ACTA N.º 35-2014

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del dieciocho de marzo de dos mil catorce, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Marisol Castro Dobles y Fernando del Castillo Riggioni.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Trámites de la Comisión de Dedicación Exclusiva. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CDE-018-2014 del 11 de marzo de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 13 de marzo de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión número 03-2014 celebrada el pasado 4 marzo [sic], esta Comisión conoció las solicitudes que presentaron cinco funcionarios de la institución para ser incorporados al Régimen de Dedicación Exclusiva. Ellos estiman cumplir con los requisitos y reunir las condiciones establecidas para lo que solicitan, siendo que con tal propósito aportan los documentos necesarios a fin de demostrarlo.

En cuanto a las solicitudes de incorporación de la señora Xiomara Arce Cabrera, y de los señores William Henry Guzmán Vargas, Francisco Javier Vidaorreta López, Humberto José Cordero Arguedas y Reinaldo González Zúñiga luego de realizados los estudios correspondientes, considera esta comisión que en efecto son procedentes pues se trata de colaboradores que han sido nombrados interinamente en puestos para los cuales se requiere el grado académico de bachillerato o licenciatura, condición que todos poseen en diferentes disciplinas. 

De acuerdo con lo anterior y con fundamento en el artículo sexto del Reglamento para el Régimen de Dedicación Exclusiva, se elevan a conocimiento del Superior los expedientes que seguidamente se detallan y que se recomienda aprobar en virtud de las razones dadas.

De confirmar el Tribunal Supremo de Elecciones lo resuelto por la Comisión, a cada persona solicitante se le otorgaría el porcentaje anotado en el cuadro anterior como incentivo o complemento salarial por concepto de dedicación exclusiva.  Asimismo, de acuerdo con pronunciamiento vertido por el Departamento Legal, dicho complemento regiría a partir de la suscripción del contrato correspondiente por parte de cada funcionario y del Director Ejecutivo.".

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Creación de una red interinstitucional de comités de emergencia. Del señor Richard Poveda Solórzano, Coordinador del Comité Central de Emergencias, se conoce oficio n.° CCE-004-2014 del 12 de marzo de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Luego de saludarle en forma respetuosa, me permito indicarle, que como iniciativa del Comité Institucional de Emergencias de la Asamblea Legislativa, se inició en setiembre del [sic] 2013, un proyecto en el cual se busca la creación de una red interinstitucional de comités de emergencia.

La intención de este proyecto es crear una instancia de cooperación y coordinación de las acciones para la preparación y la respuesta ante situaciones de emergencia, para tales fines se cuenta con el apoyo técnico del Comité Municipal de Emergencias de San José.

San José, por su condición de capital de nuestro país, concentra físicamente la ubicación y concentración masiva de actividades e instituciones que prestan diferentes servicios, por lo que existe alto grado de nivel [sic] del riesgo urbano, ante lo cual, no sólo [sic] cada institución cuenta con su comité de emergencias, sino que a su vez, se pretende en forma conjunta, planificar en la etapa del antes [sic] de las emergencias y establecer mecanismos de cooperación entre instituciones, que van desde el préstamo de espacio físico para desarrollar un curso o una práctica, hasta el intercambio de facilitadores para capacitar o préstamo de equipos.

La idea central es que las instituciones vecinas, o bien las que geográficamente comparten una determinada zona [sic], puedan potencializar [sic] las capacidades de respuesta ante emergencias y desastres, realizar prácticas, intercambiar experiencias, y en sí, mantener mecanismos de cooperación permanentes.

Al día de hoy se han integrado a las reuniones de trabajo casi veinte instituciones entre las que se encuentran: Asamblea Legislativa, CNFL, Hospital Calderón Guardia, Ministerio de Cultura, Ministerio de Relaciones Exteriores, Municipalidad de San José, Museo Nacional, Poder Judicial, Procuraduría General de la República, entre otras.

La formalización de cada institución para integrar la red, será la firma de una “carta de compromiso”, en la cual no se hará ningún tipo de erogación económica dentro de sus actividades, por el contrario se lee textualmente en la misma [sic] “planificar internamente las acciones de preparación y atención de emergencias, según su ámbito de competencia y con apego a la planificación sectorial”.

Por otra parte indicar [sic] que el fundamento legal se apoya en la Ley General de Emergencias y Prevención del Riesgo Ley N. 8488, en la cual se detalla en dos de sus articulados:

Política de gestión del riesgo

Artículo 5 —Política de gestión del riesgo. La política de gestión del riesgo constituye un eje transversal de la labor del Estado Costarricense; articula los instrumentos, los programas y los recursos públicos en acciones ordinarias y extraordinarias, institucionales y sectoriales, orientadas a evitar la ocurrencia de los desastres y la atención de las emergencias en todas sus fases.

Artículo 10 —Instancias de coordinación. –Las instancias de coordinación son las siguientes:

a) Sectoriales – Institucional

Comités Sectoriales de Gestión del Riesgo: Instancias de coordinación de los sectores que conforman la estructura sectorial del Estado Costarricense, integrado por representantes de las instituciones que los conforman, nombrados por los jerarcas máximos de cada una de ellas. Son coordinados por el representante de la institución rectora.

Comités Institucionales para la gestión del riesgo: Instancias de coordinación interna de cada una de las instituciones de la Administración Central, la Administración Pública Descentralizada del Estado, los Gobiernos Locales y el sector privado. Organizan y planifican internamente las acciones de preparación y atención de emergencias, según su ámbito de competencia y con apego a la planificación sectorial.

Dicha carta se anexa para su debido conocimiento, y para lo que el Superior decida al respecto, en el tanto se autoriza la participación institucional en esta red formalmente; de ser así se sugiere que las personas que representen a nuestra institución sean los funcionarios Alexander Matarrita Saborío y Alexis Alvarado Vargas.".

Se dispone: Para su estudio e informe conjunto, el cual habrá de rendirse en el plazo de quince días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva y al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

B) Propuesta de política para la reducción del consumo de papel. De la señora Adriana Mena Aguilar, Coordinadora del Equipo de Trabajo para la Reducción del Consumo de Papel, se conoce oficio n.° ETRP-001-2014 del 12 de marzo de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, al cual –según lo ordenado en el acuerdo del artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 096-2013, celebrada el 17 de octubre de 2013– remite informe relativo a la Política Institucional para la Reducción del Consumo de Papel y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluyen y recomiendan:

"(…)

Conclusiones

1.        El Tribunal Supremo de Elecciones invierte una gran cantidad de recursos en procesos de reproducción documental, que inciden en un consumo excesivo del papel e insumos asociados en los que se pueden utilizar recursos digitales. (Ver anexo 2)

2.        Existe una oportunidad de mejora para cambiar la cultura institucional sobre el uso racionado del papel, a los efectos de reducir el consumo de este producto.

3.        Es viable realizar un mejor aprovechamiento de los recursos tecnológicos con que cuenta el Tribunal Supremo de Elecciones, de manera que incida de forma directa en la disminución del consumo del papel a nivel institucional.

4.        Es preciso modernizar algunos trámites con el fin de mejorar el flujo documental y disminuir la producción de documentos y fotocopias innecesarias [sic] en la institución.

5.        El TSE tiene un alto compromiso con el ambiente, posición que ha confirmado con el Programa de Gestión Ambiental Institucional, al comprometerse a disminuir el consumo de papel en un 2% por año.

6.        La administración ha previsto en el PEI 2014-2018, llevar a cabo la acción 3.2 Desarrollar una propuesta para la implementación de una intranet institucional, de manera tal que se efectúe un diagnóstico y la definición de escenarios de implementación.

7.        La DGET informa que para el 2015 se preverán recursos presupuestarios para adquirir una solución que permita almacenar información e integrarla al sistema de robótica de respaldos del TSE.

Recomendaciones Generales

1.        Que se aprueben los lineamientos en los términos propuestos por este equipo de trabajo, con la finalidad de potenciar el uso de las tecnologías de información en aras de mejorar el servicio de consulta, la facilitación de documentación y la conservación de los documentos originales, así como de fomentar una sana cultura del uso de papel en la institución, que permita no solo racionalizar [sic] su consumo, sino su óptima utilización en concordancia con los lineamientos institucionales en materia de gestión ambiental.

2.        Que las jefaturas de las oficinas establezcan controles relacionados con el consumo de papel de todo tipo, así como de las fotocopias, para lo cual deberán propiciar permanentemente, la revisión de los procesos y la introducción de nuevas formas de trabajo que permitan avanzar en la disminución del uso de papel y fotocopias.

3.        El derecho de acceso a la información de las personas usuarias, siempre debe estar presente, por ningún motivo deberá permitirse que el uso de la tecnología se convierta en una barrera u obstáculo para el ejercicio de esos derechos.

4.        Que se nombre a la señora Kathia Zamora Guzmán, miembro de este equipo de trabajo, responsable del seguimiento de las recomendaciones establecidas en esta política, a quien los encargados de ejecutar las recomendaciones, deberán informarle el avance y desarrollo de éstas. [sic]

Recomendaciones Específicas

Al Departamento de Recursos Humanos

Que el Área de Capacitación presente al TSE un plan de sensibilización, tendente a incentivar una cultura de  consumo racional  del papel.

Plazo: seis meses

A la Dirección General de Estrategia Tecnológica

Dotar a todo el personal de correo electrónico, con la finalidad de mejorar la plataforma de comunicación institucional para optimizar el flujo de la información.

Plazo: seis meses

Desarrollar una intranet que permita mantener la información en forma digital específicamente vacaciones, jornada extraordinaria, gastos de viáticos y otros formularios de uso común etc. [sic]

Plazo: 2014-2018 (de acuerdo con lo sustentado en el PEI 2014-2018 conforme a una programación ya establecida por el CPEI)

Al Archivo Central

Establecer junto con las oficinas señaladas en el anexo 1, los formularios de uso común que pueden utilizarse por medio de correo electrónico.

Plazo: 2014

Elaborar un plan de divulgación de las políticas, procedimientos y mejores prácticas en materia de gestión documental y procurar su cumplimiento.

Plazo: 2014

Elaborar las tablas de plazos de conservación de documentos de todas las oficinas y someterlas a aprobación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Plazo: 2015-2016 (sujeto a la asignación de recurso humano, encargado de esta labor)

A la Oficina de Comunicación y al Consejo Estratégico de Comunicación

Revisar todos los materiales gráficos y definir aquellos que en adelante, únicamente se publicarán por medio de correo electrónico.

Plazo: seis meses

A la Secretaría General del Tribunal

Definir la frecuencia con que cada dirección debe enviar los informes de labores

Plazo: tres meses

A la Dirección Ejecutiva

Elaborar una disposición que establezca que en el proceso de formulación presupuestaria, únicamente se aprobará la compra de papel e insumos asociados que se consideren necesarios, así como establecer la posibilidad de impresión dúplex, como requisito en las futuras compras de impresoras.

Plazo: Aplicar en POA 2015

Dirección General de Estrategia Tecnológica, Departamento Legal, Archivo Central Dirección Ejecutiva

Realizar un estudio para determinar la pertinencia de utilizar la firma digital en los documentos oficiales producidos en la institución y elaborar las regulaciones que correspondan.

Plazo: 2014.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de quince días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

A) Información sobre observación electoral en la República de Corea. Del señor Kim Yong-Hi, Secretario General de la Asociación Mundial de Organismos Electorales (A–WEB), se conoce memorial del 10 de marzo de 2014, recibido –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal el 13 de marzo de 2014, mediante el cual extiende cordial invitación para formar parte de la misión de observación de A-WEB que estará presente en las elecciones locales de la República de Corea, así como en la Feria del Conocimiento Electoral, los cuales se llevarán a cabo del 30 de mayo al 5 de junio del presente año. La organización del evento cubrirá únicamente los gastos de hospedaje, alimentación y traslados internos.

Se dispone: Agradecer al señor Kim Yong-Hi la cordial invitación cursada, la cual lamentablemente se declina por motivos presupuestarios. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS ETERNOS.

A) Consulta sobre recursos destinados a la contribución estatal a los partidos políticos. Del señor Fabián David Quirós Álvarez, Subdirector General de Presupuesto Nacional, se conoce oficio n.° DGPN-SD-0118-2014 del 7 de marzo de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 10 de marzo de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como es de su conocimiento tal y como lo establece el Código Electoral, en la Ley No. 9103, ley de presupuesto para el ejercicio económico 2013, se incorporaron los recursos destinados a la Contribución estatal a los partidos políticos, por la suma de ¢24.901,2 millones correspondientes al 0,11% del PIB del año trasanterior a las elecciones.

Sin embargo, revisando la liquidación presupuestaria de su representada al 31 de diciembre de 2013 en el Sistema Integrado de Gestión Financiera (SIGAF), se comprobó que el monto por este concepto no fue devengado en su totalidad, quedando un pendiente por la suma de ¢6.753,6 millones, por lo que a raíz del principio presupuestario de anualidad según la Ley 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, estos recursos fenecieron al finalizar el año 2013.

Por lo anterior, esta oficina solicita de la manera más atenta, indicar las razones por las cuales no se ejecutó la totalidad de los recursos y si este accionar implicará la demanda futura de fondos para hacerle frente a las elecciones municipales del [sic] 2016.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual deberá rendirse en el plazo de tres días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

A las once horas terminó la sesión.