ACTA N.º 60-2013

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del nueve de julio de dos mil trece, con asistencia de la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría –quien preside–, el señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron, la señora Magistrada Marisol Castro Dobles, y los señores Magistrados Fernando del Castillo Riggioni y Ovelio Rodríguez Chaverri.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Renuncia por pensión del funcionario Fernando Alfaro Valverde. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1536-2013 del 5 de julio de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración la nota recibida hoy en este despacho que suscribe el señor Fernando Alfaro Valverde, funcionario de la Oficina Regional de Aguirre, mediante la cual presenta la renuncia a su cargo para acogerse al beneficio de pensión por el régimen de invalidez, vejez y muerte de la Caja Costarricense del Seguro Social.

El señor Alfaro Valverde labora para este organismo electoral desde el 18 de agosto de 1995 y desea que su cese de funciones sea efectivo a partir del día de hoy, motivado para ello en el documento DRBS-SGP-1071-2013 que emitió la Caja Costarricense del Seguro Social el tres de julio de 2013 basado en la sesión número 121 celebrada el 17 de junio de 2013 por la Comisión Calificadora del Estado de Invalidez.".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia del señor Alfaro Valverde, a quien se agradece los servicios prestados por tantos años a estos organismos electorales, deseándole el mayor de los éxitos en su nueva etapa de vida. Procedan oportunamente con lo de sus cargos la Contaduría, el Departamento Legal y el propio Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

B) Vacaciones del señor Magistrado Del Castillo Riggioni. El señor Magistrado Del Castillo Riggioni solicita verbalmente se le conceda el disfrute de vacaciones los días 22, 23, 24 y 26 de julio de 2013.

Salen del salón de sesiones los señores Magistrados Del Castillo Riggioni y Rodríguez Chaverri.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Para sustituirlo, previo sorteo de rigor, se designa al señor Magistrado Ovelio Rodríguez Chaverri. ACUERDO FIRME.

Reingresan al salón de sesiones los señores Magistrados Del Castillo Riggioni y Rodríguez Chaverri.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Propuesta de Código de conducta del Tribunal Supremo de Elecciones y nueva conformación de la Comisión de Rescate de Valores. De los señores Erick Guzmán Vargas, Luis Guillermo Chinchilla Mora, Francisco Rodríguez Siles, Gerardo Abarca Guzmán, Hugo Picado León y Armenia Masís Soto, Secretario General del TSE y Directores General a. i. del Registro Civil, Ejecutivo, General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y General a. i. de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° STSE-1436-2013 del 2 de julio de 2013, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Según lo dispuesto por el Tribunal Supremo de Elecciones en el acuerdo del artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 69-2012, celebrada el 16 de agosto de 2012, comunicado mediante oficio n.° STSE-3031-2012 de la misma fecha, se propone texto del Código de conducta del Tribunal Supremo de Elecciones, conforme al documento adjunto.

Asimismo, a fin de remozar la conformación de la Comisión de Rescate de Valores y dada la necesidad de representación de todas las direcciones institucionales, se sugiere la siguiente integración.

Se dispone: Pase a estudio individual de los señores Magistrados de este Tribunal. ACUERDO FIRME.

B) Informe de Control Interno No. ICI-02/2013, en relación con el Inventario de Propiedad, Planta y Equipo del Tribunal Supremo de Elecciones. Del señor Óscar Alberto León Alonso, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-151-2013 del 4 de julio de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde el Informe de Control Interno No. ICI-02/2013, en relación con el Inventario de Propiedad, Planta y Equipo del Tribunal Supremo de Elecciones.

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el improrrogable plazo de diez días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Gestión para movilizar recursos para atender Programa Electoral Voto en el Extranjero. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1425-2013 del 5 de julio de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El [sic] atención a su memorando STSE-0530-2013, mediante el que remite copia oficio DGRE-251-2013, relativa [sic] a la gestión que se requiere llevar a cabo para transferir recursos presupuestarios para atender actividades que se deriven del Programa Voto en el Extranjero; procede indicar, que debido a que los movimientos presupuestarios requeridos deben ejecutarse en el presupuesto del [sic] 2014, se requiere solicitar una modificación al  anteproyecto de presupuesto de ese año, el cual ya fue presentado ante el Ministerio de Hacienda, siendo [sic] necesario que la Presidencia de ese Tribunal remita la petición ante dicho Ministerio, para lo cual se anexa el borrador respectivo.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. Procedan con lo de sus respectivos cargos la Secretaría General de este Tribunal y la propia Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE COMISIONES Y COMITÉS INSTITUCIONALES.

A) Acta n°7-2013 del Comité Ejecutivo del Plan Estratégico Institucional. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Coordinador del Comité Ejecutivo del Plan Estratégico Institucional, se conoce oficio n.° CPEI-055-2013 del 2 de julio de 2013, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remite acta n.° 7-2013 y solicita la aprobación de lo acordado en el artículo segundo, incisos c) y d) que literalmente dicen:

"ARTÍCULO SEGUNDO. De la señora María Auxiliadora Protti Quesada, Encargada de la AE-2.3 “Implantación de un Sistema de Gestión de Calidad”, se conocen:

(…)

3. oficio n.º AE-2.3-123-2013, del 5 de junio de 2013, mediante el cual remite el informe de la “Tercera Auditoría de Calidad ISO” en los siguientes términos:

“Adjunto se entrega el informe de la Tercera Auditoría de Calidad ISO realizada del 20 al 24 de mayo pasado a los procesos sustantivos del TSE. Esta Auditoría se realizó según el Plan entregado con oficio AE-2.3-049-2013 del 26 de abril de 2013. Los principales resultados de son los siguientes.

• Se auditaron los procesos sustantivos registrales civiles, algunos procesos electorales y varios procesos de gestión y de control del Tribunal Supremo de Elecciones.
• Se auditaron 47 de las 49 unidades organizativas previstas (96%). Dos auditorías no se realizaron por enfermedad de las jefaturas respectivas. En otros dos casos se efectúa la auditoría al personal no así a la jefatura, en un caso por enfermedad y en otro por estar reincorporándose luego de año y medio fuera de la institución.
• En este proceso se desempeñó como Auditora Líder la señora Tatiana Alán Gómez. Participaron 42 auditores (23 hombres y 19 mujeres), de los cuales 16 están en formación, 2 auditores provienen de otra institución y 2 son auditores observadores de la Auditoría Interna y 22 auditores formas.
• En total fueron entrevistadas 282 personas (45% mujeres y 55% hombres). De este total, 259 en sede central y 23 en seis oficinas regionales.
• Como hallazgos de esta auditoría se identificaron 86 buenas prácticas; se detectaron 7 temas correspondientes a No Conformidades Mayores que generan 11 Acciones Correctivas; se encontró evidencia de 13 temas por  No Conformidades menores que generan 59 Acciones Preventivas y se reportan 9 temas que generan 59 Observaciones. Según el procedimiento SGC-PC004-v01 Auditorías de Calidad ISO, próximamente se estará entregando a las unidades organizativas auditadas o derivadas que corresponda, las Acciones Correctivas, las Acciones Preventivas y las Observaciones que generó esta TERCERA AUDITORÍA DE CALIDAD ISO.
• Según el desempeño mostrado en esta auditoría, los equipos de auditores identificaron como estrellas a las siguientes unidades organizativas

• Análisis
• Archivo Central
• Departamento de Registro de Partidos Políticos
• IFED – Capacitación Electoral
• Inscripciones
• Padrón
• Oficialía Mayor Electoral
• Oficina Regional de Buenos Aires
• Oficina Regional de Golfito
• Sección de Infraestructura de TI
• Sección de Servicio al Cliente de TI

• Con mayores oportunidades de mejora están

• el proceso de Naturalizaciones
• la AE-2.3

• Como resultado general se indica que:

• hay mayor disponibilidad de las personas auditadas
• hay mejor desempeño del equipo auditor
• hay mayor empoderamiento del Sistema de Gestión de Calidad

Se recuerda que según el plan general de Auditorías ISO, la CUARTA AUDITORÍA DE CALIDAD ISO se estará realizando del 22 al 26 de octubre de 2013 y la QUINTA del 19 al 23 de mayo de 2014.

Se aprovecha la ocasión para informar que la preauditoría de certificación por parte de ente externo se estará realizando a mediados de este mes de junio y es posible que la auditoría de certificación se realiza [sic] a mediados del mes de setiembre de este año.

A la fecha y como resumen del estado general del Sistema de Gestión de Calidad del TSE, se indican a continuación los avances logrados y los aspectos en que aún pueden mejorarse.

Avances en la implantación del SGC:

• Sondeos de opinión a personas usuarias, bajo la competencia de la Contraloría de Servicios.
• Plan de capacitación en sistemas de gestión de calidad, en normas ISO, formación de Auditores de Calidad.
• Primer nivel de los mapas de procesos.
• Revisiones por la Dirección.
• Auditorías de Calidad ISO.
• Comunicación interna (Ejemplos: El Elector, el TSE Semana [sic], los comunicados del Servicio de Jurisprudencia y Normativa, Circulares, entre otros)
• Incorporación del tema de competencias laborales en el Manual de Puestos.
• Indicadores de gestión en procesos sustantivos.

Por mejorar:

• Control de registros y trazabilidad.
• Infraestructura (sistemas)
• Generalizar AC, AP y OBS.
• Siguientes niveles en los mapas de procesos.
• Indicadores de gestión en unidades organizativas.
• Sondeos de opinión de servicios internos.
• Evaluación del personal por competencias.
• Sistematizar estudios de ambiente de trabajo (clima organizacional).

Expuesto lo anterior, se solicita al CEPEI, de considerarlo así, dar por rendido este informe y elevarlo a conocimiento y aprobación por parte del Superior.”

En adición a lo anterior, la AE-2.3 presenta el oficio n.º AE-2.3-129-2013, del 12 de junio del presente año, cuya transcripción textual es:

“Como fue comunicado mediante oficio AE2.3-123-2013 del 5 de junio de 2013, en la Tercera Auditoría de Calidad ISO realizada del 20 al 24 de mayo pasado, se auditaron 47 de las 49 unidades organizativas y faltó una jefatura de auditar, por motivo de salud. Por ello, se realizó una auditoría adicional los días 6 y 7 de junio, en las unidades de Análisis, Contraloría de Servicios y el Programa Electoral de Acondicionamiento de Recintos. Los principales resultados son los siguientes.

• Se auditaron 2 unidades organizativas previstas y una jefatura.
• En este proceso se desempeñó como Auditora Líder la señora Tatiana Alán Gómez. Participaron 5 auditores (2 mujeres y 3 hombres).
• En total fueron entrevistadas 5 personas (2 mujeres y 3 hombres).
• Como hallazgos de esta auditoría se identificaron 3 buenas prácticas; no se detectaron No Conformidades Mayores; se encontró evidencia de 2 No Conformidades menores que generan 2 Acciones Preventivas y se reporta una Observación.

De esta manera, el reporte final de la Tercera Auditoría de Calidad ISO reporta lo siguiente:

• Total personas entrevistadas: 287, de las cuales 129 fueron mujeres (45%)  y 158 varones (55%).

• El total de auditores se mantiene en 42.
• El total unidades auditadas fue 49.
• Total buenas prácticas identificadas: en 89
• El total de temas de No Conformidades Mayores se mantiene en 7 que generan 11 Acciones Correctivas.
• El total de temas de No Conformidades Menores se mantiene en 13 pero ahora con esta auditoría adicional genera  61 Acciones Preventivas.
• El total de temas Observaciones se mantiene en 9, pero ahora se identifican 60 Observaciones.

Expuesto lo anterior, se solicita al CEPEI, de considerarlo así, dar por rendido este informe adicional y elevarlo a conocimiento y aprobación por parte del Superior.”

En relación con el informe que se conoce, el Equipo PEI indica que, analizado el documento, no se ubicaron las conclusiones atinentes a todos los objetivos propuestos por la AE-2.3 –apartados 1.4, 1.5, 1.6 y 1.9- para esta Tercera Auditoría de Calidad ISO, por lo que sugiere que se tenga por aprobado el informe con la salvedad de que dicha acción estratégica proceda con su atención a la brevedad posible, especialmente en lo concerniente al punto 1.9 que se refiere a “Determinar, mediante evidencia y confrontación contra requisitos mínimos, si los procedimientos registrales sustantivos están preparados para certificarse en este año 2013”, toda vez que en el apartado de conclusiones únicamente se hace referencia al no cumplimiento en lo relativo al proceso de Naturalizaciones.  

Respecto de las fechas de ejecución de la preauditoría y la auditoría de certificación, el señor Rodríguez Siles refiere que se han programado para efectuarse del 22 al 23 de julio, y del 2 al 5 de setiembre, respectivamente, ambos períodos correspondientes al [sic] 2013. 

SE ACUERDA: 1) tomar nota de las fechas programadas para la preauditoría y la auditoría de certificación; 2) avalar lo sugerido por el Equipo PEI; 3) aprobar el informe conocido;  4) elevar a conocimiento del Superior con la recomendación de tenerlo por aprobado.

4. oficio n.º AE-2.3-136-2013 del 12 de junio de 2013, textualmente indica:

“En cumplimiento con [sic] el requisito de la cláusula 5.5.2 de la norma ISO 9001:2008, en el Manual de Calidad del TSE se ha consignado que se cuenta con un representante por cada una de las Direcciones Institucionales (sic).

Sin embargo, es conveniente que se designe un Representante por la Dirección de la Alta Dirección [sic], en cuyo caso se solicita al CEPEI que proponga al Superior la designación del señor Francisco Rodríguez Siles para dicho rol.”

Al respecto, el Equipo PEI señala que, con el propósito de enriquecer la toma de decisiones, en el acta de la reunión extraordinaria n.° 12-2012 celebrada el 8 de noviembre de 2012, el Comité puntualizó aspectos del Manual de Calidad del TSE que debían ser explorados, entre los que se lee:

“… 4) cláusula 5.5.2: dado que, de hecho, la señora Protti Quesada ha fungido como Representante por la Dirección de la Alta Dirección [sic] del TSE, debe explorarse su oficialización como tal, punto en el cual el Equipo PEI recalca que esta decisión, tal como lo indica la Encargada de la AE en su nota, corresponde tomarla al Comité…”

Sobre el particular se recibe a la señora Protti Quesada, quien refiere las características del rol de interés, a la vez que recalca los alcances de la preauditoría y la auditoría de certificación.

Al respecto, el señor Rodríguez Siles manifiesta que resulta de mayor conveniencia para efectos de la asesoría respectiva y la toma de decisiones, que sea este órgano colegiado el que asuma el rol en cuestión.

Se retira la señora Protti Quesada. 

SE ACUERDA: tener al CEPEI en pleno, como representante por la Dirección de la Alta Dirección, lo que se hará del conocimiento del Superior para lo que a bien tenga disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda y propone. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Autorización para firmar certificaciones en la Oficina Regional de Limón. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0650-2013 del 2 de julio de 2013, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Respetuosamente elevo a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, el oficio CSR-497-2013, suscrito por el señor Rodolfo Villalobos Orozco, Jefe de la Sección de Coordinación [sic] de Servicios Regionales, mediante el cual solicita autorización para que los funcionarios de la Oficina Regional de Limón Barnett Thompson, Dana Lorena, [sic] Guillén Marín Johan y Rojas Anderson Jishar Fabián, puedan firmar certificaciones.

Sobre el particular y con la finalidad de no desmejorar el servicio al público, el suscrito muy respetuosamente solicita al Superior, se conceda la autorización requerida por el señor Villalobos Orozco.".

Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, se autoriza a los referidos funcionarios para que firmen certificaciones y constancias del Departamento Civil, a partir de la respectiva publicación en el Diario Oficial. Para esos efectos regístrense las firmas y los sellos que utilizarán. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SÉTIMO. ASUNTOS DEL INSTITUTO DE FORMACIÓN Y ESTUDIOS EN DEMOCRACIA.

A) Autorización para la suscripción de convenio marco de cooperación interinstitucional con el ICAP. Del señor Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, se conoce oficio n.° IFED-655-2013 del 3 de julio de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El artículo 309, inciso i) del Código Electoral, incluye entre las funciones del Instituto de Formación y Estudios en Democracia: “(…) Administrar un centro de documentación especializado en democracia y elecciones, accesible a la ciudadanía y con aplicación de técnicas informáticas.”.  Asimismo, para el cumplimiento de los fines del IFED, el referido numeral autoriza al Tribunal a “(…) suscribir convenios de cooperación con instituciones u organizaciones vinculadas a la educación y la formación cívica.”. 

Durante cerca de dos años el IFED ha mantenido contacto con el Instituto Centroamericano de Administración Pública (ICAP), institución intergubernamental de la región centroamericana creada por los gobiernos de Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua y Panamá, con el objeto de promover el desarrollo de los recursos humanos en el sector estatal y el estudio e implantación de reformas destinadas a la [sic] modernizar las administraciones públicas y la integración centroamericana. 

La relación del IFED con el ICAP se articula fundamentalmente a través del Centro de Documentación, dado que el ICAP ha desarrollado una red de investigación, intercambio de información y publicaciones a nivel regional.  Esto permite ampliar la cobertura y alcance de nuestro acervo y producción documental, pues, de manera inmediata, el ICAP nos otorga acceso a la Red Virtual de Productores Documentales así como en el espacio virtual de la Red en Línea de las Naciones Unidas sobre Administración Pública (UNPAN).  Asimismo, nos abre la posibilidad de aprovechar las constantes actividades de intercambio y capacitación que el ICAP organiza en torno a esta temática. 

Por otra parte, la relación con ICAP constituye una oportunidad para robustecer nuestro Centro de Documentación en los siguientes aspectos: canje y préstamo inter-bibliotecario, recuperación de información bibliográfica electrónica, servicios informativos en línea, acceso y creación de directorios de especialistas, repertorios electrónicos de documentos, acceso a plataformas mundiales de la Administración Pública, plataforma de conferencias, foros, mesas de discusión.

Con el objeto de formalizar y sacar mejor provecho a este vínculo, resulta recomendable suscribir un convenio de cooperación interinstitucional que permita a ambas instituciones:

o        Promover el intercambio de información, experiencias y mejores prácticas sobre las metodologías de enseñanza-aprendizaje, de investigación y manejo documental.

o        Intercambiar libros y publicaciones periódicas que sean producto de sus respectivas actividades editoriales, así como de informes de investigaciones y de estudios similares, con miras a acrecentar el acervo de sus Centros de Documentación e Información, promoviendo la interconectividad bibliotecaria, como apoyo a sus actividades académicas y de investigación.

o        Organizar y ejecutar conjuntamente actividades de capacitación e investigación.

o        Realizar ediciones conjuntas de publicaciones, utilizando para este propósito sus respectivas facilidades editoriales, según se convenga en las respectivas cartas de entendimiento.

o        Realización de programas de formación, capacitación, consultorías e investigaciones, así como la organización de encuentros, charlas y conferencias.

o        Promover la construcción de capacidades con la utilización de tecnologías modernas, facilitando el Enlace de la Red Virtual de Productores Documentales en Administración Pública, alojada en la página Web del ICAP.

o        Poner a disposición del TSE la Red Virtual de Productores Documentales así como el espacio virtual de la Red en línea sobre Administración Pública de las Naciones Unidas (UNPAN).

o        Aportar publicaciones institucionales para su difusión, que puedan ser subidas, respetando los debidos derechos de autor, en la Red en Línea sobre Administración Pública de las Naciones Unidas (UNPAN).

o        Intercambio, sobre bases equitativas, de tecnología administrativa para enriquecer los avances de las partes en ese campo, y contribuir de manera más rápida y eficaz, a la solución de problemas comunes.

Un convenio de cooperación de este tipo no supone erogación alguna por parte del Tribunal, pero abre una serie de oportunidades de intercambio de recursos documentales y de capacitación en beneficio de ambas instituciones.

Por ende, respetuosamente me permito recomendar a las señoras y señores Magistrados que se autorice la suscripción de un convenio marco de cooperación interinstitucional entre el ICAP y el TSE, en cuyo caso será menester comisionar al Departamento Legal a que elabore el documento respectivo, con la debida colaboración del IFED.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Autorización para la suscripción de carta de entendimiento dentro del Convenio con el SINART. Del señor Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios, se conoce oficio n.° IFED-608-2013 del 3 de julio de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El día 4 de agosto de 2010 el Tribunal Supremo de Elecciones y el SINART S. A. firmaron un convenio a fin de desarrollar acciones conjuntas para la promoción de una ciudadanía activa, valores cívicos y democráticos así como para la investigación y la capacitación electoral.

Producto de ese convenio marco y con base en una serie de conversaciones sostenidas entre ambas instituciones, surge la necesidad de suscribir Carta de Entendimiento para desarrollar el Proyecto “Votante informado”, el cual tiene por objeto crear espacios informativos que permitan a la ciudadanía contar con insumos para el ejercicio racional del sufragio en las Elecciones Nacionales de 2014.

Mediante esta carta de entendimiento el TSE y el SINART se comprometen a colaborar en la organización de tres actividades de Proyecto “Votante Informado” por medio de radio, televisión e Internet. El SINART se compromete a gestionar la logística necesaria para el desarrollo de debates televisivos y de los programas de radio,  el TSE aportará cinco millones de colones para el financiamiento del diseño, elaboración y montaje de las escenografías para los debates y programas de radio Costa Rica Elige, así como la producción y transmisión en vivo de los debates y programas de radio Costa Rica. Este aporte económico será recibido y administrado por el SINART quien deberá cumplir con los compromisos a entera satisfacción del TSE. Para tales, efectos existe la provisión correspondiente en el presupuesto institucional del año en curso.

Por consiguiente, con el mayor respecto [sic], someto a consideración de las señoras y señores Magistrados, la sugerencia de aprobar la celebración [sic] de una Carta de Entendimiento n°1 al Convenio entre el Tribunal Supremo de Elecciones y el Sistema Nacional de Radio y Televisión S. A, en cuyo caso correspondería asignar al Departamento Legal la redacción y [sic] informatización de la respectiva carta, para lo cual adjuntamos un documento base.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO OCTAVO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Fortalecimiento del Proceso de Mejora Regulatoria y Simplificación de Trámites en el Estado Costarricense. De la señora Isabel Cristina Araya Badilla, Directora de Mejora Regulatoria y Reglamentación Técnica del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, se conoce oficio n.° DMRRT-OF-246-13 del 27 de junio de 2013, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 3 de julio de 2013, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En el marco de la Estrategia Nacional de Mejora Regulatoria y Simplificación de Trámites en el Estado Costarricense, cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de las instituciones públicas, el MEIC con el apoyo del Fondo de Preinversión de MIDEPLAN, planteo [sic] el proyecto indicado.

Este proyecto contempla una revisión exhaustiva de los trámites incluidos en el Catálogo Nacional de Trámites, a efecto de revisar la concordancia de la información incorporada y el marco regulatorio vigente con el objetivo de identificar inconsistencias que se pudieran estar presentando, determinar trámites no incluidos y proceder a su actualización.

Para tal fin se contrató a la consultora Gutiérrez, Marín y Asociados Sociedad de Actividades Profesionales (Moore Stephens), quien va a contactarle a usted y sus colaboradores encargados del Catálogo Nacional de Trámites, por lo que dado su rol de Oficial de Simplificación de Trámites y estando dentro de sus responsabilidades establecidas en la Ley N° 8220, su reforma y su reglamento, respetuosamente le solicitamos su apoyo para que ésta [sic] iniciativa pueda realizarse con éxito. Los resultados obtenidos de ésta [sic] etapa se los haremos saber oportunamente, y se coordinarán las acciones correspondientes en caso de ser necesario.

Este esfuerzo le permitirá al Estado Costarricense poner al alcance de la comunidad nacional e internacional, una plataforma ágil y transparente que contenga información confiable de todos los trámites que debe realizar el ciudadano ante la Administración Pública.".

Se dispone: Agradecer a la señora Araya Badilla su atenta comunicación. Para su atención, pase al señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios. ACUERDO FIRME.

B) Carta de compromiso con la ciudadanía para la inscripción de un partido político. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.° CS-188-2013 del 20 de mayo de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Conforme con los acuerdos tomados por el Superior en sesiones Nos. 005-2012, artículo cuarto y 041-2012, artículo sétimo, comunicados en oficios STSE-0103-2012 y STSE-1483-2012 respectivamente, se adjunta el borrador final de la Carta Compromiso con la Ciudadanía, referente al servicio de “Solicitud de Inscripción de un Partido Político” para su respectiva aprobación por parte del Superior.

Cabe indicar que mediante comunicados en oficio DRPP-2275-2013 y memorando DGRE-143-2013 del 16 y 17 de mayo del año en curso, tanto el Departamento de Registro de Partidos Políticos y la Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos le dieron el visto bueno al indicado borrador.".

Se dispone: Aprobar la Carta Compromiso con la Ciudadanía, Solicitud de Inscripción de un Partido Político, de acuerdo con el siguiente texto:

"SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE UN PARTIDO POLÍTICO

1. Información general

2. Finalidad del trámite

Resolver las solicitudes de inscripción presentadas por los partidos políticos constituidos, con el fin de que puedan participar en los procesos electorales.

Compromisos de Servicio

4. Vigencia del trámite

La solicitud de inscripción de un partido político puede realizarse en cualquier momento durante los dos años siguientes a su fecha de constitución mientras no sea en los doce meses anteriores a la elección en que se pretenda participar (artículo 60 Código Electoral).

5. ¿Dónde puede realizar el trámite?

El trámite podrá presentarse en el Departamento de Registro de Partidos Políticos –oficinas centrales– y en las siguientes oficinas regionales:

San José                                        Heredia

Pérez Zeledón (San Isidro)                            Heredia Centro 

Puriscal                                                     Sarapiquí

Tarrazú

Alajuela                                        Cartago

Alajuela Centro                                Cartago Centro

Atenas                                                    Turrialba

Grecia

Guatuso                                        Guanacaste

Los Chiles                                        Liberia

Orotina                                                Cañas        

San Carlos (Ciudad Quesada)                Nicoya

San Ramón                                        Santa Cruz

Upala                                        

Puntarenas                                        Limón

Puntarenas Centro                                Limón Centro

Aguirre (Quepos)                                Pococí (Guápiles)

Buenos Aires                                        Siquirres

Corredores (Ciudad Neily)                        Talamanca

Coto Brus

Golfito

Jicaral

Osa

El horario y dirección de las oficinas regionales está disponible en http://www.tse.go.cr/sedes.htm

6. Responsabilidad del ciudadano

La solicitud debe ser presentada por la presidencia del Comité Ejecutivo provisional ante la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos.

En caso de que el usuario detecte alguna irregularidad en la atención que recibió, debe reportarla inmediatamente a la Contraloría de Servicios.

7. Requisitos

7.1 Requisitos previos a la solicitud formal.

El Comité Ejecutivo provisional debe presentar ante el Departamento de Registro de Partidos Políticos del T.S.E.

a) Acta constitutiva

b) Solicitud de fiscalización de las asambleas en que se conforman las estructuras del partido, con cinco días hábiles de antelación.

c) Solicitud del formato de las hojas de adhesión de electores y luego presentarlas para el visado correspondiente por parte de la Dirección General de Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos.  Estas fórmulas serán las que se utilizarán para registrar la lista de personas que dan su adhesión al partido.

7.2  Solicitud formal de inscripción.

El Comité Ejecutivo provisional debe presentar ante el Departamento de Registro de Partidos Políticos del T.S.E.

a) Solicitud presentada por la presidencia del Comité Ejecutivo provisional del partido político.

b) Certificación del acta notarial de constitución del partido referida en el art. 58 del Código Electoral.

c) Protocolización del acta de las asambleas correspondientes, según la escala en que inscribirá el partido, con indicación del nombre del delegado (a) del TSE presente en dichas asambleas.

d) Estatutos debidamente aprobados por la asamblea superior.

e) Nombre y calidades de las personas que conforman los órganos del partido, con detalle de sus cargos.

f) Adhesiones de personas electoras inscritas en el Registro Civil, a la fecha de constitución del partido, según el ámbito de participación de la agrupación política.

La información relacionada con este trámite, así como su fundamento legal pueden ser consultados en el título III del Código Electoral y en el Reglamento para la Conformación y Renovación de Estructuras Partidarias y Fiscalización de Asambleas, así como también en la dirección electrónica http://www.tse.go.cr/normativa.htm

8. Costos

El trámite de solicitud de inscripción de un partido político es totalmente gratuito. En caso de que una persona funcionaria del TSE le condicione el servicio a cambio de dinero o cualquier otro tipo de gratificación deberá reportarlo de inmediato a la Contraloría de Servicios.   

9. ¿Qué hacer si no cumplimos?

Si la persona usuaria considera que la institución no cumple con los compromisos adquiridos, podrá:

a) Acudir inmediatamente a la jefatura del Departamento de Registro de Partidos Políticos para reportar las deficiencias detectadas en la prestación del servicio.

b) En caso de quejas, sugerencias o denuncias, la usuaria afectada podrá acudir a la Contraloría de Servicios para la gestión correspondiente, donde se le dará respuesta inmediatamente, o dentro de un plazo máximo de cinco días. Los medios para presentar la gestión son los siguientes:

• Boletas ubicadas en los buzones de Sugerencias de las áreas de servicio de Oficinas Centrales y Regionales.
• En forma personal en la Contraloría de Servicios, ubicada en la planta baja, Oficinas Centrales.
• Al fax n.° 2258-7156 o al correo electrónico cservicios@tse.go.cr 

10. Compromisos de mejora

De acuerdo con la política institucional de mejora continua de los servicios, nos comprometemos a tener elaborado, para agosto de 2014, un plan de capacitación por módulos que será impartido a las agrupaciones políticas que hayan presentado el acta constitutiva y soliciten asesoría al Departamento de Registro de Partidos Políticos.

11. Despedida y firma

La mejora continua es parte de la cultura institucional del Tribunal Supremo de Elecciones; es por ello que se ponen a disposición de la persona usuaria los mecanismos necesarios para que acceda a un servicio eficaz y eficiente, así como para que se involucre en este proceso de fortalecimiento constante.

Luis Antonio Sobrado González                                                                                    Presidente del T.S.E

12. Información complementaria

La presente Carta Compromiso con el Ciudadano, se suscribe en la ciudad de San José, a las _____ horas del _____ de ______ del 2012.

Primera Revisión:  __________ 2013

Usted puede obtener esta Carta en los siguientes medios:

1. Departamento de Registro de Partidos Políticos, Oficina Central y Oficinas Regionales del T.S.E.

2. Puestos de Información, Sede Central T.S.E, San José. 

3. Contraloría de Servicios del TSE, Planta Baja, Sede Central, San José

4. Dirección web:

www.tse.go.cr/servicios/cartascompromisoconelciudadano". ACUERDO FIRME.

C) Informe respecto de la gestión sobre el detalle de cuentas bancarias para el pago de rentas del contrato con Compañía Inversionista Las Brisas S. A. Del señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-245-2013 del 2 de julio de 2013, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo a la gestión del detalle de las cuentas bancarias para el pago de rentas del contrato con Compañía Inversionista Las Brisas S. A., en el que literalmente concluye y recomienda:

"III. Conclusión y recomendación.

Con base en lo expuesto, se reitera lo indicado por este Departamento en el informe rendido en el oficio DL-223-2013 del 11 de junio de 2013, en el sentido de que los pagos de las rentas correspondientes al contrato suscrito con la Compañía Inversionista Las Brisas S.A., deberá [sic] realizarse a favor del Fideicomiso Las Brisas-BCIE-BCR-2007, previa verificación de que este y las cuentas bancarias suministradas para honrar la obligación, están debidamente inscritos y acreditados en el “Sistema Integrado de la Gestión Administrativa y Financiera”-SIGAF-.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya conclusión y recomendación se acogen. Hágase del conocimiento de la Contaduría, de la arrendante y de los señores representantes legales del Fideicomiso Las Brisas/BCIE/BCR/2007. ACUERDO FIRME.

D) Prórroga para rendir informe sobre las gestiones de la empresa CR Soluciones GLN S. A. De los señores Armenia Masís Soto y Ronny Jiménez Padilla, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica y Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-249-2013 del 5 de julio de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención a lo dispuesto por el Tribunal en sesión ordinaria n.º 56-2013 del 25 de junio del [sic] 2013 comunicado por oficio STSE-1446-2013 de igual fecha, mediante el cual se nos ordena estudiar e informar en el plazo de diez días sobre las gestiones de CR Soluciones GLN S.A., le solicitamos nos conceda una prórroga por igual plazo, a fin de finiquitar la investigación correspondiente y realizar el análisis exhaustivo para rendir el informe.".

Se dispone: Conceder la prórroga conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO NOVENO. ASUNTOS DE ORGANISMOS INTERNACIONALES.

A) Sesiones de trabajo con la Organización Internacional para las Migraciones. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0670-2013 del 5 de julio de 2013, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 8 de julio de 2013, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Remito para conocimiento del Superior, el oficio adjunto ON/TSE/119/2013 del 03 de julio de este año, suscrito por el señor Eduardo Navarro, Coordinador de Proyectos de la Organización Internacional para las Migraciones, mediante el cual solicita autorización para que el señor Rodolfo Villalobos Orozco, Jefe de la Sección Coordinadora [sic] de Servicios Regionales, participe y colabore en una misión de trabajo cuyo objetivo es dar seguimiento a acuerdos tomados en reuniones bilaterales anteriores relacionados con la regularización migratoria, atención en salud e inscripción de personas menores de edad indígenas panameños que migran a Costa Rica en la cosecha del café.

Por ello, respetuosamente solicito al Superior la autorización para que el señor Rodolfo Villalobos Orozco, Jefe de la Sección de Coordinación [sic] de Servicios Regionales, pueda asistir a la misión de trabajo de la cual ha manifestado su anuencia, toda vez que su [sic] conocimiento y experiencia en esta materia, resulta ser el funcionario idóneo para participar activamente en las sesiones de trabajo del citado proyecto. Dicho evento se llevará a cabo en David, Panamá durante los días comprendidos del 15 al 19 de julio de este año. La Organización Internacional para las Migraciones (OIM) cubrirá los costos de alimentación, viáticos y hospedaje del señor Villalobos Orozco.

De ser aprobado lo anterior, respetuosamente solicito se le encarguen las funciones del señor Villalobos Orozco al señor Alcides Chavarría Vargas funcionario de la Sección Coordinación [sic] de Servicios Regionales.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se solicita. De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.