ACTA N.º 2-2015

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del ocho de enero de dos mil quince, con asistencia de los señores Magistrados Eugenia María Zamora Chavarría –quien  preside–, Max Alberto Esquivel Faerron y Juan Antonio Casafont Odor.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de advertencia sobre funcionarios con más de dos periodos de vacaciones acumulados. De los señores Carlos Alberto Murillo Montoya y Teresa Pérez Porta, Director Ejecutivo ad hoc y Jefa ad hoc del Departamento Legal, respectivamente, se conoce oficio n.° DL-004-2015 del 5 de enero de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual –según lo ordenado en los acuerdos de los artículos cuarto y sexto de las sesiones ordinarias n.° 128-2014 y n.° 130-2014, celebradas los días 9 y 16 de diciembre de 2014, respectivamente– rinden informe relativo a la advertencia formulada por la Auditoría Interna sobre funcionarios con más de dos períodos de vacaciones acumulados y, con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomiendan:

"3. Recomendaciones.

3.1. Se sugiere reformar el artículo 27 del Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal conforme se propone, con la finalidad de que esté conforme a lo dispuesto en el artículo 159 del Código de Trabajo, en el sentido de que, se permita excepcionalmente acumular un período de vacaciones al funcionario cuando, debido a las labores técnicas, de dirección, de confianza u otras análogas, éstas [sic] últimas relacionadas con el servicio público que se debe brindar, se dificulte su reemplazo, o bien, cuando la residencia de la familia del funcionario quedara situada en provincia distinta al lugar donde ejerce sus funciones.

3.2. Que se instruya a las jefaturas institucionales a [sic] velar y dar cumplimiento de los planes anuales de vacaciones de su dependencia, de modo que se impida que el personal a su cargo incumpla con el límite de períodos de vacaciones sin disfrutar establecido en la normativa, para lo cual, deberán remitir la información respecto del cumplimiento del plan al Departamento de Recursos Humanos, como insumo para los informes trimestrales que éste [sic] último debe rendir al Tribunal.

3.3. Que el Departamento de Recursos Humanos cumpla con lo dispuesto por el Superior en su oportunidad, en cuanto a dar el debido seguimiento y velar por el cumplimiento de los planes anuales de vacaciones de las dependencias institucionales y detectar y comunicar posibles incumplimientos de los funcionarios que sobrepasen los límites establecidos en la normativa en materia de acumulación de vacaciones, para lo cual, rendirán ante el Superior un informe trimestral, de lo cual servirá de insumo el informe que le brinden las jefaturas institucionales al respecto.

3.4.  Que en el plazo máximo de tres meses, las direcciones Ejecutiva y General del Registro Electoral y Financiamiento [sic] de Partidos Políticos, así como el Departamento de Recursos Humanos, concreten el estudio tendiente [sic] a determinar si la restricción contenida en el artículo 28 del Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, referida a la suspensión de vacaciones del personal en época electoral resulta razonable, considerando aspectos de índole anacrónicos, funcionales y de conveniencia institucional a la luz de la problemática del acúmulo de vacaciones.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge y se hará del conocimiento de la Auditoría Interna, en atención a la advertencia planteada mediante oficio n.º AI-241-2014 del 5 de diciembre de 2014. Someter a consulta de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), por el improrrogable plazo de diez días hábiles, el siguiente proyecto de reforma del "Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones":

"N.º __-2015

EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 99 y 102 inciso 10) de la Constitución Política y 12 inciso ñ) del Código Electoral.

Decreta la siguiente:

REFORMA DEL ARTÍCULO 27 DEL REGLAMENTO AUTÓNOMO DE SERVICIOS DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

ARTÍCULO 1.- Refórmese el artículo 27 del Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, decreto n.º 3-1996 del 9 de setiembre de 1996, publicado en La Gaceta n.º 201 del 21 de octubre de 1996 y sus reformas, para que se lea:

"Artículo 27.- Vencidos los tres meses de que habla el artículo inmediato anterior, el trabajador con al menos quince días de anticipación avisará al patrono la fecha en que tomará las vacaciones que se le deban.  Conforme al artículo 159 del Código de Trabajo, queda prohibido acumular las vacaciones, pero podrán serlo por una vez cuando el trabajador desempeñe labores técnicas, de dirección, de confianza u otras análogas relacionadas con el servicio público que se brinda, que dificulten especialmente su reemplazo, o cuando la residencia de su familia quedare situada en provincia distinta del lugar donde presta sus servicios.".

ARTÍCULO 2.-  Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.". ACUERDO FIRME.

B) Informe de seguimiento de las autoevaluaciones de control interno. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3421-2014 del 16 de diciembre de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 23 de diciembre de 2014, mediante el cual informa sobre el estado de las autoevaluaciones de control interno de los años anteriores que ha sido recopilado mediante el seguimiento realizado por la Unidad de Control Interno en cada dependencia y que, a su vez, incorpora el resultado de las actividades de mejora propuestas por las diferentes jefaturas en sus propias autoevaluaciones.

Se dispone: Tener por rendido el informe que se somete a conocimiento de este Tribunal. Hágase del conocimiento de las Direcciones institucionales. La propia Dirección Ejecutiva dará seguimiento al particular e informará oportunamente a este Tribunal. ACUERDO FIRME.

C) Informe de autoevaluación 2014. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3622-2014 del 22 de diciembre de 2014, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe de autoevaluación del año 2014 y en el que literalmente recomienda:

"En virtud de lo anterior, se recomienda salvo criterio superior:

1. Agradecer a todas las oficinas del Tribunal la presentación de las respetivas autoevaluaciones de Control Interno, las que son de interés institucional y además, de carácter obligatorio; e instarlos a continuar con las acciones de mejora continua que se han propuesto en beneficio de la gestión del Tribunal.

2. Que la Dirección Ejecutiva, la Dirección General del Registro Civil, Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, Dirección General de Estrategia Tecnológica, al Instituto de Formación y Estudios en Democracia, y a la Secretaría General del Tribunal propiamente mantengan la supervisión de los riesgos más relevantes de las unidades a sus cargos, así como de las medidas propuestas en sus unidades adscritas.

3. A nivel de todas las jefaturas:

a) Que las jefaturas como líderes motiven a su personal de tal forma que se fortalezca el compromiso y sensibilización en materia de control interno y como multiplicadores de la información.

b) Mantener un monitoreo permanente y constante de los cambios en el entorno que signifiquen un eventual riesgo que impida el cumplimiento de los objetivos.

c) Registrar en las matrices del SIVAR toda aquella información relevante que sirva para la toma de decisiones oportunas en la mitigación de los riesgos.

Por su parte, el Área de Control Interno de esta Dirección continuará brindando el apoyo a los funcionarios de las oficinas como soporte a la formulación de estrategias de administración con las mejores prácticas de control y se dará seguimiento en general.  Asimismo, se informará sobre las acciones correctivas y de mejoras pendientes de autoevaluaciones anteriores.".

Se dispone: Tener por rendido el informe cuyas recomendaciones se acogen. Procedan con lo de sus cargos las Direcciones institucionales y las jefaturas de estos organismos electorales. ACUERDO FIRME.

D) Inscripción de marcas y logotipos comerciales relacionados con los servicios de Verificación de Identidad y Certificaciones Digitales. De la señora Ana Yansy Gutiérrez Francis, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-002-2015 del 6 de enero de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Respecto a la comercialización de los servicios de Verificación de Identidad (VID) y Certificaciones Digitales (CDI) y dado que la Oficina de Comunicación tiene aprobada –por parte del Superior– la identidad gráfica para estos servicios (según consta en documento adjunto), solicito la inscripción de las marcas y logos [sic] comerciales respectivos ante el Registro Nacional, con el objetivo de asegurar la propiedad intelectual de los mismos [sic]; para lo cual se requiere la instrucción respectiva al Departamento Legal.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

E) Prórroga en audiencia de informe sobre la resolución de la Prodhad relativa a la inscripción de la base de datos del TSE. De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0017-2015 del 8 de enero de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En relación al acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 1-2015, celebrada el 6 de enero de 2015 por el Tribunal Supremo de Elecciones, comunicado mediante acuerdo STSE-0006-2015 de fecha 06 de enero del año en curso, relacionado con la resolución de la Prohad relativa a la inscripción de la base de datos del TSE, muy respetuosamente la suscrita solicita se prorrogue el plazo definido por el Superior a 3 días hábiles adicionales.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar la prórroga conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.