ACTA N.º 75-2014

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del diez de julio de dos mil catorce, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Marisol Castro Dobles, Fernando del Castillo Riggioni, Juan Antonio Casafont Odor y Luz Retana Chinchilla.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. INFORMES DE LOS SEÑORES MAGISTRADOS DEL TSE.

A) Informe de participación en el Seminario Internacional de reformas políticas a las organizaciones partidarias. Del señor Magistrado Presidente Luis Antonio Sobrado González, se conoce memorial del 7 de julio de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo a su participación en el Seminario Internacional de reformas políticas a las organizaciones partidarias, celebrado los días 2 y 3 de julio de 2014 en Buenos Aires, Argentina y al que adjunta publicaciones obsequiadas.

Sale del salón de sesiones el señor Magistrado Presidente Sobrado González.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Pasen las referidas publicaciones al Centro de Documentación del IFED. ACUERDO FIRME.

Reingresa al salón de sesiones el señor Magistrado Presidente Sobrado González.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Renuncia por pensión del funcionario Carlos Francisco Ramírez Artavia, Jefe de la Oficina Regional de Turrialba. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2014-2014 del 4 de julio de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de julio de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración la nota recibida el 2 de julio en este despacho que suscribe el señor Carlos Francisco Ramírez Artavia, Jefe de la Oficina Regional de Turrialba, mediante la cual presenta la renuncia a su cargo para acogerse al beneficio de pensión por el régimen general de pensiones Ley Marco (Ley No. 7302 del 15 de julio de 1992).

El señor Ramírez Artavia labora para este organismo electoral desde el 16 de enero de 1984 y desea que su cese de funciones sea efectivo a partir del 1° [sic] de agosto de 2014, motivado para ello en la resolución DNP-OA-621-2014 que emitió la Dirección Nacional de Pensiones a las catorce horas del 22 de abril de 2014.

Solicita asimismo el pago tanto de las prestaciones legales que pudieran corresponderle de acuerdo con la legislación laboral vigente, como de la jornada extraordinaria y las vacaciones que no haya disfrutado a la fecha de su retiro.".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia del señor Ramírez Artavia, a quien se agradece los servicios prestados por tantos años a estos organismos electorales, deseándole el mayor de los éxitos en su nueva etapa de vida. Procedan oportunamente con lo de sus cargos la Contaduría, el Departamento Legal y el propio Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

B) Informe sobre nombramiento en la Sección de Servicios Generales. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2022-2014 del 7 de julio de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión ordinaria nº 70-2014 del 26 de junio de 2014, el Tribunal conoció oficio RH-1871-2014 mediante el cual, a solicitud de la Jefatura a. í, [sic] de Servicios Generales, se propuso el nombramiento del señor Savier Alexander Fernández Cerdas en un puesto de Asistente en Mantenimiento 1 perteneciente a la clase Asistente Administrativo 2. Para concretar tal propuesta era necesario aplicar el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Salarios en virtud de que aún es inexistente un registro de elegibles para este tipo de puesto.  Así las cosas, en oficio STSE-1235-2014 de esa misma fecha, el Tribunal dispuso que “De previo a conocer el referido nombramiento, proceda el Departamento de Recursos Humanos, en el plazo de cinco días hábiles, a verificar la existencia de funcionarios electorales que cumplan con los requisitos que exige el referido cargo, que tengan interés en ocuparlo y que posean las habilidades del caso para suplir las necesidades institucionales que con ese nombramiento se pretenden; lo anterior, a efecto de brindar, de primera mano, oportunidad a quienes laboran para estos organismos electorales.”  

Con el propósito de cumplir con lo acordado por el Tribunal, se iniciaron las actividades necesarias, dentro de las cuales se encontraba la revisión de la descripción del puesto de cita y posteriormente confeccionar un aviso mediante el cual se invitara a todas aquellas personas que laboran en estos organismos electorales, que tuvieran interés en un nombramiento interino en ese cargo, a inscribirse ante este departamento a efectos de ser consideradas como potenciales ocupantes de dicho puesto, siempre y cuando satisficieran los requisitos que para tales efectos establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos.  Así las cosas, al existir una propuesta de nombramiento originada por la Jefatura a.i. de Servicios Generales, se consideró prudente coordinar lo necesario con el Lic. Gustavo Fitoria Mora, Jefe titular de esa dependencia, momento en el cual quedó evidente [sic] que el planteamiento de las tareas incluidas en la descripción del puesto denominado Asistente en Mantenimiento 1 debía ajustarse, debido a que éstas [sic] corresponden a un nivel de asistencia a personal de mayor nivel y no de ejecución tal y como se indica en la descripción vigente, ya que, tal y como están ahí plasmadas, pertenecen a otra clase de puesto de mayor categoría, específicamente a la denominada Técnico/a en Electricidad en cuyo caso se requieren conocimientos formales en el campo eléctrico. 

Con estos nuevos elementos de juicio, en reunión sostenida con personal de Recursos Humanos, específicamente con las licenciadas Ileana Molina López, Marta Eugenia Marín Rosales y Nancy Avendaño Infante, pertenecientes al Área de Gestión de Empleo la primera de ellas y, las restantes, al Área de Gestión de Salarios y el Lic. Fitoria Mora, Jefe de Servicios Generales, se determinó que lo procedente es una revisión integral de las tareas que componen la descripción de puesto Asistente en Mantenimiento 1 de manera tal que se ajusten a la realidad. Asimismo, se pretende con este estudio que la ubicación idónea del puesto este [sic] acorde con las necesidades actuales de la institución. En caso de que eventualmente se requiera modificar la clasificación del cargo de cita, ésta [sic] sería tramitada por las vías que institucionalmente se encuentran establecidas. Con fundamento en lo que ha sido expuesto en las líneas precedentes, salvo superior criterio, se solicita al Tribunal dejar sin efecto el acuerdo tomado en sesión ordinaria nº 70-2014 del 26 de junio de 2014, comunicado en oficio STSE-1235-2014 de esa misma fecha.".

Se dispone: Con fundamento en las razones expuestas, disponer conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

C) Encargo de funciones de la Jefatura de la Oficina de Seguridad Integral. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2025-2014 del 8 de julio de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio SI-102-2014 de ayer que suscribe el Lic. Richard Poveda Solórzano, Jefe de Seguridad Integral, mediante el cual, en virtud de que disfrutará 2 días de vacaciones a partir del próximo 11 de julio, solicita que durante esos días sus funciones se encarguen en el Secretario General del TSE, quien ya en otras oportunidades ha asumido esa misma responsabilidad.".

Se dispone: Aprobar el encargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

D) Nombramientos en distintas unidades administrativas. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2033-2014 del 8 de julio de 2014, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración los oficios que suscriben diferentes jefaturas de la institución, a través de los cuales solicitan los nombramientos interinos que seguidamente se detallan:

Los candidatos que se proponen forman parte de los registros de elegibles actualmente vigentes para ese tipo de puestos o bien han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican  siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Si el Tribunal no tiene objeciones, los nombramientos que se proponen en el cuadro se podrían autorizar con fundamento en los artículos 9, 22, 25, 34 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro.

Puede apreciarse que las solicitudes de nuevos nombramientos cuentan, cuando así corresponde, con el visto bueno de los respectivos superiores jerárquicos.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

E) Encargo de funciones de la Jefatura de la Sección de Archivo. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2037-2014 del 10 de julio de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio SGRC-0985-2014 de ayer que suscribe el Lic. Luis Antonio Bolaños Bolaños,  Secretario General a.i del Registro Civil, mediante el cual, en virtud de que la Licenciada Laura Quesada Ramírez, Jefa del Archivo del Registro Civil, disfrutará 5 días de vacaciones a partir del próximo 14 de julio, solicita que durante esos días sus funciones se encarguen en la Licenciada Katia Zamora Guzmán, Jefa del Archivo Central, quien ya en otras oportunidades ha asumido esa misma responsabilidad.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el encargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

F) Nombramientos interinos en el IFED y en la Sección de Cédulas. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2038-2014 del 10 de julio de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración los oficios que suscriben diferentes jefaturas de la institución, a través de los cuales solicitan los nombramientos interinos que seguidamente se detallan:

Los candidatos que se proponen forman parte de los registros de elegibles actualmente vigentes para ese tipo de puestos o bien han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican  siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Si el Tribunal no tiene objeciones, los nombramientos que se proponen en el cuadro se podrían autorizar con fundamento en los artículos 9, 22, 34 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro.

Puede apreciarse que las solicitudes de nuevos nombramientos cuentan, cuando así corresponde, con el visto bueno de los respectivos superiores jerárquicos.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Proyecto de Reglamento de Vigilancia y Control de la Política Institucional en Materia de Discapacidad y Adultos Mayores. Del señor Óscar Fernando Mena Carvajal, Coordinador de la Comisión Institucional en Materia de Discapacidad, se conoce oficio n.° CD-042-2014 del 12 de mayo de 2014, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remite proyecto del Reglamento de Vigilancia y Control de la Política Institucional en Materia de Discapacidad y Adultos Mayores.

Se dispone: Para su valoración e informe conjunto, pase a la Dirección Ejecutiva y al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

B) Respuesta al Informe relativo al seguimiento sobre las recomendaciones contenidas en los informes de control interno n.° ICI-02-2011 e ICI-04-2011. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1745-2014 del 7 de julio de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al acuerdo tomado por el Superior en sesión ordinaria n.º 69-2014, oficio  STSE-1218-2014 del 24 de junio del año en curso, referente a los informes de control interno ICI-02-2011 e ICI-04-2011 presentados por la Auditoría Interna, y con el propósito de elevar a conocimiento del superior, me permito informarle lo siguiente.

La recomendación 4.1 del Anexo 1:

Evaluar la conveniencia de centralizar en la Unidad de Control Interno, las funciones relativas a la autoevaluación de control interno que actualmente son desempeñadas por la Comisión de Administración de Riesgo Institucional, así como -en lo que concierne al SIVAR-, lo relativo a la obtención de información de riesgos y acciones de mejora, la verificación de la oportunidad con que son atendidas estas acciones, además de la comunicación al Jerarca de los resultados obtenidos de la evaluación, tal como se tiene estructurado el proceso de autoevaluación de control interno. Lo anterior con el propósito  de disponer de información consolidada que brinde una visión integral de los riesgos a nivel institucional, que coadyuve en la toma de decisiones.

Se acogió la recomendación y por tal razón se indicó que “…esta Dirección Ejecutiva [sic] estima acertado implementar lo recomendado por la Auditoría Interna, toda vez que tal acción, redundaría en la agilización de los mecanismos de aprobación interna, que atañen a los instrumentos, metodologías y otros elementos de apoyo que la Unidad de Control Interno aplica en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades”  tomando este aspecto como punto de partida fue que se diseñó la matriz de riesgos como mecanismo para agilizar la toma de decisiones, “…facilitando además, la integración de los datos e información general atinentes a los ejercicios que la Administración ha venido realizando para cumplir con la autoevaluación anual de control interno y el SIVAR. Esto permitiría además, contar con una clara referencia cada vez más consistente comprendida en una serie de esfuerzos administrativos desplegados por las diferentes dependencias institucionales en el abordaje de ambos tópicos, a saber, autoevaluación de control interno y SIVAR, con el apoyo asesor de esta Dirección Ejecutiva mediante la Unidad de Control Interno”. 

Ahora bien, con respecto a la valoración del riesgo, el Tribunal ha girado las directrices respectivas en el sentido de que cada dirección mantendrá un seguimiento permanente y constante de los cambios del entorno que signifiquen un eventual riesgo que impida el cumplimiento de los objetivos en cada una de sus unidades adscritas respectivamente; lo anterior, con el fin de dar un tratamiento más ágil y expedito, y disponer de la información de primera mano, así como de la delegación de responsabilidades en cada director sobre los asuntos que atañen su competencia [sic]. Una vez canalizada esa información e implementar [sic] las medidas correctivas que se deriven de esos cambios, cada dirección enviará un informe a la Dirección Ejecutiva para ser analizado, y luego se remitirá a la Secretaría del Tribunal un “resumen ejecutivo” con las observaciones que al respecto se estiman procedentes, resultante de la valoración del riesgo con el apoyo asesor de la Unidad de Control Interno.  Este acuerdo refuerza el papel de dicha Unidad dado que el Tribunal delegó en la Dirección Ejecutiva el análisis de los informes, los que anteriormente eran llevados por el superior, de forma tal que se consolide la información para brindar una visión global, al seno del Tribunal, del tratamiento de los riesgos a nivel institucional. Lo anterior va en consonancia con lo establecido en el Reglamento del Consejo de Directores –recientemente aprobado–  en el Art. 7 referente a las atribuciones del Consejo, inciso c) que dice: “Planificar, dirigir y ejecutar, en primera instancia y con observancia de las órdenes y directrices del Tribunal, lo relativo a la gestión administrativa institucional”. En virtud de lo anterior, consideramos que –por conveniencia– cada dirección debe asumir su rol de vigilar los riesgos en tiempo que permita reaccionar y tomar acciones correctivas, amén del informe que envía la Dirección Ejecutiva que integra las actividades reportadas de cada dirección, por lo que la recomendación dirigida al Tribunal por la Auditoría Interna se ha cumplido.

La recomendación 4.2  del Anexo 1:

Valorar la conveniencia de que, en la medida de lo posible, en las distintas unidades administrativas se conserven los funcionarios que fueron designados por las respectivas jefaturas para colaborar con las tareas relativas al SIVAR y la autoevaluación del Sistema de Control Interno y que fueron capacitados en estos temas, con el propósito de que coadyuven en la realización de las actividades relativas a esta labor y con el fin de maximizar los recursos de la Institución.

La Unidad de Control Interno ha hecho énfasis en las jefaturas sobre la necesidad de mantener el personal que ha designado para colaborar con las tareas del SIVAR y de la Autoevaluación; no obstante, en los casos que se han reportado cambios, se les ha brindado la inducción necesaria en materia de control interno para que apoyen a las jefaturas.  Uno de los casos es el del servidor Daniel Jiménez Altamirano quien llevaba el seguimiento en la Coordinación de Servicios Regionales y luego pasó a Secretaría del Tribunal para realizar la misma función aplicando los conocimientos adquiridos, y en algunos casos la jefatura valora si el encargado que colabora con ellos se presenta a las reuniones de seguimiento; mas sin embargo, [sic] la rotación inevitable que se pueda dar con el personal entre oficinas, sea por ascenso, traslados u otras situaciones –en algunos casos– ha sido motivo para darles capacitación y la inducción necesaria en materia de control interno con el fin de que apoyen a las jefaturas tanto en la Autoevaluación como en la Valoración de Riesgos. No obstante lo anterior, se ha insistido a las jefaturas que mantengan el personal dentro de los límites posibles para darles continuidad como encargados del control interno. La Dirección Ejecutiva generará una circular a todas las jefaturas de la institución indicando la necesidad de mantener el personal que apoya la gestión administrativa y en especial en materia de control interno para que eviten la rotación, en la manera [sic] de lo posible. Por tal razón consideramos que la recomendación dirigida al Tribunal por la Auditoría Interna se ha cumplido.

La recomendación 4.3  del Anexo 1:

Analizar la necesidad de emitir una directriz, con el propósito de que las dependencias del Tribunal, en un plazo a definir por ese Órgano Colegiado, procedan a elaborar sus Manuales de Políticas, de manera similar a lo acordado en Sesión Ordinaria No. 100-2010, celebrada el 2 de noviembre de 2010, para actualizar los Manuales de Procedimientos (en atención a las recomendaciones que en tal sentido efectuó la Dirección Ejecutiva sobre la autoevaluación del 2010), a fin de que estos instrumentos contribuyan al fortalecimiento del sistema de control interno e, implícitamente, al mejoramiento del desempeño de las dependencias de la Institución.

La Dirección Ejecutiva presentará una propuesta al Consejo de Directores del procedimiento a seguir en la generación de políticas, lineamientos y directrices a nivel institucional, las cuales serán armonizadas con las Políticas Institucionales que aprobó el Tribunal en el 2008-2009, para lo cual se considera realizarlo en un período de 90 días.  En razón de lo anterior, se solicita ampliar el plazo a 90 días para concretar con [sic] dicho documento.

La recomendación 4.4  del Anexo 1:

En virtud de la importancia que reviste el SIVAR y las autoevaluaciones para el fortalecimiento del sistema de control interno de estos Organismos Electorales, valorar la conveniencia de que en un plazo razonable, se dote a la Unidad de Control Interno de los recursos necesarios, entre ellos de un sistema que apoye su gestión, de modo que les permita obtener, procesar y comunicar la información de manera más completa y ágil, lo que redundará en una oportuna toma de decisiones.

Se realizaron varias reuniones con la Sección de Ingeniería de Software y se han levantado los “Casos de Usos” para el desarrollo del software que integre la autoevaluación del control interno, aún faltan los relativos a la valoración de los riesgos; sin embargo, dado que ésta [sic] acción depende de las cargas de trabajo de Ingeniería de Software de la Dirección General de Estrategia Tecnológica debemos esperar a que puedan continuar con el desarrollo del sistema informático. En dicho caso, se considera necesario ampliar el plazo de cumplimiento de dicha medida en lo que respecta al diseño y puesta en práctica del sistema. Como acción a seguir, corresponde solicitar a la Dirección General de Estrategia Tecnológica que indique el plazo en que se concretará el software que integre la autoevaluación y la valoración de los riesgos. Esta acción efectivamente se encuentra parcialmente [sic] cumplida.

La recomendación 4.5  del Anexo 1:

Estimar la posibilidad de girar instrucciones a los titulares subordinados, sobre la responsabilidad de éstos [sic] en cuanto a la presentación oportuna a la instancia respectiva, de los resultados obtenidos en la aplicación de las herramientas del SIVAR, de las autoevaluaciones del sistema de control interno y del seguimiento respectivo, advirtiendo también de las implicaciones que conlleva su incumplimiento.

Para efectos de presentar los respectivos informes, únicamente en el caso de la Dirección General de Registro Electoral es que fue necesario ampliar el plazo establecido por el superior, debido a que el Tribunal debió enfrentar una segunda vuelta electoral, razón justificada para extender una prórroga en la presentación del informe (comunicado por correo electrónico el 28 de marzo y con recordatorio el 26 de abril del año en curso), y dado que no fue presentado en el tiempo establecido, se le informó al Superior para lo que correspondiera; empero, no se han presentado mayores atrasos de las demás unidades administrativas. Por lo anteriormente expuesto se considera que la recomendación se encuentra parcialmente cumplida debido al atraso en la presentación del informe por parte de la Dirección General de Registro Electoral, para lo cual se insistirá en las consecuencias derivadas de la no presentación de los resultados y del seguimiento. Para tal efecto la Dirección Ejecutiva enviará circular a todas las jefaturas de la institución recordándoles sobre las consecuencias derivadas de la no presentación de los informes de control interno en los plazos establecidos.

La recomendación 4.7  del Anexo 1:

Instruir a las unidades administrativas a su respectivo cargo, para que conforme se vayan cumpliendo las acciones de mejora propuestas por éstas [sic], según los plazos establecidos, se actualicen oportunamente las matrices de autoevaluación de control interno y del SIVAR. Adicionalmente, procede incluir en esas herramientas, una columna que indique el estado de avance en el cumplimiento de éstas [sic], según estén pendientes, en proceso o concluidas.

El viernes 27 de junio del año en curso, se envió vía correo electrónico a todas las jefaturas y personal de apoyo de cada oficina, la nueva matriz de seguimiento de la valoración de riesgos, ajustando el manual de referencia con la inserción de dos columnas que indican el estado y el porcentaje de avance. Además, el seguimiento de la autoevaluación también llevará incluido a partir de esa fecha dos cuadros para resumir dicha información la cual fue enviada vía correo electrónico a las direcciones de la Institución. Por lo expuesto, se considera que la recomendación se encuentra cumplida.

La recomendación 4.8  del Anexo 1:

Implementar el uso de un instrumento formal (en el caso de la Secretaría del Tribunal y de la Dirección General de Registro Civil), que permita documentar y evidenciar la gestión de seguimiento que se realiza sobre el estado de cumplimiento de las acciones de mejora propuestas para el SIVAR, en razón de la importancia que tiene esta labor en la valoración de la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema de control interno y de la gestión institucional.

Hemos mantenido un seguimiento programado del control interno en las unidades de la Dirección Ejecutiva conforme al modelo del SIVAR, de igual forma se ha extendido a las demás direcciones la herramienta con el fin de generalizar el mecanismo de seguimiento. En el caso de la Dirección General del Registro Civil proceden con levantar actas de las actividades que realizan y minutas en la Secretaría del Tribunal, según lo manifestado por los encargados. Con base en el punto anterior, se procedió a remitirles un correo con la herramienta que se utilizará a fin de estandarizar el seguimiento en la Dirección General del Registro Civil y en la Secretaría del Tribunal, igualmente, también se promoverá la utilización de las matrices que diseña la Unidad de Control Interno; en virtud de lo anterior, se considera que la recomendación se encuentra cumplida.

La recomendación 4.10  del Anexo 1:

Incluir en el informe anual de la autoevaluación de control interno y del SIVAR que se remite al Jerarca, en el informe de la autoevaluación del control interno y del SIVAR [sic], un resumen por cada unidad administrativa, contentivo del estado de cumplimiento (pendiente, en proceso y concluidas) de las acciones propuestas correspondientes a evaluaciones anteriores.

En el informe que se presenta al superior, se ha hecho la separación de medidas en los estados que se indican: “Pendientes”, “En Proceso”, “Cumplidas”; no obstante, se han [sic] enviado por correo la nueva versión del manual de referencia que incluye dos columnas con el estado y grado de avance en porcentajes, con la finalidad que [sic] al final de año se integre tal condición en el informe. En virtud de lo anterior, se considera que esta recomendación se verá reflejada en los informes que se presentarán en el mes de enero del próximo año por cada una de las direcciones y en marzo en el resumen que va directamente al Tribunal, según la nueva disposición del Superior. Razón por lo [sic] que dicha recomendación se encuentra parcialmente cumplida.

La recomendación 4.2  del Anexo 2:

Girar instrucciones a la Proveeduría Institucional, con el propósito de que, a la brevedad posible, realice una toma física de inventario de los bienes que fueron asignados al entonces Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DTIC), y emita un informe a ese Tribunal, contentivo de los resultados que al efecto se obtenga y de las acciones correctivas pertinentes, de manera que se aclare la situación que se presentó desde hace más de dos años con la partida del entonces Jefe a.i. [sic] de ese Departamento, oportunidad en la cual existían varios bienes faltantes y sobrantes, asunto sobre el que recientemente la Proveeduría reinició gestiones con el Director General de Estrategia Tecnológica, según lo comentado en el aparte 2.2.1, literal c), del presente informe.

Efectivamente la recomendación se encuentra pendiente dado que aún se encuentra en estudio el procedimiento que se utilizará para tratar los faltantes de bienes según los registro [sic] de la Proveeduría, producto del inventario levantado; no obstante, la Dirección Ejecutiva, ha dispuesto de personal de refuerzo para que se dedique a colaborar exclusivamente en este aspecto directamente en la Proveeduría

La recomendación 4.8  del Anexo 2:

Elaborar e implementar la utilización de un expediente centralizado, debidamente foliado y actualizado, que contenga de manera independiente, la información relativa a los informes finales de gestión que le son remitidos conforme a lo dispuesto en la normativa y directrices relacionadas con el tema, a fin de que puedan ser consultados por las instancias internas que lo requieran, por parte de los entes externos de fiscalización, o de la misma ciudadanía, en caso de que así sea requerido.

Consultada la señora Jocelyn Brown, jefa .a.i. [sic] del Departamento de Recursos Humanos, vía correo electrónico, manifiesta: “con respecto al avance de la recomendación emitida por la Auditoría Interna en informe ICI-04-2011, la cual se transcribe literalmente, es menester indicar que todos los informes de gestión custodiados a la fecha en este departamento han sido foliados, según lo recomendado.” Por lo tanto, consideramos que esta recomendación está cumplida.

La recomendación 4.9  del Anexo 2:

Establecer y poner en práctica los mecanismos de control que resulten necesarios, con el propósito de asegurar que todas las diferencias determinadas y que surgen del análisis comparativo entre los activos en poder del funcionario -según los registros de la Proveeduría Institucional y las existencias físicas en las oficinas correspondientes y que finalmente se reflejan en las actas de entrega de inventario-, sean debidamente conciliadas, tanto en cuanto a bienes sobrantes como a los faltantes; además, esta documentación y otra relacionada deberá incluirse en el expediente respectivo. Lo anterior, con el propósito de evitar diferencias como las señaladas en los casos que se consignaron en el aparte 2.2.1 y en el Anexo No. 4 del presente informe.

Según indicaciones del señor Jefferson Vargas, Subproveedor, dicha recomendación se encuentra cumplida, toda vez que ya se implementaron los mecanismos de control recomendados y además se ha coordinado con el Departamento de Recursos Humanos para que se realice la comunicación a la Proveeduría de aquellos funcionarios que dejan su puesto y se encuentran en la lista para presentar Informe final de gestión.

La recomendación 4.10  referente al Anexo 2:

En cuanto al tema de los bienes propiedad del Tribunal y que están asignados a las diferentes unidades administrativas, esta Auditoría estima de gran urgencia que la Proveeduría Institucional se aboque a la tarea de realizar un inventario general de tales bienes, de manera que a partir de los resultados que se obtengan, se proceda a la depuración de las bases de datos que al efecto se dispone. Asimismo, es preciso que se modifique la forma de asignación de los bienes, ya que en la actualidad se realiza por unidad administrativa, de modo que en su lugar la responsabilidad de la custodia de éstos [sic] se asigne formalmente de manera personal a los funcionarios que los tienen a cargo, tal como lo establece las Norma de Control Interno para el Sector Público en el aparte “Custodia de Activos” No. 4.3.2.

Para llevar una base de datos con el inventario general de los bienes institucionales así como la asignación de responsables de manera formal y personal, se requiere de un nuevo software que integre toda la información, dado que el sistema actual no lo permite (según indicación del Ingeniero que se contrató para desarrollar el sistema que utiliza la Proveeduría desde el año 2000); no obstante, el proyecto para desarrollarlo se encuentra en sus fases iniciales y por lo tanto esta recomendación se mantiene pendiente.

La recomendación 4.12  referente al Anexo 2:

Establecer un plazo razonable para concluir con la elaboración del procedimiento relativo a la entrega de bienes por finalización de gestión de los funcionarios en los puestos que ocupan y, una vez concluido, éste [sic] sea sometido a consideración de la Dirección Ejecutiva para su aprobación y posterior inclusión en el Manual de Procedimientos respectivo.

Según Oficio PROV-0741-2014, se remitió el diagrama de flujo del procedimiento “Entrega y recepción de activos para los/las funcionarios/as obligados/as a presentar informe final de gestión” a la Dirección Ejecutiva, y ésta [sic] lo aprueba según oficio DE-1743-2014. Consideramos que esta medida se encuentra cumplida.

Salvo criterio superior, recomiendo que se informe a la Auditoría Interna el estado actual de las recomendaciones así como la ampliación de plazos por las razones expuestas en este informe, así como las causas por las cuales no se han podido implementar algunas según los informes ICI-02-2011 e ICI-04-2011 de Auditoría Interna. Se continuará trabajando en aquellas recomendaciones que se encuentran parcialmente cumplidas y pendientes.".

Se dispone: Acoger las recomendaciones planteadas en su momento por la Auditoría Interna en los referidos informes, conforme a lo expuesto por la Dirección Ejecutiva. Esta dará seguimiento al efectivo cumplimiento de las recomendaciones aún pendientes. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Informe de liberación de recursos en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera, correspondiente al II Semestre 2014. Del señor José Luis Araya Alpízar, Subdirector General de Presupuesto Nacional, se conoce oficio n.° DGPN-SD-208-2014 del 3 de julio de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 8 de julio de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como complemento al oficio DGPN-SD-325-2013 de 19 de diciembre de 2013, mediante el cual se comunicó la liberación de recursos presupuestarios para su representada correspondiente al primer semestre del ejercicio económico 2014, me permito informarle que los recursos correspondientes al segundo semestre del año han sido liberados en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF).

Los documentos mediante los cuales se contabilizó la liberación, así como el monto autorizado por fuente de financiamiento, se indica [sic] a continuación:

Por lo anterior, la Unidad Financiera debe realizar las acciones necesarias para que el proceso de distribución, para la atención de las necesidades que justifican la cuota de liberación.".

Se dispone: Para su atención inmediata, pase a la Dirección Ejecutiva y a la Contaduría. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

A) Invitación para participar en el Seminario sobre diseño de cursos de capacitación online para la gestión electoral, en Antigua, Guatemala. De la señora María Cristina Díaz Márquez, Directora General de Política Interior del Ministerio del Interior del Reino de España, se conoce correo electrónico recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de julio de 2014, mediante el cual extiende cordial invitación para participar en el Seminario sobre diseño de cursos de capacitación online para la gestión electoral, que se celebrará en el Centro de Formación de la Cooperación Española en Antigua, Guatemala, del 21 al 24 de octubre de 2014. Indica la señora Díaz Márquez que las instituciones organizadoras cubrirán los gastos de alojamiento y manutención de un participante, por lo que deberá asumirse los gastos de transporte desde nuestro país hasta Guatemala.

Se dispone: Agradecer a la señora Díaz Márquez la cordial invitación que cursa, la cual será atendida por el señor Luis Diego Brenes Villalobos, Secretario Académico del Instituto de Formación y Estudios en Democracia de este Tribunal.

De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.

B) Cancelación de visita de la Comisión Electoral de Corea. Del señor Yun Jae–Su, Director de la División de Relaciones Internacionales de la Comisión Nacional Electoral de la República de Corea, se conoce correo electrónico recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de julio de 2014, mediante el cual manifiesta que el señor Secretario General de dicha Comisión no podrá visitar Costa Rica en las fechas planteadas días antes.

Se dispone: Agradecer al señor Jae–Su la información que hace del conocimiento de este Tribunal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SÉTIMO. ASUNTOS DE ORGANISMOS INTERNACIONALES.

A) Invitación al III Curso Regional sobre Apatridia “Hacia la erradicación de la Apatridia en las Américas”, en Uruguay. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0701-2014 del 9 de julio de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Respetuosamente hago de conocimiento del Superior, la invitación que vía correo electrónico al señor Rodolfo Villalobos Orozco, ha hecho llegar el señor Luis Almagro y la señora Marta Juarez, Ministro de Relaciones Exteriores y Directora de la Oficina para las Américas del Alto Comisionado para los Refugiados de las Naciones Unidas (ACNUR) respectivamente, para asistir al III Curso Regional sobre Apatridia “Hacia la erradicación de la Apatridia en las Américas”.

El encuentro contará con la asistencia de expositores que se referirán a la nacionalidad como prerrogativa estatal y derecho individual, a las causas, consecuencias humanitarias y regulación internacional de la apatridia, así como el mandato del ACNUR. En dicho curso se estaría dando énfasis al estudio de las salvaguardias de la Convención para Reducir los casos de Apatridia de 1961, así como los mecanismos para la identificación, los procedimientos nacionales para la determinación de la condición de apátrida y los derechos fundamentales de las personas apátridas. El curso se llevará a cabo los días 29 y 30 de julio de este año, en Montevideo, Uruguay y para tal fin la organización ha dispuesto financiar todos los costos de participación del funcionario designado.

Por la logística de este evento, se requiere la confirmación de la intención de nuestra Institución a participar en dicha conferencia en el menor plazo posible.

De aprobarse la participación a este Curso Regional, se requerirá de la autorización del Superior, para que el funcionario designado viaje a la República Oriental de Uruguay el día 28 de julio de este año y regrese al país el 31 de ese mismo mes.".

Se dispone: Agradecer a los señores Almagro y Juárez la cordial invitación que cursan, la cual será atendida por el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil.

De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO OCTAVO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Solicitud de suspensión de cargos de funcionarios municipales. Del señor Alan Marín Cedeño, se conoce memorial del 30 de junio de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 2 de julio de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Reciban un cordial saludo y a la vez solicito muy respetuosamente ante su despacho lo siguiente:

En fecha 27 de mayo entregue [sic] a ustedes con numero [sic] 14-000-219-619 pe expediente en el cual denuncie [sic] a varios regidores de la Municipalidad de San José, solicito muy respetuosamente se les suspenda de sus cargos mientras se lleva a cabo la investigación correspondiente.".

Se dispone: Hacer del conocimiento del señor Marín Cedeño que mediante oficio n.º STSE-1059-2014 del 29 de mayo de 2014, la Secretaría General de este Tribunal acusó recibo de la información a la que hace referencia por considerarse que no existía en dicha gestión petitoria alguna dirigida a este Tribunal. Asimismo, se le hace ver al gestionante que este organismo electoral no ejerce potestad disciplinaria sobre los funcionarios municipales, aún los de elección popular, quedando reducido su accionar, en ese aspecto, a la cancelación de credenciales, según las causales establecidas por el ordenamiento jurídico, por lo que no ha lugar la solicitud planteada. ACUERDO FIRME.

B) Nombramiento de Oficial de Simplificación de Trámites. De la señora Isabel Cristina Araya Badilla, Directora de Mejora Regulatoria y Reglamentación Técnica del Ministerio de Economía Industria y Comercio, se conoce oficio n.° DMRRT-OF-353-14 del 1.° de julio de 2014, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En seguimiento a su oficio STSE-1229-2014, de fecha 26 de junio del año en curso por medio el [sic] cual, se comunica a ésta [sic] Dependencia, el nombramiento del Sr. Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios de su institución, como Oficiales [sic] de Simplificación de Trámites, le indicamos que dicho nombramiento no procede conforme a lo establecido en el Decreto Ejecutivo N° 37045, Reglamento a la Ley N° 8220: Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, ya que en su artículo N° 14 se establece:

“Artículo 14°–Designación del Oficial de Simplificación de Trámites. Todos los jerarcas de la Administración Pública deberán designar un Oficial de Simplificación de Trámites, que actúe como enlace institucional para dirigir y coordinar los esfuerzos de mejora regulatoria y simplificación de trámites a lo interno de cada institución.

En el caso de la Administración Central se deberá designar como Oficial de Simplificación de Trámites al Viceministro de cada Ministerio, en los casos en que haya más de uno, el jerarca designará a uno de ellos, tomando en consideración aquel que tenga bajo su responsabilidad las áreas que realizan los trámites. En el caso de la Administración Descentralizada se deberán nombrar al gerente, subgerente o Directores Ejecutivos, según corresponda

Estos nombramientos se comunicarán al Ministro del MEIC, a efecto de que la Dirección de Mejora Regulatoria de dicho ministerio coordine las acciones encomendadas en este reglamento.”

Dado lo anterior, para el caso de la Administración Descentralizada, el nombramiento del Oficial de Simplificación de Trámites, debe recaer sobre el “director ejecutivo, o subdirector ejecutivo”, por lo que le solicitamos de la manera más atenta proceder con el nombramiento de la manera en que lo establece la legislación vigente.

Por último, es importante indicar que el señor citado Solórzano Alvarado, puede formar parte de la Comisión de Mejora Regulatoria que ésta [sic] Dependencia recomienda conformar, con el objetivo de que él pueda apoyar al “Oficial de Simplificación de Trámites” en el seguimiento y ejecución de sus funciones establecidas en la Ley N° 8220, su reforma y su reglamento.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

Salen del salón de sesiones los señores Magistrados Casafont Odor y Retana Chinchilla.

C) Consulta legislativa del proyecto de Ley de orden y regulación en radio televisión, expediente n.° 17.957. De la señora Silma Elisa Bolaños, Jefa de Área de la Comisión Permanente Especial de Ciencia y Tecnología de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.º CTE-015-2014 del 9 de julio de 2014, recibido –vía correo electrónico– el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisión Permanente Especial de Ciencia Tecnología y que tiene en estudio el proyecto de ley: LEY DE ORDEN Y REGULACIÓN EN RADIO TELEVISIÓN, expediente legislativo Nº 17.957 en sesión Nº 03 de este órgano, aprobó la siguiente moción:

“Para que el expediente 17957 “LEY DE ORDEN Y REGULACIÓN EN RADIO Y TELEVISIÓN”  sea consultado a las siguientes organizaciones e instituciones:

_Municipalidades del país.

_Oficina Nacional Radio

_Universidad de Costa Rica

_Universidad Nacional

_Universidad Técnica Nacional

_Universidad Estatal a Distancia

_Instituto Tecnológico de Costa Rica

_Reservas Indígenas del país: Abrojo Montezuma, Alto Laguna de Osa, Altos de San Antonio, Conteburica,  Coto Brus, Boruca, Cabagra, Rey Curré, Salitre, Térraba, Ujarrás, China Kicha, Kekoldi (Bibri), Talamanca Bibri, Talamanca Cabécar, Tayní (Cabécar), Telire (Cábécar), Bajo Chirripó (Cabécar),  Chirripó (Cabécar), Nairí Awarí (Cabécar), Matambú, Guatuso, Quitirrisí de Mora.

_Tribunal Supremo de Elecciones.

_Comisión Nacional de Asuntos Indígenas

_Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

_Patronato Nacional de la Infancia

_Caja Costarricense del Seguro Social

_Instituto Nacional de las Mujeres

_Sala Constitucional”.

Con el propósito de conocer su estimable criterio, se adjunta el texto en mención.

De conformidad con el artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, me permito informarle que,  a partir del recibo de este oficio, esta normativa concede a la persona o ente consultado, ocho días hábiles para remitir su respuesta, de no ser así, se asumirá su total conformidad.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta –el cual habrá de rendirse a más tardar el 16 de julio de 2014– pase al Departamento Legal y al Letrado Juan Luis Rivera Sánchez. Para su examen se fijan las 10:00 horas del 15 de julio de 2014. ACUERDO FIRME.

Reingresan al salón de sesiones los señores Magistrados Casafont Odor y Retana Chinchilla.

A las doce horas terminó la sesión.