ACTA N.º 22-2015

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del cinco de marzo de dos mil quince, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTA ANTERIOR.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Nombramientos interinos en el Departamento de Proveeduría. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0686-2015 del 2 de marzo de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración los oficios PROV-0198-2015 y DE-0645-2015 recibidos en ese orden el pasado 20 de febrero y hoy en este despacho que suscriben los señores Ronny Jiménez Padilla y Francisco Rodríguez Siles, Proveedor institucional a.i. y Director Ejecutivo respectivamente, a través de los cuales se sirven solicitar los nombramientos interinos que seguidamente se detallan:

Los candidatos que se proponen cumplen los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Tales movimientos se podrían autorizar con fundamento en los artículos 9, 36 y 37 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos que se citan en el cuadro y regirían, salvo superior criterio y de acuerdo con lo señalado por el señor Director Ejecutivo en su oficio, a partir del día siguiente a la firmeza del acuerdo que los autorice.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

B) Propuesta de nombramiento en propiedad en la Sección de Servicios Generales. Del señor Erick Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-0325-2015 del 2 de marzo de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Dado que existe al efecto un registro de elegibles, con fundamento en lo dispuesto en nuestra ley de salarios y su reglamento y lo expuesto en los oficios que se dirán, los cuales prohíjo, me permito someter a su consideración la siguiente terna, de la cual propongo nombrar en propiedad a quien figura en el primer lugar:

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Renuncia del funcionario Esteban Sánchez Gómez. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0698-2015 del 3 de marzo de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, remito la nota recibida ayer en este despacho que suscribe el señor Esteban Sánchez Gómez, funcionario interino destacado en el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, con la cual presenta renuncia a su cargo con rige a partir del próximo 1° de abril.

El servidor Sánchez Gómez labora para la institución desde el 16 de febrero de 2011 y actualmente se desempeña en un puesto de la clase Profesional Asistente 1, con un nombramiento en plaza de servicios especiales que se extendería hasta el 31 de diciembre del presente año. Para la fecha de renuncia habrá laborado cuatro años, un mes y quince días, por lo que para efectos del preaviso que corresponde ha formulado su renuncia con la antelación que señala el Código de Trabajo.".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia del señor Sánchez Gómez. ACUERDO FIRME.

D) Prórroga de nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0704-2015 del 4 de marzo de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, me permito solicitar al Tribunal Supremo de Elecciones autorizar las prórrogas de los nombramientos interinos que se detallan en el siguiente cuadro, todos los cuales se encuentran próximos a vencer:

Todas las personas que se incluyen en el cuadro anterior laboran actualmente en los puestos y oficinas que se indican y lo que se requiere es prorrogar sus nombramientos por un nuevo período, movimiento que se haría con fundamento en el artículo 9 del reglamento a nuestra Ley de Salarios.".

Se dispone: Prorrogar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

E) Propuesta de nombramientos en propiedad en la Sección de Servicios Generales. Del señor Erick Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-0362-2015 del 4 de marzo de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Dado que existe al efecto un registro de elegibles y con fundamento en lo dispuesto en nuestra ley de salarios y su reglamento y lo expuesto en los oficios que se dirán, los cuales prohíjo, me permito someter a su consideración las siguientes tres ternas, de las cuales propongo nombrar en propiedad a quienes figuran en el primer lugar de cada una de ellas:

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Informe sobre la resolución de la Prodhab relativa a la inscripción de la base de datos del TSE. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-122-2015 del 2 de marzo de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual –según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.º 8-2015, celebrada el 27 de enero de 2015– rinde informe relativo al criterio expuesto por la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, respecto de lo resuelto por la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab) en relación con la inscripción de la base de datos del TSE y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

"3. Conclusión.

A juicio de este Departamento, la decisión adoptada por el Superior en la referida sesión ordinaria número 36-2012, tiene su sustento en las funciones encomendadas al Registro Civil en el inciso 1) del artículo 104 de nuestra Constitución Política, las cuales nos permitimos trascribir:

"1) Llevar el Registro Central del Estado Civil y formar las listas de electores;

2) Resolver las solicitudes para adquirir y recuperar la calidad de costarricense, así como los casos de pérdida de nacionalidad; ejecutar las sentencias judiciales que suspendan la ciudadanía y resolver las gestiones para recobrarla. Las resoluciones que dicte el Registro Civil de conformidad con las atribuciones a que se refiere este inciso, son apelables ante el Tribunal Supremo de Elecciones;

3) Expedir las cédulas de identidad;

4) Las demás atribuciones que le señalen esta Constitución y las leyes."

Esas funciones, específicamente versan sobre el registro oportuno de los hechos vitales de las personas y la elaboración del Padrón Nacional Electoral, mismas que se realizan actualmente a través de acciones de inclusión, modificación y exclusión en la base de datos del Registro Civil y que son asumidas por el Ente Registral a través de sus Departamentos Civil y Electoral, como subordinados directos de la Dirección General del Registro Civil.

La disposición legal impuesta por el artículo 10 de la Ley de Protección a la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, establece expresamente que el responsable de la base de datos, sea aquella persona que tenga la posibilidad de tomar decisiones técnicas, administrativas y de organización, que permitan garantizar la protección de los datos personales de los individuos, decisiones que, a nuestro criterio, deben ser tomadas desde el cargo que ostenta actualmente la señora Directora General del Registro Civil, ya que desde ese nivel, se pueden adoptar medidas administrativas, que desde esa óptica pueden garantizar la seguridad, recopilación, resguardo, actualización, integridad y disposición de los datos personales. Ahora bien, tal y como lo indica el reglamento a ley antes mencionada, el responsable de la base de datos puede apoyarse en colaboradores que este nombre, los cuales tendrán las responsabilidades que ese cuerpo reglamentario establece.

A nuestro juicio, de la lectura de la referida normativa y a partir de su interpretación sistémica, se desprende que lo pretendido por el legislador desde el punto de vista práctico, es que por cada entidad pública o privada que cuente con bases de datos debidamente inscritas y en las que residan datos personales de los individuos, exista un responsable que funja, no solo como enlace entre la entidad y la Prodhab, a propósito de las directrices y posiciones que esta última adopte en materia de protección de datos, sino que ejerza como canal de comunicación con los administrados, ello con el propósito de que estos puedan canalizar sus gestiones o pretensiones.

Por tal razón, este Departamento considera que la responsabilidad encomendada por el Tribunal a la Dirección General del Registro Civil, en punto a las bases de datos civiles, se ajusta jurídica y administrativamente a las funciones encomendadas por la normativa vigente.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. En consecuencia, se tiene por establecido que la responsabilidad de la base de datos inscrita por este organismo electoral en la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab) recae en la Dirección General del Registro Civil. Hágase del conocimiento de la referida Agencia. ACUERDO FIRME.

B) Informe de planteamiento de recomendaciones relativas a la gestión de la Sección de Opciones y Naturalizaciones. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conocen oficios n.° DE-0295-2015 y n.º DE–0295–2015 Sustituir del 2 de febrero de 2015, recibidos en la Secretaría General de este Tribunal en la fecha referida y el 27 de febrero de 2015, respectivamente, mediante los cuales –según lo ordenado en los acuerdos de los artículos segundo, quinto y sexto de las sesiones ordinarias n.º 99–2014, 121–2014 y n.° 130-2014, celebradas el 9 de setiembre, el 18 de noviembre y el 16 de diciembre de 2014, respectivamente– rinde informe relativo a la gestión de la Sección de Opciones y Naturalizaciones y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:

"7.  Conclusiones

• Las oportunidades de mejora de orden normativo, administrativo y procedimental identificadas en  la Sección de Opciones y Naturalizaciones requieren de un abordaje integral, bajo un estricto monitoreo y seguimiento.
• Todo el proceso de Opciones y Naturalizaciones debe someterse a una revisión exhaustiva, con el propósito de detectar las desviaciones e implementar los ajustes del caso.
• Se considera susceptible de mejora la administración de los recursos tanto humanos, técnicos, tecnológicos, materiales y de infraestructura física, asignados a  la Sección de Opciones y Naturalizaciones.
• A partir del análisis realizado, se determina que la aplicación de las mejoras administrativas y procedimentales mencionadas en el cuerpo de este informe, deben, en consecuencia, llevar al replanteamiento del organigrama actual, así como la consolidación del equipo de trabajo. Es necesario incluir en la propuesta de fortalecimiento de la OYN a las Oficinas Regionales, por su participación en el proceso productivo y la repercusión que pueden tener estas medidas en el accionar de dichas sedes.

8. Recomendaciones

Por los argumentos antes esgrimidos, en este apartado se procederá a hacer referencia a cada una de las recomendaciones giradas en el documento base para el análisis; adicionalmente se incluyen recomendaciones propias de este despacho con el propósito de fortalecer la sección en estudio.

1. Aprobar la estructura administrativa que se propone, que contendría las Unidades de Recepción de Documentos, Documentación y Digitación, Calificación, Resoluciones y Notificaciones y Cartas.

Considerando los resultados obtenidos en la recopilación y análisis de información adicional provista por otras fuentes involucradas en el giro de la OYN, aunado a las mejoras propuestas y la necesidad de una redistribución de funciones a lo interno de la sección,  que no contraviene lo legalmente establecido con respecto a la estructura del Registro Civil, esta Dirección recomienda aprobar el organigrama planteado en la propuesta n.° 2 inserta en el apartado de análisis del presente documento, el que en adelante deberá considerarse como válido.

2. Se propone el traslado definitivo de las dos plazas prestadas actualmente a la Sección de Opciones y Naturalizaciones por las siguientes dependencias:

Con la finalidad de procurar la consolidación del equipo de trabajo que actualmente labora en la Sección de Opciones y Naturalizaciones, aprovechando la experiencia obtenida en las diferentes labores, con base en consultas realizadas, se sugiere aprobar como se muestra a continuación.

Los puestos en condición de servicios especiales, deberán ser incluidos en el POA respectivo de esta unidad, de persistir la necesidad.

3. Se propone que la Dirección Ejecutiva, mantenga las plazas que se dirá en la Sección de Opciones y Naturalizaciones por el término de un año.

Al igual que en la recomendación anterior y con el propósito de procurar la consolidación del equipo de trabajo de la sección, se solicita aprobar conforme se muestra a continuación. Cabe aclarar que se adiciona una plaza de Profesional Asistente 2, en razón de que a la fecha de este estudio ya había sido asignada a esa sección.

4. Reclasificar los siguientes puestos a la clase Técnico Funcional 1, para que las personas que los ocupan asuman las labores administrativas de las Unidades.

En las Unidades que no se solicita reclasificación, es por no existir personas con requisito para el puesto.

De conformidad con lo acordado por el Superior en sesión ordinaria n.° 13-2013 del 29 de enero de 2013 y comunicado mediante oficio n.° STSE-0297-2013 de misma fecha, el Departamento de Recursos Humanos deberá emitir su dictamen técnico sobre cada uno de los casos solicitados para reclasificación, para lo cual la Dirección Ejecutiva –como responsable de preparar y remitir la información requerida para la emisión de dicho criterio-  en oficio DE-0294-2015 del 2 de febrero del presente año,  solicitó a ese departamento el respectivo estudio, conforme al siguiente detalle, para su reclasificación a la clase Técnico Funcional 1 (Supervisor de Unidad):

5. Reclasificar los siguientes puestos a la clase Asistente Funcional 2, en virtud del cambio para que las personas que atienden ventanilla, firmen advertencias de falta de cumplimiento de requisitos.

Al igual que en la recomendación n.° 4, este despacho solicitó el respectivo criterio técnico al Departamento de Recursos Humanos para la reclasificación de los siguientes puestos a la clase Asistente Funcional 2 (Asistente en Servicios al Usuario/a):

6. A efecto de frenar y disminuir la cantidad de trámites pendientes en la Sección de Opciones y Naturalizaciones, entre tanto surten efectos las medidas que se proponen, se trasladen por el término de un año las siguientes plazas. Las personas que se dirán, ya se encuentran laborando para dicha Sección por lo que se cuenta con el visto bueno de la Jefatura correspondiente.

Con base en la información suministrada por la Jefatura de la OYN, según la ubicación a la fecha de las personas funcionarias antes citadas, se replantea esta petición según se muestra a continuación:

7. Que se instruya a la señora Patricia Chacón Jiménez para que se ponga en producción en un plazo máximo de 15 días, el sistema MADRE.

Considerándose de muy buen suceso la utilización de un recurso tecnológico que a la fecha se encuentra en estado ocioso y que le consumió a la institución recursos para su desarrollo, es importante indicar que tal y como fue descrito en apartados anteriores, el sistema MADRE fue desarrollado desde el 2012, siendo que la capacitación sobre el tema fue impartida por el DTIC al finalizar ese año. Entendiendo que ha existido rotación del personal en la mencionada sección durante este tiempo, se requerirá que de previo a su puesta en operación sean renovados los conocimientos a las personas usuarias. Adicionalmente se designará a la señora Laura Téllez Romero, funcionaria del Departamento Civil, como responsable de coordinar la implementación de dicho sistema,  esto a la luz de lo indicado por el Superior en acuerdo en el acuerdo de la sesión ordinaria n.° 053-2011, celebrada el 2 de junio de 2011, comunicado en oficio n.° STSE-1564-2011 de 3 de junio de 2011.

8. Que se instruya a la señora Ana Yancy Gutiérrez Francis para que se asignen los recursos informáticos que se requieran para poner en marcha la nueva estructura.

De acuerdo a lo indicado en el documento de marras, se requieren 2 impresoras láser para el área de ventanillas, así como las licencias para la puesta en operación del fax módem para notificar; en el último caso, el trámite se encuentra en proceso de ejecución por lo que se espera que a inicios del 2015 se cuente con los recursos. En cuanto a las impresoras, la Sección de Servicio al Cliente de TI deberá procurar su asignación; de no contarse con los bienes deberá a la brevedad posible dar aviso a esta Dirección con el propósito de gestionar los recursos y su adquisición.

9. Que se aprueben las reformas indicadas tanto al Reglamento Relativo a los Trámites, Requisitos y Criterios de Resolución en Materia de Naturalizaciones, como al Reglamento del Registro del Estado Civil. Se adjunta proyecto de reforma.

De previo a recomendar la aprobación de lo solicitado por los señores Bolaños Bolaños y Murillo Montoya, esta Dirección  consideró oportuno que el proyecto de reforma fuera  analizado por el Departamento Legal, petición planteada a esa jefatura en oficio DE-3626-2014 del 22 de diciembre de 2014.

10. En procura de garantizar una verdadera gestión con enfoque a procesos que faciliten la administración y operación integral de la Oficialía Mayor Civil, como jerarca directo de la Sección de Opciones y Naturalizaciones y con respaldo del sistema de gestión de calidad en los procedimientos  civiles, se propone equiparar el procedimiento de las resoluciones dictadas por esta Sección, de tal forma que al igual que Actos Jurídicos e Inscripciones, sea el Oficial Mayor del Departamento Civil, en conjunto con la jefatura de la Sección de Opciones y Naturalizaciones, quienes firmen las resoluciones de fondo.

Se propone reformar el artículo 52 del Reglamento del Registro del Estado Civil, para que señale:

“Artículo 52.- Las resoluciones que se dicten en materia de naturalizaciones serán firmadas por la persona Oficial Mayor del Departamento Civil del Registro y la jefatura de Opciones y Naturalizaciones.”

Aplica lo indicado en la recomendación n.° 9

11. En virtud de la cantidad de matrimonios por conveniencia detectados por la Secretaría General del Registro Civil, existe la necesidad de proponer una reforma al artículo 26 del Reglamento relativo a los trámites, requisitos y criterios de resolución en materia de naturalizaciones, para ampliar la prueba del matrimonio con costarricense, exigiendo la declaración por parte del cónyuge costarricense, para descartar la posibilidad de nulidad del matrimonio. La Constitución Política, la ley y el reglamento, exigen que se demuestre el matrimonio con costarricense y la tipificación reciente como delito y el revestir el matrimonio simulado con la posibilidad de declaración de nulidad absoluta, hacen que los efectos sean tan graves al otorgarse la naturalización, que nos encontremos ante la necesidad de descartarlo desde el inicio del trámite. Dicha declaración se haría en la Sección de Opciones y Naturalizaciones o ante las Oficinas Regionales. La reforma diría lo siguiente;

Artículo 26.- Prueba para demostrar el matrimonio con costarricense.- Para acreditar que la parte gestionante ha estado casada con costarricense la Sección de Opciones y Naturalizaciones imprimirá el reporte correspondiente del Sistema de Información Civil y Electoral y recibirá declaración sobre ese extremo a la persona costarricense. La declaración podrá realizarse en cualquiera de las Oficinas Regionales del Registro Civil.

Aplica lo indicado en la recomendación n.° 9

12. Que la Dirección Ejecutiva realice un estudio en la Dirección General del Registro Civil, a efecto de trasladar las plazas que corresponda a la Unidad de Revisión de Expedientes a la Oficialía Mayor Civil. Asimismo y en virtud de que cuando se trasladó la labor de completar y depurar las bases de datos civiles a la Oficialía Mayor Civil, labor que anteriormente realizaba la Sección de Padrón Electoral, no se realizaron traslados de recurso humano, la citada Dirección estudiará lo pertinente.

Es criterio de esta Dirección que resulta recomendable la realización del estudio propuesto, el cual deberá contemplar de manera integral el impacto que esta medida pudiera generar en la operación y funcionamiento, tanto de la Dirección General del Registro Civil como de la Unidad de Expedientes de la Secretaria General del TSE.

13. Dentro del mismo Sistema de Gestión Documental y previendo la utilización de la herramienta FILENET, para la digitalización de los documentos y la integración de los expedientes digitales, cabe la posibilidad de implementar un sistema acorde con estas políticas de modernización en los procedimientos civiles en materia de registro de naturalizaciones, proponiéndose para ello, la creación de un acta independiente al tomo de naturalizaciones y que vendría a ser parte del expediente, y el registro de la naturalización sería mediante tomo electrónico, como las demás inscripciones y anotaciones que se generan en el Departamento Civil, a partir de la promulgación del Reglamento del Registro del Estado Civil.

14. Que la Sección de Opciones y Naturalizaciones genere el asiento de naturalización, una vez que sea entregada la respectiva carta.

Es recomendable que por la naturaleza operativa de ambas recomendaciones, sea a lo interno de la Departamento Civil y la Sección de Opciones y Naturalizaciones, que conjuntamente resuelvan lo que al respecto proceda.

15. Es necesario la reforma a los artículos 2 y 92 del Reglamento Relativo a los Trámites, Requisitos y Criterios en materia de Naturalizaciones.

“Artículo 2.- Órgano competente.  Corresponde al Departamento Civil del Registro Civil resolver las solicitudes para adquirir la nacionalidad o para declarar su nulidad., así como las inscripciones de las naturalizaciones aprobadas mediante asientos debidamente numerados y libros electrónicos, conformados por novecientos noventa y nueve asientos cada uno, siguiendo el consecutivo de libros impresos al momento de su implementación. Al completarse un libro, automáticamente se generará el siguiente. La jefatura de la Sección de Opciones y Naturalizaciones comunicará tal circunstancia a la Dirección del Registro Civil.”

“Artículo 92.- Resolución final estimatoria.- La resolución que aprueba una solicitud de naturalización deberá contener toda la información necesaria de la parte gestionante como también la de sus hijos, si se presentó conjuntamente su solicitud de trascendencia de la nacionalidad. Además, deberá indicar las pruebas que demuestran el cumplimiento de los respectivos requisitos. Dicha información servirá de base para efectos del levantamiento de la respectiva acta y el consecuente asiento de registro especial en el tomo electrónico de naturalizaciones.”

Aplica lo indicado en la recomendación n.° 9

16. Que el Área de Capacitación realice un proceso de sensibilización que corrija y mejore el ambiente laboral, el trabajo en equipo, la identificación con el servicio público que se brinda, entre otros.

Teniendo claro el panorama administrativo y de clima laboral que presenta la Sección de OYN, resulta insuficiente para la corrección de la problemática, el trabajo que pueda desarrollar –de manera muy loable- la Unidad de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos; a todas luces esta unidad puede coadyuvar en el desarrollo de actividades en pro del mejoramiento del ambiente laboral, el trabajo en equipo, la identificación con el servicio público que se brinda, sin embargo se requiere ineludiblemente el involucramiento y compromiso de la jefatura como líder, quien será el responsable de gestionar de manera oportuna y ante las instancias competentes, las actividades que procuren la mejora en el ambiente interno de trabajo.

17. Finalmente, se propone que la Dirección Ejecutiva realice un estudie (sic) de tiempos y movimientos, a efecto de establecer metas de productividad por área y realizar planes de contingencia en casos de incapacidades o eventualidades, para que el volumen de funcionarios por área no interrumpa la producción de trabajo, dicha acción requiere capacitación constante y compromiso de los funcionarios de la Sección de Opciones y Naturalizaciones.

Entendiendo que la Dirección Ejecutiva ha venido desarrollando desde el año 2013, tareas enmarcadas dentro de este tipo de estudios y que existe una línea de acción dentro del PEI 2014-2018 enfocada en este tema –tal y como se mencionó en el apartado 5 del presente informe- se recomienda dar continuidad con lo programado por los responsables directos en sus planes de acción.

En adición a lo anterior, este despacho recomienda:

1. Implementar los ajustes sugeridos en el presente informe, bajo el modelo de plan piloto, con una duración de un año calendario y con dos evaluaciones semestrales (julio 2015 y enero 2016), las cuales estarán a cargo de la Dirección Ejecutiva. Esta con base en los resultados y avances obtenidos, así como en el seguimiento y monitoreo, propondrá los ajustes al modelo implementado. Adicionalmente, se designará a la jefatura de la Sección de Opciones y Naturalizaciones como la responsable de su puesta en marcha.

2. Analizar de manera integral el proceso de OYN, considerando los componentes normativos, administrativos y procedimentales. En lo que respecta a la materia legal, se recomienda la conformación de un equipo de trabajo con representantes de las unidades organizativas que intervienen en dicho proceso, con el acompañamiento del Departamento Legal, a fin de que se propongan las modificaciones a la base jurídica de OYN que se estimen pertinentes. Por su parte, las acciones en el ámbito administrativo deberán responder a los resultados de las evaluaciones semestrales producto de la implementación del plan piloto que aquí se sugiere. En cuanto al análisis procedimental considere la Dirección Ejecutiva las recomendaciones que se desprendan de la línea de acción LE3.1 “Revisar e implementar procesos para optimizar la gestión institucional” del PEI 2014-2018, así como las que emita en su oportunidad el equipo de trabajo del Modelo de Arquitectura de Información (MAI).

3. Designar a una persona como enlace entre este despacho y la mencionada sección a fin de llevar un estricto control del cumplimiento de lo propuesto en el presente informe de ser aprobado por el Superior, así como de lo dispuesto  en sesión ordinaria n.° 39-2014 del 27 de marzo de 2014, referente al clima laboral de la OYN, debiendo comunicar oportunamente a esta Dirección toda situación que amerite un ajuste.

4. Trasladar a la Dirección General del Registro Civil el puesto n.° 45659, de la clase Profesional Asistente 1, en el que se encuentra nombrada en propiedad la funcionaria Peggy Ramírez Villalobos, quien actualmente se desempeña en ese despacho en un puesto por servicios especiales de igual clase. A su vez, trasladar a la señora Karen Bonilla Sánchez al puesto n.° 45688, de la clase Asistente Administrativo 1. Este cambio deberá aplicarse una vez que sea aprobada la reclasificación que se solicita para este puesto en el siguiente punto. 

5. Reclasificar los puestos que a continuación se detallan:

Ambos casos fueron incluidos en la referida solicitud de criterio técnico dirigida al Departamento de Recursos Humanos (oficio DE-0294-2015 del 2 de febrero de 2015).

6. Dar prioridad al proyecto de remodelación de los espacios internos de la Sección de Opciones y Naturalizaciones, para lo cual la Dirección Ejecutiva deberá dar estricto seguimiento a las gestiones que al respecto realice la Oficina de Arquitectura.

7. Revisar de manera inmediata los métodos de trabajo, de tal manera que aquellos que se consideren rudimentarios y obsoletos (controles de entrega en cuadernos por ejemplo), se sustituyan por mecanismos apoyados en la tecnología de información. De igual forma, en lo concerniente  al trasiego de documentos tanto a lo interno como a lo externo de la sección, le corresponderá al Archivo Central asesorar y emitir su criterio especializado, a fin de mejorar las técnicas y controles que actualmente se aplican, lo que incluye información en registros, sellos y demás; esta labor deberá ser coordinada por la jefatura de OYN.

8. Adecuar las cargas de trabajo, especialmente en la Unidad de Calificación, de manera que la distribución de estas se ajuste al principio de equidad, lo cual deberá ser atendido por la jefatura de la OYN, entre tanto se realizan los estudios antes mencionados.

9. Establecer los mecanismos para la unificación de los criterios técnicos de los calificadores de expedientes de OYN y de la Unidad de Expedientes del TSE, a fin de reducir la incidencia de reprocesos; acciones que deberá atender la jefatura de dicha sección.

Finalmente, entendiendo que el tema conlleva una serie de aspectos, tanto endógenos como exógenos, cuyo detalle escapa al carácter ejecutivo del presente estudio, para el que se revisó de manera general el proceso y los recursos disponibles, permitiendo con esto detectar desviaciones y sugerir medidas correctivas a corto, mediano y largo plazo, que redundan fundamentalmente en el análisis sistémico del marco legal, líneas de mando internas y externas, métodos de administración y cadena productiva, se considera este como un esfuerzo que, aunado a los que ha venido realizando la Institución en este ámbito,  pretende dar solución efectiva a las debilidades identificadas que afectan la gestión y el servicio de cara al usuario interno y externo, sin demérito del compromiso e iniciativas de mejora que se encuentran en el equipo de trabajo que conforma la sección en estudio.

No se omite indicar, que en oficio DGRC-0070-2015 del 26 de enero del presente año, suscrito por la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, se da a conocer el criterio de ese despacho con respecto al documento de marras, no obstante, en virtud del plazo otorgado por el Superior a la Dirección Ejecutiva para la rendición del informe, no fue posible considerarlo en el presente análisis, por tal razón se adjunta copia para conocimiento del Superior y lo que a bien disponga.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen, con excepción de lo expuesto respecto de los puntos 13 y 14 supra transcritos y en su lugar disponer lo siguiente: para los asientos de naturalizaciones se prescindirá de la utilización de los tomos físicos; en su lugar –conforme a las políticas de despapelización, preferible uso de recursos tecnológicos y gestión documental institucional y tal y como se realiza en otros procesos a cargo del Departamento Civil, desde la promulgación del vigente Reglamento del Registro del Estado Civil en 2011– se utilizarán tomos electrónicos y en el respectivo expediente físico se dejará acta en la que constará la emisión de la respectiva carta de naturalización y su efectiva entrega al interesado, lo anterior a partir del mes de abril de 2015. Se deja aclarado que la Sección de Opciones y Naturalizaciones –conforme al ordenamiento jurídico– se encuentra adscrita al Departamento Civil, por lo que corresponde que coordine y reporte todo lo relativo a su gestión con éste último. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Solicitud de representante ante la Comisión Interinstitucional para el Seguimiento e Implementación de las Obligaciones Internacionales de Derechos Humanos. Del señor Rodolfo Villalobos Orozco, Coordinador de Servicios Regionales, se conoce oficio n.° CSR-201-2015 del 23 de febrero de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 25 de febrero de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Respetuosamente, me permito solicitarle nombrar un nuevo representante ante la Comisión Interinstitucional para el Seguimiento e Implementación de las Obligaciones Internacionales de Derechos Humanos, en vista de que la ex representante Sary Montero Cabezas se acogió al beneficio de pensión.".

Se dispone: Nombrar al efecto a la señora Mariela Castro Ávila, funcionaria del Instituto de Formación y Estudios en Democracia. Hágase del conocimiento de la referida Comisión. ACUERDO FIRME.

B) Informe sobre consulta respecto de vacaciones acumuladas. De los señores Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo ad hoc y Teresa Pérez Porta, Jefa ad hoc del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-130-2015 del 3 de marzo de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual –según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.º 16-2015, celebrada el 17 de febrero de 2015– rinden informe sobre las observaciones planteadas por la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), relativas al tema de acumulación de vacaciones y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluyen:

"B. Conclusiones:

Con base en lo anterior, se concluye:

b.1. El  artículo 156  del  Código  de Trabajo,  admite la  posibilidad excepcional de compensar las vacaciones con el reconocimiento de una suma dineraria, sin embargo, ésta [sic] debe responder a excepciones muy calificadas y de tal manera fundamentarse. Sin embargo, debe considerarse el impacto en el presupuesto institucional sobre todo en el presente año en el que evidentemente no se ha contemplado previsión alguna por ese concepto.

b.2. Si se dan las circunstancias anteriores, se podría disminuir en parte el número de vacaciones acumuladas de las personas funcionarias que se encuentran en dicha situación. Además, a fin de eliminar el restante de los saldos acumulados, debe planearse y ejecutarse un plan vacacional que lo permita en forma paulatina, de tal manera que no se vea afectado el servicio público, por lo cual, se estima como recomendable, que ese plan sea el que la Dirección Ejecutiva tiene que presentar al Superior a más tardar el 30 de abril, como parte del plan para atender otra advertencia de la Auditoría Interna.

b.3. En el informe que deben presentar en forma conjunta las direcciones Ejecutiva y General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos y el Departamento de Recursos Humanos, se determinaría si la restricción contenida en el artículo 28 del Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, referente a la suspensión de vacaciones del personal en época electoral resulta razonable, para lo cual, se debe tomar en consideración la propuesta de la UNEC detallada en el sub punto 3.4 de su oficio UNEC-05-2015.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna y de la Unión Nacional de Empleados Electorales (UNEC). Promúlguese el decreto que interesa, cuya publicación se ordena, de conformidad con el siguiente texto:

"N.º __-2015

EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 99 y 102 inciso 10) de la Constitución Política y 12 inciso ñ) del Código Electoral.

Decreta la siguiente:

REFORMA DEL ARTÍCULO 27 DEL REGLAMENTO AUTÓNOMO DE SERVICIOS DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

ARTÍCULO 1.- Refórmase el artículo 27 del Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, decreto n.º 3-1996 del 9 de setiembre de 1996, publicado en La Gaceta n.º 201 del 21 de octubre de 1996 y sus reformas, para que se lea:

"Artículo 27.- Vencidos los tres meses de que habla el artículo inmediato anterior, el trabajador, con al menos quince días de anticipación, avisará al patrono la fecha en que tomará las vacaciones que se le deban. Queda prohibido acumular las vacaciones, pero podrán serlo por una vez cuando el trabajador desempeñe labores técnicas, de dirección, de confianza u otras análogas relacionadas con el servicio público que se brinda, que dificulten especialmente su reemplazo, o cuando la residencia de su familia quedare situada en provincia distinta del lugar donde presta sus servicios.".

ARTÍCULO 2.-  Rige a partir de su publicación.". ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

A) Invitación para Elecciones Departamentales y Municipales en Uruguay. Del señor José Arocena, Presidente de la Corte Electoral de la República Oriental del Uruguay, se conoce memorial del 2 de marzo de 2015, recibido –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal el 4 de marzo de 2014, dirigida al señor Magistrado Presidente Sobrado González, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Me dirijo a usted a fin de extenderle invitación para que nos acompañe en las Elecciones Departamentales y Municipales que se celebrarán el próximo 10 de mayo en nuestro país para elegir Intendente de cada departamento, Miembros de las Juntas Departamentales de cada departamento y Alcaldes y Concejales de cada Municipio.

Si bien no se constituirá misiones de observación en esta oportunidad, nos resultaría muy grato que participe como invitado en el desarrollo del acto electoral, en su condición de Presidente del Tribunal Supremo de Elecciones de Costa Rica. A tales fines, solicitamos confirmar su asistencia a la brevedad posible, preferentemente vía correo electrónico a la secretaría de presidencia de la Comisión de Asuntos Internacionales (…) tras lo cual le haremos llegar oportunamente una agenda con las actividades previstas e informaciones complementarias.

La Corte Electoral cubrirá para esa instancia, por razones presupuestales, exclusivamente los gastos de hospedaje, alimentación y transporte local, entre el 8 y el 11 de mayo.".

Se dispone: Agradecer al señor Presidente Arocena la cordial invitación que cursa, la cual lamentablemente se declina por razones presupuestarias. ACUERDO FIRME.

B) Segunda Asamblea General de la Asociación Mundial de Organismos Electorales (A–WEB). Del señor Aum Heung Suk, Director General de la Asociación Mundial de Organismos Electorales (A-WEB), se conoce correo electrónico recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 27 de febrero de 2015, mediante el cual se refiere a la Segunda Asamblea General de dicha asociación –la cual se celebrará del 17 al 22 de agosto de 2015 en República Dominicana, en coauspicio con la Junta Central Electoral de esa nación– en la que participará este Tribunal según acuerdo del artículo sétimo de la sesión ordinaria n.º 132–2014, celebrada el 23 de diciembre de 2014 y extiende cordial invitación para presentar uno de los temas que se abordarán en tal actividad.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Agradecer al señor Aum Heung Suk su cordial comunicación. En virtud de motivos personales que impiden a la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde participar en dicho evento, para atenderlo, así como la presentación requerida, se designa en su lugar a la señora Magistrada Luz Retana Chinchilla. 

De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Solicitud de colaboración del INEC para atender la Encuesta Nacional de Hogares. De la señora Floribel Méndez Fonseca, Gerente del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), se conoce oficio n.° GE-085-2015 del 24 de febrero de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 3 de marzo de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), realiza todos los años, en el mes de julio, la Encuesta Nacional de Hogares (ENAHO).

Este estudio proporciona información estadística que permite a las instituciones gubernamentales y al sector privado orientar los procesos de planificación, ejecución, evaluación y seguimiento de las políticas y programas de desarrollo económico y social, convirtiéndose así en una valiosa herramienta para los investigadores, académicos, estudiantes y público en general.

Al mismo tiempo suministra indicadores sobre variables sociodemográficas como la edad, sexo, educación, seguridad social (seguros enfermedad y maternidad, invalidez vejez y muerte, riesgo del trabajo), migración, vivienda, acceso a servicios básicos (telefonía, abastecimiento de agua, electricidad, saneamiento), tecnologías de la información, cobertura de programas sociales, entre otros; así como características de la actividad económica de las personas y variables relacionadas, como los ingresos de los hogares y la estimación de la pobreza.

Por la amplitud geográfica y temática de la investigación, la encuesta representa un gran esfuerzo presupuestario para la institución, especialmente en cuanto a equipo móvil y sus respectivos operadores, situación que obliga a recurrir a la colaboración interinstitucional.

Al respecto, y a sabiendas de la estrecha colaboración que existe entre nuestras instituciones, solicitamos a su representada el apoyo en el rubro de transporte, el cual de ser posible, debería cubrir uno o más de los siguientes aportes:

1.        Vehículo(s)

2.        El gasto de operación (combustible u otros de mantenimiento)

3.        Operador(es) del equipo móvil

4.        El gasto respectivo de viáticos (alimentación y hospedaje)

5.        El gasto respectivo de tiempo extraordinario (horas extra)

Es importante señalar que la Encuesta se realizará en dos etapas. En la primera de ella [sic] se trabajará del día 06 al 20 de julio en la Gran Área Metropolitana, y la segunda etapa se realizará del 21 de julio al 07 de agosto en la zona rural del país (inclusive los días 25 de julio y 2 de agosto – feriados) [sic]

Se requiere que los vehículos sean de doble tracción, tipo pick-up o utilitario, que sean altos para lograr ingresar a zonas de difícil acceso, capacidad para cinco personas, cuatro puertas, espacio para transportar material de trabajo y equipaje de los funcionarios.

Para ello, respetuosamente solicito conocer a más tardar el 15 de abril la disponibilidad de esos recursos y el nombre de la persona (correo electrónico, teléfono) que sería designada para realizar oportunamente las gestiones administrativas que correspondan.

De parte del INEC, la coordinación del caso se llevará por medio del Lic. Roberto Miranda Carmona, Encargado del Proceso de Transportes, correo electrónico luis.miranda@inec.go.cr teléfono 2280-9280, extensión 395.

Agradezco de antemano su valiosa colaboración y con nuestra especial consideración, se despide,".

Se dispone: Para su estudio e informe, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.