ACTA N.º 54-2014

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del trece de mayo de dos mil catorce, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Marisol Castro Dobles y Fernando del Castillo Riggioni.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Restitución de plaza de profesional funcional 1 en la Auditoría Interna. Del señor Juan Vicente García Matamoros, Auditor Interno a. i., se conoce oficio n.° AI-092-2014 del 6 de mayo de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual con fundamento en una serie de consideraciones solicita se autorice la restitución de una plaza de Profesional Funcional 1, en la modalidad de cargos fijos.

Se dispone: Para estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

B) Renuncia del funcionario interino Juan Diego Quirós Delgado. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0993-2014 del 9 de mayo de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración la nota recibida el pasado 29 de abril que suscribe el señor Juan Diego Quirós Delgado, funcionario interino destacado en la Sección de Servicios Generales, a través de la cual presenta “rompimiento de la relación laboral … con responsabilidad patronal”  en relación con el cargo que ocupa en virtud de los motivos que se sirve exponer, lo que – según indica – sería con rige a partir del próximo 16 de mayo.

Dicho funcionario labora para este organismo electoral desde el 16 de mayo de 2008 y su actual nombramiento –el cual se prorroga cada tres meses– se mantendría vigente hasta el momento en que se designe a un nuevo propietario en ella.

Según lo que señala el Código de Trabajo y de acuerdo con el tiempo laborado por el señor Quirós Delgado en el Tribunal, debía dar como mínimo un mes de preaviso, lo que no sucedió pues lo hizo con tan solo 16 días de antelación. Siendo así, para efectos de darle trámite a la presente gestión y de conformidad con lo que dispuso el Superior en sesión 148-2006, oficio número 4653-TSE-2006 del 27 de julio de 2006, adjunto se incluye el oficio número SG-293-2014 del 7 de mayo que suscribe el Lic. Gustavo Fitoria Mora, Jefe de la Sección de Servicios Generales, mediante el cual manifiesta que la partida del citado colaborador no afectará las labores ordinarias de la dependencia a su cargo.

De acuerdo con lo expuesto y salvo superior criterio, estima el suscrito que no sería necesario formular proceso alguno con el propósito de cobrar preaviso al señor Juan Diego Quirós por no haberlo otorgado de acuerdo con la legislación.

Por otra parte, en lo que refiere a los extremos de ley que el empleado reclama, este despacho remitirá oportunamente a los Departamentos Legal y de Contaduría la información correspondiente para su respectiva valoración.".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia del señor Quirós Delgado. Conforme propone el señor Carías Mora, para lo correspondiente pase este asunto al Departamento Legal, la Contaduría y al propio Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

C) Recargo de funciones de la Jefatura del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0983-2014 del 7 de mayo de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 9 de mayo de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número DTIC-0199-2014 del día 2 de mayo que suscribe la Licda. Patricia Chacón Jiménez, Jefa del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, mediante el cual, en virtud de que disfrutará vacaciones por espacio de 10 días y medio a partir del próximo 20 de junio, solicita que durante ese lapso sus funciones se recarguen en la Licda. Ana Yansy Gutiérrez Francis, quien se desempeña como Jefa de la Sección de Servicio al Cliente y ya en otras oportunidades ha asumido esa misma responsabilidad.

Puede apreciarse que la gestión cuenta con la anuencia de la Dirección General de Estrategia Tecnológica y con el aval presupuestario de la Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría.".

Se dispone: Aprobar el recargo de funciones conforme se propone. ACUERDO FIRME.

D) Renuncia por pensión del funcionario Roberto Gómez Jaén. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0982-2014 del 7 de mayo de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 9 de mayo de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración la nota recibida el pasado 5 de mayo en este despacho que suscribe el señor Roberto Gómez Jaen, funcionario en el Departamento de Programas Electorales, mediante la cual presenta la renuncia a su cargo para acogerse al beneficio de pensión por el régimen general de pensiones Ley Marco (Ley No. 7302 del 15 de julio de 1992).

El señor Gómez Jaen labora para este organismo electoral desde el 16 de abril de 1983 y desea que su cese de funciones sea efectivo a partir del 1° de junio de 2014, motivado para ello en la resolución DNP-OA-2519-2013 que emitió la Dirección Nacional de Pensiones a las catorce horas del 16 de agosto de 2013.

Solicita asimismo el pago tanto de las prestaciones legales que pudieran corresponderle de acuerdo con la legislación laboral vigente, como de la jornada extraordinaria y las vacaciones que no haya disfrutado a la fecha de su retiro.".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia del señor Gómez Jaen, a quien se agradece los servicios prestados por tantos años a estos organismos electorales, deseándole el mayor de los éxitos en su nueva etapa de vida. Procedan oportunamente con lo de sus cargos la Contaduría, el Departamento Legal y el propio Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

E) Prórrogas y nombramientos en distintas unidades administrativas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1000-2014 del 12 de mayo de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, me permito someter a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones una serie de prórrogas de nombramientos interinos que se encuentran próximos a vencer, así como los oficios remitidos a este despacho por varias jefaturas de la institución mediante los cuales solicitan que se nombren funcionarios interinos para ocupar plazas de servicios especiales que fueron incluidas en el presupuesto de este año y otras que por diferentes motivos se encuentran temporalmente vacantes.  El detalle es el siguiente:

Los candidatos que se proponen para nuevos nombramientos forman parte de los registros de elegibles actualmente vigentes para ese tipo de puestos o bien han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Si el Tribunal no tiene objeciones, estos nuevos nombramientos se podrían autorizar con fundamento en los artículos 9, 22, 25, 34 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro.  En cuanto a los nombramientos en plazas de Servicios Especiales, así como en las que temporalmente quedan vacantes como producto de las mismas [sic], se sugiere que se efectúen por el plazo de la vigencia presupuestaria cada una de ellas.

Puede apreciarse que las solicitudes de nuevos nombramientos cuentan, cuando así corresponde, con el visto bueno de los respectivos superiores jerárquicos.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

F) Prórroga de licencia sin goce de salario de la señora Vanessa Gamboa Pinto y nombramiento interino del funcionario Allan Aragón Carmiol. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1001-2014 del 12 de mayo de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración la nota que ha presentado ante este despacho la señora Vanessa Gamboa Pinto, titular de un cargo de oficinista 1 o Asistente Administrativo 1 en la Sección de Opciones y Naturalizaciones, mediante la cual solicita que se le prorrogue hasta por un año la licencia sin goce de salario que actualmente disfruta y que concluye el próximo 31 de mayo.

En sesión 105-2013 del pasado 19 de noviembre, oficio número STSE-2554-2013 de igual fecha, el Tribunal le autorizó a la citada colaboradora una licencia sin goce de salario por espacio de seis meses contados a partir del 2 de diciembre del año anterior, con el propósito de que pudiera optar por un nombramiento en propiedad de nivel profesional en otra institución del Estado, concretamente en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS).  Para sustentar su solicitud, la interesada aporta copia del oficio GCH-0610-2014 del pasado 6 de marzo que suscribe el señor Mario E. Bolaños Ramírez, Director de Gestión del Capital Humano del MTSS, en el que indica que la señora Gamboa Pinto ha superado con calificación de excelente su período de prueba en esa institución y por ese motivo se ha formalizado su nombramiento en propiedad.  Como producto de lo anterior, solicita que se le extienda su licencia por el referido lapso de 12 meses adicionales, a la vez que manifiesta su deseo de retornar pero con nombramiento en alguna plaza de nivel profesional en la Sección de Opciones y Naturalizaciones u otra oficina.

En caso de aprobarse la presente gestión, el suscrito se sirve solicitar que por igual plazo se extienda el nombramiento interino del señor Allan Aragón Carmiol, que es la persona que ha venido sustituyendo a la señora Vanessa Gamboa en su plaza de oficinista 1 en este organismo electoral.".

Se dispone: Tener por prorrogada la licencia de la señora Gamboa Pinto, así como el nombramiento del señor Aragón Carmiol, este último por el plazo de seis meses, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

G) Encargo de funciones de la Jefatura de la Sección de Servicios Generales. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1130-2014 del 6 de mayo de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 13 de mayo de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número SG-304-2014 de ayer que suscribe el Lic. Gustavo Fitoria Mora, Jefe de la Sección de Servicios Generales, mediante el cual, en virtud de su incapacidad del 12 al 16 de mayo de 2014, solicita que se tramite el respectivo encargo de funciones al Ingeniero Tito José Alvarado Contreras, quien ya en otras oportunidades ha asumido esa misma responsabilidad.

Puede apreciarse que la citada gestión cuenta con la anuencia de la Dirección Ejecutiva.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el encargo de funciones según se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Política institucional de gestión documental. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.º DE-0843-2014 del 2 de abril de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual  manifiesta:

"Mediante oficio AC-101-2013 del 21 de noviembre de 2013, suscrito por la señora Katia Zamora Guzmán, jefa del Archivo Central, se remite para revisión por parte de esta Dirección, el proyecto de Política Institucional de Gestión Documental, el cual tiene por objetivo: “Establecer las regulaciones generales para administrar la gestión documental institucional por medio de lineamientos que normalicen el ciclo de vida de los documentos, evidencien las funciones y actividades realizadas, garanticen la eficiencia de la gestión institucional y la conservación del patrimonio documental”.

Una vez revisado y analizado dicho documento, y habiéndose consensuado ajustes de forma con funcionarios de la unidad administrativa antes indicada, se logró un documento “política” depurado, preciso y entendible, que me permito –por su digno intermedio- elevar a conocimiento de las señoras y señores magistrados, con la atenta recomendación de que sea aprobado.".

Se dispone: Aprobar la Política Institucional de Gestión Documental, de conformidad con el siguiente texto:

“POLÍTICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRESENTACIÓN

La gestión documental es el proceso que administra el ciclo vital de los documentos, es decir, desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente. Regula la trazabilidad de los documentos mediante normas técnicas y buenas prácticas archivísticas. Abarca la producción, organización (clasificación, ordenación y descripción), conservación, automatización, uso, selección y eliminación documental.

Una adecuada gestión documental constituye una base sólida para que una organización logre eficiencia en la toma de decisiones,  transparencia, rendición de cuentas, control interno, y la protección de los derechos ciudadanos. Además, garantiza la salvaguarda de la memoria institucional y la protección del patrimonio documental.

Por otra parte, la sistematización de la gestión documental es un soporte básico para la creación, mantenimiento y desarrollo de un sistema de gestión de calidad, ya que los documentos constituyen pruebas de los procesos, las funciones y los procedimientos organizacionales que permiten evidenciar los resultados de la gestión institucional. Por ejemplo, las normas internacionales de la familia ISO 9000 requieren que el sistema de gestión de la calidad de una organización esté documentado, situación atinente al TSE, debido a la reciente certificación ISO 9001-2008 de los procesos registrales civiles.

Con lo indicado anteriormente se busca garantizar el acceso ágil y oportuno a la información requerida por los usuarios tanto internos como externos de la generación actual y de las futuras generaciones, así como la adecuada conservación de los documentos institucionales, cualquiera sea su soporte. 

De esta manera, se presenta esta política en materia de gestión documental que pretende normalizar la administración de documentos en la institución, elemento indispensable para garantizar una óptima toma de decisiones con respecto a la implementación de las acciones necesarias y básicas para el mantenimiento eficiente de la gestión organizacional.

POLÍTICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Tribunal Supremo de Elecciones promoverá eficiente y oportunamente la administración del proceso de gestión documental institucional, así como la investigación, el desarrollo e innovación del conocimiento archivístico mediante la implementación de un Sistema Institucional de Gestión Documental (SIGD), del cual el Archivo Central será la dependencia rectora.

1. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Establecer las regulaciones generales para administrar la gestión documental institucional por medio de lineamientos que normalicen el ciclo de vida de los documentos, evidencien las funciones y actividades realizadas, garanticen la eficiencia de la gestión institucional y la conservación del patrimonio documental.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Conformar un sistema institucional de gestión documental.
2. Establecer las bases documentales para el mantenimiento de un sistema de gestión de calidad.
3. Normalizar las diferentes etapas que componen el ciclo de vida de los documentos institucionales.
4. Garantizar la accesibilidad presente y futura a la información contenida en los documentos que produce y recibe la institución.
5. Preservar los documentos institucionales como memoria institucional y patrimonio nacional.

2. ALCANCE

La presente política aplica para todas las dependencias del Tribunal Supremo de Elecciones y son de acatamiento obligatorio para todas las personas funcionarias.trabajo e instrumentos)

3. LINEAMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
1. Realizar un uso responsable de los recursos y propiciar prácticas amigables con el ambiente, para lo cual se evitará la reproducción innecesaria de documentos y se producirán solo aquellos indispensables para la gestión institucional, lo cual será responsabilidad de las dependencias competentes para esto, así como de quienes produzcan documentos.
2. Contemplar la aplicación de los elementos de forma y fondo requeridos por la normativa institucional y nacional vigente en los documentos institucionales producidos por cada unidad administrativa.
3. Adquirir los suministros y equipos para la producción, organización, preservación y uso de los documentos, de acuerdo con las especificaciones que el Archivo Central comunique a las dependencias competentes de instruir y realizar las compras institucionales.
2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

2.1. Organizar en forma normalizada los documentos producidos por cada unidad administrativa de acuerdo con el sistema de clasificación documental, así como por los métodos de ordenación definidos y comunicados por el Archivo Central. Cualquier adaptación o modificación que se considere necesaria deberá ser sometida a aprobación de esta dependencia rectora.

2.2.        Controlar la producción documental de la institución. Para esto cada dependencia llevará registros que permitan controlar el ingreso de documentos recibidos, así como el despacho de documentos hacia otras dependencias institucionales e instancias externas. El Archivo Central suministrará a las oficinas las herramientas que permitan normalizar esta función.

2.3.        Elaborar instrumentos descriptivos para los documentos que sean remitidos a los archivos institucionales por parte de las diferentes unidades administrativas. Para esto dichos archivos seguirán los lineamientos que establezca la dependencia rectora.

3. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

3.1.  Garantizar la adecuada conservación de los documentos que cada unidad administrativa ha producido y recibido en el desarrollo de sus actividades, asimismo lo harán los archivos institucionales con los documentos que han recibido de las diferentes oficinas para su custodia y administración. Para esto seguirán las pautas que establezca el Archivo Central.

3.2.        Coadyuvar en la regulación de las condiciones ambientales, estructurales, de limpieza y seguridad que contribuyan a la preservación de los documentos institucionales, será tarea de las dependencias competentes para esto.

3.3. Gestionar la restauración –y regular el posterior acceso– de los documentos en los que se detecte deterioro y a los que se les haya determinado o se presuma que tienen algún tipo de valor (administrativo, legal, científico cultural); acción que será responsabilidad de las dependencias productoras de documentos en coordinación con el Archivo Central.

3.4. Establecer un plan de protección para documentos esenciales, tendente a la recuperación de aquellos catalogados como vitales para la institución y el país, lo cual será responsabilidad del Archivo Central.

3.5.        Aplicar las normas de producción, organización, conservación y uso –señaladas en la normativa vigente– a los documentos que sean declarados con valor científico cultural; será competencia de las dependencias productoras de estos documentos, en coordinación con el Archivo Central.

4. VALORACIÓN DOCUMENTAL

1. Valorar los documentos institucionales, cualquiera sea su soporte; es decir, se les establecerán plazos de vigencia, así como su valor –administrativo, legal, científico cultural–, con el propósito de determinar el plazo por el cual deben conservarse. Esta valoración, así como la eliminación de documentos, cuando así corresponda, será realizada por los diferentes actores involucrados (oficinas productoras de documentos, Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y Archivo Central) en estricto apego a las regulaciones internas y a la normativa vigente en esta materia.

5. REPROGRAFÍA DOCUMENTAL
1. Reproducir los documentos institucionales, cuando se considere necesario, utilizando diferentes técnicas, entre ellas la microfilmación y la digitalización documental, será tarea de los archivos institucionales en coordinación con el Archivo Central.

Esta reproducción documental puede realizarse con diferentes objetivos:

• de seguridad, para respaldar la documentación existente;
• de acceso, para mejorar el acceso simultáneo de diferentes usuarios a un mismo documento o el acceso remoto;
• de sustitución, con el propósito de sustituir los documentos en soporte de papel.

5.2.        Realizar un estudio que permita definir la viabilidad de dicha reproducción, previo al inicio de un flujo de reproducción documental. Este estudio debe ser realizado por la dependencia rectora y contemplará diversos aspectos tales como: costo/beneficio, técnica a utilizar, documentos a reproducir, objetivo, etc.

5.3.        Tanto los flujos de reproducción existentes (digitalización, microfilmación) como futuros, deberán guiarse por las directrices establecidas al efecto por la dependencia rectora.

6. AUTOMATIZACIÓN DOCUMENTAL
1. Procurar la automatización de los flujos documentales y de información, cumpliendo con las regulaciones establecidas tanto a nivel institucional como nacional, lo cual hará el Tribunal, mediante sus dependencias competentes para esto. En este sentido, debe entenderse como un factor crítico de éxito la organización de los flujos documentales tradicionales (en soporte de papel) previo a cualquier automatización.
2. Establecer las regulaciones necesarias para el uso de firma digital en los documentos producidos por la institución y/o recibidos por particulares e instancias externas; lo cual hará el Tribunal, por medio de sus dependencias competentes para esto. Los documentos electrónicos, para que posean equivalencia funcional a los documentos en soporte de papel, deben ser firmados digitalmente, de acuerdo con la normativa vigente y las regulaciones que se establezcan.

6.3.        Garantizar la accesibilidad presente y futura de los documentos incluidos en los flujos documentales automatizados; para lo que el Tribunal,  mediante las dependencias competentes para asegurar esto, determinará los mecanismos que considere necesarios.

6.4.        Integrar los sistemas, actuales y futuros, que automaticen flujos documentales y de información será responsabilidad de las unidades administrativas competentes para realizar esta tarea.

6.5. Contar con el criterio experto de la dependencia rectora para el diseño de los sistemas de información que involucren elementos de gestión documental, será tarea de la Dirección General de Estrategia Tecnológica.

7. SERVICIOS DOCUMENTALES
1. Realizar estudios de usuarios para conocer las necesidades, demandas y utilidad de la información de los documentos, será responsabilidad de los archivos institucionales en coordinación con el Archivo Central.

7.2.        Regular las remisiones de documentos realizados por las unidades administrativas a los archivos institucionales para su administración. Estas regulaciones serán establecidas por la dependencia rectora.  

7.3.        Establecer la categoría de confidencial o de acceso restringido, que se asigne a determinados documentos, lo cual harán formalmente las autoridades competentes. Los documentos administrados por el Tribunal son de acceso público, por lo que podrán ser consultados tanto por el personal de la institución como por personas externas a esta, salvo los incluidos en la categoría indicada.

7.4.        Controlar la consulta y/o préstamo de documentos que realicen las unidades administrativas por medio de los registros de control que les suministre la dependencia rectora. Además deben asegurarse de verificar la devolución íntegra y oportuna de los documentos facilitados.

7.5.        Los secuestros de documentos por parte autoridades judiciales deberán seguir los procedimientos institucionales establecidos para estos efectos.

7.6.        Establecer planes de capacitación para todos los actores participantes en el proceso de gestión documental de la institución. Esta labor será atendida por la dependencia rectora en coordinación con las dependencias competentes.

7.7.        Brindar asesoramiento técnico especializado en archivística y gestión documental a cada una de las unidades administrativas institucionales, para el desarrollo de las acciones que les correspondan en esta materia. Este asesoramiento lo brindará el Archivo Central.        

8. DIFUSIÓN DOCUMENTAL

8.1.        Divulgar y publicar los servicios y productos archivísticos y documentales que ofrece la institución a usuarios tanto internos como externos, utilizando los diferentes medios y mecanismos institucionales existentes para este efecto, tales como página WEB, boletines, pizarras, periódico institucional, etc., lo cual será responsabilidad del Archivo Central en coordinación con los archivos institucionales y las dependencias competentes en materia de difusión y proyección.

8.2.        Organizar exposiciones documentales, pasantías y atención de estudiantes y funcionarios de otras organizaciones, visitas guiadas a los archivos institucionales, investigaciones documentales y otras actividades, con el propósito de proyectar la gestión documental del Tribunal. Esta labor será atendida por la dependencia rectora en coordinación con las dependencias competentes.

9. EVALUACIÓN Y CONTROL 

9.1.        Asegurar el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión Documental Institucional, para lo cual la dependencia rectora realizará periódicamente auditorías e inspecciones archivísticas –de oficio o a petición de las dependencias y/o de los órganos de control tanto internos como externos– cuyos resultados hará de conocimiento del Tribunal, para lo que corresponda.

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
1. Procurar, a través de las unidades administrativas competentes, las acciones pertinentes para el mantenimiento de la seguridad de la información contenida en los documentos de todo soporte (papel, electrónico, entre otros), a fin de que se preserven las siguientes características:

• Confidencialidad: garantizar que la información sea accesible solo para quienes estén autorizados a ello.
• Integridad: salvaguardar la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento.
• Disponibilidad: garantizar que los usuarios autorizados tengan acceso a la información y a los recursos relacionados con esta, toda vez que lo requieran. 

11. INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
1. La dependencia rectora propiciará la investigación en el campo de la archivística y otras ciencias de la información, aprovechando para esto las buenas prácticas y las experiencias exitosas que se hayan desarrollado en nuestro país y otras latitudes, con el propósito de procurar la mejora continua y la innovación del Sistema Institucional de Gestión Documental.
12. RECURSO HUMANO
1. Para garantizar el correcto funcionamiento de la gestión documental institucional, el Tribunal, a través de sus dependencias competentes, dotará a los archivos institucionales del recurso humano operativo, técnico y profesional necesario.
2. El Tribunal procurará el mantenimiento de la salud de las personas funcionarias que trabajan habitualmente con documentos, especialmente en los archivos institucionales, para lo cual, mediante las unidades administrativas competentes para esto, facilitará las condiciones y equipos protectores que eviten el desarrollo de enfermedades y prevengan la ocurrencia de accidentes laborales. 

Cualquier aspecto omitido en esta política, será regulado por el Archivo Central, como dependencia rectora del SIGD.

4. PRINCIPIOS QUE REGIRÁN LOS LINEAMIENTOS

1. Comprender que el fin último de una adecuada gestión documental es la satisfacción de las necesidades de información de la persona usuaria, tanto interna como externa.
2. Cumplir con la legislación vigente en materia archivística y de gestión documental.
3. Comunicar la política a todas las personas funcionarias institucionales con el objetivo de promover su implementación.
4. Normalizar las diferentes etapas del ciclo de vida de los documentos.
5. Velar por el cumplimiento de esta política archivística.
6. Mejorar continuamente la administración eficiente de la documentación institucional.
7. Incentivar en la persona funcionaria una cultura de conocimiento archivístico.
8. Incorporar el criterio de eficiencia en la gestión documental como elemento indispensable para la correcta toma de decisiones.
9. Proveer los recursos humanos, logísticos, normativos y materiales (suministros, equipos, espacios físicos, tecnología) necesarios para el desarrollo de la gestión documental institucional.

5. ORIENTACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE ESTA POLÍTICA

La política y los lineamientos para la gestión documental institucional son instrumentos de carácter estratégico cuya implementación demanda la elaboración de un plan de acción que desarrolle mediante actividades, metas, recursos y responsabilidades todas las acciones que deberán adoptarse. La elaboración de este plan será responsabilidad del Archivo Central, para lo cual deberá coordinar lo necesario con las dependencias correspondientes.

El éxito de esta política y de su plan de acción depende de la adecuada, eficaz y oportuna asignación de recursos humanos, materiales y financieros requeridos para su implementación, que serán gestionados de acuerdo con el ciclo presupuestario institucional, así como de la divulgación entre las personas funcionarias de la institución para promover su apropiación e implementación.

La puesta en práctica de la política y de su plan de acción es responsabilidad de todas y cada una de las unidades administrativas que conforman la institución; para lo cual se apoyará al Archivo Central, unidad administrativa especializada que fungirá como dependencia rectora del SIGD. La función principal de esta unidad administrativa será la de brindar asesoramiento técnico especializado en gestión documental y archivística a cada una de las unidades administrativas de la institución para el desarrollo de las acciones que les correspondan en esta materia, además de emitir las regulaciones necesarias para operar la política y sus lineamientos, así como velar por su cumplimiento.

Para apoyar la labor de la dependencia rectora, el Tribunal podrá establecer  convenios con organizaciones gubernamentales e internacionales facilitadoras de  herramientas y recursos que agreguen valor a su gestión.

6. SANCIONES

Las faltas contra lo establecido en la Política Institucional de Gestión Documental y sus lineamientos serán sancionadas de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos (No. 7202), su reglamento, así como en la normativa vigente y aplicable sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que deba asumir quien infrinja la política.

7. GLOSARIO

ACUERDO FIRME.

B) Respuesta a la Advertencia de la Auditoría Interna sobre la licitación pública Modernización del Sistema de Información Civil. De las señoras Viviana Alfaro Vargas, Jefa a. i. de la Oficina de Proyectos Tecnológicos, e Isabel Cristina Jiménez Ortiz, en su condición de Administradora del Proyecto Modernización del Sistema de Información Registral Civil, se conoce oficio n.° PTE-034-2014 del 2 de mayo de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 5 de mayo de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad con la solicitud planteada en el oficio STSE-0738-2014, mediante el cual se solicita [sic] realizar una valoración de la advertencia que la Auditoría Interna señala en el oficio AI-066-2014 del 19 de marzo del [sic] 2014 y presentar una propuesta que se oriente a la mitigación de los riesgos detectados, específicamente en lo concerniente al uso de equipos, licencias informáticas y garantías que ya están en poder de la Institución, nos permitimos señalar lo siguiente:

De acuerdo con lo señalado en el oficio AI-066-2014, en el último párrafo de la página N° 5 sobre la utilización de las estaciones de trabajo, escáneres y licencias FileNet, cuyos recursos fueron pagados desde agosto del [sic] 2013, se han tomado acciones tendientes [sic] a minimizar el riesgo relacionadas con la instalación, configuración, transferencia de conocimiento, entre otras; por cuanto en los próximos días dará inicio la digitalización del día a día [sic] de las Solicitudes Cedulares en el Archivo del Registro Civil, precisamente con la utilización de las cuatro estaciones de trabajo, los dos escáneres industriales, y licencias de FileNet.

En relación con lo anterior, nos permitimos presentar un resumen de las gestiones realizadas a la luz de la propuesta solicitada, que se han orientando a la implementación de la plataforma de TI para la puesta en producción del proceso de digitalización:

1-        Se realizó una valoración conjunta con la jefatura y personal a cargo del Archivo Civil, de las condiciones actuales de la Digitalización de Solicitudes Cedulares para poner a disposición este servicio en las dependencias de los Departamentos Civil y Electoral (Análisis, Padrones, Cedulas [sic] y las propias jefaturas), la Dirección General del Registro Civil y su Secretaria [sic], así como la Secretaría del TSE.

2-         Se coordinó con las secciones de Servicio al Cliente e Infraestructura de TI la instalación, configuración y pruebas de los equipos y dispositivos adquiridos para esta necesidad, a fin de establecer los dominios y el ambiente de producción requerido para esta solución.

3-        Una vez instalado el aplicativo en cada una de las estaciones de trabajo para la digitalización del formulario de solicitudes cedulares, se realizó la transferencia de conocimientos a los usuarios a principios del mes de abril [sic] del presente año, para la cual se utilizó el ambiente de producción y equipos correspondientes (se adjunta documento firmado de “Aceptación de Entregables”).

En síntesis, de acuerdo con lo que se indica en el punto N° 7 del oficio de la Auditoría Interna, correspondiente a un 80% del ítem 2 subítem1 [sic] de la contratación, se reafirma que la Administración ha hecho uso oportuno de los recursos adquiridos; en cuanto a la utilización de licencias, escáneres industriales y estaciones de trabajo, que fueron instalados y configurados en el ambiente de producción para la gestión de pruebas, transferencia de conocimiento y puesta en producción del proceso de digitalización de solicitudes cedulares.

En lo referente a los escáneres semi-industriales [sic], estos se utilizarán en la transferencia de conocimiento y pruebas que se están gestionando en los próximos días, en relación con las interfaces desarrolladas por la contratista GSI. Por lo tanto, desde que los equipos fueron recibidos ha existido un adecuado aprovechamiento de los mismos [sic], puesto que ya forman parte del inventario de activos institucional y se utilizan por los funcionarios de las dependencias respectivas en las etapas para la puesta en producción de la solución.

Ahora bien, como parte de posibles alternativas que la Administración podría tomar de previo a la puesta en operación de algunos equipos restantes, mientras se implementa la totalidad del proyecto, es dable afirmar que podrían sustituir equipos existentes prestos a cumplir su vida útil, ya sea en el propio Archivo Civil o en dependencias relacionadas, que permitan mantener la continuidad del servicio público en materia de digitalización documental, para lo cual la Sección de Servicio de TI determinaría, de acuerdo con el orden de prioridad, la asignación correspondiente.

En relación con la licencias FileNet, conviene mencionar que a lo interno del TSE existen iniciativas de orden estratégico relacionadas con gestión documental, con lo cual evidentemente estos recursos son aprovechables a nivel técnico, para la creación de nuevas estructuras documentales que consumirán las oficinas solicitantes en el momento de su implementación. Tal es el caso del requerimiento actual a nivel de Secretaría del Tribunal para el flujo de documental que gestiona esta dependencia.

Sobre la vigencia de la garantía técnica se tiene que la cláusula séptima del contrato indica que el contratista garantiza la solución en un plazo de 12 meses, a partir de la puesta en producción y por ende del recibo a satisfacción por parte del Órgano Fiscalizador. En este sentido, la contratista GSI entregó a esta Oficina los certificados de inicio de garantía para el trámite que corresponda. Uno de los certificados se refiere a las licencias por “usuario nombrado de IBM FileNet” y el segundo se relaciona con las cuatro estaciones de trabajo y los dos escáneres industriales. Ambos certificados indican como fecha de inicio el 11 de marzo del [sic] 2014  y 11 de marzo del [sic] 2015 como fecha de finalización.

Para finalizar, se ha cumplido con lo que la Administración estableció a nivel contractual y así refrendado por la Contraloría General de la República, y por ende se mantiene absoluta observancia de lo establecido en lo que le compete a la Oficina de Proyectos [sic], en procura que los recursos adquiridos cumplan con los objetivos definidos.

No omito manifestar que de esta manera se deja rendido el informe solicitado por el Superior, el cual ha sido validado por la señora Directora General de Estrategia Tecnológica.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. Pase a la Dirección General de Estrategia Tecnológica y al Departamento Legal para que, conforme a lo dispuesto en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 40-2014, celebrada el 1.º de abril de 2014, rindan informe conjunto en el plazo de diez días hábiles sobre el particular. Hágase del conocimiento de la Dirección Ejecutiva y de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

C) Actualización de los miembros del equipo de respuesta inmediata. De la señora María José Alvarado Aguilar, Asesora de la Gestión Político Institucional, se conoce oficio n.° AGPI-006-2014 del 6 de mayo de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Tomando en consideración los recientes cambios en la estructura organizacional, me permito someter a consideración de las señoras y señores Magistrados la propuesta de actualización de los cargos integrantes del Equipo de Respuesta Inmediata (ERI) (conformado por el Superior en acuerdo de sesión n.° 92-2012), así como los funcionarios que, en calidad de miembros propietarios y suplentes, le conformarán

De la conformación indicada destaca la supresión del cargo denominado “Representante de la Máxima Autoridad Electoral”, siendo que las atribuciones asociadas a ese puesto, por su naturaleza, podrían ser asumidas por el colaborador destacado en la Asesoría de la Gestión Político Institucional en virtud de sus labores cotidianas y como encargado de convocar al ERI, según se indica en el artículo 6, inciso m) del Reglamento de Funcionamiento del Consejo Estratégico de Comunicación (decreto n.° 14-2013). Asimismo, se aclara que, en relación con el cargo de OPIC, una vez reincorporado el señor Gustavo Román Jacobo a sus labores como Asesor de la Gestión Política Institucional, la señorita Marialaura Hernández Campos ocuparía la suplencia del cargo OPIC a fin de que la suscrita desempeñe la función propietaria del puesto en cuestión.

Adicionalmente, en caso de que el Superior apruebe las modificaciones sugeridas, no omito manifestar que oportunamente será propuesta una revisión y actualización del Manual Institucional de Crisis en lo que corresponda.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

D) Informe sobre servicio de Certificaciones Digitales (CDT) y Verificación de Identidad (VID). De la señora Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-117-2014 del 2 de mayo de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 5 de mayo de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como es su estimable [sic] conocimiento, el Superior mediante oficios números STSE-2812-2013 del 24 de diciembre de 2013 y STSE-0219-2014 del 30 de enero de este año, comunicó haber acogido la recomendación de esta Dirección para suscribir convenios con Radiográfica de Costa Rica S.A. (RACSA), a fin de desarrollar e implementar los servicios de “Certificaciones Digitales (CDT)” y “Verificación de Identidad (VID)”, respectivamente.

No obstante, entre los meses de febrero y abril de este año, han surgido algunas situaciones que eventualmente podrían postergar los planes previstos de lanzamiento de los productos indicados como lo es el caso de las recientes conversaciones que los señores los señores [sic] Ronny Jiménez Padilla, Jefe a.i. del Departamento Legal y Luis Alberto Monge Fuentes, Jefe del Departamento de Comercialización de Servicio, han tenido con personeros del departamento Legal de RACSA, en punto a que están analizando la figura del convenio en términos de determinar si es esa la opción de mayor conveniencia para concretar el negocio o bien otra como la contratación directa.

Por otra parte, en virtud de que recientemente la Agencia de Protección de los Datos de los Habitantes (PRODHAB) ya cuenta con personal operativo, se ha obtenido información de que la señora Nathalie Artavia, actual Directora de dicha agencia, está interesada en que se inscriba la base de datos de Registro Civil, para lo cual en los próximos días funcionarios del Departamento de Comercialización se reunirán con la señora Artavia para conversar sobre el particular y a partir de ello analizar nuevamente lo que corresponda.

Asimismo, el pasado 24 de abril, recibí el oficio n.° GNP.052.2014, suscrito por el  licenciado José Odio Picado, Gerente de Planificación de Negocios de RACSA, en el cual informa que han “…tomado con gran agrado la decisión de suscribir con RACSA el Convenio para Desarrollar e implementar el Plan de Negocio para ambos servicios.”, y para tales fines “…El Comité Gerencia decidió conformar un equipo multidisciplinario de trabajo para que desarrolle de acuerdo con la metodología interna, el Plan de Negocio respectivo y en el plazo máximo de dos meses (iniciando con el servicio VID y posterior el CDT), presentar el documento formal que permita ratificar en conjunto con su contraparte la viabilidad final (…) Dicho documento será socializado [sic] con el personal del TSE a fin de que ambos ratifiquen los resultados finales obtenidos y con esto proceder con la formalización del convenio a suscribir entre las partes.”.

Por lo anterior, esta Dirección se mantendrá alerta de los acontecimientos que torno [sic] a lo antes descrito, puedan surgir en los próximos días, en aras de informar lo que corresponda al Superior.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Día nacional contra la homofobia, transfobia y lesbofobia. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1249-2014 del 12 de mayo de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En razón de que el 16 de mayo  se celebra el Día Nacional contra la Homofobia, transfobia y lesbofobia, se realizará un Conversatorio en el Auditorio, autorizado por el Señor Presidente don Luis Antonio Sobrado, y que contará con la presencia de autoridades de gobierno, tales como la Ministra de Salud y la Vicepresidenta de la República.

No omito manifestar que esta fecha es de celebración obligatoria para todo el sector público, razón por la cual, es importante la asistencia del personal institucional. Es por ello que a petición de la Unidad de Género, me permito solicitar por parte de los señores y señoras Magistradas, un acuerdo para la asistencia obligatoria de al menos 3 personas por oficina.

El evento se llevará a cabo en el Auditorio, a las 8:45 a.m. y asistirán la Señora magistrada Eugenia María Zamora Chavarría y el Señor magistrado Max Alberto Esquivel Faerron, quien tendrá a cargo las palabras de bienvenida.

Agradezco su apoyo a esta iniciativa.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Autorizar la participación del personal institucional en dicha actividad en los términos sugeridos, debiendo las jefaturas velar por no afectar la continuidad del servicio al público. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE COMISIONES Y COMITÉS INSTITUCIONALES.

A) Acta n.° 3-2014 del Comité Ejecutivo del Plan Estratégico Institucional. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Coordinador del Comité Ejecutivo del Plan Estratégico Institucional, se conoce oficio n.° CPEI-018-2014 del 5 de mayo de 2014, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remite acta n.° 03-2014 de ese comité y solicita la aprobación de lo acordado en el artículo primero, que literalmente dice:

"ARTÍCULO PRIMERO. PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN (PETI) PERÍODO 2014-2018.

A) Versión ajustada del PETI 2014-2018. De conformidad con lo acordado por este Comité en el artículo cuarto del acta de la reunión ordinaria n.º 2-2014, se conoce la versión ajustada del PETI 2014-2018, remitido el 27 de febrero del presente año vía correo electrónico por la señora Armenia Masís Soto, Directora General a.i. de Estrategia Tecnológica.

Al respecto, el Equipo PEI indica que ha verificado la incorporación de las observaciones señaladas en la reunión anterior por parte de las personas que integran este Comité.

En relación con este tema, se conoce copia del oficio n.° DGET-094-2014 del 20 de marzo del año en curso, dirigido al señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y Financiamiento [sic] de Partidos Políticos, mediante el que la señora Masís Soto refiere que, con posterioridad a la aprobación del PETI 2014-2018, la Dirección General de Estrategia Tecnológica (DGET) presentará al Comité las nuevas solicitudes de proyectos, en respuesta a lo solicitado por la Dirección General del Registro Electoral y Financiamiento [sic] de Partidos Políticos (DGRE), en el sentido de desarrollar una aplicación denominada “Validación de asambleístas de partidos políticos”. Sobre el particular, el señor Fernández Masís amplía respecto al origen, naturaleza y necesidad de dicha aplicación.

El Equipo PEI sugiere que la DGET valore la viabilidad de que este requerimiento sea incluido como parte del proyecto PETI-P07, el cual responde a su vez a lo planteado en la línea de acción LE 1.4 “Facilitar a los partidos políticos el acceso a su información registral” del PEI 2014-2018, criterio que es avalado por la señora Masís Soto, quien señala que no existe ninguna  limitante por parte de esa Dirección, dado que es un proyecto cuya necesidad se origina en el PEI 2014-2018, en una línea de acción cuyo responsable es la DGRE, además de mencionar que la primer actividad del plan de acción para dicha ficha técnica en el PETI, consiste en la realización de reuniones entre el equipo de trabajo de la DGET con la parte usuaria responsable del proyecto, precisamente para conocer los requerimientos del usuario para la línea de acción de marras, razón por la que se espera que el usuario experto -dentro de sus requerimientos- indicará [sic] las especificaciones de lo solicitado en el oficio n.° DGRE-329-2014, acción a la que la DGET también daría seguimiento. Aunado a lo anterior, la señora Masís apunta que la inclusión pretendida no altera el contenido del PETI como la base de planeación a nivel estratégico en tecnologías de información.

SE ACUERDA: avalar lo sugerido por el Equipo PEI, así como el criterio emitido por la señora Directora General a.i. de Estrategia Tecnológica, por lo que la Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento [sic] de Partidos Políticos procederá con lo de su competencia. Téngase por aprobada la versión que se conoce del PETI 2014-2018. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Comentarios sobre incidencias en junta receptora de votos. Del señor Jorge Zumbado Varela, se conocen memoriales del 4 y 5 de mayo de 2014, recibidos el día siguiente y el mismo día, respectivamente, en la Secretaría General de este Tribunal, mediante los cuales se refiere a diversas circunstancias acaecidas durante el pasado proceso electoral.

Se dispone: Para su atención, pasen los referidos memoriales a la Dirección General de Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos. ACUERDO FIRME.

B) Directorio de la Asamblea Legislativa 2014. Del señor Marco William Quesada Bermúdez, Director de la Secretaría del Directorio de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.° SD-01-14-15 del 5 de mayo de 2014, recibido el mismo día –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones le informo, que la Asamblea Legislativa en Sesión Ordinaria número uno, celebrada el primero de mayo de 2014, conformó el Directorio Legislativo, para la Primera Legislatura del periodo 2014-2015, de la siguiente manera:

PRESIDENTE:                          Henry Mora Jiménez

VICEPRESIDENTA:                  Marcela Guerrero Campos

PRIMER SECRETARIO:                  Luis Vásquez Castro

SEGUNDO SECRETARIO:          Jorge Rodríguez Araya

PRIMERA PROSECRETARIA:   Nidia María Jiménez Vásquez

SEGUNDA PROSECRETARIA:  Laura Garro Sánchez.".

Se dispone: Agradecer al estimable señor Quesada Bermúdez la información que cursa, de la cual se toma nota. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.