ACTA N.º 2-2014

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del nueve de enero de dos mil catorce, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Marisol Castro Dobles y Fernando del Castillo Riggioni.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Nombramiento en propiedad en el Departamento Electoral. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0010-2014 del 6 de enero de 2014, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante el oficio RH-0004-2014 del 03 de enero de este año, el señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, sometió a consideración de esta Dirección General, luego de realizado el procedimiento respectivo, una nómina de candidatos elegibles para proceder a nombrar en propiedad en el puesto número 45763 de la clase Asistente Administrativo 1, denominado oficinista 1, la cual se encuentra vacante en el Departamento Electoral.

Con fundamento en lo dispuesto en el Reglamento a nuestra ley de salarios y los argumentos expuestos en los oficios RH-0004-2014 y DEL-2719-2013 –sustituir- del 20 de diciembre  de 2013, este último suscrito por la señora Ana Isabel Fernández Alvarado, Oficial Mayor Electoral, el suscrito avala en todos sus extremos la recomendación hecha por la señora Fernández Alvarado,  por lo que propongo nombrar en propiedad, a partir del 01 de febrero, al funcionario que figura en el primer lugar de la nómina que a continuación se indica.

PUESTO No. 45763

1.- Zúñiga Gutiérrez Alonso

2.- González Solís Vanessa

3.- Sandí Venegas Jorge

La persona que ocupa el primer lugar en la terna, ha sido recomendada por escrito por la señora Ana Isabel Fernández Alvarado, Oficial Mayor Electoral, mediante oficio DEL-2719-2013 Sustituir del 20 de diciembre de 2013.

Quien resulte seleccionado podrá ubicarse en propiedad como Oficinista 1 en el Departamento Electoral, a partir del próximo 01 de febrero. Devengará un salario base de ¢388.300.oo por mes y anualidades a razón de ¢8.148.oo cada una y un complemento del 10% como incentivo por la responsabilidad en el ejercicio de la función electoral, todo de conformidad con el índice salarial vigente.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Prórrogas y nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0042-2014 – SUSTITUIR – del 9 [sic] de enero de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 8 de enero de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, me permito someter a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones una serie de prórrogas de nombramientos interinos que se encuentran próximos a vencer, así como los oficios número IE-714-2013 y STSE-2800-2013, mediante los cuales se solicitan dos nombramientos interinos en plazas de cargos fijos que temporalmente se encuentran vacantes. El detalle es el siguiente:

Las candidatas que se proponen para los nuevos nombramientos interinos han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para el eventual nombramiento interino.

Si el Tribunal no tiene objeciones, estos nuevos nombramientos se podrían autorizar con fundamento en el artículo 9 del reglamento a nuestra Ley de Salarios.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

C) Encargo de funciones del Contralor de Servicios. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0046-2013 del 8 de enero de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número CS-008-2014 de hoy que suscribe el Lic. Farid Ovares Soto, Profesional Ejecutor 3, mediante el cual, en virtud de la licencia otorgada al señor Max Solórzano Alvarado del 8 al 15 de enero por el fallecimiento de su suegra, solicita que se gestione el respectivo recargo de las funciones de Contralor de Servicios en él.

Puede apreciarse que la gestión cuenta con la anuencia de la Secretaría General del Tribunal.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el recargo de funciones según se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL INSTITUTO DE FORMACIÓN Y ESTUDIOS EN DEMOCRACIA.

A) II Concurso sobre Democracia y Elecciones en Costa Rica. Del señor Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED), se conoce oficio n.° IFED-001-2014 del 6 de enero de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 8 de enero de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El Tribunal Supremo de Elecciones, mediante acuerdo del artículo tercero inciso b) de la sesión n.° 47-2013 del 23 de mayo de 2013, aprobó la celebración de la segunda edición del concurso “Democracia y Elecciones en Costa Rica”, enmarcado en el convenio de cooperación interinstitucional existente entre este Tribunal Supremo de Elecciones y la Universidad de Salamanca, España.

Conforme a las reglas para revisar los trabajos sometidos a concurso se estableció una comisión dictaminadora integrada por representantes de ambas partes y con la potestad de declarar desierto, total o parcialmente, el resultado del concurso. [sic]

Cumplidos los plazos, me permito comunicarles que la evaluación realizada por la comisión integrada por la señora Flavia Freindenberg, Directora del Instituto de Iberoamérica de la Universidad de Salamanca, y los señores Hugo Picado León y Luis Diego Brenes Villalobos, Director y Secretario Académico, respectivamente, del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED), dispuso declarar totalmente desierto el concurso. [sic]

En razón de lo anterior, y en tanto el primer premio consistía en que el ganador sería invitado a participar en las Elecciones 2014 en calidad de observador internacional, se recomienda que se comunique lo ahora resuelto por la comisión evaluadora a la Dirección General del Registro Electoral, a efectos de que disponga de los recursos que se habían reservado para el citado premio.".

Se dispone: Procédase conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre el estudio técnico Solución para el aumento de capacidad de almacenamiento del módulo de búsqueda y concordancia del Sistema Automatizado de Identificación de Huellas. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0032-2014 del 7 de enero de 2014, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual se refiere al estudio técnico ITI-ET-003-2013: Solución para el aumento de capacidad de almacenamiento del módulo de búsqueda y concordancia del Sistema Automatizado de Identificación de Huellas y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

"1. Acoger  lo concluido en el presente documento.

2. En apego al artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa y al artículo 138 de su Reglamento, por su digno medio el Tribunal autorice a la Dirección General de Estrategia Tecnológica, para que gestione lo correspondiente ante la Contraloría General de la República, solicitando a su vez se exima dicha contratación del refrendo contralor.

3. Una vez obtenida la autorización por parte de la CGR, la DGET deberá informar a la Dirección Ejecutiva, con el fin de que esta última proceda a asignar los recursos presupuestarios y emita la respectiva decisión inicial que amparará el proceso de contratación. Cabe indicar que ya se cuenta con las especificaciones técnicas de lo requerido.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Informe relativo a la auditoría en la Sección de Servicio al Cliente de TI del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones. Del señor Juan Vicente García Matamoros, Auditor Interno a. i., se conoce oficio n.° AI-003-2014 del 8 de enero de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remite informe n.º ICI–01/2014 relativo a la auditoría en la Sección de Servicio al Cliente de TI del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, en el cual, con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

"1. RECOMENDACIONES

A las Señoras y Señores Magistrados

A partir de los aspectos referidos con motivo de la presente evaluación, respetuosamente nos permitimos recomendar a ese estimable Órgano Colegiado, se giren las instrucciones pertinentes a la Dirección General de Estrategia Tecnológica, con el propósito de que se ponga en práctica las siguientes recomendaciones:

4.1        Que la Sección de Servicio al Cliente de TI, incorpore en su planificación anual, elementos tales como: extensiones para futuras adiciones de capacidad, riesgos tecnológicos, contingencias, cargas de trabajo y tendencias tecnológicas, entre otros, de forma que se facilite la adecuada adquisición de la infraestructura tecnológica, que garantice la disponibilidad de equipos apropiados para la capacidad operativa, lo cual resulta fundamental para el manejo de la información y la calidad del servicio que brinda a los usuarios.

4.2        Realizar un estudio de costo - beneficio, que permita determinar si procede la programación de actividades de mantenimiento preventivo en años preelectorales, para los equipos de las oficinas centrales en forma periódica y permanente, de forma que se reduzca la probabilidad de fallas de los equipos, se preserve su vida útil, y permita la detección oportuna de fallas y software malicioso, en beneficio de la prestación de los servicios a los usuarios.

4.3        Efectuar un análisis de las situaciones relacionadas con la seguridad en el Sistema Service Desk, correspondientes a usuarios con perfiles de administrador, ausencia de controles respecto del acceso simultáneo y de falta de información sobre el último acceso a los usuarios, de forma que se restrinja la cantidad de usuarios con perfil de administrador, se limite los accesos simultáneos y se informe a los usuarios sobre su último acceso, de forma que se minimice el riesgo de modificación o alteración de información sensible y uso indebido del sistema, así como para facilitar la detección oportuna de actividades inusuales y garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del sistema.

4.4        Evaluar la situación expuesta en relación con la integridad de la información de la base de datos del Sistema Service Desk, mediante un análisis técnico, con el propósito de determinar la naturaleza y origen de los datos de prueba y los campos con caracteres no razonables, se proceda con los ajustes correspondientes y se establezca los controles necesarios en el sistema, con el fin de fortalecer la eficiencia, eficacia, confiabilidad y calidad de la información que se almacena y se genera para la toma de decisiones.

Adicionalmente, realizar una revisión exhaustiva de los incidentes señalados con duración excesiva de atención, que no han sido cerrados, que cuentan con fecha de solución posterior al cierre o que no cuentan con fecha de solución, de forma que se establezca las causas correspondientes, se cumpla con los plazos de atención establecidos para cada uno de los servicios y se genere el conocimiento adecuado para garantizar la calidad del servicio y evitar a futuro estas situaciones.

4.5        Establecer las medidas y los controles necesarios para que el llenado de las encuestas de servicio correspondientes a los clientes de TI -cuando el servicio se ha originado a partir de una llamada telefónica, correo electrónico u oficio- realmente corresponda al sentir de los clientes sobre el servicio recibido, de manera que se garantice la integridad de la información relacionada con las estadísticas de desempeño y los niveles de satisfacción de los clientes, además de que se coadyuve en la toma de decisiones de la Sección de Servicio al Cliente de TI, del DTIC y de la DGET.

4.6        Instaurar las acciones de mejora necesarias, en relación con los procedimientos de la Sección de Servicio al Cliente de TI y su adecuada ejecución, referidos al ingreso y atención de solicitudes de servicio -tanto en oficinas centrales como regionales-, el control de equipo informático, la actualización de la lista de especificaciones técnicas, la solicitud y generación de especificaciones técnicas, así como el control de garantías y reparación de equipo informático.

Además, es preciso establecer y oficializar los procedimientos necesarios para la ejecución de las actividades relacionadas con el monitoreo y evaluación del uso de los equipos, transferencia de conocimientos, remisión de criterio técnico sobre las ofertas presentadas, administración del desempeño y capacidad de los recursos de TI, seguimiento de las encuestas de satisfacción de incidentes e inventario de equipos y repuestos, de forma que se garantice su adecuada ejecución por parte de los funcionarios y no afecte el servicio al cliente de TI. Lo anterior en atención a las situaciones detectadas por esta Auditoría, cuyo detalle se presenta en el Anexo No.7 del presente informe.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el improrrogable plazo de diez días hábiles, pase a las Direcciones Ejecutiva y General de Estrategia Tecnológica. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Propuesta de transferencia presupuestaria ante la Dirección General de Presupuesto Nacional. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0036-2014 del 8 de enero de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Superior, se hace de conocimiento lo siguiente: de conformidad con la Circular DGPN-0865-2012 (sic) de 5 de diciembre de 2013, suscrita por la señora Marjorie Morera González, Directora General de Presupuesto Nacional, el próximo 10 de enero vence el plazo para la recepción de solicitudes para el decreto ejecutivo que permita cubrir faltantes en el salario escolar 2014. La Contaduría institucional, mediante oficio CONT-018-2014 comunica que recibió datos de ejecución por parte del Ministerio de Hacienda en donde se muestra un faltante presupuestario de aproximadamente ¢10.0 millones en el subprograma 850-02 “Organización de Elecciones”, esto de conformidad con el comportamiento de la planilla de enero a diciembre de 2013. Aunado a ello se debe mantener una previsión para el pago de posibles resoluciones administrativas o sentencias judiciales en las que se deba reconocer esta remuneración a los funcionarios, razón por la que se recomienda que adicional al faltante proyectado se incluya esa previsión, la que se estima en ¢3.0 millones.  Con ello el total a financiar para el registro contable 401-85002-00304 FF=280 será de ¢13.0 millones. 

A efectos de que sean considerados en una propuesta de transferencia presupuestaria, de la forma que define la circular DGPN-0865-2012 (sic) a presentar a la Dirección General de Presupuesto Nacional, los movimientos presupuestarios son los siguientes: 

1) SUBPROGRAMA 850-02 ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES

SUBPARTIDA  A REBAJAR:

00303 Decimotercer mes: rebajar los ¢13.0 millones necesarios para cubrir el faltante mencionado, siendo que éste [sic] es un rubro cuya ejecución se reflejará hasta finales del presente año, permitiendo un seguimiento adecuado de la planilla y como tal una estimación más acertada de su ejecución.

1.2)  SUBPARTIDA A  AUMENTAR:

00304 Salario escolar: aumentar en ¢13.0 millones con lo que se financiaría el faltante reportado, permitiendo con ello el pago oportuno a los funcionarios electorales cuya ejecución se dará el día veinte del presente mes. Adicionalmente este monto permite crear la reserva necesaria para eventuales pagos por resolución administrativa o por efectos de sentencias de carácter judicial.

Los movimientos por registro contable son los siguientes:

REBAJAR:

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES

REGISTRO CONTABLE 401.850.02

AUMENTAR:

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES

REGISTRO CONTABLE 401.850.02

No omito indicar que según lo indicado por la señora Carolina Bogarín Granados, funcionaria de la Dirección General de Presupuesto Nacional, el sistema de formulación de decretos ya se encuentra habilitado para la inclusión de la presente propuesta de modificación presupuestaria bajo el número de referencia DGPN-H-001. Asimismo para el subprograma 850-01 Tribunal Supremo de Elecciones (Gasto Operativo) no se muestran faltantes presupuestarios. Se adjunta además el respectivo cuadro de origen y aplicación de fondos, y la certificación de saldos de la subpartida a rebajar emitida por la Contaduría Institucional.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se propone. Proceda la propia Dirección Ejecutiva a informar lo correspondiente a las autoridades hacendarias. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES PRESIDENCIALES Y LEGISLATIVAS 2014.

A) Solicitud de aclaración respecto de las papeletas de votación. Del señor Luis Pablo Zúñiga Morales, Fiscal del partido Frente Amplio ante este Tribunal, se conocen dos memoriales del 7 de enero de 2014, recibidos el mismo día –vía fax– en la Secretaría General de este Tribunal, mediante los cuales plantea solicitud de aclaración respecto de la validez de las papeletas de votación, aún cuando no estuvieren firmadas por los miembros de la respectiva junta electoral, así como denuncia por presunta falta administrativa contra asesores electorales.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- De acuerdo con la normativa electoral, las papeletas deben ser firmadas al dorso por los miembros de las juntas receptoras de votos y aquellos que, dolosamente, lo omitieren incurren en el delito previsto en el artículo 271 del Código Electoral; su numeral 194, inciso a), por su parte, establece que serán nulos los votos "… emitidos en papeletas que no cumplan los requisitos establecidos en este Código o en las normas reglamentarias del TSE.". A la luz de estas disposiciones, se aclara y se deja formalmente establecido que la ausencia de firmas al dorso de una papeleta provoca su nulidad, como bien lo instruye el punto 3.2 del Cuaderno de Trabajo Electoral definido por estos organismos electorales para las elecciones presidenciales y legislativas 2014. La Dirección General del Registro Electoral tomará nota de lo aquí dispuesto y procederá a divulgarlo oportuna y ampliamente entre todos los actores electorales. La Secretaría General de este Tribunal, por su parte, lo comunicará a los partidos políticos. La Oficina de Comunicación y la Unidad de Prensa y Protocolo de dicha Secretaría General divulgarán el presente acuerdo. Sobre la denuncia planteada, pase a investigación administrativa preliminar de la Inspección Electoral. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.