ACTA N.º 54-2013

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del dieciocho de junio de dos mil trece, con asistencia del señor Magistrado Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría, el señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron, la señora Magistrada Marisol Castro Dobles y el señor Magistrado Fernando del Castillo Riggioni.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES PRESIDENCIALES Y LEGISLATIVAS DE 2014.

A) Proyecto de “Reglamento para acreditar a las organizaciones internacionales que contribuyan en los procesos de capacitación de los partidos políticos.”. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-221-2013 del 10 de junio de 2013, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 12 de junio de 2013, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Dirección está abocada a la revisión de la mayoría de los reglamentos relacionados tanto con el proceso electoral, como con la materia de financiamiento e inscripción de partidos políticos. En este sentido, me permito remitir para la respectiva revisión, el proyecto de “Reglamento para acreditar a las organizaciones internacionales que contribuyan en los procesos de capacitación de los partidos políticos”. Es necesario acotar que en atención a lo dispuesto por la Presidencia del TSE en oficio STSE-1009-2013 de fecha 22 de abril del año en curso, este reglamento ya cuenta con la revisión filológica respectiva.".

Se dispone: Promulgar el decreto que interesa, cuya publicación se ordena, de conformidad con el siguiente texto:

"N.º __-2013

EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

CONSIDERANDO

I. Que en virtud de lo dispuesto por la Constitución Política en sus artículos 9 párrafo tercero, 99 y 102, es competencia exclusiva del Tribunal Supremo de Elecciones organizar, dirigir y vigilar los actos relativos al sufragio.

II. Que, en materia electoral, el TSE goza de potestad reglamentaria de conformidad con el artículo 12 inciso a) del Código Electoral.

III. Que el Código Electoral, ley n.º 8765, publicada en el Alcance n.º 37 de la Gaceta n.º 171 del 02 de setiembre de 2009, dispone en su artículo 124 que las organizaciones internacionales dedicadas al desarrollo de la cultura, participación política y defensa de los valores democráticos únicamente podrán colaborar en el proceso de capacitación de los partidos políticos siempre que respeten el orden constitucional y la soberanía nacional. Estas organizaciones deberán acreditarse ante el TSE.

IV. Que el Reglamento sobre el Financiamiento de los Partidos Políticos, decreto n.°17-2009, publicado en La Gaceta n.° 210 de 29 de octubre de 2009, establece en su artículo 87 que los partidos políticos deberán llevar un registro de los aportes de las organizaciones internacionales acreditadas en el Tribunal Supremo de Elecciones, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 124 del Código Electoral, en donde se consignen los montos recibidos, si se trata de contribuciones en dinero o en especie, así como los nombres, calidades y número de identificación de las organizaciones internacionales, con indicación de que esa contribución se dedicará específicamente a labores de capacitación; asimismo, estarán obligados a llevar un registro contable y su archivo de comprobantes. Para depositar este tipo de contribuciones, deberá abrirse una cuenta corriente bancaria especial. Cada pago que se haga contra esa cuenta debe realizarse por medio de cheque o transferencia bancaria, y todo gasto debe sustentarse con documentos. Sobre estas contribuciones se deberá acreditar, ante el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, que el rubro al que se dirige la donación se puede catalogar dentro de ese concepto, sin perjuicio de poder verificar su destino posteriormente.

POR TANTO,

Decreta el siguiente:

REGLAMENTO PARA ACREDITAR A LAS ORGANIZACIONES INTERNACIONALES QUE CONTRIBUYAN EN LOS PROCESOS DE CAPACITACIÓN DE LOS PARTIDOS POLÍTICOS

CAPÍTULO ÚNICO

ACREDITACIÓN

Artículo 1.- La acreditación de organismos internacionales que deseen contribuir en los  procesos de capacitación de los partidos políticos y el manejo del debido registro es facultad exclusiva del Tribunal Supremo de Elecciones, a través del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos de la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos.

La acreditación estará precedida por una solicitud escrita, debidamente justificada, según los requerimientos establecidos en el presente reglamento.

La organización internacional dirigirá la solicitud a la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, la que le dará trámite a través del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, dependencia que verificará, cuando lo estime pertinente, los aportes a los que refiere el artículo 87 del Reglamento sobre el Financiamiento de los Partidos Políticos.

Artículo 2.- La solicitud de acreditación debe contener al menos la siguiente información:

a)        Identificación precisa de la organización internacional gestionante, copia certificada del acta de constitución y personería jurídica vigente, donde acredite quién es su representante legal.

b)        Indicación de la experiencia o trayectoria dedicada al desarrollo de la cultura, participación política y defensa de los valores democráticos.

c)        Razones que justifiquen el interés de acreditarse como organismo internacional para colaborar en los procesos de capacitación a los partidos políticos.

d)        Compromiso expreso de realizar las actividades de colaboración respetando el orden constitucional y la soberanía nacional.

e)        Indicación precisa del lugar o medio para atender notificaciones (fax o correo electrónico). De omitirse esta información, quedará notificada con solo el transcurso de veinticuatro horas después de dictadas. Igual consecuencia se producirá si el medio escogido imposibilita la notificación por causas ajenas al control del despacho, o bien, si el lugar señalado permanece cerrado, es impreciso, incierto o inexistente.

f)        Declaración jurada de haber leído, entendido y aceptado las disposiciones de este reglamento.

Artículo 3.- La solicitud de acreditación, junto con los anexos documentales, deberá  presentarse ante la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos que los remitirá al Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos. Este departamento analizará la documentación y recomendará a la Dirección General la acreditación o su denegación, en un plazo no mayor de 15 días hábiles. 

Artículo 4.- Si se detectan omisiones o defectos en la solicitud presentada o en la documentación anexa, el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos prevendrá al organismo interesado para que subsane los defectos dentro de los 10 días hábiles siguientes a la notificación de esa prevención.

Artículo 5.- Una vez recibida la recomendación del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, la Dirección General se pronunciará mediante resolución fundada sobre la  gestión presentada. Esta resolución será comunicada a la organización solicitante y, cuando proceda, remitirá una copia para su inclusión en el registro correspondiente. Dicho registro estará a cargo del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos.

Artículo 6.- Contra lo resuelto por la Dirección General cabrán los recursos de revocatoria y apelación ante el Tribunal Supremo de Elecciones, los cuales deberán interponerse en un plazo máximo de 3 días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de la notificación de la resolución. Es potestativo usar ambos recursos o uno de ellos, pero será inadmisible el que se interponga pasado el término fijado.

Artículo 7.- Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.".ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. INFORMES DE FUNCIONARIOS DEL TRIBUNAL.

A) Informe de participación en "Curso especializado sobre Voto en el Extranjero para Autoridades Electorales de América Latina.". De la señorita Paola Alvarado Quesada, Encargada del Programa Voto en el Extranjero, se conoce oficio n.° PVCE-008-2013 del 12 de junio de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo a su participación en el "Curso Especializado sobre Voto en el Extranjero para Autoridades Electorales de América Latina", llevado a cabo del 27 al 31 de mayo de 2013 en los Estados Unidos Mexicanos.

Se dispone: Tener por rendido el informe. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

       A) Trámites de la Comisión de Dedicación Exclusiva. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CDE-056-2013 del 10 de junio de 2013, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 12 de junio de 2013, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión número 07-2013 celebrada el pasado 7 de junio, esta Comisión conoció las solicitudes que presentaron cuatro funcionarios de la institución para ser incorporados al Régimen de Dedicación Exclusiva o bien para que se ajuste el beneficio que por ese concepto perciben.  Ellos estiman cumplir con los requisitos y reunir las condiciones establecidas para lo que solicitan, siendo que con tal propósito aportan los documentos necesarios a fin de demostrarlo.

En cuanto a las solicitudes incorporación de la señorita María Laura Hernández Campos, la señora María Lourdes Delgado Brenes y el señor Osvaldo Campos Hidalgo, así como la solicitud de ajuste de la señora Milena Araya Barrantes y luego de realizados los estudios correspondientes, considera esta comisión [sic] que en efecto son procedentes pues se trata de colaboradores que han sido nombrados interinamente en puestos para los cuales se requiere el grado académico de bachillerato o licenciatura, condición que poseen en diferentes disciplinas. 

De acuerdo con lo anterior y con fundamento en el artículo sexto del Reglamento para el Régimen de Dedicación Exclusiva, se elevan a conocimiento del Superior los expedientes que seguidamente se detallan y que se recomienda aprobar en virtud de las razones dadas.

De confirmar el Tribunal Supremo de Elecciones lo resuelto por la Comisión, a cada persona solicitante se le otorgaría el porcentaje anotado en el cuadro anterior como incentivo o complemento salarial por concepto de dedicación exclusiva. Asimismo, de acuerdo con pronunciamiento vertido por el Departamento Legal, dicho complemento regiría a partir de la suscripción del contrato correspondiente por parte de cada funcionario y del Director Ejecutivo.

Por otra parte, en el artículo cuarto de esa misma sesión se conoció el oficio número DL-018-2013 del 11 de enero que suscribe el Lic. Luis Guillermo Chinchilla Mora, entonces Jefe a. i., [sic] del Departamento Legal, mediante el cual rinde informe con respecto a la consulta realizada por la Dirección Ejecutiva en cuanto al reconocimiento del complemento salarial de dedicación exclusiva a aquellos funcionarios que mediante recargo de funciones asumen el puesto de jefatura de algunas sedes regionales durante las ausencias de los titulares de dichos cargos. Lo anterior por cuanto se presentan casos en que un colaborador asume recargo de funciones de jefatura y por ello presenta solicitud para que durante ese lapso se le incorpore al Régimen de Dedicación Exclusiva, pero resulta que cuando su solicitud ha cumplido todo el trámite y es aprobada por el Tribunal, ya ha concluido o está por concluir el recargo de funciones. En su informe, el Lic. Chinchilla Mora manifiesta que tal situación se puede solucionar si el Departamento de Recursos Humanos elabora para cada uno de esos casos un Contrato de Dedicación Exclusiva con efectos intermitentes, en el que se establezca claramente que la dedicación exclusiva se reconocerá únicamente durante los períodos en que se ejecute el recargo de funciones. Dicho de otra forma, el empleado suscribiría un contrato antes de iniciar el año y éste le dará la posibilidad de percibir la dedicación exclusiva en los lapsos en que asuma por recargo las funciones la jefatura, sin necesidad de realizar ningún trámite adicional. Sería como aquellas oportunidades en que lo que procede es la prohibición, que el citado departamento lo aplica de oficio. Siguiendo la recomendación del Departamento Legal, se somete ese eventual proceder a valoración del Superior para su respectiva aprobación en caso de no haber objeciones.

Se adjuntan copias del acta de la sesión 07-2013 y del oficio DL-018-2013 del Departamento Legal.".

Se dispone: Aprobar el ajuste por concepto de dedicación exclusiva de la funcionaria Milena Araya Barrantes, así como la incorporación al régimen de los funcionarios María Laura Hernández Campos, María Lourdes Delgado Brenes y Osvaldo Campos Hidalgo. En cuanto a lo indicado por el señor Carías Mora, respecto del oficio n.° DL-018-2013, pase a estudio e informe conjunto de la Dirección Ejecutiva y del propio Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

B) Nombramiento interino por excepción de la funcionaria Sunny Cascante Ortega. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1382-2013 del 11 de junio de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración el oficio número ARC-153-2013 recibido en este despacho el pasado 5 de junio que suscribe la Licda. Laura Quesada Ramírez, Jefa de la Sección de Archivo del Registro Civil, mediante el cual solicita el nombramiento interino de la señora Sunny Cascante Ortega en la plaza de Supervisor/a de Unidad (clase Técnico Funcional 1) que temporalmente se encuentra vacante en esa sección como producto del ascenso, también interino, del señor Alejandro Brenes González a una plaza de Asistente Electoral.

De acuerdo con el Manual Descriptivo de Clases de Puestos, para ocupar un cargo de Supervisor/a de Unidad es necesario contar con segundo año universitario aprobado en la carrera de Administración y poseer dos años de experiencia en la ejecución de labores relacionadas con el puesto. Según la documentación contenida en su prontuario o expediente personal, la señora Cascante Ortega no cuenta con estudios superiores y, por ende, no cumple con el requisito académico que exige el puesto, lo que incluso así advierte la Licda. Quesada Ramírez en su oficio, quien justamente por ese motivo solicita que la eventual designación de la funcionaria en el citado cargo se realice con fundamento en la excepción que contempla el artículo 25 del Reglamento a nuestra Ley de Salarios, el cual literalmente dispone lo siguiente:

“Artículo 25.– Cuando no haya candidatos elegibles  y sea necesario realizar un concurso para llenar plazas vacantes, se podrán hacer nombramientos interinos  – previa presentación de la solicitud de personal correspondiente –  durante el tiempo que se requiera para integrar la nómina de elegibles y proceder al nombramiento definitivo. La persona que se nombre interinamente deberá reunir los requisitos exigidos por el Manual Descriptivo de Puestos, salvo en aquellos casos excepcionales debidamente valorados en que el Tribunal podrá dispensar el cumplimiento de tales requisitos.”  (El subrayado no pertenece al original).

La intención de la jefa del Archivo del Registro Civil es que se aplique la excepción que contempla dicho numeral a efecto de dispensarle a la candidata el cumplimiento del requisito académico, tomando en cuenta para ello los argumentos que se sirve exponer. Sobre el particular, el suscrito estima que es perfectamente viable encontrar a otros colaboradores que sí cumplan con la condición académica exigida, pero que probablemente no cuenten con la experiencia específica que señala en sus justificaciones la señora Laura Quesada.

En consecuencia, siendo que el citado artículo 25 contempla la posibilidad de que el Tribunal pueda dispensar el cumplimiento total o parcial de los requisitos, someto a su consideración  –a solicitud de la jefatura de la Sección de Archivo del Registro Civil– el nombramiento interino pretendido de la señora Sunny Cascante Ortega en la plaza número 361340 de Supervisor/a de Unidad. En caso de aprobarse, podría hacerse con rige a partir del próximo 16 de junio y por el resto del año, plazo que concuerda con el ascenso interino del titular de dicho puesto. Tendrá asignado un salario base de ¢485.600,oo por mes, anualidades a razón de ¢10.094,oo cada una y un complemento salarial del 10%  por su responsabilidad en el ejercicio de la función electoral, todo de conformidad con el índice salarial vigente en el presente semestre.".

Se dispone: No ha lugar en virtud de la razón dada por el señor Carías Mora.

VOTO SALVADO DE LA SEÑORA MAGISTRADA CASTRO DOBLES

La Magistrada Castro Dobles, respetuosamente disiente del criterio de mayoría y emite su voto en los siguientes términos:

"Con fundamento en el citado artículo 25, nombrar interinamente a la señora Sunny Cascante Ortega en la plaza n.º 361340 a partir del 16 de junio de 2013 y por el resto del año, con la aclaración según la cual las eventuales prórrogas deben ser expresamente acordadas por este Tribunal." ACUERDO FIRME.

C) Vacaciones del señor Magistrado Presidente Luis Antonio Sobrado González. El señor Magistrado Presidente Sobrado González solicita verbalmente se le conceda el disfrute de vacaciones del 5 al 12 de julio de 2013, ambos días inclusive.

Sale del salón de sesiones el señor Magistrado Presidente Sobrado González.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Para sustituirlo, previo sorteo de rigor, se designa al señor Magistrado Ovelio Rodríguez Chaverri. ACUERDO FIRME.

Reingresa al salón de sesiones el señor Magistrado Presidente Sobrado González.

D) Vacaciones de la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría. La señora Magistrada Zamora Chavarría solicita verbalmente se le conceda el disfrute de vacaciones del 3 al 5 de julio de 2013, ambos días inclusive.

Sale del salón de sesiones la señora Magistrada Zamora Chavarría.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Para sustituirla, previo sorteo de rigor, se designa a la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde. En virtud de lo anterior, la presidencia de este órgano colegiado será asumida por el señor Magistrado Esquivel Faerron el 5 de julio de 2013. ACUERDO FIRME.

Reingresa al salón de sesiones la señora Magistrada Zamora Chavarría.

E) Sustitución del señor Magistrado Ovelio Rodríguez Chaverri en el conocimiento y resolución de expedientes civiles del 5 al 12 de julio de 2013. Se dispone: Dado que el señor Magistrado suplente Ovelio Rodríguez Chaverri fue designado para integrar este órgano electoral durante la ausencia del señor Magistrado Presidente Sobrado González del 5 al 12 de julio de 2013, y que, de conformidad con lo dispuesto en el acuerdo del artículo décimo de la sesión ordinaria n.º 003-2013, el señor Rodríguez Chaverri fue designado también para sustituir a la señora Magistrada Marisol Castro Dobles en el conocimiento y resolución de expedientes civiles en los que haya intervenido en su condición de Directora General del Registro Civil, a partir del 2 de febrero de 2013 y hasta el momento en el que cese su nombramiento como Magistrada para atender las elecciones presidenciales y legislativas 2014, para sustituir a esta última en el conocimiento y resolución de los referidos casos, del 5 al 12 de julio de 2013, previo sorteo de rigor, se designa a la señora Magistrada Luz de los Ángeles Retana Chinchilla. Hágase del conocimiento del Encargado del Área de Expedientes Civiles de la Secretaría General de este Tribunal, de la Dirección General del Registro Civil, de la Secretaría General del Registro Civil y de los Departamentos Civil y Electoral. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Actividades de celebración del Día del Archivista. De las señoras Adriana Mena Aguilar, Laura Quesada Ramírez y Katia Zamora Guzmán, Jefas de los Archivos del TSE, del Registro Civil y Central, respectivamente, se conoce oficio n.° AC-046-2013 del 12 de junio de 2013, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, el cual cuenta con el visto bueno de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Francisco Rodríguez Siles y Erick Guzmán Vargas, Directores General del Registro Civil y Ejecutivo y Secretario General del TSE, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Desde enero del presente año, las suscritas, jefaturas del Archivo Central, el Archivo del Registro Civil y el Archivo de la Secretaría del Tribunal, hemos venido trabajando con el propósito de lograr el fortalecimiento del Sistema Institucional de Archivos de nuestra institución.

Es así como surge la necesidad de realizar una serie de acciones de proyección institucional que propicien la concienciación en todas las personas funcionarias acerca del rol que juegan los archivos en la transparencia administrativa, la gestión de calidad, el control interno, la rendición de cuentas y la preservación de la memoria institucional.

En este sentido, se está organizando un cine foro en el marco de la Semana del Archivista Nacional, a celebrarse del 21 al 27 de julio, actividad en la que se pretende proyectar un documental denominado “El Archivo de la Policía Nacional de Guatemala”, que ejemplifica claramente la importancia de los archivos para dignificar la memoria de una nación, la defensa de los derechos humanos y la evidencia de la gestión administrativa de una institución.

Como parte de este cine foro, posteriormente a la proyección del documental, se ha programado la participación de personas con una importante trayectoria en materia de derechos humanos, Archivística y Administración, quienes expondrán la importancia de los archivos y los documentos desde cada uno de estos enfoques.

Por lo expuesto anteriormente le solicitamos respetuosamente que se hagan del conocimiento de los señores magistrados y las señoras magistradas, las siguientes solicitudes:

1.        Autorización para realizar la actividad mencionada, el día 24 de julio de las 9:00 a.m. a las 11:00 a.m., en el auditorio institucional.

2.        Saludo de bienvenida por parte del Lic. José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo.

3.        La participación del señor magistrado Lic. Max Esquivel Faerron, para que comente el documental, desde el enfoque de la importancia que tienen los archivos para la protección de los derechos humanos. Le acompañarían en el foro, la Máster Soledad Jiménez Cascante, Jefa de la Unidad de Servicios de Información de la Contraloría General de la República y el Lic. Carlos Granados profesor de la Carrera de Archivística de la Universidad de Costa Rica y Referencista de la Biblioteca de la Universidad EARTH.

4.        La participación, de carácter obligatorio, de las jefaturas institucionales, por considerarse una actividad de interés de todos aquellas personas funcionarias que participan en la toma de decisiones y una representación de al menos dos personas por oficina, sin que se afecte la prestación normal de los servicios.

5.        La colaboración del Área de Protocolo para atender la logística de la actividad.

6.        La autorización para invitar a esta actividad a archivistas representantes de otras instituciones públicas.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Ajuste al anteproyecto de presupuesto 2014. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Coordinador de la Comisión de Presupuesto, se conoce oficio n.° CPRE-011-2013 del 14 de junio de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante oficio CPRE-010-2013 se sometió a consideración al Superior el anteproyecto de presupuesto 2014, el cual  fue aprobado en sesión ordinaria n.° 53-2013, celebrada el 13 de junio del año curso.

Sobre el particular, resulta necesario comunicar que  al momento de procesar  los datos del Subprograma Presupuestario 850-01 en  Sistema de Formulación Presupuestaria (SFP), se presentó un inconveniente de orden técnico originado por el mecanismo de redondeo que utilizó el Ministerio de Hacienda para calcular el monto máximo sobre el cual no podría exceder el presupuesto de dicho subprograma.

Ante eso, se realizó la consulta respectiva a la Unidad de Análisis Presupuestario de Poderes de la Dirección General de Presupuesto Nacional.  Al respecto, se nos indicó que la cifra final se debe ajustar al límite comunicado.

En consecuencia, se procedió a efectuar el ajuste requerido, rebajando ¢47.565,00 de la subpartida 60601 “Indemnizaciones” del citado subprograma, cifra que corresponde a la diferencia final que sobrepasaba el referido límite. De este modo, se hizo necesario ajustar  los cuadros del subprograma antedicho y los globales del anteproyecto de presupuesto de 2014, para lo cual se anexa los nuevos reportes, quedando de la siguiente manera:

        Subprograma 850-01        ¢16 027 600 000,00

         Subprograma 850-02        ¢25 690 047 290,00

               SUBTOTAL        ¢41 717 647 290,00

         Contribución estatal a partidos políticos        ¢11 394 105 400,00

TOTAL…………………………………………..¢53 111 752 690,00 .".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SÉTIMO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

A) Información de la Comisión Nacional Electoral de Corea. Del señor Lee In-Bok, Presidente de la Comisión Nacional de Elecciones de la República de Corea y de la Asociación de Autoridades Electorales de Asia, se conoce memorial del 3 de junio de 2013, recibido el día siguiente –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remite invitación para que un representante de este órgano electoral asista a la Asamblea Inaugural de la Asociación Mundial de Organismos Electorales (Association of World Election Bodies, A-WEB), la cual se llevará a cabo entre el 14 y el 17 de octubre del presente año, en la República de Corea.

Se dispone: Agradecer al señor Lee In-Bok, a la Comisión Nacional de Elecciones de la República de Corea y a la Asociación de Autoridades Electorales de Asia por la cordial invitación cursada. Para atender la referida actividad se designa a la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde.

De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO OCTAVO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Acuerdo sobre gestión de tratamiento de documentos post microfilmación. De los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Katia Zamora Guzmán y Laura Quesada Ramírez, Director General a. i. del Registro Civil y Jefas de los Archivos Central y del Registro Civil, respectivamente, se conoce oficio n.° AC-030-2013 –SUSTITUIR– del 18 de abril de 2013, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 10 de junio de 2013, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención a lo dispuesto por el Tribunal en sesión ordinaria nº 35-2013, comunicado mediante oficio STSE-936-2013, de fecha 9 de abril del presente, respecto a la solicitud de la Corte Suprema de Justicia, de que el Registro Civil suspenda la eliminación de las cuentas cedulares microfilmadas, nos permitimos informar lo siguiente:

1.        El artículo 42 inciso i) de la Ley nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos, establece como una función de los archivos “Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos”.

2.        El artículo 40 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, permite la eliminación de los expedientes de cédula, dos años después de fallecido el ciudadano al que pertenece la información contenida en estos:

“Los expedientes electorales de ciudadanos que por defunción han sido excluidos de las listas de electores, serán incinerados dos años después de haberse producido la exclusión”.

3.        El artículo 76 inciso d) de la Ley nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos, señala como uno de los motivos para la microfilmación de documentos la siguiente:

“d) Sustitución: Se realizará con la finalidad de ahorrar espacio sustituyendo el documento original por la micropelícula, cuando esto sea posible y legal de acuerdo con lo que dispone el artículo 3 de la Ley nº 4273 [sic] sobre microfilmación de documentos”.

4.        Hasta el presente se han eliminado los expedientes cedulares cancelados por defunción, habiendo sido previamente microfilmados, de las personas fallecidas en 1985 y entre 1991 y 2005, de acuerdo con la normativa citada anteriormente.

5.        Además han sido eliminados los expedientes cedulares de las personas cuyo primer apellido inicia con la letra “B”, con base en lo dispuesto por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en su sesión nº 4-96, celebrada el 4 de noviembre de 1996. Adicionalmente los que inician con la letra “C” desde Caamaño Acuña Henry hasta Cordero Gómez Rosa, se eliminaron de acuerdo con lo dispuesto por el Tribunal en sesión nº 76-2000, celebrada el 31 de octubre de 2000, que reza:

“…En lo que concierne al Archivo Electoral, que se proceda a eliminar todos los expedientes que se encuentran microfilmados, acción que la jefatura respectiva deberá coordinar con las de Servicios Generales y Proveeduría”.

6.        Es importante recordar que en sesión nº 23-2000, el Tribunal tomó un acuerdo que comunicó mediante oficio nº 1071, del mismo año, dirigido al Lic. Jorge Rojas Vargas, en ese momento Director a.i. del Organismo de Investigación Judicial, en el que se indicó lo siguiente:

“…en virtud de que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), en su estudio 1-96, autorizó la eliminación de los expedientes cedulares cuando caduque su vigencia administrativa y legal, la cual fue fijada en dos años después del fallecimiento de los interesados, este Tribunal dispuso entregar los expedientes cedulares en soporte de papel a ese Organismo, después de que se respalden en la modalidad de microfilmado, debido a que van a ser eliminados por razones de espacio y son sus investigadores los principales usuarios de los mismos”.

La entrega de los expedientes cedulares en soporte de papel, al Organismo de Investigación Judicial, a que se hace referencia en este oficio, nunca fue concretada. Además es importante tomar en cuenta que al presente, no resulta jurídicamente procedente la entrega de estos expedientes a dicho Organismo, ya que la  Ley de protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales, establece en su artículo No. 6, que los datos de carácter personal suministrados a organismos públicos o privados por parte de las personas titulares de los datos,

“…serán recopilados con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados posteriormente de manera incompatible con dichos fines.”

De acuerdo con los antecedentes mencionados anteriormente, puede apreciarse que la eliminación de los expedientes cedulares realizada hasta el presente, se ha fundamentado en la normativa aplicable.

En cuanto a los expedientes cedulares de las personas que no han fallecido, con el propósito de garantizar su conservación y de esta manera atender la solicitud planteada por la Corte Suprema de Justicia, se han iniciado gestiones administrativas ante la Dirección Ejecutiva con el propósito de adquirir estantería compacta para optimizar el uso del área destinada actualmente para su custodia y así disponer de más espacio para la proyección de incremento de estos expedientes, toda vez que en la actualidad el almacenamiento de estos documentos se realiza en archivadores metálicos de cuatro gavetas.

Por otra parte, debido al crecimiento de los expedientes cedulares y el espacio que ocupan en el Archivo del Registro Civil, no se considera posible la conservación de los expedientes cedulares de las personas fallecidas por más de dos años después de su fallecimiento.

Por último, en relación con la solicitud de la Corte para que el Tribunal “siga recibiendo a los ciudadanos las firmas físicas en las respectivas solicitudes, además del dispositivo electrónico que se utiliza actualmente”, en consulta realizada a la Licda. Ana Isabel Fernández Alvarado, Jefa del Departamento Electoral, indicó que las solicitudes de cédula, son firmadas por los gestionantes tanto digitalmente, como en la fórmula impresa.

En resumen, atendiendo a la solicitud planteada por la Corte Suprema de Justicia, los suscritos consideramos que es factible conservar todos los expedientes cedulares, aún después de haberse microfilmado, hasta dos años después del fallecimiento del ciudadano al que corresponda, siempre que se logre dotar al Archivo del Registro Civil de la estantería compacta que requiere para la custodia de los citados expedientes. Además, con respecto a la firma de las solicitudes cedulares impresas, actualmente están siendo firmadas por los gestionantes.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Hágase del conocimiento de la señora Silvia Navarro Romanini, Secretaria General de la Corte Suprema de Justicia, en atención a su oficio n.° SP-64-13 del 19 de marzo de 2013. Déjese sin efecto lo acordado por este Tribunal en el artículo decimocuarto de la sesión ordinaria n.° 34-2000 celebrada el 4 de mayo de 2000 en cuanto a la entrega de los "expedientes cedulares en soporte de papel a ese Organismo, después de que se respalden en la modalidad de microfilmado, debido a que van a ser eliminados por razones de espacio y son sus investigadores los principales usuarios de los mismos.". Cabe aclarar que la entrega de expedientes a la cual se hace referencia nunca fue concretada. ACUERDO FIRME.

B) Detalles en relación a los avances en materia de movimientos migratorios realizados por la Dirección General de Migración y Extranjería. De la señora Kathya Rodríguez Araica, Directora General de Migración y Extranjería, se conoce oficio n.° DG-2079-05-2013 del 31 de mayo de 2013, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de junio de 2013, mediante el cual remite el oficio n.º REMIP-0167-04-13, suscrito por las señoras Rosibel Vargas Durán y Patricia Solís Chaves, Gestora de Migraciones y Coordinadora del Subproceso de Registro del Movimiento Internacional de Personas, respectivamente, que literalmente indica:

"Después de expresarle un cordial saludo y de conformidad con la reunión efectuada el 18 de abril nos permitimos informarle lo siguiente:

1.        Que la digitalización de los movimientos migratorios de 1949 a 1981, se concluyó en diciembre de 2012.

2.        Que el digitalizar estos movimientos migratorios, permitió mejorar los tiempos de respuesta en la expedición de estas certificaciones a los y las usuarias [sic] que las solicitan, especialmente aquellas que gestionan del Tribunal Supremo de Elecciones.

3.        Que también se logró que estas certificaciones puedan ser emitidas por cualquiera de las funcionarias responsables de este trámite, debido a que anteriormente solamente una persona realizaba el estudio.

4.        Que a partir del 01 [sic] de abril hemos implantado un plan piloto, de “entrega inmediata de certificaciones de movimientos migratorios de entradas y salidas solicitadas por ventana”, con ello la persona no tiene que presentarse dos veces a las Oficinas Centrales. La entrega se realizaba antes en 5 días hábiles, estamos expidiendo un promedio de 35 solicitudes diarias, en el mes de abril se emitieron un total de 818 certificaciones.

5.        Que con la descentralización de solicitudes de movimientos migratorios de entradas y salidas en las Oficinas Regionales de Liberia y Paso Canoas, los funcionarios autorizados pueden ingresar la información y en esta Gestión se le da trámite correspondiente, evitando que los usuarios se apersonen a las Oficinas Centrales, y los funcionarios de las regionales las recogen o eventualmente se pueden enviar por el servicio de Correos EMS.

6.        Que además se ha habilitado el correo electrónico tsecertificaciones.migracion.go.cr. [sic], Tribunal Supremo de Elecciones, para que los funcionarios autorizados ingresen las solicitudes de movimientos migratorios de entradas y salidas y un personero de esa dependencia las recoge en las Oficinas Centrales.

7.        Que en la Página Web se publicó este aviso ¿Va a naturalizarse costarricense? Ahora usted no requiere la Certificación de Movimientos Migratorios (entradas y salidas) para realizar trámites de naturalización. La información de Movimientos Migratorios será solicitada directamente por la Sección de Opciones y Naturalizaciones del Tribunal Supremo de Elecciones. Trabajamos para simplificarle los trámites a los y las usuarias [sic].".

Se dispone: Agradecer a la señora Rodríguez Araica la información remitida, de la cual se toma nota. Hágase del conocimiento de la Dirección General del Registro Civil y al Área de Expedientes Civiles de la Secretaría General de este Tribunal. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.