ACTA N.º 109-2014

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas con treinta minutos del nueve de octubre de dos mil catorce, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. INFORMES DE FUNCIONARIOS DEL TRIBUNAL.

A) Informe de participación en el Programa de Formación de Funcionarios Electorales en la República de Corea. De las señoras Ileana Aguilar Ovares, Paola Alvarado Quesada y Laura Serrano Echeverría, funcionarias de estos organismos electorales, se conoce oficio n.º PVCE-077-2014 del 6 de octubre de 2014, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remiten informe relativo a su participación en el Programa de Formación de Funcionarios Electorales, realizado en setiembre pasado en la República de Corea.

Se dispone: Tener por rendido el informe. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.º RH-2992-2014 del 8 de octubre de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración los oficios que suscriben diferentes jefaturas de la institución, a través de los cuales solicitan los nombramientos interinos que seguidamente se detallan:

Los candidatos que se proponen forman parte de los registros de elegibles actualmente vigentes para ese tipo de puestos o bien han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Si el Tribunal no tiene objeciones, los nombramientos que se proponen en el cuadro se podrían autorizar con fundamento en los artículos 9, 22, 34 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro.

Puede apreciarse que las diferentes solicitudes cuentan con el visto bueno de la Dirección General respectiva.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Protocolo de Seguridad del Tribunal Supremo de Elecciones para la Custodia y Manejo de los Insumos Utilizados en la Producción de los Documentos de Identidad. De la señora Marisol Castro Dobles y el señor Francisco Rodríguez Siles, Directores General del Registro Civil y Ejecutivo, respectivamente, se conoce oficio n.° DGRC-0976-2014 del 19 de setiembre de 2014, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 22 de setiembre de 2014, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Tribunal Supremo de Elecciones, en la sesión ordinaria n.° 94-2010, comunicado mediante oficio STSE-3278-2010 de fecha 19 de octubre de 2010, relacionado con el “Protocolo de Seguridad del Tribunal Supremo de Elecciones para la Custodia y Manejo de los Insumos Utilizados en la Producción de los Documentos de Identidad”, para su estimable consideración se remite el protocolo en marras con la finalidad, si así lo tiene a bien el superior, se le otorgue la correspondiente aprobación.

Es necesario reseñar la evolución que ha tenido este documento, en primera instancia el Superior ordena realizar una actualización del “Protocolo de Seguridad del Tribunal Supremo de Elecciones, para la custodia y manejo de los insumos utilizados en la producción de cédulas de identidad”; sin embargo en el oficio DC-1307-2012 el Oficial Mayor Civil, en su rol de coordinador designado por el Superior, expone que al poseer el TIM características especiales propias de su naturaleza sería mejor manejarlo en un protocolo independiente; luego de una serie de análisis realizados al documento por parte de diversas unidades administrativas, se determina que lo mejor es elaborar un solo documento denominado “Protocolo de Seguridad del Tribunal Supremo de Elecciones para la Custodia y Manejo de los Insumos Utilizados en la Producción de los Documentos de Identidad”, lo anterior acorde con el alcance original propuesto y lo indicado en el mapa de procesos institucional.

Es importante destacar que el documento en mención fue elaborado en forma conjunta por el Lic. Rodrigo Fallas Vargas, Oficial Mayor Civil, el Lic. Rodolfo Villalobos Orozco, Jefe de la Sección de Coordinación de Servicios Regionales y el Lic. Javier Vega Garrido, Contralor Electoral, se le dio también participación a la Oficialía Mayor Electoral, con la finalidad de que realizará las observaciones necesarias al respecto del documento.".

Se dispone: Aprobar el Protocolo de seguridad del Tribunal Supremo de Elecciones para la custodia y manejo de los insumos utilizados en la producción de los documentos de identidad, conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Prórroga para rendir informe de mejoras en los procesos de la Sección de Opciones y Naturalizaciones. De los señores Carlos Murillo Montoya y Luis Antonio Bolaños Bolaños, Secretario General de la Dirección Ejecutiva y Oficial Mayor a. i. del Departamento Civil, se conoce oficio n.º DC-3676-2014 del 6 de octubre de 2014, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Para que se haga de conocimiento de las personas Magistradas, respetuosamente solicitamos ampliar el plazo en quince días, periodo [sic] concedido en oficio STSE-1703-2014 de 09/09/2014 comunicado en acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 99-2014, por el Tribunal Supremo de Elecciones, ante lo estratégico que resulta el tema en pro del establecimiento de mejoras en los procesos de  la Sección de Opciones y Naturalizaciones, [sic]".

Se dispone: Prorrogar el plazo conforme se solicita; de igual forma, entiéndase prorrogado el plazo establecido para que la Dirección Ejecutiva recomiende a este Tribunal lo pertinente. ACUERDO FIRME.

C) Informe de autoevaluación de control interno de 2014. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio  n.º DE-2480-2014 del 6 de octubre de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con el ruego atento de elevar a los señores Magistrados, y atendiendo lo establecido en el  Art. 17 de la Ley de Control Interno nº 8292 en el sentido de realizar al menos una vez al año la autoevaluación del control interno, solicito la aprobación de la propuesta presentada por el señor Luis Sáenz Venegas, Coordinador de Control Interno, para que se aplique la Autoevaluación de Control Interno 2014 en todas las unidades administrativas del Tribunal, esta vez evaluando los componentes “Sistemas de Información” y “Seguimiento” que incluye [sic] según la ley:

Los sistemas de información son los elementos y condiciones necesarios para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar la información de la gestión y otras de interés para la consecución de los objetivos. El modelo contempla las siguientes cuatro propiedades en relación con los sistemas de información:

- Alcance de los sistemas de información: Los sistemas de información deben asegurar razonablemente la recopilación, el procesamiento y el mantenimiento de información sobre el entorno y su desempeño, así como la comunicación de esa información a las instancias internas y externas que la requieran.

- Calidad de la información: Los Sistemas de Información deben recopilar, procesar y generar información que responda a la necesidad de los diversos usuarios, con un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo, y teniendo en cuenta las propiedades de confiabilidad, oportunidad y utilidad que esa información debe reunir.

- Calidad de la comunicación: La información debe comunicarse a las instancias pertinentes, en forma y tiempo propicios, con un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo, y utilizando canales y medios que garanticen razonablemente su oportunidad y seguridad.

- Control de los sistemas de información: Deben establecerse, aplicarse y perfeccionarse los controles pertinentes para que los sistemas de información garanticen razonablemente la calidad de la información y de la comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, así como la garantía de confidencialidad de la información que ostente ese carácter.

El seguimiento comprende las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la Auditoría Interna y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. El modelo incluye las siguientes cuatro propiedades en relación con el seguimiento: 

- Participantes: El liderazgo por el seguimiento del sistema de control interno debe ser asumido por el jerarca y compartido con los titulares subordinados. Por su parte, los funcionarios tienen una participación activa en las labores de seguimiento continuo y periódico.

- Formalidad: El seguimiento del sistema de control interno debe observar un proceso estructurado debidamente oficializado mediante las disposiciones administrativas pertinentes, en relación con el alcance, la periodicidad, las responsabilidades, los mecanismos y las herramientas correspondientes.

- Alcance: El seguimiento del sistema de control interno debe abarcar el funcionamiento, la suficiencia y la validez del sistema, su contribución al desempeño, al logro de los objetivos y al grado en que los componentes funcionales se han establecido e integrado en el accionar de la oficina. Asimismo, debe comprender actividades permanentes y periódicas, y la implantación de las mejoras que se determinen.

- Contribución a la mejora del sistema de control interno: Como resultado del seguimiento del sistema de control interno, deben determinarse las mejoras que procedan, las cuales se calendarizan en un plan de implementación que, a su vez, será objeto de verificación en términos de su aplicación conforme a lo planeado y de la efectividad de las medidas adoptadas para fortalecer dicho sistema.

Todos estos aspectos serán evaluados conforme a la Autoevaluación adjunta, que –de ser aprobada– se recomienda la presentación en esos formularios debidamente analizados y firmados por cada una de las jefaturas a la Dirección Ejecutiva con fecha límite el 28 de noviembre de 2014.".

Se dispone: Aprobar la herramienta de autoevaluación de control interno que somete a consideración el señor Rodríguez Siles, así como el procedimiento propuesto. La Dirección Ejecutiva cursará la circular correspondiente a todas las jefaturas institucionales. Tomen puntual nota las Direcciones Institucionales. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DEL PADRÓN NACIONAL ELECTORAL.

A) Informe de la gestión de solicitudes cedulares aprobadas en abril de 2014. Del señor Carlos Arguedas Rojas, Jefe de la Sección de Padrón Electoral, se conoce oficio n.º PE-1930-2014 del 6 de octubre de 2014, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Le remito, a la cuenta de correo electrónico recepciontse@tse.go.cr archivo que contiene el resumen del Padrón Nacional Electoral; con totales por distritos, cantones, provincias y el general de toda la República por sexo, resultado de la gestión de solicitudes cedulares aprobadas en abril de 2014.

Asimismo, detallo a continuación algunos aspectos importantes que describen el comportamiento numérico del Padrón Nacional Electoral, según la procedencia de las inclusiones y exclusiones que se ejecutan.

Se dispone: Tener por rendido el informe; continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Consulta legislativa del proyecto de ley de Reforma al artículo 81 bis del Código Municipal, n.° 7794, del 30 de abril de 1998 y sus reformas, expediente n.° 19.006. De la señora Ericka Ugalde Camacho, Jefa de Área de la Comisión Permanente Especial de Asuntos Municipales de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.º CPEM-128-2014 del 8 de octubre de 2014, recibido el mismo día –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con instrucciones del Presidente de la Comisión Permanente Especial de Asuntos Municipales y Desarrollo Local Participativo, diputado William Alvarado Bogantes, se solicita el criterio de esa institución en relación con el expediente 19.006 “REFORMA AL ARTÍCULO 81BIS [sic] DEL CÓDIGO MUNICIPAL, N° 7794, DEL 30 DE ABRIL DE 1998 Y SUS REFORMAS”, el cual se adjunta.

Se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho días hábiles y, de ser posible, enviar también el criterio de forma digital.

Si necesita información adicional, le ruego comunicarse por medio de los teléfonos 2243-2194, 2243-2438, el fax 2243-2440 o el correo electrónico COMISION-GOBIERNO@asamblea.go.cr .".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta –el cual habrá de rendirse a más tardar el 15 de octubre de 2014– pase a Departamento Legal. Para su examen se fijan las 11:00 horas del 14 de octubre de 2014. Tomen nota el referido Departamento y la Secretaría General de este Tribunal que el plazo para responder la consulta planteada vence el 21 de octubre de 2014. ACUERDO FIRME.

B) Consulta legislativa del proyecto de ley de Modificación de los artículos 13, 17, 18, 20, 32, 74 y 79 del Código Municipal, ley n° 7794, expediente n.° 18.990. De la señora Ericka Ugalde Camacho, Jefa de Área de la Comisión Permanente Especial de Asuntos Municipales de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.º CPEM-136-2014 del 9 de octubre de 2014, recibido el mismo día –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con instrucciones del Presidente de la Comisión Permanente Especial de Asuntos Municipales y Desarrollo Local Participativo, diputado William Alvarado Bogantes, se solicita el criterio de esa institución en relación con el expediente 18.990 “MODIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS 13, 17, 18, 20, 32, 74 Y 79 DEL CÓDIGO MUNICIPAL, LEY N° 7794”, el cual se adjunta.

Se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho días hábiles y, de ser posible, enviar también el criterio de forma digital.

Si necesita información adicional, le ruego comunicarse por medio de los teléfonos 2243-2194, 2243-2438, el fax 2243-2440 o el correo electrónico COMISION-GOBIERNO@asamblea.go.cr .".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta –el cual habrá de rendirse a más tardar el 15 de octubre de 2014– pase al señor Juan Luis Rivera Sánchez, Letrado de este Tribunal. Para su examen se fijan las 11:15 horas del 14 de octubre de 2014. Tomen nota el referido funcionario y la Secretaría General de este Tribunal que el plazo para responder la consulta planteada vence el 21 de octubre de 2014. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.