ACTA N.º 99-2013

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del veintinueve de octubre de dos mil trece, con asistencia del señor Magistrado Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría, el señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron, la señora Magistrada Marisol Castro Dobles, y el señor Magistrado Fernando del Castillo Riggioni.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Nombramiento interino de la funcionaria Alexandra Barrientos Campos en la Sección de Infraestructura. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2420-2013 del 22 de octubre de 2013, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga resolver el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración el oficio número ITI-375-2013 del pasado 10 de octubre que suscribe el Lic. Mario Pereira Granados, Jefe de la Sección de Infraestructura, mediante el cual solicita que en la plaza número 95556 de Técnico en Administración de Servidores que ha quedado vacante en virtud de la renuncia de su anterior ocupante para acogerse al beneficio de la pensión, se nombre de forma interina a la señora Alexandra Barrientos Campos, funcionaria que actualmente se desempeña en propiedad en la Contraloría Electoral en un cargo de Asistente en Servicios Administrativos 2 y cumple con el requisito académico que el cargo pretendido exige, pero no con el de experiencia establecido en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos.

En su oficio el Jefe de la Sección de Infraestructura ratifica lo anterior y por ese motivo solicita que el eventual nombramiento se realice con fundamento en la excepción que contempla el artículo 25 del Reglamento a nuestra Ley de Salarios, el cual literalmente indica lo siguiente:  “Cuando no haya candidatos elegibles  y sea necesario realizar un concurso para llenar plazas vacantes, se podrán hacer nombramientos interinos –previa presentación de la solicitud de personal correspondiente– durante el tiempo que se requiera para integrar la nómina de elegibles y proceder al nombramiento definitivo. La persona que se nombre interinamente deberá reunir los requisitos exigidos por el Manual Descriptivo de Puestos, salvo en aquellos casos excepcionales debidamente valorados en que el Tribunal podrá dispensar el cumplimiento de tales requisitos.” En relación con lo anterior, es importante advertir que luego de recibir la solicitud del Lic. Pereira Granados, este despacho procedió a realizar un estudio para determinar si alguna(s) de las personas que han acreditado el nivel académico exigido para esta plaza  – segundo año universitario aprobado en Informática o Computación – cuentan con experiencia en tareas relacionadas con el puesto. No obstante, el resultado de dicha labor permitió establecer que si bien dos personas poseen una leve experiencia en ese campo, recientemente fueron nombradas en propiedad en cargos de Técnico en Servicios Informáticos y por ello aún se encuentran en período de prueba, situación que les impide ser tomados en cuenta para los efectos que ahora interesa.  Corresponde entonces al Superior valorar la presente gestión y determinar su procedencia y la eventual aplicación de la excepción contenida en el citado artículo.

En caso afirmativo, el nombramiento interino de la señora Barrientos Campos podría efectuarse con rige a partir del próximo 1° de noviembre y se haría por el plazo de seis meses prorrogables según el artículo 9 del Reglamento a la Ley de Salarios o hasta que se concrete el trámite respectivo para nombrar al nuevo propietario del cargo, lo que ocurra primero. Puede apreciarse que la solicitud que formula el Lic. Pereira Granados cuenta con la anuencia de las señoras Patricia Chacón Jiménez y Armenia Masís Soto, Jefa del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones y Directora General a.i. de Estrategia Tecnológica respectivamente.

Según el índice salarial actualmente vigente, tendría asignado un salario base de ¢522.600,oo por mes, anualidades a razón de ¢10.834,oo cada una y los complementos del 10% por su responsabilidad en el ejercicio de la función electoral y del 25% por su especialidad en computación.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

B) Terna para nombramiento en propiedad en el Archivo Central. Del señor Erick Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-2402-2013 del 23 de octubre de 2013, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Someto a su consideración la siguiente terna de candidatos elegibles para proceder a nombrar en propiedad en el puesto de Oficinista 1, que se encuentra vacante en el Archivo Central:

Puesto número 101897:

Con fundamento en lo dispuesto en el Reglamento a nuestra ley de salarios y los argumentos expuestos en los oficios n.º RH-2410-2013 suscrito por el señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos y n.º AC-089-2013, suscrito por la señora Katia Zamora Guzmán, Jefa del Archivo Central y conforme a la recomendación de esta última, la cual como jefe administrativo de las oficinas de este Tribunal prohíjo en todos sus extremos, propongo nombrar en propiedad a quien figura en primer lugar de la referida terna, a partir del 16 de noviembre de 2013.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Prórrogas y nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2493-2013 del 28 de octubre de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, me permito someter a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones una serie de prórrogas de nombramientos interinos que se encuentran próximos a vencer, así como los oficios remitidos a este despacho por varias jefaturas de la institución mediante los cuales solicitan que se nombren funcionarios interinos para ocupar plazas de servicios especiales que fueron incluidas en el presupuesto de este año y otras que por diferentes motivos se encuentran temporalmente vacantes.  El detalle es el siguiente:

Los candidatos que se proponen para nuevos nombramientos forman parte del registro de elegibles actualmente vigente para ese tipo de puestos o bien han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Si el Tribunal no tiene objeciones, estos nuevos nombramientos se podrían autorizar con fundamento en los artículos 9, 22, 25 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro. Puede apreciarse que las solicitudes de nuevos nombramientos cuentan, cuando así corresponde, con el visto bueno de los respectivos superiores jerárquicos.

Por otra parte, me permito solicitar dejar sin efecto el nombramiento aprobado por el Tribunal en sesión 94-2013 del pasado 10 de octubre, oficio número STSE-2306-2013 de igual fecha, para el señor Jonathan Chinchilla Chaves en la plaza número 366532 de Asistente Administrativo 2 en la Sección de Coordinación de Servicios Regionales con rige a partir del 16 de octubre en curso, pues a pesar de que previamente había manifestado interés y disponibilidad para tal designación, cuando se le llamó para comunicarle oficialmente el nombramiento indicó que ya había encontrado otro trabajo que le ofrecía mayor estabilidad.  No omito indicar que en este mismo oficio se está tramitando la sustitución de esa persona.".

Se dispone: 1.- Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. 2.- Dejar sin efecto el nombramiento del señor Jonathan Chinchilla Chaves, conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

D) Solicitud de regreso a plazas en propiedad. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2492-2013 del 25 de octubre de 2013, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 28 de octubre de 2013, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión 73-2013 del pasado 13 de agosto, oficio número STSE-1843-2013, el Tribunal Supremo de Elecciones aprobó, entre otros, el nombramiento interino del señor Adrián Alfaro Brenes, quien posee plaza en propiedad como Asistente Funcional 3 en la Oficina Regional de Grecia, en un puesto de Asistente Electoral adscrito al Departamento de Programas Electorales.

Para lo que a bien tenga disponer el Superior, remito a consideración el oficio número PAE-91-2013 recibido en este despacho el 23 de octubre en curso que suscribe el señor Jorge Enrique Monge Alvarado, Encargado del Programa de Asesores Electorales, con el cual acompaña nota del servidor Alfaro Brenes, a través de la cual y en virtud de los motivos que se sirve exponer, renuncia a ese cargo interino y solicita que se gestione su regreso a la plaza en propiedad.

Salvo superior criterio, bien se puede autorizar el regreso del señor Adrián Alfaro Brenes a su plaza en propiedad en la Oficina Regional de Grecia a partir del próximo 1° de noviembre, aunque para ello será necesario que la señora Ana Laura Molina Sánchez  –quien se ascendió en forma interina a la plaza que temporalmente dejó vacante Alfaro Brenes–  y el señor Francisco Rojas Sequeira  –quien a su vez se ascendió a la que dejó esta última–  regresen también a sus plazas en propiedad.".

Se dispone: Autorizar el regreso de los referidos funcionarios a sus plazas en propiedad. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Modificación de convenio suscrito con el Banco Central de Costa Rica. De la señora Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-320-2013 del 22 de octubre de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual, con fundamento en una serie de consideraciones solicita se designe la persona que ha de fungir como fiscalizador del convenio suscrito entre este Tribunal y el Banco Central de Costa Rica.

Se dispone: Para su atención, pase al Departamento Legal. Sin perjuicio del trámite que corresponda y mientras no se modifiquen formalmente los términos del convenio, se tiene por establecido que las competencias que en dicho convenio se atribuyen a la subjefatura del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones se entienden avocadas de pleno Derecho en la jefatura de dicho Departamento. ACUERDO FIRME.

B) Observaciones a plan remedial propuesto por la Dirección General de Estrategia Tecnológica. De la señora Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-322-2013 del 23 de octubre de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Tribunal en sesión ordinaria n° 96-2013 celebrada el 17 de los corrientes, comunicado en oficio n.° STSE-2355-2013 relativo al plan remedial que oportunamente presentó esta Dirección y respecto del cual la Auditoría Interna formula diversas observaciones en oficio n.° AI-242-2013, me permito exponer lo siguiente:

1. El plan remedial remitido en oficio n.° DGET-296-2013 del 4 de este mes, surgió a partir de tres señalamientos realizados por la Auditoría Interna en su oficio de advertencia n.° AI-0227-2013. En tal virtud, habiéndose analizado cada uno de esos señalamientos, esta Dirección arribó a la conclusión que [sic] la forma idónea de darles debida atención lo sería en forma unívoca y separada, toda vez que así fueron anotados por la Auditoría, y se consideró que ello permitiría una mayor efectividad y ordenamiento de las actividades asociadas a cada uno, siendo que, tal y como se explicó en el oficio n.° DGET-296-2013, su contenido detalla lo siguiente:

a.        Punto de atención

b.        Actividades

c.        Plazo de cumplimiento y

d.        Responsables de la ejecución.

Sobre el particular, esta Dirección dio la debida explicación del entendimiento de cada uno de los citados puntos, de ahí que llame la atención que en criterio del ente Auditor el plan no sea eficaz como herramienta de control para evaluar el grado de avance en la ejecución de las actividades, si en el mismo se puede identificar claramente: la actividad a realizar, el plazo en que ésta [sic] se debe cumplir y la persona responsable de procurarla, y para lo cual el Superior cuando aprobó dicho plan (ver oficio n.° STSE-2271-2013) lo comunicó a esas personas, de modo tal que para evaluar su avance nada obsta en solicitar el respectivo informe haciendo uso de los mecanismos que a bien tenga disponer la Auditoría, sea por la vía del correo electrónico, consulta verbal o más formal por la vía del memorando u oficio, es decir, la forma en que está estructurado el plan se estima que sí permite llevar a cabo un seguimiento efectivo a cada actividad definida.

2. Con respecto a la observación que realiza la Auditoría en lo relativo a las actividades que se anotaron en el segundo “punto de atención” como actividades cumplidas, debe señalarse que para este caso en particular la intención fue evidenciar que como administración activa se han venido realizando acciones que concuerdan con los hallazgos anotados en la advertencia, y así se alertó en nuestro oficio n° DGET-296-2013, cuando se explicó el alcance que debía darse al apartado del plan que se tituló “Plazo de cumplimiento”, como aquel que corresponde al período según el cual se cumplió la actividad o en el que sería posible la materialización de las actividades asociadas a cada punto de atención. Es decir, el hecho de que se hayan esbozado las actividades ya realizadas y concluidas -como demostración de la gestión ejecutada y que se clarificó en el momento del por qué [sic] se incluyeron-, no se estima que sean limitantes para lograr su comprensión o correcta ejecución.

Por otro lado, no se comparte la apreciación de la Auditoría que tiene por finalidad hacer notar que para las actividades 2.4, 2.4.1 y 2.5 no se señala con precisión una fecha cierta de finalización, dado que, por ejemplo, para la actividad 2.4.1 se indicó, como “proyección futura” lo siguiente: “En proceso. Se proyecta concluirlo durante este mes; depende de información externa”, mientras que para la actividad 2.5 se anotó que su cumplimiento se prevé a finales de octubre o principios de noviembre por cuanto “Depende de la conclusión del estudio indicado en punto 2.4.”. En todo caso, se aclara, que el cumplimiento de esta actividad podría no cumplirse [sic] en el lapso previsto por cuanto se depende de información de fuentes externas.

3. Considerando lo dicho en el anterior punto 1, en el sentido de que el plan fue estructurado con base en “puntos de atención” tal como se aprecia en el documento aprobado, debe indicarse que efectivamente cada punto tiene un orden lógico (esquematización numérica) y cronológico (plazos de cumplimiento) según cada actividad definida. Por tal razón, este plan remedial como modelo sistemático de actuaciones permite conocer con claridad cada actividad, plazo proyectado de cumplimiento asociado y persona responsable, pero no sería correcto concebirlo como un marco absoluto de actuación, sino que se debe conceptualizar en el entorno según el cual se debe desarrollar sin que, por ejemplo, sea indispensable su elaboración mediante una herramienta especializada (project) como se infiere de lo expuesto por la Auditoría, en tanto lo importante de un plan es que consigne elementos que permitan su comprensión y entendimiento, siendo un modelo, también de plan pero con formato diferente, el que recientemente aprobó el Superior (ver oficio n.°STSE-2365-2013) relativo al “Plan de Auditoría para las elecciones presidenciales y legislativas 2014”, sin que necesariamente se ocupara de un “project” que sea determinante para guiar las actuaciones que se deben cumplir.

4. En relación con la observación de la Auditoría que concierne a que “…dentro de las actividades descritas en el ‘plan remedial’, no se considere para ningún efecto, la participación del usuario del sistema, en su condición de usuario funcional.”, debe señalarse según cada punto de atención lo siguiente:

a. Punto atención 1: la opción de involucrar al usuario fue debidamente valorada; sin embargo, al considerarse que primeramente debía realizarse el análisis en el ámbito de TI se definió la actividad 1.1 con el fin de “Analizar e investigar cada uno de los casos reportados por el Departamento Electoral, según informe de Auditoría”, y por ello se estimó prudente esperar los resultados que culminarían con la actividad 1.4 que detalla: “Girar directrices para la implementación de correcciones en caso de ser necesario o brindar informe al usuario final”. Por ese motivo, dado que no habría certeza de la necesidad de involucrar en esa etapa a la parte usuaria, se prescindió de ello, pero en ningún momento se ha descartado su participación. Por lo que se estima conveniente esperar las directrices que eventualmente dicte el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones como responsable de esta última actividad; caso en el cual, de generarse actividades para realizar ajustes en los sistemas, se le estarían comunicando tanto a esta Auditoría como al usuario final.

b. Punto de atención 2: tal como lo señaló la señora Patricia Chacón Jiménez, Jefatura de DTIC, en oficio n.° DTIC-0320-2013 del 24 de junio de 2013 que dirigió al Departamento Electoral, y así lo indicó la propia Auditoría en el inciso n) del punto 2.3, del informe presentado al Superior en oficio n° AI-0227-2013, “En definitiva la acción correctiva que se va a llevar a cabo para mitigar la situación consiste en la ampliación del AFIS…”, es decir, no se estimó necesario involucrar al usuario en este punto de atención, por cuanto ya tiene conocimiento al respecto y no está por ahora en su competencia.

c. Punto de atención 3: por corresponder propiamente al ámbito de la fiscalización de un contrato en el cual no tiene injerencia el usuario final, tampoco se le participó. En todo caso, se aprovecha la oportunidad para informar que mediante oficio n.° DTIC-0529-2013 del 18 de los corrientes, que la señora Chacón Jiménez dirigió a la Auditoria [sic] Interna, se tiene por cumplida la actividad 3.2 del plan y en consecuencia este punto de atención ya estaría concluido.

Por los argumentos expuestos, esta Dirección considera que el plan aprobado por el Superior es efectivo para solventar los aspectos señalados por la Auditoría Interna en el oficio n.° AI-0227-2013 y que sí permite ser un instrumento para darle el debido monitoreo, por lo cual no se recomienda su reformulación. Para tal efecto, esta Dirección está en la mejor disposición de atender personalmente las consultas de seguimiento que a bien tenga formular la Auditoría.".

Se dispone: En el plazo improrrogable de cinco días hábiles, se servirá la Dirección General de Estrategia Tecnológica reformular el referido plan, en los términos expuestos por la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

C) Celebración del Día de la Democracia Costarricense. Del señor Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED), se conoce oficio n.° IFED-952-2013 del 24 de octubre de 2013, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Al igual que en los dos últimos años, el IFED, con la colaboración del Ministerio de Educación Pública y de la Municipalidad de San José, está organizando un acto cívico acompañado por actividades culturales y artísticas para la conmemoración del 7 de noviembre, “Día de la Democracia Costarricense”, las cuales tendrán lugar desde las 9:00 a.m. y hasta las 2:00 p.m. en la entrada principal de la Torre del TSE.

Los objetivos de esta iniciativa son:

Visibilizar la celebración del día de la democracia.

Promover pautas de convivencia democrática.

Lanzar la campaña “Yo me apunto a la democracia”.

Resaltar el rol del TSE como garante de la democracia.

De la manera más atenta, solicito 1) la venia del Tribunal a esta celebración; 2) que se inste a los funcionarios a involucrarse en estas actividades, sin detrimento de la prestación de los servicios institucionales; 3) que se autorice a los funcionarios de oficinas centrales y sedes regionales para hacer uso de un broche alusivo a la campaña “Yo me apunto a la democracia”; y 4) que, de ser posible, se autorice a algún magistrado o magistrada para dirigir unas palabras de saludo y motivación en el acto cívico del 7 de noviembre.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Para dirigir el saludo y la motivación referidos, se designa al señor Magistrado Esquivel Faerron. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.

A) Solicitud al Departamento de Recursos Humanos de remisión de información solicitada. De los señores Ilenia Ortiz Ceciliano y Juan Diego Quirós Delgado, Secretarios General y de Conflictos, respectivamente, de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.° UNEC-53-2013 del 25 de octubre de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Mediante oficio UNEC-043-2013 del 06 de setiembre de 2013, se solicitó al Departamento de Recursos Humanos información relacionada con el registro temporal de elegibles, enviándonos [sic] la información solicitada incompleta en oficio RH-2178-2013 del 27 de setiembre de 2013, por el Lic. Ricardo Carias Mora  [sic], Jefe de dicho Departamento.  Ante tal situación, procedimos en forma inmediata -vía telefónica- a solicitar a la señora Ileana Molina la información faltante, indicándonos [sic] que trasladaría nuestra petición al señor Carías, sin embargo, a pesar de nuestras constantes consultas lo único que se nos ha indicado es que, “su petición ha sido puesta en conocimiento de la Jefatura”, sin que a la fecha hayamos obtenido respuesta.

En razón de lo anterior, solicitamos a ese Tribunal se giren las instrucciones correspondientes a fin de que el citado Departamento proceda a enviarnos la información requerida, además indicarnos cuales [sic] personas que conforman dicho registro han sido nombrados [sic] y el procedimiento de selección aplicado.".

Se dispone: En el improrrogable plazo de cuarenta y ocho horas, el Departamento de Recursos Humanos atenderá el requerimiento de información de los estimables representantes sindicales. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

A) Descripción de las funciones del Secretario General de IDEA Internacional. Del señor Joshua Céspedes Víquez, funcionario de Asuntos Multilaterales de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, se conoce correo electrónico del 24 de octubre de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, al cual adjunta a su vez correo electrónico de IDEA Internacional con la descripción de las funciones (requisitos del puesto) del Secretario General de dicho organismo, así como el cronograma de actividades para llenar esa vacante.

Se dispone: Agradecer al señor Céspedes Víquez la información que hace del conocimiento de este Tribunal. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.