TSE, Acta 118-2013

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del veinticuatro de diciembre de dos mil trece, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Fernando del Castillo Riggioni y Ovelio Rodríguez Chaverri.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES PRESIDENCIALES Y LEGISLATIVAS 2014.

A) Horario de las juntas receptoras de votos en el extranjero. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-684-2013 del 18 de diciembre de 2013, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De acuerdo a [sic] lo recomendado por esta Dirección en oficio DGRE-587-2013 del pasado 19 de noviembre en torno a la definición de los horarios en los que se llevará la votación de la elección presidencial de los consulados de Costa Rica en el extranjero, lo cual fue conocido por el Tribunal en sesión ordinaria N.° 107-2013 del pasado 21 de noviembre de 2013, me permito indicar lo siguiente:

• Se procedió a revisar la normativa electoral de otros países de Latinoamérica que llevan a cabo la votación en el extranjero de manera presencial, ya sea en Consulados o centros autorizados, a los efectos de realizar un análisis comparado en torno a los horarios de votación que se establecen en el extranjero respecto a la votación en el país.

• Se consultó sobre el particular al Centro de Asesoría y Promoción Electoral (CAPEL).

Del análisis indicado se logró obtener información de los países que se citan en el siguiente cuadro, que como se puede apreciar para la votación en el extranjero se establece el mismo horario de la votación en el país, las cuales rondan entre ocho y diez horas de jornada electoral. Cabe destacar que en el caso de Republica [sic] Dominicana, de acuerdo a [sic] información suministrada por CAPEL, la jornada electoral en el extranjero se fue de 14 horas (de 8:00 a.m. a 10:00 p.m. en Europa y de 7:00 a.m. a 9:00 p.m. en Estados Unidos).

País	Hora local	Hora en el extranjero
Argentina	8:00 a.m. a 6:00 p.m.	8:00 a.m. a 6:00 p.m.
Bolivia	8:00 a.m. a 4:00 p.m.	8:00 a.m. a 4:00 p.m.
Ecuador	7:00 a.m. a 5:00 p.m.	7:00 a.m. a 5:00 p.m.
Perú	8:00 a.m. a 4:00 p.m.	8:00 a.m. a 4:00 p.m.

Fuente: Elaboración propia a partir de datos obtenidos de las leyes electorales de cada país.

En virtud de lo expuesto y habiéndolo coordinado con la encargada del programa de Voto Costarricense en el Extranjero, esta Dirección recomienda que la jornada electoral en el extranjero sea de 10 horas, en un horario de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. Asimismo se solicita en adición a lo recomendado en el oficio DGRE-671-2013 de fecha 13 de diciembre del año en curso, que de aprobarse la designación del señor Julio Vargas Rodríguez en el consulado de Trinidad y Tobago, el Superior apruebe los gastos de viaje y de tiquete aéreo, bajo las mismas condiciones de lo aprobado en la sesión supra referida y comunicado mediante oficio STSE-2582-2013.

Ruego elevar la anterior recomendación a conocimiento de las señoras y señores Magistrados.".

Se dispone: Aprobar el horario de votación en el extranjero según se propone, instruyendo a la Unidad de Prensa y Protocolo y al propio Registro Electoral para que lo difundan oportuna y apropiadamente. Aprobar también el pago de los viáticos del señor Vargas Rodríguez, según se sugiere. ACUERDO FIRME.

B) Plan piloto de votación electrónica en el extranjero. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-707-2013 del 23 de diciembre de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual se refiere a la implementación del plan piloto de votación electrónica en el extranjero y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

1. Revertir la decisión de realizar un plan piloto de votación electrónica en el extranjero; en su lugar, que la votación en todas las JRV que se instalarán en el extranjero se realice de manera tradicional, es decir con papeletas oficiales, para lo cual se cuenta con el material y la documentación electoral necesario [sic], que sería trasladado por los funcionarios designados para trabajar en dichas juntas. La documentación será trasladada vía Courier en aquellas JRV en las que no participará un funcionario del TSE.

2. Que no se suspenda la ejecución del proyecto y se continúe con su implementación de cara a los comicios del 2016, para lo cual en su momento, dentro de la planificación de ese proceso, se presentarían las actividades y los responsables del proyecto.

3. Sin perjuicio de lo anterior, que se analice la posibilidad de realizar una prueba no vinculante en territorio nacional, con ocasión de la elección del 2 de febrero de 2014, en cuyo caso oportunamente esta Dirección en coordinación con la DGET definirían la cantidad de centros de votación y equipos que involucraría dicha prueba.

4. Que se le solicite a la OEA continuar con el acompañamiento técnico y asesoría de cara a la implementación del proyecto en las elecciones de febrero de 2016.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Por las razones explicitadas en el informe que se conoce, aprobar conforme se recomienda. Hágase del conocimiento de los partidos políticos y del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Procedan la Oficina de Comunicación y la Unidad de Prensa y Protocolo de la Secretaría General de este Tribunal a divulgar el presente acuerdo. ACUERDO FIRME.

A) Informe conjunto sobre Misión de Observación de Elecciones en la República de Honduras. De los señores Juan Antonio Casafont Odor y Luz Retana Chinchilla, Magistrados suplentes de este Tribunal, se conoce memorial del 11 de diciembre de 2013, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 18 de diciembre de 2013, mediante el cual rinden informe relativo a su participación en la Misión de Observación en las Elecciones de la República de Honduras, del 22 al 24 de noviembre de 2013.

A) Nombramiento interino de la funcionaria Flory Villalobos Barquero en la Oficina de Seguridad Integral. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-3612-2013 del 18 de diciembre de 2013, recibido el mismo en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, me permito remitir a consideración el oficio SI-155-2013 del pasado 13 de diciembre, recibido hoy en este despacho, que suscribe el Lic. Richard Poveda Solórzano, Jefe de la Oficina de Seguridad Integral, mediante el cual solicita que se nombre de manera interina a la señora Flory Villalobos Barquero en el puesto número 76477 de la clase Asistente Administrativo 2 que quedará vacante a partir del mes entrante en esa oficina, ya que su titular – señorita Mitzi Mariela Calvo Mora– será ascendida interinamente a un cargo de la clase Asistente Funcional 1 en la Sección de Cédulas. La candidata que se propone forma parte del registro de elegibles para dicho cargo y actualmente labora como oficinista 2 en la Contraloría Electoral, pero con un nombramiento que vence el próximo 31 de diciembre.

En virtud de lo anterior y salvo superior criterio, tal nombramiento podría efectuarse a partir del 1° de enero de 2014 y por el plazo de seis meses prorrogables según lo que al efecto dispone el artículo 9 del Reglamento a la Ley de Salarios, o bien hasta que regrese la titular de la plaza a ocuparla, lo que ocurra primero.

Según puede apreciarse en el oficio que suscribe el Lic. Poveda Solórzano, tal gestión cuenta con la anuencia de la Secretaría General del Tribunal.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

B) Encargo de funciones del Coordinador de Servicios Regionales. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-3611-2013 del 18 de diciembre de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número CSR-1022-2013 del día de ayer que suscribe el Lic. Rodolfo Villalobos Orozco, Coordinador de Servicios Regionales, mediante el cual, en virtud de que disfrutará 2 días de vacaciones a partir del próximo 2 de enero de 2014, solicita que durante ese lapso sus funciones se encarguen en el Lic. Alcides Chavarría Vargas, quien ya en otras oportunidades ha asumido esa misma responsabilidad.

Puede apreciarse que la gestión cuenta con la anuencia de la Dirección General del Registro Civil y de la Dirección General del Registro Electoral.".

C) Cambio de fecha de rige en nombramiento interino en la Oficina Regional de Pococí. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-3661-2013 del 23 de diciembre de 2013, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión 116-2013 celebrada el pasado 19 de diciembre, oficio número STSE-2775-2013 de igual fecha, el Tribunal Supremo de Elecciones aprobó – entre otros y con rige a partir del 2 de enero de 2014 – el nombramiento interino del señor Víctor Hugo Quirós Fonseca en la plaza 368584 de la clase Asistente Administrativo 1 adscrita a la Oficina Regional de Pococí.

Dicho colaborador labora de manera interina para la institución, en esa misma sede regional, desde el pasado 2 de setiembre de 2013, razón por la cual se requiere modificar la fecha de su nuevo nombramiento interino para que el rige sea a partir del 1° de enero de 2014 y no como erróneamente se solicitó mediante nuestro oficio RH-3608-2013 del 18 de diciembre, motivo por el cual se solicita ahora al Tribunal la corrección del caso pues se requiere darle continuidad al nombramiento interino del señor Quirós Fonseca.

Por otra parte, mediante oficio ORPO-1542-2013 del pasado 12 de diciembre, suscrito por el Lic. Rainier Barrantes Ramírez, Jefe de la Oficina Regional de Pococí, solicitó el ascenso interino del señor Arni Yoel Muñoz Rojas en un puesto de Asistente Funcional 2 temporalmente vacante en dicha sede regional, lo cual fue aprobado por el superior igualmente en sesión 116-2013. No obstante, y en cuanto a dicho nombramiento interino resulta necesario autorizar al colaborador para firmar las certificaciones que se emiten en la Oficina Regional de Pococí, toda vez que esa será una de las funciones que tendrá bajo su responsabilidad en el nuevo cargo. Dicha autorización deberá ser publicada en el diario oficial La Gaceta, según dispone el artículo 110 de nuestra Ley Orgánica.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el cambio de fecha del referido nombramiento interino, conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. Asimismo, de conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, se autoriza al señor Muñoz Rojas para que firme certificaciones y constancias del Departamento Civil, a partir de la respectiva publicación en el Diario Oficial. Para esos efectos regístrense la firma y el sello que utilizará. ACUERDO FIRME.

A) Integración de la Comisión de Dedicación Exclusiva. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-3607-2013 del 18 de diciembre de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión 001-2012 celebrada el 3 de enero de 2012, oficio número SGTSE-0010-2012 de la misma fecha, el Tribunal Supremo de Elecciones dispuso prorrogar, por un período de dos años contados a partir del 2 de enero de ese año, los nombramientos de los integrantes de la Comisión de Dedicación Exclusiva, quedando ésta [sic] integrada de la siguiente forma:

• Licda. Ana Isabel Fernández Alvarado, Oficial Mayor del Departamento Electoral

Por consiguiente, dado que la designación de los citados miembros vence el próximo 2 de enero, me permito solicitar al Tribunal disponer la prórroga de sus nombramientos por un nuevo período de dos años, conforme lo establece el artículo tercero del Reglamento para el Régimen de Dedicación Exclusiva de este organismo electoral.".

A) Reglamentación para la aplicación del artículo 25 del Código Electoral sobre el Fondo General de Elecciones. Del señor Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-658-2013 del 11 de diciembre de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"A los efectos de que se sirva elevar a conocimiento y consideración de las señoras y señores Magistrados, adjunto le remito el Proyecto “Reglamento para la aplicación del artículo 25 del Código Electoral; Fondo General de Elecciones”. (…)".

Se dispone: Promulgar el decreto que interesa, cuya publicación se ordena, de conformidad con el siguiente texto:

Con fundamento en lo establecido en los artículos 9, 99 y 102 inciso 9) de la Constitución Política; y artículo 25 del Código Electoral,

REGLAMENTO PARA LA APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 25 DEL CÓDIGO ELECTORAL; FONDO GENERAL DE ELECCIONES

Artículo 1.- Objeto del Reglamento.- El presente reglamento tiene por objeto regular todos los aspectos relativos al funcionamiento y operación del Fondo General de Elecciones establecido en el artículo 25 del Código Electoral.

Dicho fondo estará constituido por los recursos asignados en las leyes de presupuestos ordinarios y extraordinarios de la República y sus modificaciones, los cuales serán exclusivos para atender aquellas erogaciones que deban realizarse por la adquisición de bienes y servicios que sean necesarios e indispensables para la organización de los procesos electorales o consultivos.

Artículo 2.- Disposición general sobre la administración de los recursos dispuestos en el Fondo General de Elecciones.- Con el objeto de administrar el fondo, se dispondrá de una cuenta corriente y/o una cuenta de Caja Única (administrada mediante el mecanismo de Portal Web Tesoro Digital o de aquellas herramientas que para tales fines disponga la Tesorería Nacional) en la que se depositarán y administrarán los recursos asignados conforme lo establezca la Tesorería Nacional, de acuerdo con el principio de Caja Única.

Para esos efectos, la Contaduría emitirá los respectivos documentos presupuestarios para separar los recursos del Fondo y posteriormente procederá a trasladarlos a la Tesorería Nacional. Una vez aprobadas las transacciones procederá con la ejecución presupuestaria que corresponda mediante la emisión de los documentos de depósito o comprobantes de las transacciones realizadas vía web, en las que claramente se deberá indicar el proveedor y la cuenta cliente en la que se debe realizar el o los depósitos.

Artículo 3.- Adquisición de bienes y servicios con cargo a los recursos dispuestos en el Fondo General de Elecciones.- El Departamento de Programas Electorales será la unidad administrativa responsable de determinar y justificar la necesidad de adquirir bienes y servicios con cargo al Fondo General de Elecciones; gestión que deberá someter a conocimiento y consideración de la Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos –en adelante DGRE–, instancia responsable de su aprobación o rechazo. La utilización de este Fondo no implica una excepción a los procedimientos de contratación administrativa, los cuales deberán conducirse conforme al ordenamiento jurídico, sin perjuicio de la eventual aplicación –en casos específicos y previa autorización del Tribunal– de lo dispuesto en el artículo 304 del Código Electoral.

Artículo 4.- Orden de separación de recursos del Fondo General de Elecciones.- Todo gasto por la adquisición de bienes y servicios con cargo al Fondo deberá estar amparado a una orden de separación de recursos elaborada y avalada por el Director General del Registro Electoral o el Secretario General de ese Registro. Dicha orden será además avalada por el Contador o Subcontador del Tribunal en cuanto a la disponibilidad de recursos.

Al momento de emitir dicha orden la DGRE comunicará la designación del órgano fiscalizador para cada adquisición realizada a través del Fondo General de Elecciones.

Artículo 5.- Informe relativo a trámites realizados sobre el Fondo General de Elecciones.- Una vez girada una orden de separación de recursos con cargo al Fondo General de Elecciones, la DGRE informará oportunamente sobre el particular al TSE.

Artículo 6.- Disposiciones específicas de operación del Fondo General de Elecciones.- El Fondo General de Elecciones operara financieramente de acuerdo con las siguientes condiciones:

a) El fondo funcionará a través de una cuenta corriente en un banco del sistema bancario nacional y/o una cuenta de Caja Única (a través de Portal Web Tesoro Digital o de cualquier otra plataforma tecnológica que para tales fines disponga la Tesorería Nacional) cuya autorización de apertura o cierre deberá ser solicitada –mediante nota formal– por el Contador del Tribunal ante la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda. En caso de que –a criterio de dicha entidad hacendaria– sea necesaria la suscripción de un convenio de cooperación interinstitucional, este se tramitará de conformidad con los procedimientos usuales ante el Tribunal.

b) Todo pago por bienes y servicios que se realice con cargo a este fondo deberá estar amparado a la correspondiente factura y podrá realizarse por medio de cheque contra cuenta corriente, por transferencia bancaria o transacción de caja única a través del Portal Web Tesoro Digital o de cualquier otra plataforma tecnológica que para tales fines disponga la Tesorería Nacional.

c) Los costos en que se incurra por concepto de comisiones y otros gastos asociados a las transferencias bancarias o por el uso del mecanismo de Portal Web Tesoro Digital o de cualquier otra plataforma tecnológica que para tales fines disponga la Tesorería Nacional con cargo al fondo podrán ser debitados de la cuenta corriente acreditada o de la cuenta de caja única autorizada.

d) El Contador del Tribunal mantendrá un registro de las firmas autorizadas para las transacciones que se realicen con los recursos de este fondo, así como de la información concerniente a las autorizaciones, roles y perfiles de los funcionarios del Tribunal responsables de realizar envíos y aprobación de operaciones por medio de transferencia bancaria o Portal Web Tesoro Digital o de cualquier otra plataforma tecnológica que para tales fines disponga la Tesorería Nacional.

e) Las combinaciones de las cajas fuertes en las que se encuentren documentos u otros valores deberán mantenerse custodiadas en un sobre cerrado en la caja de seguridad del Contador o del Subcontador del Tribunal.

f) Si ocurriere un acto irregular que pueda constituir delito en contra del fondo, el Responsable del Área de Tesorería del Tribunal lo informará por escrito al Contador del Tribunal, quien deberá remitir un acta para conocimiento del Tribunal, donde se consigne la relación de hechos y el resultado del arqueo o revisiones realizadas a fin de que el Tribunal disponga lo correspondiente.

Artículo 7.- Obligaciones del Contador respecto al manejo de los recursos del Fondo General de Elecciones.- Son obligaciones propias del Contador Institucional en el manejo y administración del Fondo General de Elecciones las siguientes:

a) Verificar la recepción de los recursos asignados al fondo a través de las leyes de presupuestos ordinario y extraordinario de la República o de cualquier otra fuente de ingreso que al efecto se establezca.

b) Tramitar el pago por los bienes y servicios recibidos a satisfacción, con cargo a los recursos del Fondo y mediante los mecanismos debidamente autorizados por la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda.

c) Verificar –en el libro de diario de la cuenta corriente– el registro de todos los movimientos efectuados, sean depósitos bancarios, cheques emitidos o transferencias electrónicas realizadas.

En el caso particular del mecanismo de Portal Web Tesoro Digital o de la plataforma tecnológica dispuesta para tales fines, la Contaduría deberá llevar los controles auxiliares respectivos en donde se registrarán los movimientos efectuados bajo este mecanismo.

d) Dar seguimiento a la conciliación de la cuenta bancaria y/o cuenta de caja única; lo que deberá realizarse dentro de los ocho días hábiles siguientes –como máximo– después de recibido el último estado de cuenta mensual remitido por el banco.

e) Verificar la realización periódica de arqueos, los cuales deberán ser efectuados por el Subcontador o por el encargado del área contable de la Contaduría, con un plazo máximo de dos meses entre uno y otro, de lo cual emitirá un reporte al Contador con copia a la DGRE.

f) Mantener un archivo de los documentos, movimientos y transacciones que se produzcan en la operación del fondo.

g) Verificar el reintegro de los intereses que se generen en la cuenta corriente del Fondo General de Elecciones al fondo de Caja Única del Estado.

h) Controlar el saldo de la cuenta del fondo de forma tal que se establezca, con la oportunidad requerida, la necesidad de nuevos recursos.

Artículo 8.- Sobre las facturas.- Todo pago relativo a la adquisición de bienes y servicios que se efectúe con cargo al Fondo deberá estar amparado en su correspondiente factura comercial, extendida a nombre del Tribunal Supremo de Elecciones. Esta factura debe ser de contado y estar autorizada por la Administración Tributaria, con descripción del bien o servicio y la fecha de adquisición, y no deberá contener borrones, tachaduras o alteraciones que hagan dudar de su legitimidad; asimismo, contendrá un sello de “Recibido Conforme” por parte del Órgano Fiscalizador que se haya designado para el respectivo trámite, de conformidad con los requisitos solicitados por la Contaduría.

Artículo 9.- Sobre el trámite particular de pago.- Para el trámite de pago, ya sea el órgano fiscalizador de manera directa –a través de oficio– o bien la Proveeduría –a través de oficio o nómina– remitirá la respectiva factura al Contador, quien tramitará el pago por medio de cheque, transferencia bancaria o mediante transferencia de Caja Única (soportada en el Portal Web Tesoro Digital o en cualquier otra plataforma tecnológica que para tales fines disponga la Tesorería Nacional). En dicha factura deberá constar la firma de recibido conforme de la mercancía o el servicio, como signo de aceptación y cumplimiento de lo pactado, por el órgano fiscalizador. El órgano fiscalizador brindará por escrito a la Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos un informe en el cual se haga constar la conformidad del bien o servicio adquirido.

Artículo 10.- Sobre el giro de cheques.- En caso de que el pago respectivo se realice mediante cheque, en él constará el nombre de la persona física o jurídica a cuya orden se dispone hacer el pago. Los cheques deberán permanecer en las cajas de seguridad dispuestas para esos efectos.

Los cheques girados y/o la orden de transferencia bancaria con cargo a la cuenta corriente del Fondo General de Elecciones deberán ser firmados conjuntamente por el Director General del Registro Electoral y Financiamiento de los Partidos Políticos o el Secretario General de la DGRE así como el Contador o Sub Contador del Tribunal.

De todo cheque que se gire deberá quedar la documentación en la que se detallará el concepto del pago efectuado.

Los cambios, ante el banco, de las firmas de la cuenta corriente serán responsabilidad del Contador del Tribunal, quien realizará el trámite inmediatamente, una vez que se origine alguna variante en la conformación de los miembros autorizados a firmar.

Artículo 11.- De la entrega de cheques.- Los cheques, una vez emitidos y firmados, deberán permanecer en la caja de seguridad que disponga el encargado del Área de Tesorería para su custodia.

Estos se entregarán únicamente a las personas autorizadas por las empresas proveedoras conforme al registro que para ese efecto llevará el área de Tesorería.

En las facturas pagadas se deberán estampar el sello de cancelación y el número de cheque o número de transacción bancaria con que se realizó el pago, así como la firma y el número de cédula de quien lo retira.

Artículo 12.- De la retención del 2% del impuesto sobre la renta en adquisiciones hechas con cargo al Fondo General de Elecciones.- La Contaduría del Tribunal –por los medios físicos o informáticos necesarios– hará las retenciones correspondientes sobre aquellas facturas individuales cuyos montos se ubiquen dentro de lo establecido en el inciso g) del artículo 23 de la Ley de Impuesto sobre la Renta y del inciso g) del artículo 24 de su Reglamento. Cuando el pago se efectúe mediante cheque, las sumas resultantes se deberán depositar en el banco que la Dirección General de Tributación disponga para ese efecto, dentro de los diez primeros días del mes siguiente a la fecha de la retención.

La Contaduría del Tribunal –de acuerdo con las solicitudes de reintegro recibidas– determinará el total de las sumas retenidas para depositar, elaborará un cheque por el resultante y completará los formularios que la Dirección General de Tributación establezca al efecto.

Para aquellos pagos efectuados mediante el mecanismo de Portal Web Tesoro Digital u otro mecanismo tecnológico de la Tesorería Nacional, las retenciones de impuesto sobre la renta se efectuarán de conformidad con los procedimientos que al efecto establezca la Tesorería Nacional para dicha plataforma tecnológica.

Artículo 13.- Responsabilidad en el manejo del Fondo General de Elecciones.- Sin perjuicio de las responsabilidades que puedan concurrir en contra de cualquier funcionario de este Tribunal que participe en los procedimientos atinentes al objeto regulado en el presente reglamento de conformidad con lo establecido en el Título Sétimo de la Ley General de la Administración Pública, la Contaduría del Tribunal –bajo la dirección del Contador– será la dependencia responsable de la administración del Fondo y del establecimiento de sus correspondientes controles, todo con el objeto de garantizar el buen manejo, registro y control de los recursos en custodia.

Artículo 14.- De la liquidación final sobre el uso del Fondo General de Elecciones.- La Contaduría Institucional preparará un informe de liquidación del fondo en el que se incluirán todos los movimientos realizados con cargo a este, en apego a lo estipulado en el artículo 25 del Código Electoral. Si para ese período aún existen compromisos pendientes de pago –debidamente identificados– se anexará un detalle en el que se consignará el número y fecha de documentos, beneficiario, monto, concepto, justificación por la cual el compromiso se mantiene pendiente, gestiones realizadas, estado actual y responsable de seguimiento. Este informe se presentará para su conocimiento al Tribunal, el cual lo remitirá a la Dirección General de Presupuesto Nacional y a la Tesorería Nacional, ambas del Ministerio de Hacienda. Asimismo, deberá estar disponible para efectos de la indagación o escrutinio que requieran realizar los entes de control interno y de fiscalización de la hacienda pública.

De existir sobrantes de este Fondo, se depositarán en el Fondo General de Caja Única del Estado.

En caso de que para un proceso electoral para presidente, vicepresidentes y diputados de la República se produjera una segunda ronda electoral, el plazo definido en el artículo 25 del Código Electoral se considerará automáticamente prorrogado.

Artículo 15.- Regulaciones específicas de control interno.- Para efectos del control interno se deberán tomar en consideración los siguientes aspectos:

a) El Área de Tesorería llevará un registro de los movimientos en el Fondo (depósitos bancarios efectuados, cheques emitidos, notas de débito, de crédito, comisiones, intereses ganados, transacciones electrónicas realizadas, sea contra la cuenta corriente o por Portal Web Tesoro Digital, para aquellos movimientos realizados tanto contra la cuenta corriente y/o la cuenta de Caja Única). Además, mantendrá el control de facturas, arqueos, conciliaciones, retenciones y de cualquier otro tipo de transacción que se realice con los recursos asignados.

b) El Área de Tesorería mantendrá un archivo independiente y exclusivo que facilite la localización de los documentos y facturas originales en la operación del Fondo. Este archivo tendrá las medidas de seguridad apropiadas para evitar la destrucción o extravío de la documentación.

c) La Auditoría Interna del Tribunal incluirá en su programa de trabajo la realización de, al menos, una auditoría anual del Fondo General de Elecciones.

d) La Unidad de Presupuesto y Costos de la Dirección General del Registro Electoral –para efectos de control y seguimiento presupuestarios– llevará un registro de las compras que se realicen contra el Fondo; verificará y validará la imputación presupuestaria y el bloque de legalidad aplicable.

e) Cuando corresponda el trámite con la adquisición de bienes que por su naturaleza son objeto de identificación con número de activo, una vez recibidos de conformidad, el órgano fiscalizador deberá informar oportunamente a la Proveeduría Institucional a los efectos de que esta proceda según sus competencias a incluirlo como activo permanente.

B) Solicitud de suscripción de convenio para el servicio de certificaciones digitales del Tribunal Supremo de Elecciones. De la señora Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-379-2013 del 20 de diciembre de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante oficio n.° STSE-1116-2013 se comunicó el acuerdo tomado por el Superior en sesión ordinaria n.º 43-2013, celebrada el 9 de mayo de 2013, por medio del cual se tiene por rendido y se acoge el informe relativo a la implementación de un modelo digital para la emisión de certificaciones registrales presentado por esta Dirección mediante oficio n.° DGET-128-2013 del 30 de abril de 2013.

Considerando que una de las actividades principales informada en aquel momento fue la identificación del socio estratégico para desarrollar el negocio, el Departamento de Comercialización de Servicios identificó tres instituciones interesadas, a las que se les remitió una guía con las características del servicio requerido por la Administración, con el fin de que recolectaran la información necesaria para la formulación de sus propuestas. Posteriormente, el citado Departamento mediante oficio n.° DCS-035-2013 del 17 de los corrientes entregó a esta Dirección el informe denominado Certificaciones Digitales: Propuesta de Selección de Aliado Estratégico, en el que se detallan los análisis efectuados para la selección de la entidad que ofrece mayores beneficios al Tribunal, concluyendo y recomendando lo que textualmente se detalla a continuación:

Con fundamento en la información contenida en las anteriores tablas y según lo que se había comunicado oportunamente a los potenciales aliados del servicio, con respecto a los criterios de selección en optar por el aliado que generara mayores beneficios al TSE se tiene que:

• De las propuestas recibidas, en el modelo de precio escalonado, la opción que en términos de distribución de ingresos que [sic] satisface en mayor cuantía el interés del TSE, corresponde a la propuesta de RACSA, ya que de acuerdo con la proyección efectuada, al cabo de 5 años la participación para el TSE le permitiría eventualmente un ingreso de $882.902 (41%), con Correos de Costa Rica se estima en aproximadamente $329.598 (16%), y con el Banco de Costa Rica ello representaría cerca de un [sic] $118.259 (5%).

• Analizando el modelo de precio único, la propuesta más favorable igualmente es la formulada por RACSA pues supera 2.42 veces a la de Correos de Costa Rica y considerablemente a la del Banco de Costa Rica, pues esta última no ofrece ingresos al TSE.

• Con relación a [sic] las condiciones tecnológicas, en términos generales las tres propuestas ofrecen el desarrollo de la solución, la infraestructura y la gestión de cobro con características muy parecidas. De forma similar es la cobertura, en que ofrecen disponer el servicio en todo el país a través de las sucursales y agencias disponibles de cada una.

• En cuanto al plazo de implementación del servicio, RACSA propone un cronograma con una duración de 4 a 6 meses; Correos de Costa Rica sugiere un plazo de 6 semanas para la implementación de su solución y 3 meses de pruebas para un plazo general estimado de 4.5 meses; y el BCR indicó que brindaría los plazos hasta definir los términos del convenio lo cual ha limitado tener una referencia de comparación. Sin embargo, se puede observar que la diferencia en el plazo de implementación entre RACSA y CCR es de 1.5 meses, lo cual se estima que no implica mayor impacto para el interés del TSE como si [sic] lo ha tenido el factor económico antes señalado.

“Suscribir con Radiográfica Costarricense S.A. (RACSA) un convenio para desarrollar e implementar el Plan de Negocios para el Servicio de Certificaciones Digitales, considerando que esta institución es la que ofrece las mejores condiciones para el TSE en lo que respecta a la distribución de ingresos por certificación en el menor tiempo”.

Sobre el particular, esta Dirección, luego de revisar el informe rendido por el señor Luis Alberto Monge Fuentes, Jefe del Departamento de Comercialización de Servicios, ha determinado que de conformidad con lo establecido en el artículo 24 del Código Electoral, en relación con los artículos 2 inciso g) y 3 del Reglamento de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, es viable acoger la recomendación formulada por el señor Monge Fuentes.

Por lo anterior, me permito sugerir al Superior que se instruya al Departamento Legal para que proceda a la brevedad con la suscripción del convenio indicado, para lo cual el señor Luis Alberto Monge Fuentes figuraría como ente de fiscalización por parte de la Administración. Una vez firmado dicho convenio, deberá el Departamento de Comercialización proceder a definir un cronograma conjuntamente con el Aliado Estratégico, que permita visualizar las actividades pertinentes para poner en marcha el servicio de Certificaciones Digitales del TSE (CDT), procurando que el lanzamiento oficial del producto se logre a mediados del [sic] 2014.".

C) Prórroga para presentar Plan General de Comunicación. Del señor Gustavo Román Jacobo, Asesor de la Gestión Política, se conoce oficio n.° AGPI-010-2013 del 23 de diciembre de 2013, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Por medio del presente, respetuosamente solicito elevar a conocimiento del Tribunal lo siguiente:

De conformidad con el informe correspondiente al estudio administrativo del proceso de comunicación institucional presentado por la Dirección Ejecutiva mediante el oficio DE-2703-2013, se recomendó que el Consejo Estratégico de Comunicación concluyera, preferiblemente en el transcurso del presente año, la elaboración del plan de comunicación.

En virtud de las múltiples tareas derivadas del proceso electoral, solicito una prórroga para la correspondiente aprobación del Plan General de Comunicación, el cual sería llevado al Consejo Estratégico de Comunicación en enero de 2014, para su revisión. Posteriormente, será elevado al Superior para su debida aprobación.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

Luis Antonio Sobrado González

Eugenia María Zamora Chavarría

Max Alberto Esquivel Faerron

Fernando del Castillo Riggioni

Ovelio Rodríguez Chaverri