 del informe ICI-04/2012, punto b) referente a “Que se analice la conveniencia de adicionar a la normativa vigente en  materia de clasificación y valoración de puestos, algunos conceptos distintos de los términos “reasignación” y “reclasificación”, en aquellos casos en los que un trámite amerite un cambio en la revaloración de un puesto, o la conversión de un puesto de determinada naturaleza en otro distinto o, en su defecto, en lo que resulte pertinente,  tomando como base para ello el Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, tal como lo establece el artículo  59 del Reglamento a la Ley de Salarios y Méritos. Lo anterior con el propósito que se cubran los vacíos que en ese sentido pueda presentar la normativa institucional vigente en esta materia..”; procede indicar, que conforme lo señaló el Departamento de Recursos Humanos a la Auditoría en oficio RH-040-2015 del 7 de enero del mismo año, el término trasformación ya fue incluido en una propuesta de modificación al Reglamento de la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones que se presentó al extinto Comité Ejecutivo del Plan Estratégico Institucional (CEPEI), el que a su vez en reunión ordinaria n.° 02-2014, celebrada el 21 de febrero de ese año, dispuso que la Dirección Ejecutiva y el Departamento Legal estudiaran la citada propuesta.

Sin embargo, evidentemente como lo indica la Auditoría Interna, la recomendación se debe tener como incumplida dado que no se ha concretado el cambio, por ello en el cuadro que se presenta más adelante se detalla las actividades y responsables del cumplimiento de lo pendiente.

En caso de concretarse la incorporación del término “Transformación” en el Reglamento a la Ley de Salarios del Tribunal Supremo de Elecciones, el Departamento de Recursos Humanos plantearía ante el Comité Técnico Funcional de INTEGRA las gestiones respectivas con el fin de que se realicen los posibles ajustes al sistema, dado que ese despacho actúa como usuario y no como administrador de la aplicación.

En lo referente a la recomendación n.° 4.6 “Diseñar e implementar los controles que sean pertinentes para la entrega y recepción de los formularios, así como para el respectivo seguimiento de los certificados que se encuentran fuera de la Institución, estableciendo para ello las políticas necesarias para el desarrollo de esta labor, incluyendo aquellas que se requieren para la recuperación de los formularios que no han sido utilizados, por ejemplo tratándose de los casos de los registradores auxiliares que fallecen.”, al respecto, en oficio No. STSE-3443-2012 el Tribunal dispuso;  c) (…) la Dirección Ejecutiva elaborará un protocolo –en el que se involucre a la Contraloría Electoral- en el que se establezca el procedimiento para la custodia, administración y entrega de los formularios de seguridad, en aras de fortalecer el control interno en cuanto el manejo de las mismas y a efectos de minimizar el riesgo señalado por la A.I.

Sobre el particular, es dable señalar que ya se cuenta con una versión preliminar del citado protocolo, el cual se pretende tener concluido en el plazo de un mes calendario posterior al acuerdo del TSE.

Finalmente, respecto de la recomendación n.° 4.8 “…Además, a fin de fortalecer el sistema de control interno, se deberá coordinar lo pertinente con la Proveeduría Institucional, para que se efectúe un levantamiento del inventario de los activos que pertenecen a este Tribunal y que permanecen ubicados en las oficinas que utilizan los Registradores Auxiliares, de manera que se determine el estado de dichos activos y se actualice el inventario físico realizado en el 2007.”

Para dar cumplimiento a lo recomendado por la Auditoría Interna, el Departamento Civil deberá remitir al Departamento de Proveeduría toda la información necesaria que permita determinar en qué hospitales se cuenta con la presencia de Registradores Auxiliares y cuáles tienen activos institucionales asignados. Posteriormente, a partir de esos datos la Proveeduría presentará ante la Dirección Ejecutiva la programación para llevar a cabo el inventario correspondiente.

De esta manera y dentro del ámbito de sus competencias, se rinde el informe ordenado por el Superior.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna en atención a su oficio n.° AI-103-2015. ACUERDO FIRME.

B) Plan General de Emergencias del TSE. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1437-2015 del 10 de junio de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo al Plan General de Emergencias y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

"3. Recomendaciones.

3.1.        Mantener lo acordado por el Superior en sesión ordinaria n.º 16-2015, celebrada el 17 de febrero de 2015, en el sentido que “se tenga por presentado el Plan General de Emergencias…”, y disponer que su aprobación y divulgación, se concrete hasta tanto se replantee el documento según la guía proporcionada por la Comisión Nacional de Emergencias y la Norma de Planes de Prevención y Atención de Emergencias para Centros Laborales o de Ocupación Pública, lo que implica la realización en la sede central de estos Organismos Electorales, de al menos dos simulacros generales de evacuación que incluya a todo su  personal y personas usuarias, así como un tercer y último simulacro que incluya a las Unidades de Respuesta del Benemérito Cuerpo de Bomberos, la Cruz Roja Costarricense y la Comisión Nacional de Emergencias.

3.2. Que el Comité Central de Emergencias, antes de finalizar el 2015, elabore y presente ante la Dirección Ejecutiva una calendarización de actividades con el propósito de que, a más tardar a diciembre 2016, también las oficinas regionales cuenten con su respectivo plan de prevención y atención de emergencias, los que en concordancia con la recomendación anterior, deberán ser sometidos a prueba, de previo a su aprobación por parte del Superior.  Además,  se sugiere aplicar dos simulacros para las oficinas regionales de Alajuela, Cartago, Heredia Limón y Puntarenas, mientras que para las oficinas regionales restantes, se sugiere realizar al menos un simulacro general.  Sin demérito de los ajustes que el Comité Central de Emergencias estime pertinente.

3.3.        Que se autorice al Comité Central de Emergencias, para que solicite formalmente y a nombre de este Organismo Electoral, acompañamiento técnico de la Unidad de Normalización y Asesoría de la Dirección Gestión de Riesgo de la Comisión Nacional de Emergencias, a efecto de que ese Comité cuente con apoyo técnico especializado para atender las recomendaciones 3.1 y 3.2.

3.4.        Que el Comité Central de Emergencias realice el replanteamiento del Plan  General de Emergencias a setiembre de 2015, en procura que a diciembre de 2015 se hayan realizado los simulacros generales en la Institución, según se consignó  en recomendación 3.1, para lo que considerará lo señalado en el conversatorio sostenido con la representante de la Comisión Nacional de Emergencias y los instrumentos técnicos aplicables.

3.5.        Que entre tanto se concretan las recomendaciones anteriores, el Comité Central de Emergencias le dé continuidad a actividades relevantes en el tema de prevención y atención de emergencias a nivel institucional, tanto en Sede Central como en oficinas regionales. Sin demérito de cualquier otra gestión que el Comité Central de Emergencias considere, se tienen las siguientes:

3.5.1.        Información y sensibilización sobre simulacros de evacuación, en oficinas centrales  y regionales.

3.5.2.        Capacitación para brigadas de Primeros Auxilios, de Evacuación y de Incendios del Comité Central de Emergencias. de acuerdo a la disponibilidad de recursos.

3.5.3.        Seguimiento de la atención que debe realizar la oficina de Arquitectura según instrucción de la Dirección Ejecutiva respecto del Informe Técnico del Benemérito Cuerpo de Bomberos sobre Diagnóstico de Condiciones de Seguridad Humana según contratación directa 2014CD-000203-85001.

3.6.         Que el Comité Central de Emergencias valore la implementación de las siguientes sugerencias, formuladas por el grupo interdisciplinario convocado por la Dirección Ejecutiva, relativas a las coordinaciones administrativas y técnicas a considerar en la implementación del plan en materia de prevención y atención de emergencias, una vez que se encuentre aprobado.

3.6.1.        Solicitar al futuro Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, colaboración para su amplia difusión y divulgación a nivel institucional, en concordancia en el artículo 12 del Reglamento de Emergencias y Evacuación del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil.

3.6.2.        Gestionar un espacio en el sitio web del TSE para dedicarlo a la divulgación de información relevante del Comité Central de Emergencias y muy especialmente, la temática de prevención y atención de emergencias, para lo que se podrían considerar contenidos tales como: integrantes, estructura y contactos del Comité Central de Emergencias, protocolos de evacuación y primeros auxilios, rutas de evacuación, videos informativos, entre otros.

3.6.3.        Formular con el apoyo del Área de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos y del futuro Departamento de Comunicación y Relaciones Públicas, programa de capacitación sobre la prevención y atención de emergencias, tanto para la sede central como para las oficinas regionales, valorando el uso de herramientas tecnológicas como videoconferencias y enlaces de capacitación web (e-learning).

3.6.4.        Mantener actualizada la información que se considera en el módulo de inducción a personal de nuevo ingreso respecto de, cómo se aborda la temática de prevención y atención de emergencias en el Tribunal Supremo de Elecciones.

3.7.        Que la Oficina de Arquitectura se encargue de gestionar una contratación de servicios profesionales para actualizar  la rotulación de las instalaciones en sede central y oficinas regionales, con el fin de que respondan a la normativa técnica en materia de prevención y atención de emergencias y de seguridad humana, para lo que, a octubre de 2015 deberá suministrar a la Dirección Ejecutiva el presupuesto y especificaciones requeridas, con el fin de que se valore la posibilidad de realizar esta contratación en el ejercicio económico 2016.

3.8.        Que se tenga por concluida la labor del grupo interdisciplinario, conducido por la Dirección Ejecutiva, según aprobó el Superior en sesión ordinaria n.° 16-2015, celebrada el 17 de febrero de 2015.

3.9.        Que la Dirección Ejecutiva realice un análisis administrativo con el fin de revisar las competencias y alcances de la labor que se lleva a cabo a nivel institucional en materia de salud ocupacional y su relación con el tema de prevención y atención de emergencias, de manera que se valoren y clarifiquen las labores que ejecutan en la actualidad la Comisión de Salud Ocupacional, el Área de Prevención y Salud Laboral del Departamento de Recursos Humanos y el Comité Central de Emergencias. Dicho análisis abordará la revisión del Reglamento de la Comisión de Salud Ocupacional y la solicitud de estudio de cargas de trabajo presentada por el profesional en Salud Ocupacional, señor Róger Pérez Godínez, mediante oficio PSL-111-2012 (sic) del 18 de julio de 2014. Lo anterior con la finalidad de maximizar esfuerzos y recursos institucionales.

3.10.         Que las jefaturas de las personas integrantes del Comité Central de Emergencias brinden el apoyo necesario para que éstas atiendan oportunamente las tareas que les sean encomendadas. Asimismo, que las Direcciones del TSE y Jefaturas en general, brinden la colaboración que el Comité Central de Emergencias requiera para el cumplimiento de las recomendaciones aquí planteadas.

3.11.        Que la Dirección Ejecutiva brinde apoyo administrativo, logístico y presupuestario al Comité Central de Emergencias, según se requiera para el diligente cumplimiento de las recomendaciones planteadas.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas recomendaciones se acogen. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.

A) Permiso para atención de asuntos sindicales. De la señora Ilenia Ortiz Ceciliano, Secretaria General de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.° UNEC-21-2015 del 17 de junio de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con base en el artículo 61 del Reglamento Autónomo de Servicios, solicito autorización para que los señores Rodrigo Artavia Granados y Carlos González González, afiliados a nuestra Organización puedan atender asuntos sindicales el lunes 22 y martes 23 de junio de 2015 a partir de las 8:00 de la mañana hasta las 4 de la tarde.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Tomen nota el Departamento de Recursos Humanos y las jefaturas inmediatas de los funcionarios indicados. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Solicitud de varios ciudadanos para empadronamiento en el cantón de Garabito. De la señora Belinda María Fernández Villalobos y otros firmantes, se conoce memorial del 15 de mayo de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 15 de junio de 2015, mediante el cual, con fundamento en una serie de consideraciones hacen "formal solicitud, para que funcionarios del Tribunal Supremo de Elecciones programe [sic] una o mas [sic] visitas a Punta Leona, para que todos nosotros podamos quedar debidamente empadronados en el cantón y así ejercer nuestro legitimo [sic] derecho al sufragio en el interés del crecimiento y desarrollo del mismo.".

Se dispone: Hacer del conocimiento de los gestionantes que la Coordinación de Servicios Regionales tiene programadas para los próximos meses giras para brindar servicios registrales, entre las cuales se tiene planeada la visita al cantón de Garabito, por lo que esa Coordinación informará oportunamente a los interesados las fechas en las que se realizará dicha visita. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.