ACTA N.º 25-2015

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del diecisiete de marzo de dos mil quince, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTA ANTERIOR.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES MUNICIPALES 2016.

A) Aclaración al informe de autoevaluación del proceso electoral 2014 y propuesta de encargados de programas electorales. Del señor Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-092-2015 del 24 de febrero de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En adición al oficio DGRE-014-2015 del 12 de enero del corriente que se encontraba bajo estudio individual de la señora y los señores magistrados, debemos indicar que advertimos un error material al transcribir la propuesta de los encargados de programas electorales, ya que se omitieron involuntariamente dos programas electorales: Acondicionamiento de recintos electorales y Autorización de actividades de los partidos políticos en sitios públicos, en los cuales esta Dirección propone como encargados a los licenciados Gustavo Fitoria Mora y Sergio Donato Calderón respectivamente, quienes llevaron a cabo esas labores en el pasado proceso electoral.

Le ruego elevar lo anterior a conocimiento y del Tribunal, a los efectos de que se adicione el oficio supra indicado.".

Del señor Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce conjuntamente oficio n.° DGRE-125-2015 del 16 de marzo de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a su oficio n.° STSE-0326-2015, mediante el cual comunica lo dispuesto por el Tribunal en el artículo octavo de la sesión ordinaria n.° 19-2015, donde se dispuso, entre otras cosas, la creación del programa electoral denominado “Recepción de material electoral”, me permito señalar lo siguiente:

A solicitud de esta Dirección, el Lic. Eric Schmidt Fonseca, Jefe del Departamento de Programas Electorales, propone al Licenciado Wilson Espinoza Coronado como encargado del programa de cita, toda vez que se ha desempeñado en labores atinentes al proceso electoral desde las Elecciones Nacionales del 2002 a la fecha, como por ejemplo, ha colaborado en la impresión del padrón electoral, en el proceso de empaque, trabajó en el programa de Distribución y Recolección del Material Electoral, en el programa de Asesores Electorales para el Referéndum del año 2007 y el programa Transmisión de datos.

De igual forma, se propone designar como encargada del monitoreo de la difusión de encuestas y sondeos de opinión de carácter político-electoral durante el proceso electoral a la señorita Karina Calvo Soto, encargada del programa electoral de Información Electoral, a los efectos de controlar que se cumpla con lo dispuesto en el artículo 7 del  Reglamento sobre la inscripción para la realización de encuestas y sondeos de opinión de carácter político-electoral. Cabe recordar que esta Dirección es la encargada del proceso de inscripción y registro de los institutos, universidades, entes públicos o cualquier ente público o privado y empresas dedicadas a elaborar encuestas y sondeos de opinión de carácter político-electoral durante la campaña electoral.

Adicionalmente, se solicita se valore las propuestas de encargados de los programas electorales planteadas en oficio DGRE-092-2015.

En virtud de lo expuesto, respetuosamente le solicito elevar lo anterior a conocimiento y aprobación del Tribunal.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Informe de contratación del servicio de impresión de papeletas y otra documentación electoral para las Elecciones Municipales 2016. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-117-2015 del 10 de marzo de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, relativo a la contratación del servicio de impresión de papeletas y otra documentación para las elecciones municipales de 2016, y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

"En virtud de lo anteriormente expuesto y considerando que el artículo 304 del Código Electoral faculta a este organismo a contratar directamente la adquisición de bienes y servicios necesarios para cumplir con la organización del proceso electoral, así como contratar la impresión de las papeletas a imprentas privadas, esta Dirección recomienda que para la Elección Nacional del año 2016 el servicio de impresión y empaque de papeletas, rótulos y carteles se contrate de la siguiente manera:

1.        A la Imprenta Nacional, por un monto de ¢69.551.880,oo (este precio está sujeto a las variaciones en el costo de materias primas, políticas de reajuste de salarios mínimos y la cantidad de electores al cierre del padrón electoral), para efectuar el servicio de impresión y empaque de las papeletas de Síndicos, Concejales de Distrito e Intendentes (originales, adicionales y muestras). 

Cabe destacar que a diferencia de la Elección Nacional del año 2014, en esta oportunidad la Imprenta Nacional en su oferta aceptó la condición dispuesta por el TSE de empacar las papeletas producidas por JRV; sin embargo, esta imprenta no cuenta con equipo que permita imprimir datos variables en las papeletas y para  este organismo electoral resulta relevante la posibilidad de imprimir no solo información variable, sino también numeración continua en los diferentes bloques, aunque sea únicamente en las papeletas de Alcaldes y Regidores, como se ha hecho en anteriores procesos electorales. Lo anterior, con el fin de facilitarle a los integrantes de las JRV la revisión y conteo de las mismas, tanto durante la apertura como al cierre de la votación, así como la entrega a los fiscales partidarios de los  informes parciales de la cantidad de electores que se han presentado a emitir el sufragio. 

La Imprenta Nacional cuenta con 2 prensas de cuatro colores y una de dos colores, para la impresión de los dorsos. Disponen  de 3 contadoras de papel, lo que facilitará el conteo de las papeletas, teniendo en cuenta la diversidad de diseños que tendrán que imprimir: 480 distritos administrativos más 8 intendencias de distrito.

El precio ofrecido es el precio más bajo en relación a las otras dos imprentas para la opción de papeletas sin numerar en un tamaño 8 ½” x 11.

Finalmente, la Imprenta Nacional cuenta con amplia experiencia en la producción de las papeletas de la Elección Municipal, que como ya se indicó es sumamente compleja por la cantidad de papeletas y diferentes diseños a imprimir.

También se debe adjudicar a la Imprenta Nacional la contratación del servicio de alquiler de la máquina contadora, para ser utilizada en el proceso del escrutinio de votos, entre el los meses de febrero y abril del 2016.

2.        Litografía e Imprenta Lil para brindar el servicio de impresión y empaque de papeletas de Alcaldes y Regidores (originales, adicionales y muestras), impresión de carteles y rótulos, por un monto de ¢196.706.466,oo (este precio está sujeto a las variaciones en el costo de materias primas, políticas de reajuste de salarios mínimos y la cantidad de electores al cierre del padrón electoral).

Si bien es cierto la oferta presentada por la imprenta Lil supera en ¢14.626.580,oo, a la presentada por RR Donnelley de Costa Rica S.A., analizadas las ofertas y efectuadas las visitas técnicas se pudo constatar lo siguiente:

•        Litografía e Imprenta Lil cuenta con un total de 5 prensas que permiten imprimir desde 4 hasta 6 colores, mientras que RR Donnelley cuenta únicamente con un equipo de impresión a 6 colores, la importancia de ello reside en que la primera imprenta cuenta con suficientes equipos que permitirían funcionar como contingencia, en caso de que alguno de ellos falle, mientras que en RR Donnelley ante esa eventualidad tendría que detenerse la producción hasta solucionar el daño.  Adicionalmente, según nos informó en Litografía e Imprenta Lil, durante la visita a la planta, que se estaba acondicionando un espacio para la instalación en el año 2015 de una nueva prensa de 8 colores, en relación con una sola prensa de 8 colores con la que cuenta RR Donnelley.  

•        Litografía e Imprenta Lil cuenta con dos equipos CTP (tecnología de artes gráficas por medio de la cual las placas de impresión offset o flexográfica son copiadas por máquinas manipuladas directamente de un computador) ofreciendo mayor seguridad, para que el proceso productivo no se detenga en caso de avería del equipo, mientras que RR Donnelley cuenta únicamente con un solo equipo. 

•        En Litografía e Imprenta Lil la distribución de la planta está diseñada para la producción lineal, incluyendo el material de desecho, aunado al hecho de que el proceso se concentra en un mismo espacio físico, ello facilita los controles, tanto en la impresión como durante el empaque dado la cantidad de diseños a imprimir, mientras que en RR Donnelley la impresión de las papeletas debían producirse en dos plantas de producción diferentes, lo que implicaba que el material terminado, debía almacenarse temporalmente y posteriormente trasegarse hasta otro lugar para imprimir la información variable.

•        Litrografía e Imprenta Lil cuenta con procedimientos parametrizados y automatizados que garantizan un adecuado ajuste y exactitud del color, lo que reduce los tiempos de producción.

•        La planta física de Litografía e Imprenta Lil es más amplia y cuenta con bodegas adicionales, que en caso de requerirse serían dispuestas para uso del TSE, dada la cantidad de diseños de papeletas a producir, lo que facilitará su empaque.

3.        La contratación que se recomienda incorpora la posibilidad de que las dos imprentas a contratar funjan como contingencia una de la otra, en caso de que por razones de fuerza mayor alguna de ellas no pueda cumplir con el objeto contractual.

A diferencia del servicio de impresión de papeletas y documentación electoral contratado para las Elecciones Nacionales del año 2014, en el que se contrató a un único proveedor del servicio y fue necesario pagar la disponibilidad a otra imprenta para que fungiera como contingencia ante un eventual incumplimiento por razones de fuerza mayor; en esta oportunidad se contratarían a dos imprentas para que en forma simultánea lleven a cabo el proceso de impresión, por lo que se recomienda que en esta ocasión ambas imprentas: la Imprenta Nacional y Litografía e Imprenta Lil funjan como contingencia una de la otra, de manera que en caso de que por causas de fuerza mayor se interrumpa la producción de papeletas y otros materiales, una de ellas asuma la impresión del material restante.

Cabe destacar que ambas imprentas recomendadas están anuentes a sujetarse a las políticas de seguridad explicadas en las diferentes reuniones y visitas, tal es el caso de la instalación de más cámaras de seguridad y el apego a los diferentes protocolos que se implementarán con ocasión del servicio de impresión de papeletas y demás documentación.

En virtud de lo anteriormente expuesto esta Dirección recomienda con fundamento en el  artículo 304 del Código Electoral, se autorice la contratación de mérito, para lo cual este despacho gestionará lo correspondiente ante las instancias encargadas del proceso de contratación administrativa para que, en apego a los principios de legalidad, se inicie la contratación que se sugiere, según la siguiente propuesta:

•        Imprenta Nacional: Papeletas originales, adicionales y muestras para la elección de los puestos de Síndico y Concejales de los 480 distritos administrativos del país e Intendentes en 8 distritos administrativos.

•        Litografía e Imprenta Lil: Papeletas originales, adicionales y muestras para la elección de los puestos de Alcaldes y Regidores;  carteles de nóminas de candidatos,  rótulos para los bloques de las papeletas, rótulos del segundo bloque y rótulos de las cajas, para las candidaturas de Alcaldes, Regidores, Síndico y Concejales de Distrito e Intendentes.

Para el ejercicio presupuestario 2015, la Dirección General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos incluyó un monto de ¢81.250.000 millones [sic] para contratar el servicio de impresión de las papeletas de la Elección Municipal del año 2016, el cual corresponde, al igual que en el anterior proceso electoral al 20% del total del costo del servicio, por lo que para en el Plan Operativo Anual correspondiente al año 2016 deberán incluirse aproximadamente ¢185.750.000,oo correspondiente al 80% restantes, es decir para un monto total de ¢267.000.000,oo.

En virtud de lo expuesto, respetuosamente le solicito eleve lo anterior a conocimiento y aprobación del Superior.".

Se dispone: Conforme a las valoraciones expuestas por el señor Fernández Masís, autorizar la contratación del servicio referido al amparo de lo dispuesto en el artículo 304 del Código Electoral, sin emitir criterio respecto de los adjudicatarios y precisando que los procedimientos que en consecuencia se ejecuten, quedan bajo responsabilidad de las instancias administrativas correspondientes. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Propuesta de ascenso en propiedad de la funcionaria Ana Leticia Quesada Marín en el Departamento de Registro de Partidos Políticos. De los señores Erick Guzmán Vargas y Marisol Castro Dobles, Secretario General de este Tribunal y Directora General del Registro Civil, respectivamente, se conoce oficio n.° STSE-0330-2015 del 11 de marzo de 2015, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Con fundamento en lo dispuesto en nuestra ley de salarios y su reglamento y lo expuesto en los oficios que se dirán, nos permitimos proponer el siguiente ascenso en propiedad en el Departamento de Registro de Partidos Políticos:

Quedamos atentos a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Ascender conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Permiso de estudio para la señorita Yamilette Moreno Vargas, funcionaria de la Secretaría General del TSE. Del señor Carlos Murillo Montoya, Director Ejecutivo a. i., se conoce oficio n.° DE-0771-2015 del 12 de marzo de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El Tribunal Supremo de Elecciones, en sesión ordinaria n.° 30-2007 del 29 de marzo de 2007, oficio n.° TSE-1567-2007, dispuso que a la Dirección Ejecutiva, como regla de principio, le corresponde aprobar lo concerniente a permisos de estudio de las carreras relacionadas con Administración, Derecho, Ciencias Políticas e Informática, siempre que no se sobrepase el máximo de diez horas por semana, según lo establece el artículo 11 del Reglamento de Facilidades de Capacitación.

Con base en lo anterior y para lo que a bien tenga disponer el Superior, me permito adjuntar el oficio n.° RH-753-2015 del 10 de los corrientes, suscrito por la señora Kattya Varela Gómez, Encargada a. i. del Área de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos, en el que indica que la funcionaria Yamilette Moreno Vargas, funcionaria de la Secretaría General del TSE, solicita que se le conceda permiso para asistir a los cursos de Latín Intermedio y Literatura Centroamericana, que forma parte del plan de estudios de la carrera de Filología Española de la Universidad de Costa Rica.

El permiso sería para retirarse los días miércoles y jueves a las 9:30 e ingresar a las 13:30 horas, en virtud de que horario de los cursos es de las 10:00 a las 13 horas; iniciando ayer y finalizando el 2 de julio de 2015. Resulta importante señalar que la señora Varela Gómez, recomienda la aprobación de este permiso, el cual de ser aprobado, requeriría que la funcionaria firme el respectivo compromiso de cumplimiento.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud de recargo de funciones, por excepción, del Técnico Encargado en Servicios de Publicación de la Sección de Servicios Generales. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0762-2015 del 12 de marzo de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante oficio número SG-164-2015 recibido ayer en este despacho, el señor Gustavo Fitoria Mora, Jefe de la Sección de Servicios Generales, comunica que el servidor José Luis García Matarrita, Técnico Encargado en Servicios de Publicación, disfrutará 20 días de vacaciones a partir del próximo 16 de marzo, motivo por el cual solicita que durante ese lapso las funciones que a dicho colaborador le corresponde ejecutar se recarguen en el señor Jorge Prendas Chacón, quien se desempeña como Asistente en Servicios de Publicación en la misma unidad.

El candidato que se propone no se ubica en la categoría inmediata inferior ni ha acreditado ante este despacho el cumplimiento del requisito académico que el Manual Descriptivo de Clases de Puestos exige para el citado cargo y que es de segundo año universitario aprobado en Administración o Diseño Publicitario. Para justificar su solicitud, el Lic. Fitoria Mora indica en su oficio lo siguiente:  “No omito indicar que el señor Prendas Chacón no cuenta con el requisito necesario, pero es un funcionario que tiene la experiencia que se requiere para realizar esta labor, y actualmente en dicha unidad no se tiene ningún funcionario que posea el requisito académico.” Siendo así, para efectos del recargo de funciones pretendido resultaría necesario aplicar la excepción que contempla el artículo 40 del Reglamento a nuestra Ley de Salarios, motivo por el cual se traslada la presente solicitud a conocimiento del Superior para lo que a bien tenga resolver. Como puede apreciarse, la gestión cuenta con el aval presupuestario de la Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría.

El período de vacaciones del funcionario incluye Semana Santa y usualmente la institución permanece cerrada durante esas fechas pues se conceden vacaciones al personal.  De ser así también este año, el señor Prendas Chacón asumiría la responsabilidad de ese puesto – en caso de autorizarse la solicitud – en dos tractos: uno del 16 al 27 de marzo como recargo de funciones y otro del 6 al 14 de abril como encargo de funciones.".

Se dispone: En virtud de las razones indicadas por el señor Carías Mora, se aprueba, por excepción, el recargo de funciones conforme se propone. ACUERDO FIRME.

D) Trámites de la Comisión de Carrera Profesional. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CCP-130-2015 del 13 de marzo de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad con lo que establece el artículo 28 del Reglamento para el Régimen de Carrera Profesional de este organismo electoral, me permito adjuntar copia del acta de la sesión número 02-2015 celebrada por esta Comisión el pasado 20 de febrero, con la finalidad de que el Tribunal se sirva resolver lo que estime pertinente. Para esos efectos, se acompañan los expedientes de los funcionarios involucrados según el siguiente detalle:

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

E) Nómina para ocupar en propiedad la plaza de Jefe de la Sección de Ingeniería de Software. Del señor Erick Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-0331-2014 [sic] del 13 de marzo de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, someto a su consideración la nómina de candidatos elegibles para proceder a nombrar a en propiedad la plaza de Jefe de la Sección de Ingeniería de Software, en el puesto número 55699 de la clase Profesional Funcional 1, vacante en la Sección de Ingeniería de Software.

Con fundamento en lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil y los argumentos expuestos en los oficios n.º RH-0650-2015, suscrito por el señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos y n.º DTIC-0049-2015, suscrito por la señora Patricia Chacón Jiménez, Jefa del Departamento de Tecnología de Información y Comunicaciones, conforme a la recomendación de esta última, la cual como jefe administrativo de las oficinas de este Tribunal prohíjo en todos sus extremos, propongo nombrar en propiedad a quien figura como único candidato elegible, a partir de la firmeza del acuerdo.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

F) Vacaciones y sustitución del señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron. El señor Magistrado Esquivel Faerron, solicita verbalmente se le conceda el disfrute de vacaciones los días 26 y 27 de marzo de 2015.

Sale del salón de sesiones el señor Magistrado Esquivel Faerron.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Para sustituirlo, previo sorteo de rigor, se designa al señor Magistrado Fernando del Castillo Riggioni. ACUERDO FIRME.

Reingresa al salón de sesiones el señor Magistrado Esquivel Faerron.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Autorización para firmar certificaciones en la Oficina Regional de Pérez Zeledón. De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0309-2015 del 13 de marzo de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Respetuosamente elevo a conocimiento del Tribunal, el oficio CSR-0243-2015, del 04 de marzo de 2015, mediante el cual se solicita autorización para que el funcionario Alejandro de Jesús Arguedas Abarca de la Oficina Regional de Pérez Zeledón, sea autorizado por el Superior para firmar certificaciones.

Sobre el particular y con la finalidad de no desmejorar el servicio al público, la suscrita muy respetuosamente solicita al Superior, se conceda la autorización requerida.".

Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, se autoriza al referido funcionario para que firme certificaciones y constancias del Departamento Civil, a partir de la respectiva publicación en el Diario Oficial. Para esos efectos regístrense la firma y el sello que utilizará. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de estudio administrativo "Análisis de Gestión- Comunicación Institucional". Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0746-2015 del 10 de marzo de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En el ámbito de las competencias de esta Dirección Ejecutiva, consignadas en artículo 2 de su Reglamento, inciso c) que señala: “c) Efectuar y dirigir estudios e investigaciones administrativas para el mejoramiento y modernización de la estructura institucional, lo cual incluye la coordinación y elaboración del Plan Estratégico Institucional y los Planes Operativos Anuales”; aunado a los fines que pretende la Línea del Plan Estratégico Institucional 2014-2018 denominada “LE 3.1 Revisar e implementar procesos para optimizar la gestión institucional”, remito adjunto informe con resultados del estudio administrativo efectuado por esta Dirección, titulado “Análisis de Gestión- Comunicación Institucional”.

Dicha intervención, contiene una serie de conclusiones y recomendaciones orientadas al fortalecimiento del proceso de comunicación institucional, por lo que respetuosamente se someten a consideración del Superior, para lo que a bien se estime disponer.".

Con fundamento en una serie de consideraciones, en dicho informe se concluye y recomienda literalmente lo siguiente:

"7. CONCLUSIONES.

7.1. Las acciones desplegadas por la Administración en torno a la conformación de unidades, reorganizaciones y asignación de funciones técnicas en materia de comunicación, tienen su génesis en el interés de la alta dirección por establecer mecanismos para relacionarse asertivamente con sus públicos usuarios, mejorar sus servicios y transparentar su gestión.

7.2. La ejecución de la actividad de comunicación se encuentra desconcentrada orgánica y funcionalmente, los procedimientos de trabajo que integran este proceso, son atendidos por varias dependencias que abarcan funciones de similar naturaleza y se ubican en diferentes Direcciones del TSE.

7.3. La distribución de los procedimientos de trabajo, no es proporcional respecto del número de instancias que participan en la actividad y la cantidad de recurso humano con el que disponen. Igualmente, en cuanto a la relación de su función sustantiva y el tipo de procedimientos que ejecutan actualmente.

7.4. Es necesario reforzar el proceso de comunicación con recurso técnico, especialmente para las tareas de diseño gráfico y producción de audiovisuales.

7.5. La ausencia o poca uniformidad en el reporte de labores, provoca variabilidad en el proceso, dificulta la trazabilidad del flujo de trabajo y por ende la medición.

7.6. La naturaleza de las funciones que ejecuta el Instituto de Formación y Estudios en Democracia en proceso electoral y no electoral así como sus compromisos de gestión en el marco del Plan Estratégico Institucional 2014-2018, demanda un acompañamiento y atención particular en materia comunicacional.

7.7. En las organizaciones visitadas, la actividad de comunicación es considerada como relevante para el apoyo a la función sustantiva, está evolucionando debido a la demanda actual en tecnologías de información y redes sociales, implica la dotación de recurso técnico especializado y la definición de un marco o modelo integral de gestión de la comunicación, apoyado con instrumentos de aplicación general como manuales o políticas.

7.8. Se confirma la necesidad de centralizar la ejecución de la actividad de comunicación del TSE en una única dependencia, para el control y medición del proceso, definición y actualización de competencias del recurso humano que debe ejecutarlo, optimización de recursos y sinergia de esfuerzos administrativos.

7.9. Asimismo la necesidad de dar continuidad a la función asesora en materia de comunicación política y estratégica, con ajustes en cuanto a la nomenclatura y accionar del grupo de profesionales que intervienen en esta labor, atendida actualmente por el Consejo Estratégico de Comunicación y el Asesor en Gestión Política Institucional.

7.10. El trabajo de campo a lo externo de la institución, brindó un parámetro para mejorar la contextualización de la Asesoría de la Gestión Política Institucional, en el marco del proceso de comunicación como un recurso especializado que coadyuva en el relacionamiento del TSE con su entorno [sic]

8. RECOMENDACIONES.

Con base en los argumentos expuestos y en aras de fortalecer la gestión de la comunicación institucional, esta Dirección recomienda acoger, si así lo tiene a bien el Superior, lo siguiente:

En cuanto a la centralización de labores en una única dependencia.

8.1. Crear a partir del 1 de julio de 2015, dependencia con rango de departamento, adscrita jerárquicamente a la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, con la nomenclatura de Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, encargada de planificar, formular, coordinar, ejecutar y evaluar acciones en materia de comunicación, en los diferentes ámbitos de intervención del Tribunal Supremo de Elecciones.

8.2. Que la Oficina de Comunicación, la Unidad de Relaciones Públicas y Web Máster de la Secretaría General del TSE, el proceso de comunicación del IFED y puesto n.° 370664 destacado en el Departamento de Comercialización de Servicios, para formular y ejecutar gestiones técnicas de mercado, pasen a formar parte de la estructura del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

8.3. Aprobar propuesta de conformación y estructura del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, cuyo detalle se consigna en punto 9 del informe. Dicha propuesta deberá ser evaluada y confirmada por la Jefatura del citado departamento, cumplido el año de labores de la dependencia, de lo que informará a la Secretaría General del TSE y a la Dirección Ejecutiva para las disposiciones administrativas que correspondan.

8.4. En consecuencia de la anterior recomendación, aprobar el traslado de los puestos que lucen en el siguiente cuadro al Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, con rige a partir del 1 de julio de 2015.

(*) Puesto en régimen de confianza.

8.5. En virtud de que el traslado del puesto n.° 349930, implica una variación de su condición, pues deja el régimen de puesto de confianza para formar parte de la estructura del citado departamento, se requerirá informe conjunto de los departamentos de Recursos Humanos y Legal, a efectos de confirmar si procede el ajuste de sus componentes salariales, informe que deberá ser del conocimiento del Superior, a más tardar el 15 de junio de 2015, dada la fecha a partir de la cual se propone el traslado del puesto.

8.6. En virtud de que el Departamento de Programas Electorales, facilitó dos puestos de Técnicos en Diseño Gráfico, para que estuviesen destacados en la Oficina de Comunicación durante el año 2015, como refuerzo para el proceso electoral, esta Dirección recomienda su continuidad para el año 2016, así como su traslado definitivo al Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

8.7. Asimismo, reclasificar los puestos que lucen en el siguiente cuadro, acción que contará con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos, según las disposiciones vigentes.

8.8. Que el Departamento de Recursos Humanos y la Secretaría del Tribunal preparen el proyecto de resolución respectiva, para concretar las reclasificaciones de los puestos antes mencionados a partir del 1 de julio del presente año y se remita a la Dirección General de Presupuesto Nacional para que se les de contenido económico con base en la coletilla presupuestaria 180 de la subpartida 00101 con cargo al subprograma presupuestario 850-01 y 850-02, según proceda. Para el puesto n.° 45496, debe considerarse que correspondiente [sic] a un puesto de confianza del TSE.

8.9. Que el departamento de Recursos Humanos proceda con los ajustes en el Manual Descriptivo de clases de Puestos del TSE, para lo que se aplicarán los formularios correspondientes.

8.10. Encomendar a la Secretaría General del TSE para que en su condición de superior jerárquico del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, defina en conjunto con la Dirección Ejecutiva, los nombramientos de personal que deberán concretarse en procura de que el citado departamento inicie sus labores a partir del rige mencionado.

En cuanto a las acciones conexas y disposiciones para una adecuada transición en la dinámica institucional.

8.11. Que entre tanto inicie labores el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, evento proyectado a partir del 1 de julio de 2015, las dependencias y puestos considerados en la propuesta del presente informe continúen laborando como hasta la fecha.

8.12. En virtud de que la Jefatura del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas realizará sus funciones en estrecha coordinación con el Asesor de Política Institucional, se recomienda mantener el Consejo Estratégico de Comunicación hasta julio del 2016, con el fin de que este le brinde acompañamiento y se supere un necesario espacio para su empoderamiento, así como para la consolidación de la estructura del departamento. A partir de esa fecha, se recomienda prescindir del Consejo Estratégico de Comunicación, para lo que tanto la Jefatura del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas como el Asesor en Comunicación Política, deberán tomar las previsiones del caso.

8.13. En consecuencia de lo anterior deberá reformularse el articulado del Reglamento del Consejo Estratégico de Comunicación a efectos de que sea actualizado respecto de sus integrantes y accionar en el ínterin comprendido de julio de 2015 a julio de 2016, según se consignó en recomendación 8.12 y en el apartado de análisis del presente informe, que contiene además una sugerencia para dicha reforma.

8.14. El Asesor de la Comunicación Política, nomenclatura propuesta en recomendación 8.7, fungirá como enlace e interlocutor entre la Presidencia del TSE y el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, tanto por su papel como Coordinador del Consejo Estratégico de Comunicación, así como por la naturaleza de las funciones que estaría desempeñando, ante el nuevo escenario de operación del proceso de comunicación institucional.

8.15. Durante proceso electoral, la Jefatura del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, fungirá como Encargado de los Programas Electorales de Prensa, Publicidad y Protocolo, para lo que dispondrá del recurso técnico y profesional destacado a su cargo.

8.16. Dada la asistencia particular que requiere el IFED en materia comunicacional, el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, definirá en forma coordinada con dicho Instituto, las medidas necesarias a efectos de satisfacer sus requerimientos de forma oportuna y eficaz, para lo que deberá valorarse la asignación de recursos profesionales específicos para cobertura de actividades, el manejo de redes sociales y el espacio de este Instituto en web, su participación en el programa de radio ConécTSE, asesoría en negociaciones con contrapartes técnicas para programas de relevancia institucional como Votante Informado, entre otros.

En cuanto a labores de gestión y administración de recursos.

8.17. Que las Jefaturas de las dependencias incluidas en el presente estudio, realicen los ajustes necesarios en cuanto a los procedimientos de trabajo, lo que incluye los recursos aprobados en su planificación operativa para el ejercicio económico 2015, así como la actualización del manual de procedimientos y otros documentos utilizados por la dependencia, para efectos de control interno y normalización documental.

8.18. Que la Dirección Ejecutiva tome nota de las acciones planteadas a efectos de considerarlas en los procesos de planificación y presupuesto, así como en la actualización del módulo de Relación de Puestos en el sistema de formulación presupuestaria del Ministerio de Hacienda.

8.19. Que la Dirección Ejecutiva proceda con la actualización del organigrama institucional y de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones a partir del 1 de julio de 2015.

8.20. Que la Dirección Ejecutiva instruya al Equipo de Arquitectura e Ingeniería con el fin de que se atienda, el acondicionamiento espacial requerido para la adecuada operación del Departamento.

8.21. Que la Dirección Ejecutiva en su condición de Jefe de Programa Presupuestario, valore la posibilidad de incluir en la Relación de Puestos 2016, al menos un puesto para producción de audiovisuales para reforzar el Área de Comunicación Masiva del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

En cuanto a tareas y productos del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas.

8.22. Que el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, asuma a partir del segundo semestre 2015 la ejecución de las líneas de acción estratégicas LE 2.1 y LE 2.3 en lo que corresponda, para lo que contará con la asesoría y acompañamiento técnico de la Dirección Ejecutiva, quien se encargará de informar lo que procedente al Consejo de Directores. Asimismo, asumirá la ejecución del Plan General de Comunicación y otras intervenciones que se hayan generado en el Consejo Estratégico de Comunicación.

8.23. Que a diciembre 2015 elabore con apoyo de la Dirección Ejecutiva propuesta de la estructura del informe mensual de labores, con el fin de que se facilite el monitoreo y medición del proceso de comunicación, además registro de datos correspondientes a las principales actividades del proceso de comunicación durante los años 2013 y 2014, con el fin de que puedan ser consultados a futuro y se subsanen parte de los hallazgos del presente informe.

8.24. Que a julio de 2016, el Departamento Comunicaciones y Relaciones Públicas con el apoyo del Asesor de la Comunicación Política, propongan al Superior una Política de Comunicación Institucional, para que en lo sucesivo este instrumento oriente el alcance y contenidos de las intervenciones que se realicen en la materia.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge, con los siguientes matices:

1.- La administración del sitio web de este Tribunal recaerá en el "Área de Comunicación Masiva".

2.- El "Área de Relaciones Públicas" propuesta se denominará "Área de Prensa y Protocolo".

3.- El cargo n.º 45635 seguirá denominándose "Asesor de la Gestión Política Institucional.".

4.- Respecto de los programas electorales supra indicados y sus encargados, se mantendrá lo dispuesto por este Tribunal en el acuerdo del artículo octavo de la sesión ordinaria n.º 19–2015, celebrada el 24 de febrero de 2015. ACUERDO FIRME.

B) Consulta a la UNEC sobre proyecto de reforma al Reglamento Autónomo de Servicios. De los señores Arlene Castro Jiménez y Gerardo Orozco Herrera, Secretaria de Actas y Secretario de Organización, respectivamente, de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.° UNEC-12-2015 del 11 de marzo de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En relación con el acuerdo de la sesión ordinaria 19-2015 del 24 de febrero de 2015 y comunicado mediante oficio STSE-0312-2015 de la misma fecha, en la que se somete a consulta de este Sindicato el proyecto de reforma al artículo 08 del “Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones”, consideramos que no hay objeción alguna.".

Se dispone: Tomar nota. Promúlguese el decreto que interesa, cuya publicación se ordena, de conformidad con el siguiente texto:

"N° XXX-2015

EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 99 y 102 inciso 10) de la Constitución Política y 12 inciso ñ) del Código Electoral.

Decreta la siguiente:

REFORMA AL ARTÍCULO 8 DEL REGLAMENTO AUTÓNOMO DE SERVICIOS DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES.

ARTÍCULO 1.- Refórmase el artículo 8 del "Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones",  decreto n.º 3-1996 del 9 de setiembre de 1996, publicado en La Gaceta n.º 201 del 21 de octubre de 1996 y sus reformas, para que se lea de la siguiente manera:

"Artículo 8.- Todo trabajo que se ejecute fuera de los límites señalados en el artículo anterior, o durante días feriados o de descanso semanal, será considerado extraordinario.

El patrono se obliga a pagarlo de conformidad con lo establecido en el Código de Trabajo.

No se reconocerá el trabajo extraordinario ejecutado sin previa autorización del Tribunal, salvo casos excepcionales.

Para el caso de los funcionarios comprendidos por el régimen estipulado en el artículo 143 del Código de Trabajo, la jornada extraordinaria se computará y reconocerá superadas las doce horas de labor diaria y únicamente en los casos en que, de conformidad con el artículo 28 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil y 140 del Código de Trabajo, sea procedente".

ARTÍCULO 2.- Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.".

De otra parte, se recuerda a los señores Director Ejecutivo y Jefe a. i. del Departamento Legal que pende de implementación la segunda recomendación vertida en su oficio n.° DL-104-2015, para lo cual se les confiere un plazo de un mes. ACUERDO FIRME.

C) Directrices para la solicitud y asignación de recursos a las Auditorías Internas. Del señor Erick Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-0448-2015 del 13 de marzo de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En virtud de lo dispuesto por la Contraloría General de la República en la resolución R-DC-010-2015, publicada en La Gaceta n.° 48 del 10 de marzo de 2015, Directrices para la solicitud y asignación de recursos a las Auditorías Internas, en la que literalmente se dispuso:

"1.4 Regulación interna. Corresponderá al jerarca promulgar las disposiciones institucionales para regular el procedimiento, los plazos y el trámite interno de las solicitudes de dotación de recursos para la Auditoría Interna, ya sea mediante una regulación específica o incorporando en las existentes los diferentes tópicos contemplados en estas directrices. A los efectos, procederá la coordinación pertinente con la Auditoría Interna durante la preparación de las regulaciones.

(…)

IV.—Comunicar que las directrices aprobadas y promulgadas mediante la presente resolución, entrarán a regir a partir de la publicación de ésta en el diario oficial La Gaceta, con excepción de lo regulado en la directriz 1.4, para lo cual cada administración contará con un plazo máximo improrrogable de un año desde la publicación indicada.".

Respetuosamente me permito sugerir que la Dirección Ejecutiva y el Departamento Legal rindan informe sobre el particular, previa consulta a la Auditoría Interna.".

Se dispone: Aprobar conforme se sugiere. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.

A) Prórroga para presentar informe sobre proyecto de pasantías en el TSE. De los señores Francisco Rodríguez Siles, Luis Guillermo Chinchilla Mora y Ricardo Carías Mora, Director Ejecutivo, Jefe a. i. del Departamento Legal y Jefe del Departamento de Recursos Humanos, respectivamente, se conoce oficio n.° DE-0756-2015 del 10 de marzo de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención a lo dispuesto por el Superior en el artículo sexto de la sesión ordinaria n. °132-2014 comunicado mediante oficio n. º STSE-2353-2014, en la cual conoció el oficio n. ° UNEC-62-2014 del 17 de diciembre de 2014, suscrito por las señoras Ilenia Ortíz [sic] Ceciliano y Arlene Castro Jiménez, Secretaria General y Secretaria de Actas de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC) respectivamente, en el que  plantea el proyecto de pasantías para los funcionarios y funcionarias del TSE, en punto a satisfacer el desarrollo profesional, técnico y operativo en la Institución, los suscritos nos permitimos exponer lo siguiente:        

A pesar de que el Tribunal en la sesión n. ° 8-2015 celebrada el 27 de enero de 2015, autorizó una ampliación para rendir el informe requerido, el estudio técnico que para tal fin realiza el Departamento de Recursos Humanos, ha conllevado un proceso de análisis e investigación que se encuentra próximo a concluirse y que servirá de sustento práctico para el informe a rendir.

En virtud de lo anterior, le solicitamos una prórroga más por espacio de 10 días hábiles, si a bien lo tiene el Tribunal con la finalidad de completar el estudio y análisis conjunto que corresponde a la propuesta del proyecto de pasantía.".

Se dispone: Conceder la prórroga conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SÉTIMO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

A) Cambio en itinerario de la Misión de acompañamiento para la Elección de Autoridades políticas, Departamentales, Regionales y Municipales de Bolivia. Del señor Erick Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-0456-2015 del 13 de marzo de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En el acuerdo del artículo octavo de la sesión ordinaria n.º 23-2015, celebrada el 10 de marzo de 2015, comunicado mediante oficio n.º STSE–0414-2015 de la misma fecha, el Tribunal designó al señor Iván Mora Barahona, Prosecretario General a. i. del TSE, para atender la invitación cursada por la señora Wilma Velasco Aguilar, Presidenta del Tribunal Supremo Electoral del Estado Plurinacional de Bolivia, para participar en la Misión de acompañamiento para la Elección de Autoridades Políticas, Departamentales, Regionales y Municipales de Bolivia y en el Seminario Internacional “Elecciones locales: perspectivas comparadas desde América Latina”. Por resultar necesario para atender dicha Misión, según el itinerario de viaje respectivo y lo comunicado por el organismo electoral boliviano, solicito que el detalle de dicho viaje se apruebe como sigue:

Asimismo, sugiero se modifique lo acordado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 24-2015, celebrada el 12 de marzo de 2015 y comunicado mediante oficio n.° STSE-0430-2015, en cuanto que el encargo solicitado de mis funciones, lo sea del 16 al 24 de marzo al señor Iván Mora Barahona y del 25 al 27 de ese mismo mes, al señor Nicolás Prado Hidalgo.".

Se dispone: Aprobar conforme se sugiere. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.