ACTA N.º 109-2015

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del diez de diciembre de dos mil quince, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Max Alberto Esquivel Faerron, Juan Antonio Casafont Odor, Luz de los Ángeles Retana Chinchilla y Luis Diego Brenes Villalobos.

ARTÍCULO PRIMERO. BIENVENIDA AL SEÑOR MAGISTRADO LUIS DIEGO BRENES VILLALOBOS.

A) Bienvenida al señor Magistrado Luis Diego Brenes Villalobos. Se dispone: Dar al señor Magistrado Brenes Villalobos la más cordial bienvenida como integrante de este órgano constitucional, hacerle saber la complacencia de los demás miembros de este Tribunal por el acertado nombramiento dispuesto por la Corte Plena y desearle el mayor de los éxitos en sus delicadas funciones.

El señor Magistrado Brenes Villalobos manifiesta:

“Deseo agradecer públicamente la honrosa designación que la Corte Suprema de Justicia me realizara como nuevo Magistrado suplente de este querido Tribunal Supremo de Elecciones. En esa distinción entiendo un reconocimiento a la profesión y carrera electoral, lo que lo hace extensivo a la institución como un todo. Mi agradecimiento por igual a toda la familia electoral por sus mensajes de apoyo. Mi compromiso ante ustedes y el país es de mucho trabajo.”.

Hágase del conocimiento de las jefaturas institucionales. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEGUNDO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES MUNICIPALES 2016.

A) Ofrecimiento del Hospital Clínica Bíblica para la atención médica de los observadores internacionales de las elecciones municipales de 2016. Del señor Bernal Aragón Barquero, Director General del Hospital Clínica Bíblica, se conoce memorial del 8 de diciembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Al iniciarse el proceso electoral, convocado por ese Tribunal para las “Elecciones Municipales 2016” a celebrarse el primer domingo de febrero del año venidero, elevamos nuestras oraciones al Creador, para que le dote en especial a usted como líder de ese importante órgano colegiado, al igual que al resto de los magistrados y magistradas, de sabiduría en abundancia para conducir al mismo, permitiendo con ello el fortalecimiento de nuestra querida democracia.

Como lo hemos hecho en anteriores convocatorias, queremos ponernos a la orden del Tribunal en todo lo que podamos servir para alcanzar el objetivo deseado por todos, como amantes que somos de este querido país, siempre bendecido y protegido por El Señor. Reiteramos a ese importante Órgano Colegiado, por su medio, nuestra disposición en poner a la orden nuestros servicios médico hospitalarios, sin costo alguno para el Estado, para los invitados y observadores internacionales que asistan a esta fiesta nacional.

Igual, ponemos a la orden nuestro helipuerto ubicado en el sétimo nivel de la Torre de Estacionamiento, el cual está debidamente equipado y acondicionado, con autorización de operar las veinticuatro horas del día todos los días de la semana, para uso del transporte o recibo de documentación electoral o para el fin que se estime pertinente. También, si lo requiere una zona de estacionamiento exclusiva para un determinado número de automotores de la flotilla que ustedes utilizarán, con todo gusto se las asignamos, en un sitio seguro y con acceso directo a la plataforma de aterrizaje y despegue de las aeronaves que eventualmente tenga que utilizar.

Creemos en nuestro sistema democrático y amamos a nuestra Patria, y por ello estamos en una disposición abierta de ayudar a que todo salga de la mejor forma, sometiéndonos a las órdenes de quienes deben liderar tan trascendental proceso acorde con nuestros principios y valores que nos inspiran bajo la guía del Señor. (…).".

Se dispone: Agradecer al Hospital Clínica Bíblica, por intermedio de su Director General, señor Bernal Aragón Barquero, su desprendido y generoso gesto en beneficio de la labor de este Tribunal y del desarrollo del proceso electoral, el cual se acepta. Para su atención, pase a la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos. ACUERDO FIRME.

B) Informe de gestiones para la misión de observación electoral de la OEA para las elecciones municipales de 2016. Del señor Christian Kandler Rodríguez, Oficial responsable Organización de los Estados Americanos de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, se conoce correo electrónico recibido el 8 de diciembre de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Al tiempo de saludarlo cordialmente, por este medio tengo el gusto de hacerle llegar adjunta, para los fines consiguientes, copia de la Nota SG/SAP/DECO-857/15, dirigida por el Director del Departamento para la Cooperación y Observación Electoral de la OEA, al Embajador de Costa Rica ante ese organismo; en la que se informa sobre los avances en la organización de una Misión de Observación Electoral de la OEA a nuestro país, con motivo de las elecciones que tendrán lugar el 7 de febrero de 2016.

Además de comunicar sobre la gestión que se está realizando para elaborar una propuesta y presupuesto para el desplazamiento de la Misión, se indica el nombre y medios de contacto de la Sra. Marcela Garzón, especialista del Departamento, quien se desempañará como Subjefa de la Misión.".

Del señor Gerardo de Icaza, Director del Departamento para la Cooperación y Observación Electoral de la Secretaría para el Fortalecimiento de la Democracia de la Organización de los Estados Americanos, se conoce conjuntamente oficio n.° SG/SAP/DECO-857/15, del 23 de noviembre de 2015, adjunto al correo electrónico supra indicado, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Me dirijo a Vuestra Excelencia en relación a la Misión de Observación Electoral de la Organización de los Estados Americanos (MOE/OEA) para las próximas Elecciones Municipales a celebrarse el 7 de febrero de 2016 en Costa Rica.

Sobre el particular, me es grato comunicarle que el Departamento para la Cooperación y Observación Electoral de la OEA (DECO/OEA) se encuentra actualmente gestionando la elaboración de una propuesta y presupuesto para el desplazamiento de la Misión, la cual será enviada para la consideración de los Estados Miembros y Observadores de la OEA en búsqueda de financiamiento.

Igualmente, tengo a bien informarle que la Señora Marcela Garzón, especialista del DECO/OEA, ha sido asignada Subjefa de la Misión (…)

Agradezco sus amables gestiones en transmitir esta información al Tribunal Supremo de Elecciones, institución con la que la MOE/OEA trabajará directamente durante este proceso electoral.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para expresar a Vuestra Excelencia el testimonio de mi más alta estima y distinguida consideración.".

Se dispone: Agradecer a los señores Kandler Rodríguez y De Icaza las comunicaciones que cursan. Para su atención, pase a la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Solicitud de eliminación de clase en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3467-2015 del 8 de diciembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En oficio DE-1307-2015, esta Dirección solicitó al Departamento de Recursos Humanos el estudio técnico correspondiente para la eliminación de la clase EJECUTIVO/A ELECTORAL 3, en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos (MDCP).

Tal petición se fundamentó en lo dispuesto por el Superior en sesión ordinaria número 117-2011, del 13 de diciembre de 2011, relacionado con la reasignación del puesto n.º 45419, de la clase "Director de Área" a la de "Director General", situación  que generó que desde hace más de tres años, la clase EJECUTIVO /A ELECTORAL 3 (así llamada desde la entrada en vigencia del actual MDCP) no tuviera asignado ningún puesto en razón de que, en criterio de esta Dirección Ejecutiva, era propia de las funciones que hasta el año 2011 le correspondían al Secretario del TSE, la que fue elevada de categoría por los motivos expuestos en el referido acuerdo. Clase que resulta inoperante e inaplicable, lo que supone como innecesaria su existencia, siendo procedente - al parecer - su eliminación con el fin de procurar la constante actualización del referido manual al aplicarle los cambios que derivan de la dinámica de la estructura organizacional del TSE.

Al respecto, el Departamento de Recursos Humanos, en oficio RH-3223-2015, remitió el criterio técnico solicitado, del cual se extrae lo siguiente:

1. ANÁLISIS

Según se indicó al inicio de este informe, para efectos del presente estudio se contó con el oficio número DE-1307-2015 del 27 de mayo de 2015, en el que se indica que desde que entró en vigencia el Manual Descriptivo de Clases de Puestos en enero de 2012, la dinámica institucional ha demostrado que no ha sido necesaria la creación de un cargo en la clase Ejecutivo Electoral 3, por lo que bien puede requerirse su eliminación con el propósito de mantener actualizado el citado instrumento técnico.

Siendo que desde la implementación de dicho MDCP surgió el Método Factores y Puntos como herramienta para la valoración y clasificación de los diferentes puestos, resulta procedente en primera instancia señalar que el mismo tiene como propósito analizar los factores definidos y su valor relativo en las clases y puestos, basado para ello  –entre otros aspectos–  en la estructura organizacional, en la estructura ocupacional, en los procesos o programas tanto sustantivos como de apoyo y en las tareas del cargo, para lo cual se complementa con la aplicación de la herramienta técnica “Tabla de Factores”, cuyos componentes son los siguientes: 

• dificultad
• supervisión
• responsabilidad
• condiciones de trabajo
• consecuencia del error 
• requisitos

En cuanto a la ponderación de tales factores, cada uno de ellos tiene asignado un puntaje total que oscila entre 150 y 200 puntos, según la importancia atribuida dentro de la valoración general, para un gran total – en la sumatoria de todos ellos– de 1.000 puntos.  El valor de cada factor está dividido en un determinado número de grados, cuyos puntos que lo conforman van en forma ascendente, siendo el último grado el que tendrá la máxima cantidad de puntos.

De acuerdo con los anteriores parámetros, se procedió a realizar la valoración de las 26 clases, siendo que como producto de ello la clase Ejecutivo Electoral 3 quedó ubicada en el Estrato Ejecutivo, propiamente en la categoría 2, tal y como se muestra a continuación:

Estrato Ejecutivo

En el cuadro anterior se visualiza entonces la ubicación de la citada clase Ejecutivo/a Electoral 3, la cual ostenta la categoría 2 que es inmediatamente inferior a la del Director General Electoral. 

Desde su implementación, el Manual Descriptivo de Clases de Puestos ha sido objeto de varias modificaciones por motivos tales como variación de requisitos, inclusión o eliminación de tareas como consecuencia de estudios de puestos y creación de puestos producto del plan operativo anual, entre otros de similar naturaleza. Tales modificaciones fueron debidamente aprobadas por el Tribunal Supremo de Elecciones en las siguientes sesiones:  número 101-2013 del 5 de noviembre de 2013, oficio STSE-2466-2013; número 81-2014 del 24 de julio de 2014, oficio STSE-1398-2014; número 30-2015 del 7 de abril de 2015, oficio STSE-0550-2015; y número 66-2015 del 6 de agosto de 2015, oficio STSE-1403-2015.

Por otra parte, tenemos que también se han instituido nuevas unidades administrativas como el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas (sesión 25-2015 del 17 de marzo de 2015, oficio número STSE- 0473-2015 de igual fecha), creándose con ello el puesto de Jefe del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas y modificándose otros puestos ya existentes, como por ejemplo el de Asesor de la Gestión Política Institucional, el de Jefe de la Oficina de Comunicación Organizacional, el de Encargado/a del Área de Comunicación Masiva y otros más, todo lo cual hace indicar que la misma dinámica institucional ha requerido estos cambios a nivel organizacional y ocupacional.

En lo que concierne a la Secretaría General del TSE propiamente, posterior a la entrada en vigencia del MDCP se han originado estudios administrativos como el aprobado por el TSE en sesión 50-2014 del 29 de abril de 2014, oficio STSE-0874-2014 de la misma fecha, a través del cual se formalizan las diferentes unidades que la conforman, aprobándose tanto su organigrama interno como su estructura ocupacional.

Por consiguiente, a pesar de que tanto la estructura organizacional como ocupacional han estado en una continua actualización, en ningún momento se ha manifestado la necesidad institucional de incorporar puestos en la clase Ejecutivo Electoral 3, lo que demuestra que no ha sido relevante en el engranaje ocupacional y que bien se puede prescindir de ella. Al procederse de esa forma, sería necesario replantear las categorías en el índice salarial, de manera que en lo sucesivo se detalle tal y como se indica en el cuadro anexo a este oficio.

Es importante advertir que los cambios que se generan tanto en la estructura de clases como en las categorías, producto de eliminar la clase Ejecutivo Electoral 3, no genera inconvenientes de ninguna naturaleza en la aprobación de los movimientos de personal en el Sistema Integrado de Recursos Humanos, Planillas y Pagos INTEGRA, ya que para efectos de tal sistema las clases cuentan con una numeración dada por la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda. 

5.        CONCLUSIONES Y RECOMENDACIÓN:

De conformidad con lo que ha sido expuesto a través del presente informe con respecto a la clase Ejecutivo Electoral 3, se puede concluir lo siguiente:

5.1.-        En sesión 047-2011 del 19 de mayo de 2011, oficio número STSE-1343-2011, el Tribunal Supremo de Elecciones aprueba el Manual Descriptivo de Clases de Puestos con sus diferentes estratos ocupacionales, clases y puestos, así como la valoración respectiva para cada uno.

5.2.-        En sesión 117-2011 del 13 de diciembre de 2011, oficio número STSE-3579-2011, el Tribunal dispone reclasificar el puesto número 45419, que corresponde al cargo Secretario del Tribunal, de la clase Director de Área a la de Director General, todo de acuerdo con el Manual Descriptivo de Puestos vigente en ese momento.

5.3.-        Desde que entró en vigencia el MDCP a partir del mes de enero de 2012, la clase Ejecutivo Electoral 3 no ha contemplado ningún cargo, debido a que antes de entrar en vigencia éste, el único puesto contenido en esta clase había sido reasignado por el Tribunal a la clase Director General.

5.4.-        Tanto la estructura organizacional como ocupacional han estado en una continua actualización y en ninguno de los casos se ha requerido la ocupación de un cargo en la clase Ejecutivo Electoral 3.

5.5.-        La Dirección Ejecutiva considera que al no haber sido ocupada la clase en cuestión, podría ser eliminada, de manera que el MDCP responda a la dinámica institucional.

Todo lo anterior hace procedente eliminar la clase EJECUTIVO ELECTORAL 3 del Manual Descriptivo de Clases de Puestos, situación que necesariamente propicia el ajuste respectivo en las categorías de las clases vigentes que sí contienen cargos, tal y como se indica en el cuadro anexo.  En caso de que efectivamente se proceda de esa forma, este despacho efectuaría oportunamente la propuesta correspondiente para llevar a cabo los ajustes pertinentes tanto en el manual como en el índice salarial correspondiente.

Por lo expuesto, si a bien lo tiene el Superior, esta Dirección se permite recomendar que desde ahora se tenga por eliminada la clase de EJECUTIVO /A ELECTORAL 3, para lo cual el Departamento de Recursos Humanos, oportunamente, procederá a realizar los ajustes pertinentes tanto en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos como en el índice salarial.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Vacaciones y sustitución de la señora Magistrada Luz de los Ángeles Retana Chinchilla. La señora Magistrada Retana Chinchilla solicita verbalmente se le conceda el disfrute de vacaciones los días 28 y 29 de diciembre de 2015.

Sale del salón de sesiones la señora Magistrada Retana Chinchilla.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Para sustituirla, previo sorteo de rigor, se designa al señor Magistrado Fernando del Castillo Riggioni. ACUERDO FIRME.

Reingresa al salón de sesiones la señora Magistrada Retana Chinchilla

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Autorización para la realización del tercer simulacro general en el TSE. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Richard Poveda Solórzano, en su condición de Coordinador del Comité Central de Emergencias, se conoce oficio n.° CCE-009-2015 del 3 de diciembre de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En aras de cumplir con actividades calendarizadas para el presente año y necesarias para que el Plan de Emergencias del TSE sea aprobado por el Superior, se debe realizar un tercer simulacro general en  nuestras instalaciones.

Es así como luego de la valoración conjunta del Comité Central de Emergencias y de la Dirección Ejecutiva se ha estimado conveniente efectuarlo en la última semana de labores del presente año; específicamente el 21de [sic] diciembre de 2015 en el transcurso de la mañana.

Para tal fin se requiere la aprobación del caso; de igual forma que se genere un acuerdo del Superior relativo a que la participación del personal institucional en este simulacro debe ser obligatorio y que las Direcciones del TSE tomen las previsiones del caso, ya que tal y como se efectuó en el simulacro general del 03 de setiembre de 2015 se considerará a los usuarios de nuestros servicios, sea Salón de Certificaciones y de Cédulas, solicitud de TIM y recepción de documentos en todas las oficinas.

Asimismo ante eventuales consultas, la vocería ante la prensa será atendida por Richard Poveda Solórzano en su condición del Coordinador del Comité Central de Emergencias. Este simulacro contará con el apoyo del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas en cuanto al material de apoyo y la divulgación interna o externa que corresponda.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Informe para la donación de activos dados a la baja. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3449-2015 del 4 de diciembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Dirección recibió nota de fecha 24 de diciembre de 2014, suscrita por la señora Milagros Salas Méndez, Coordinadora de Promoción y Responsabilidad Social de la Fundación Skené, en la que solicitó la posibilidad de la donación de equipo de oficina, ante esa petitoria y en acatamiento al Reglamento de Administración de Bienes Muebles del Tribunal Supremo de Elecciones, específicamente lo que establece el inciso c) de su artículo 35, esta Dirección recomienda donar sustentado en la información que remitió la Proveeduría mediante oficio n.° PROV-1685-2015 del 2 del presente mes (se adjunta copia) todo lo que ahí se indica. Lo anterior, según el criterio técnico emitido (oficio IA-390-2015) en el que manifiesta que puede darse en desecho o donación, aunado a que la Dirección Ejecutiva con fundamento en lo que establece el inciso b) del artículo 27 del citado reglamento le dio la baja (oficio DE-3425-2015).

Lo anterior, una vez que se realizó la valoración de la documentación aportada por la Fundación Skené, de acuerdo con lo que establece el artículo 34 del reglamento de cita, donde se demuestra que esta es una institución donataria. De ahí que, según lo expuesto, se remite al Superior para lo que estime pertinente, tal como lo indica el inciso d) del artículo 35.

Es importante acotar lo dicho por el señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional en su oficio, en el sentido de que: Esos equipos se encuentran en la Unidad de Almacenamiento en las Brisas a la interperie [sic] por su gran cantidad y falta de espacio interno, por lo que su autorización coadyuvará en la optimización en el uso del espacio, pues se incrementó el trasiego y custodia de materiales u objetos en ese lugar con el cierre de la bodega en el Área de Asuntos Internos, además de que podrían eventualmente obstaculizar las maniobras de los camiones que en su momento lleguen a recoger el material electoral para distribuir a las Juntas Cantonales (…).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda, en el entendido según el cual se trata de bienes que se encuentran en desuso o en mal estado. Continúese con el trámite de rigor correspondiente. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre convenio con el Banco Central de Costa Rica relativo al acceso de datos e imágenes de los ciudadanos costarricenses. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3451-2015 del 4 de diciembre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo a los recursos derivados del convenio suscrito con el Banco Central de Costa Rica sobre acceso de datos.

Se dispone: Tener por rendido el informe, continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Observaciones al informe sobre recomendaciones técnicas para la conservación del acervo documental del TSE. Del señor Marco A. Calderón Delgado, Jefe del Departamento de Conservación de la Dirección General del Archivo Nacional, se conoce oficio n.° DC-1145-2015 del 3 de diciembre de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de diciembre de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Acuso recibo y agradezco la información brindada en su oficio n.° STSE-1868-2015 del 8 de octubre de 2015, relacionado con el avance del cumplimiento de las recomendaciones técnicas para la conservación del acervo documental del Tribunal Supremo de Elecciones, emitidas en el Informe e [sic] Inspección II-18-2011.

Sobre el particular, le manifiesto mi complacencia por todas las gestiones que han realizado para ejecutar las recomendaciones de conservación documental que estaban pendientes.

Nos queda la duda con las recomendaciones N° 1.6, 1.10 y 1.12. La última, que se refiere al local alquilado en San Rafael Arriba de Desamparados (Las Brisas), comprendemos que la solución exige mayores plazos para ejecutarla, por depender de procesos de contratación administrativa para el alquiler o construcción de un nuevo local con condiciones apropiadas para la conservación documental. Sin embargo, las dos primeras recomendaciones consideramos que sí se pueden emprender, ya que su ejecución depende de la disposición de unidades de aire acondicionado y de extracción de humedad relativa dentro del Área de Microfilm (recomendación 1.10) y en otros espacios del edificio central donde conservan documentos (recomendación 1.6), así como emprender el monitoreo del comportamiento de esas dos variables, lo cual se puede hacer por lo menos una vez al año disponiendo termohigrómetros digitales en distintos aposentos y recogiendo los datos para analizarlos y tomar las acciones correctivas necesarias. El que en esos espacios hayan personas, no impide que se puedan poner en práctica estas dos recomendaciones.

Esperamos que en el 2016 ustedes puedan hacer esa importante inversión.".

Se dispone: Agradecer al señor Calderón Delgado la información que hace de conocimiento de este Tribunal. Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.