ACTA N.º 131-2014

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del dieciocho de diciembre de dos mil catorce, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. INFORMES DE FUNCIONARIOS DEL TRIBUNAL.

A) Informe de participación en el Primer Curso Especializado Internacional: el Uso de Tecnología en el Proceso Electoral. De los señores Carlos Umaña Morales y Esteban Durán Hernández, Encargado del Programa de Transmisión de Datos y funcionario del Departamento de Programas Electorales, respectivamente, se conoce memorial del 16 de diciembre de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinden informe relativo a su participación en el “Primer Curso Especializado Internacional: el Uso de Tecnología en el Proceso Electoral”, celebrado en diciembre de 2014 en los Estados Unidos Mexicanos.

Se dispone: Tener por rendido el informe. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Encargo y recargo de funciones de la jefatura de la Oficina de Arquitectura y del Departamento Legal. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.º RH-3964-2014 del 17 de diciembre de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones los oficios ARQ-478-2014 y DL-574-2014, que suscriben las jefaturas de Arquitectura y del Departamento Legal, mediante los cuales solicitan el encargo y recargo de sus funciones en virtud de las ausencias, en que incurrirán de acuerdo con el siguiente detalle: 

Puede apreciarse que las solicitudes cuentan con la anuencia de la Dirección correspondiente y, en el caso del recargo de funciones, con el aval presupuestario de la Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría.".

Se dispone: Aprobar el encargo y el recargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

B) Prórroga de licencia sin goce de salario y de nombramiento interino en la Sección de Inscripciones. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.º RH-3963-2014 del 16 de diciembre de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración la nota que ha remitido a este despacho la funcionaria Jinny Funes Blanco, titular de un cargo de oficinista 2 en la Sección de Inscripciones, mediante la cual solicita que se le prorrogue por un mes más a partir del próximo 5 de enero la licencia sin goce de salario que actualmente disfruta y que concluye el 23 de diciembre en curso.

En sesión 103-2014 del pasado 23 de setiembre, oficio número STSE-1793-2014 de igual fecha, el Tribunal le autorizó a la señora Funes Blanco una licencia sin goce de salario por espacio de tres meses contados a partir del 24 de setiembre para atender asuntos personales.  Indica ahora que requiere un mes más, gestión que cuenta con la anuencia de la Licda. Carolina Phillips Guardado y del Lic. Luis Antonio Bolaños Bolaños, Jefa a.i. de la Sección de Inscripciones y Oficial Mayor a.i. del Departamento Civil respectivamente.

Si bien la funcionaria solicita que la ampliación de su licencia sea del 5 de enero al 4 de febrero de 2014, estima este despacho que por ser prórroga deberá ser a partir del  24 de diciembre, de manera que efectivamente sea continuación de la que ahora disfruta.  De no darse esa continuidad, se trataría entonces de una nueva licencia y, en ese caso, según dispone el Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, entre una licencia y otra deben transcurrir al menos seis meses de servicio. Para no afectar la programación que pudiera tener la interesada, la prórroga de la licencia sin goce de salario sería entonces del 24 de diciembre al 4 de febrero del año entrante.

En caso de aprobarse tal gestión, el suscrito se sirve solicitar que se extienda por igual plazo la cadena de movimientos que se generó con la citada licencia y que comprende los nombramientos interinos de la señora Rosa Madriz Castro en el puesto 45572 de oficinista 2 y del señor Heriberto Rojas Eduarte en el 45602 de oficinista1, ambos en la Sección de Inscripciones.".

Se dispone: Autorizar la licencia sin goce de salario y aprobar la prórroga de los nombramientos, en los términos propuestos por la jefatura del Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

C) Modificación de la prórroga de nombramientos interinos. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-3962-2014 del 16 de diciembre 2014, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión 129-2014 celebrada el pasado 11 de diciembre, oficio número STSE-2276-2014 de igual fecha, el Tribunal Supremo de Elecciones aprobó con rige a partir de enero de 2015 las prórrogas de los nombramientos interinos de quienes actualmente se desempeñan en plazas de servicios especiales que tendrán contenido económico por diferentes plazos para el próximo año.

De acuerdo con lo solicitado por este despacho mediante oficio RH-3629-2014 del 10 de diciembre, entre tales prórrogas se incluyó la de la señora Patricia Barrantes Brenes por 12 meses en una plaza de servicios especiales de la clase Técnico Funcional 2 y – para continuar con su sustitución en la Sección de Archivo del Registro Civil –  la del señor Carlos Guevara Víquez en una de cargos fijos de Asistente Administrativo 1.  Sin embargo, resulta necesario indicar que ese plazo de 12 meses es erróneo, ya que en la relación de puestos para el 2015 la primera de esas plazas tiene contenido presupuestario solamente para 5 meses, los cuales serían del 1° de enero al 31 de mayo.  Así las cosas, a partir del mes de junio la señora Barrantes Brenes tendrá que regresar a su plaza en propiedad y concluiría por consiguiente la relación laboral del señor Guevara Víquez.

En virtud de lo anterior, respetuosamente se solicita al Tribunal modificar en lo conducente el acuerdo antes citado, de manera que se entienda que la prórroga de los nombramientos interinos de Patricia Barrantes Brenes en la plaza 370760 de Técnico Funcional 2 en el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos y de Carlos Guevara Víquez en el puesto 45536 de Asistente Administrativo 1 en la Sección de Archivo del Registro Civil es únicamente por los 5 meses comprendidos entre enero y mayo del año entrante.".

Se dispone: Modificar la prórroga de los referidos nombramientos conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

D) Trámite de la Comisión de Dedicación Exclusiva. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.º CDE-117-2014 del 16 de diciembre de 2014, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión 28-2014 del pasado 4 de marzo, oficio número STSE-0537-2014 de igual fecha, el Tribunal Supremo de Elecciones aprobó el procedimiento propuesto para el reconocimiento del plus salarial de dedicación exclusiva a aquellos funcionarios que, por la ausencia temporal o permanente de la jefatura en alguna sede regional de este organismo electoral, deben ejercer el recargo de funciones de un puesto superior susceptible de afectarse al Régimen de Dedicación Exclusiva. Asimismo, se encargó a este departamento la elaboración de un Contrato de Dedicación Exclusiva con efectos intermitentes, en el que se establezca que la dedicación exclusiva será reconocida únicamente durante los períodos en que se ejerciese el recargo de funciones.

Como producto de lo anterior y en atención a lo que señala el segundo punto del citado procedimiento, se somete a consideración del Tribunal la inclusión dentro del régimen de las siguientes personas, que son las que por ahora se proponen para realizar durante el año entrante los recargos de funciones y tienen posibilidad de incorporarse al régimen dado que cumplen los requisitos establecidos para ello.  

El contrato que suscribirían estas personas conjuntamente con el señor Director Ejecutivo tendrá una vigencia de un año prorrogable por períodos iguales y, según se indicó anteriormente, será aplicable solamente en los períodos en que efectivamente se ejecute un recargo de funciones.  De ser necesario, en el transcurso del año entrante bien se podrían incorporar otras personas.".

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

E) Recargo de funciones de la Jefatura del Departamento de Registro de Partidos Políticos. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.º RH-3971-2014 del 17 de diciembre de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio DRPP-633-2014 de hoy, que suscribe la Licda. Martha Castillo Víquez, Jefa del Departamento de Registro de Partidos Políticos, mediante el cual, en virtud de que disfrutará 12 días de vacaciones a partir del próximo 5 de enero, solicita que durante ese lapso sus funciones se recarguen en la Licda. Kattia Rojas Vargas, quien ya en otras oportunidades ha asumido esa misma responsabilidad.".

Se dispone: Aprobar el recargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

F) Prórrogas y nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.º RH-3967-2014 del 17 de diciembre de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, me permito someter a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones una serie de prórrogas de nombramientos interinos que se encuentran próximos a vencer, así como los oficios remitidos a este despacho por varias jefaturas de la institución mediante los cuales solicitan que se nombren funcionarios interinos para ocupar plazas de servicios especiales que fueron incluidas en el presupuesto de este año y otras que por diferentes motivos se encuentran temporalmente vacantes.  El detalle es el siguiente:

Los candidatos que se proponen para nuevos nombramientos forman parte de los registros de elegibles actualmente vigentes para ese tipo de puestos o bien han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Si el Tribunal no tiene objeciones, estos nuevos nombramientos se podrían autorizar con fundamento en los artículos 9, 22 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro.  En cuanto a los nombramientos en plazas de Servicios Especiales y las cadenas que las conforman, se sugiere que se efectúen por el plazo de la vigencia presupuestaria que cada una de ellas tiene.

Puede apreciarse que las presentes solicitudes de nuevos nombramientos interinos cuentan con el visto bueno de la respectiva Dirección General.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe relativo al proyecto Reglamento de vigilancia y control de la política institucional en materia de discapacidad y adultos mayores. De los señores Francisco Rodríguez Siles y Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director Ejecutivo y Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.º DL-576-2014 del 15 de diciembre de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual – según lo ordenado en el acuerdo del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 75-2014 celebrada el 10 de julio de 2014– rinden informe relativo al análisis del proyecto de Reglamento de vigilancia y control de la política institucional en materia de discapacidad y adultos mayores, y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluyen y recomiendan:

"3.  Conclusión y recomendación.

Analizada la propuesta de la Comisión institucional de Discapacidad [sic], sugerimos que su aprobación se concrete en términos de una  directriz o  instructivo, previa revisión y aplicación de las observaciones anteriormente señaladas.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Proceda la referida Comisión, con el apoyo del Departamento Legal, a realizar las modificaciones planteadas y remitir el proyecto final a la Dirección Ejecutiva, quien deberá avalarlo y ponerlo en conocimiento de este Tribunal para su aprobación. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.

A) Consideraciones de la UNEC al proyecto de reforma del artículo 11 del Reglamento Autónomo de Servicios. De las señoras Ilenia Ortiz Ceciliano y Arlene Castro Jiménez, Secretarias General y de Actas de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), respectivamente, se conoce oficio n.º UNEC-68-2014 del 15 de diciembre de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinden criterio respecto de la propuesta de modificación al artículo 11 del Reglamento Autónomo de Servicios.

Se dispone: Dentro del plazo de diez días hábiles, la Dirección Ejecutiva y los Departamentos Legal y de Recursos Humanos se referirán a las objeciones planteadas por la organización sindical. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Consulta relativa al cumplimiento de las  recomendaciones planteadas por el Archivo Nacional. Del señor Marco Antonio Calderón Delgado, Jefe del Departamento de Conservación del Archivo Nacional, se conoce oficio n.º DC-1106-2014 del 3 de diciembre de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 15 de diciembre de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Sirva el presente oficio para saludarlo cordialmente y, a su vez, para darle seguimiento por su estimable persona, a las recomendaciones en materia de conservación que el Archivo Nacional emitió a su representada por medio del oficio DG-1072-2011 de 18 de noviembre de 2011 (informado a usted por medio de oficio DE-518-2014 por parte del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo del Tribunal Supremo de Elecciones), y el cual los señores Magistrados del mismo Tribunal acordaron acoger para su cumplimiento en las unidades administrativas de su institución, según se desprende del oficio STSE-0548-2014 de 4 de marzo de 2014, dirigido a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, del cual este servidor recibió copia por medio del oficio DG-151-2014 de 13 de marzo de 2014.

Sobre el particular, y luego de dar un tiempo de espera para la ejecución de dichas recomendaciones, le ruego respetuosamente informarnos el avance habido hasta la fecha en cada una de ellas, a saber en su orden:

1.1 En todos los locales, emprender un programa permanente de rutinas de limpieza, con el fin de erradicar los altos niveles de suciedad y polvo que se encontraron, tanto en las estanterías como en los documentos. El Departamento de Conservación del Archivo Nacional podrá dar las instrucciones sobre los procedimientos a seguir. Recomendación pendiente de ejecutar.

1.2 Desviar o reubicar las tuberías de agua que se encuentran dentro de los depósitos de documentos del Archivo Civil, principalmente aquellas que están cerca de documentos declarados con valor científico y cultural. Recomendación pendiente de ejecutar.

1.3 Sustituir los estantes de madera por material metálico. Recomendación pendiente de ejecutar.

1.4 Recomendación aclarada.

1.5 Fortalecer de [sic] recurso humano la unidad de encuadernación del Tribunal Supremo de Elecciones, con el fin de que se pueda resolver lo antes posible el problema de deterioro de lomos y cubiertas que presentan una gran cantidad de tomos declarados con valor científico y cultural que se conservan en el Archivo Civil. ¿Qué se dispuso con el estudio de cargas de trabajo y la contratación eventual de un ente privado para la intervención de estos documentos?

1.6 Monitorear los niveles de humedad relativa y temperatura que se mantienen en las distintas áreas de depósito de todas las instalaciones, con el fin de determinar qué medidas o acciones correctivas emprender con base en los resultados. Recomendación pendiente de ejecutar.

1.7 Levantar un inventario de conservación para determinar cuáles secciones, series o colecciones de documentos de valor científico y cultural necesitan ser guardados dentro de contenedores apropiados. Hecho lo anterior, la administración debe presupuestar los recursos para adquirir los contenedores necesarios. Recomendación pendiente de ejecutar.

1.8 Formular un plan de prevención de desastres y salvamento de documentos esenciales, con el fin de salvaguardar los materiales declarados con valor científico y cultural. Recomendación pendiente de ejecutar.

1.9 Recomendación aclarada.

1.10 Mejorar las condiciones ambientales del Área de Microfilmación con el fin de mantener niveles óptimos de humedad relativa y temperatura (…) para asegurar la conservación de los documentos. Recomendación pendiente de ejecutar.

1.11 Dotar al Área de Microfilm de una puerta de salida de emergencia, dado que la única que existe está hecha en un lugar poco accesible en caso de emergencia, aparte de que el pasillo para llegar a dicha puerta es en extremo angosto para facilitar una salida masiva de personas. ¿Se trasladó el puesto de trabajo que se encuentra frente a la salida de emergencia y fue ubicado en otro sitio donde no obstaculice una eventual evacuación?

1.12 Hacer una evaluación rigurosa de las condiciones ambientales que tiene el  local de archivo ubicado en San Rafael Arriba de Desamparados, dado que por lo observado durante la inspección, tiene más desventajas que ventajas de utilizarlo [sic] como área de trabajo y conservación del acervo documental de la institución. En caso contrario, resolver con el propietario del inmueble la toma de acciones de mejoramiento de las instalaciones y su alrededor, con el fin de darle mayor seguridad y condiciones para la conservación del acervo documental.

Ante la duda expuesta sobre las desventajas que presente este local, seguidamente le transcribo el detalle de las situaciones adversas que se observaron en el inmueble y que fueron consignadas en el informe:

“Es un local que la institución alquila dentro de la zona franca que hay en esa zona. Es bastante espacioso, de aparente buena estructura, alto, sin cielo raso y rodeado por otros edificios similares, pero comparte espacio con la proveeduría institucional. Tiene el inconveniente de que en uno de sus costados se encuentra instalado un tanque de gas licuado, que pone en peligro el inmueble en caso de una explosión, y además, está rodeado por terrenos baldíos donde en temporada seca sopla mucho viento que ingresa polvo al local, lo cual obliga a sus funcionarios a mantener cerradas las puertas, lo cual a su vez provoca mucho calor en su interior, al no tener aire acondicionado. Esto genera otros problemas, como la concentración de mayor humedad relativa y la incomodidad de los funcionarios por el calor que se percibe a su interior. Por su parte, en temporada lluviosa, los alrededores del inmueble se llenan de agua y barro, aparecen muchas goteras (como sucede actualmente) y se complica la entrada y salida al local por el emposamiento [sic] que se produce frente a la entrada principal del edificio. Al día de hoy, no han podido resolver con el propietario los problemas con las goteras (…) En resumen, estas situaciones están provocando grandes cambios en el ambiente que a su vez propicia condiciones para la aparición de agentes de deterioro documental, como insectos, roedores y microorganismos (hongos y bacterias)”. [sic]

¿Se han emprendido acciones para el mejoramiento de las condiciones anteriormente descritas?".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de quince días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

B) Medidas tendientes a mostrar el nivel de implementación del PGAI. De la señora Shirley Soto Montero, Directora a. i. de Gestión de Calidad Ambiental del Ministerio de Ambiente y Energía, se conoce oficio n.º DIGECA-689-2014 del 16 de diciembre de 2014, recibido –vía correo electrónico– el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Sírvase la presente para comunicar los alcances del  oficio DFOE-SD-2174 (recibido en MINAE el 18/11/2014), en donde la Contraloría General de la República (CGR) se refiere al cumplimiento de las disposiciones 4.8 y 4.9 del Informe DFOE-AE-IF-03-2013 “Informe acerca del cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley para la Gestión Integral de Residuos No. 8839 por parte del Ministerio de Ambiente y Energía y la Secretaría Técnica Nacional Ambiental”.

Cabe señalar que las disposiciones 4.8 y 4.9 se refieren a la implementación del Decreto Ejecutivo No. 36499 “Reglamento para la elaboración de los Programas de Gestión Ambiental Institucional en el sector público costarricense” por parte de las instituciones de la administración púbica.

Dentro de los puntos que la CGR señala en la nota DFOE-SD-2174 como pendientes se encuentra que el MINAE publique en la web el “sistema de semáforo” que evidencie el nivel de implementación del PGAI en cada institución pública. En este punto, la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental del MINAE ha cumplido satisfactoriamente sus objetivos en lo que se refiere al seguimiento y calificación del nivel de implementación de PGAI’s en las instituciones. A la fecha se han realizado 170 visitas de seguimiento in situ. Este plan de visitas ha permitido calificar la gestión realizada en cada institución inspeccionada y actualizar el “sistema de semáforo”.

Es por ello que, atendiendo la solicitud de la CGR, se procedió a colocar en nuestro sitio web http://www.digeca.go.cr/ambientalizacion/PGAI_semaforo.html el semáforo de implementación del PGAI según institución pública, de manera que toda esta información sea de conocimiento público por toda la ciudadanía.

Otro de los puntos señalados por la CGR en su oficio DFOE-SD-2174 es que muchas de las instituciones que han entregado PGAI no cumplen satisfactoriamente con la entrega de los informes de avance semestrales a los que están obligados según el artículo 13 del Decreto Ejecutivo No. 36499. 

Por lo tanto, queremos realizar un recordatorio general a las instituciones de la administración pública sobre su obligación de implementar y cumplir satisfactoriamente con el PGAI, según lo establece el artículo 28 de la Ley No. 8839 “Ley para la Gestión Integral de residuos”, el Decreto Ejecutivo No. 36499  y el Decreto Ejecutivo No. 37567 “Reglamento a la Ley para la Gestión Integral de Residuos”.

Explícitamente el artículo 12 del Decreto Ejecutivo No. 36499 establece:

“Artículo 12.—Responsabilidad y seguimiento: El jerarca de cada institución será el responsable del cumplimiento del PGAI de conformidad con los artículos 98, 99 y 100 de la Ley General de la Administración Pública...”

  Se agradece de antemano los esfuerzos que se ejecuten para ir avanzado en la implementación de su PGAI. Sin duda, este esfuerzo contribuirá a mejorar la calidad ambiental, hacer un uso más racional de los recursos energéticos y apoyar con la meta nacional de alcanzar la Carbono Neutralidad al año 2021.

(…)".

Se dispone: Agradecer a la señora Soto Montero la información que hace del conocimiento de este Tribunal. Para su atención, pase a la Comisión Institucional de Gestión Ambiental. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud del señor Juan Diego Quirós Delgado. Del señor Juan Diego Quirós Delgado, se conoce memorial del 16 de diciembre de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual plantea reclamo relativo a derechos laborales en representación de diversos funcionarios de estos organismos electorales.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse dentro del plazo de diez días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.