ACTA Nº 41-2012

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior, excepto por el señor Magistrado Rodríguez Chaverri, quien no participó de dicha sesión.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.
A) Informe sobre el estudio de reasignación de puestos de Magaly Suárez Huertas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0982-2012 del 11 de mayo de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"De conformidad con lo dispuesto por el Tribunal Supremo de Elecciones en la sesión 037-2012 celebrada el pasado 3 de mayo de 2012 y comunicado mediante oficio STSE-1288-2012 de igual fecha, me permito hacer de conocimiento que el informe relacionado con el estudio de reasignación del puesto que ocupa en el Departamento Civil la señora Magaly Suárez Huertas se encuentra en la etapa de revisión final, por lo que en el transcurso de los próximos días será remitido a la Dirección Ejecutiva para la resolución de primera instancia. Sobre el particular resulta oportuno agregar lo siguiente:
1.-  En relación con este tema de estudios de puestos, según lo hemos manifestado anteriormente, es importante mencionar que se trata de un proceso que requiere un análisis integral y funcional del puesto de trabajo, que nos permita obtener la información necesaria para determinar si efectivamente el puesto ha sufrido un cambio sustancial que justifique su modificación o si por el contrario debe mantener la clasificación actual. Durante este proceso se lleva cabo una fase de investigación por parte del personal profesional analista, una fase de trabajo de campo en la cual participa la persona solicitante, su jefatura inmediata y, si el caso lo amerita, otros colaboradores internos y externos que se estimen necesario, finalmente una fase de integración y análisis de la información.
2.-  El desarrollo de estas fases requieren necesariamente la ejecución de varios pasos: 1)- Registrar el formulario de solicitud de estudio de puesto en la base de datos dispuesta para tales efectos y comprobar que el mismo se haya completado correctamente; 2)- Verificar en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos cuáles son los requisitos que establece el puesto al que aspira el solicitante y en el prontuario de éste último si existen documentos que acrediten el cumplimiento de los mismos (nivel académico, incorporación al respectivo colegio profesional en caso de que sea necesario y experiencia laboral entre otros); 3)- Elaborar un informe interno de estudio del prontuario en el cual se citan los requisitos y otra  información relevante del puesto, lo que representa un insumo fundamental para la fase de investigación y trabajo de campo; 4)- Consulta de diversos antecedentes relacionados con el o la funcionaria, con el puesto involucrado, con otros puestos y con la oficina en la cual labora; 5)- Entrevistar a las personas involucradas en el estudio de puesto, esto tomando en consideración la disponibilidad de tiempo tanto de los ocupantes de los puestos en estudio, como de las respectivas jefaturas y de las otras personas que se considere necesario entrevistar, todo para contar con mayores y mejores elementos para resolver objetivamente lo que corresponda; 6)- Realizar consultas o visitar, cuando el caso lo amerite, a otras instituciones públicas para obtener información referente a requisitos, clasificación y asignación salarial de puestos homólogos o similares al que se encuentra en estudio; 7)- Analizar la información recopilada a través de las diferentes fuentes consultadas, con el fin de preparar el borrador preliminar del informe; y 8)- Realizar los ajustes necesarios y las observaciones pertinentes al informe a efecto de emitir el documento final por parte de este departamento que habrá de remitirse a la Dirección Ejecutiva.
3.-  Para la atención de tales estudios de puestos este despacho cuenta únicamente con dos profesionales, pero solo una de ellas está a tiempo completo en esa labor, pues la otra lo hace parcialmente dado que es la Encargada del Área de Gestión de Salarios y debe atender otras funciones, como por ejemplo coordinar los asuntos del área, aprobar los movimientos de INTEGRA para el pago de planillas, elaborar las descripciones de nuevos puestos y atender las gestiones y consultas relacionadas con el nuevo Manual Descriptivo de Clases de Puestos, entre otras tareas de significativa relevancia que son competencia de su área y, por ende, de este departamento. Lo anterior ha propiciado que no se cuente con la capacidad necesaria para atender en el tiempo establecido las gestiones de estudio de puesto, siendo que todos los meses ingresan varias de ellas  – en promedio son 6 cada mes –  y para cada una se invierten semanas en su resolución.  A lo anterior tenemos que agregar también los expedientes que el Tribunal Supremo de Elecciones ha devuelto (10 casos) por cuanto, a pesar de que este despacho realizó el estudio completo en el 2011, en el 2010 o incluso en el 2009, el Superior ha estimado que previo a la resolución final debe hacerse un nuevo estudio con base en el nuevo método de factores y puntos que es el que ahora se aplica con la entrada en vigencia del nuevo Manual de Puestos. De estos últimos podemos citar los casos de los oficiales de inscripción de la Sección de Actos Jurídicos, el del Jefe de la Sección de Inscripciones, el de todos los puestos profesionales del Departamento de Contaduría más el trabajador misceláneo, el de los señores Luis Gonzalo Carranza Fonseca y Cedric Solano Ibarra y el de las señoras Laura Serrano Echeverría y Giannina Aguilar Sandí, entre otros. También es importante aclarar que no todos los expedientes que se mencionan corresponden a casos individuales, pues algunos de ellos comprenden grupos que oscilan entre 3 y 20 colaboradores por expediente y cada uno de los estudios para cada caso depende del puesto en particular.  Por ejemplo, tenemos la solicitud presentada en forma conjunta por los señores Rodrigo Fallas Vargas y Rodolfo Villalobos Orozco, Oficial Mayor del Departamento Civil y Coordinador de Servicios Regionales respectivamente, quienes pretenden una reasignación de todos los funcionarios que tanto en las oficinas centrales como en las sedes regionales tienen que atender el servicio de la Tarjeta de Identidad para Menores (TIM), estudio que aparte de los ocupantes de dichos puestos también tendrá que involucrar a quienes están en esas oficinas en las categorías siguientes dada la clasificación que están solicitando.
4.- Si bien en junio del año pasado el Departamento de Recursos Humanos planteó al Superior la necesidad de ampliar a seis meses el plazo concedido para resolver las solicitudes de reasignación o reclasificación de puesto y el Tribunal dispuso que cada estudio deberá realizarse en un término de tres meses, con posibilidad de prorrogar dicho plazo por una única vez, es lo cierto que aún así y a pesar del esfuerzo que efectúa este despacho, es claro que por los motivos expuestos en el párrafo que antecede no damos abasto al superar significativamente el ingreso de solicitudes a la cantidad de estudios que se pueden realizar en un mes.
5.-  Con el propósito de disminuir los efectos de lo anterior, el suscrito en oficio número RH-3827-2011 del pasado 23 de diciembre solicitó a la Dirección Ejecutiva incluir dentro de su programación para este año la realización de un estudio en este departamento que permita establecer cuál es la cantidad de funcionarios efectivamente necesarios en cada una de nuestras áreas, dentro de ellas obviamente la de Gestión de Salarios que es una de las que actualmente muestra pocos colaboradores y una elevada carga de trabajo, caracterizada esta última por plazos cortos para resolver las diferentes gestiones como son por ejemplo las solicitudes de estudio de puestos (reasignaciones y reclasificaciones), los reportes de asistencia y puntualidad de todo el personal de la institución, los reportes para el pago de jornada extraordinaria a quienes la laboren y el registro de movimientos de personal para efectos del pago de planilla, entre otras. Asimismo, en oficio número RH-0877-2012 del pasado 30 de abril, también se le solicitó a la Dirección Ejecutiva incluir para el año 2013 dos plazas de Profesional Ejecutor 3 de Servicios Especiales, cuyos ocupantes se encargarían de coadyuvar en las tareas relacionadas con los estudios de puestos, lo que sin duda permitiría disminuir el plazo requerido para resolver las gestiones de esa naturaleza  Finalmente, la semana pasada se solicitó autorización para laborar jornada extraordinaria durante el presente mes de mayo en los estudios de puestos, solicitud que contó con la respectiva aprobación por parte de la Dirección Ejecutiva y por ello tres funcionarias del Área de Gestión de Salarios están laborando actualmente hasta las 19:00 horas de lunes a viernes y dos sábados de las 8:00 a las 16:00 horas.
6.- En el caso del estudio de puesto de la colaboradora Suárez Huertas, éste fue recibido por este despacho en el segundo semestre del año 2011, período en el cual el Área de Gestión de Salarios estaba avocada prioritariamente al cumplimiento de los plazos establecidos por el Superior para contar con todas las descripciones de puestos actualizadas que se debieron incorporar al nuevo Manual Descriptivo de Clases de Puestos, documento que finalmente fue aprobado por el Tribunal en sesión del 22 de diciembre y que rige desde enero de este año. Según lo anterior, fue necesario gestionar ante la Dirección Ejecutiva la solicitud de prórroga para el estudio de dicha funcionaria y para varios más, luego de lo cual se les comunicó a los interesados el estado de sus estudios de puesto y el procedimiento que seguía, con la observación de que, si al finalizar el proceso el resultado era favorable, la eventual reasignación sería retroactiva al primer día del siguiente mes calendario luego de la presentación de la solicitud; todo esto con el objeto de propiciar una comunicación fluida y un mayor nivel de comprensión por parte de los solicitantes, pues este despacho es totalmente consciente de la importancia – personal, laboral y económica – que revisten tales gestiones para los funcionarios y funcionarias, a pesar de que la solicitud como tal es solamente una expectativa que queda sujeta al estudio técnico que debe realizarse.
Reitero entonces que en los próximos días se remitirá a Dirección Ejecutiva el expediente con el estudio de puesto de la señora Suárez Huertas y que, con la jornada extraordinaria que en este mes se labora podremos avanzar más aceleradamente con otros casos. De igual manera, esperamos que se pueda resolver en términos positivos nuestra solicitud de incorporación de personal profesional de servicios especiales en el Área de Gestión de Salarios para poder resolver en plazos razonables este tipo de gestiones.".
Se dispone: Tener por rendido el informe. Hágase del conocimiento de la interesada. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud de información sobre la reclasificación del puesto del señor Claudio Alvarado Brenes. Del señor Claudio Alvarado Brenes, funcionario de estos organismos electorales, se conoce memorial del 14 de mayo de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual se refiere a la solicitud por él planteada para que se reasigne su puesto y con fundamento en una serie de consideraciones, solicita se atienda debidamente su gestión por parte de este Tribunal.
Se dispone: Dentro del plazo de tres días hábiles informe el Departamento de Recursos Humanos sobre el particular. ACUERDO FIRME.
C) Solicitud de información sobre la reclasificación del puesto de los señores Mauricio Espinoza Fallas y Sixto Villegas Sánchez.  Del señor Mauricio Espinoza Fallas, funcionario de estos organismos electorales, se conoce memorial del 14 de mayo de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual, con fundamento en una serie de consideraciones, solicita el pago de intereses legales que afirma, le corresponden en virtud de la reasignación aprobada por este Tribunal del puesto que actualmente ocupa.
Del señor Sixto Villegas Sánchez, funcionario de estos organismos electorales, se conoce conjuntamente memorial del 15 de mayo de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual, con fundamento en una serie de consideraciones, solicita el pago de intereses legales que afirma, le corresponden en virtud de la reasignación aprobada por este Tribunal del puesto que actualmente ocupa.
Se dispone: Pase a estudio e informe conjunto del Departamento Legal y la Contaduría, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles. ACUERDO FIRME.
Sale del salón de sesiones el señor Magistrado Rodríguez Chaverri.
D) Licencia sin goce de salario y recargo de funciones del señor Director General de Estrategia Tecnológica. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1001-2012 del 15 de mayo de 2012, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración el oficio DGET-0109-2012 que suscribe el Lic. Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, mediante el cual solicita autorización para disfrutar 10 días de vacaciones a partir del próximo 21 de mayo. En virtud de lo anterior y por las razones que expone, solicita también que durante su ausencia las funciones que le corresponden se recarguen en la Licda. Armenia Masís Soto, quien se desempeña como Profesional Funcional 1 en esa misma Dirección y en otras ocasiones ha asumido esa responsabilidad.
Puede apreciarse que la gestión de recargo cuenta con el aval presupuestario de la Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría.".
El señor Magistrado Presidente Sobrado González manifiesta que el señor Cascante Hernández le ha solicitado verbalmente se deje sin efecto la referida solicitud de vacaciones y en su lugar se le conceda el disfrute de una licencia sin goce de salario por diez días hábiles a partir del 22 de mayo de 2012.
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Conceder la licencia solicitada y durante la ausencia del señor Cascante Hernández recargar sus funciones en la señora Masís Soto. ACUERDO FIRME.
Reingresa al salón de sesiones el señor Magistrado Rodríguez Chaverri.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Solicitud para realizar la traducción del Código Electoral al idioma inglés. Del señor Julio Vargas Rodríguez, funcionario de estos organismos electorales, se conoce memorial del 11 de mayo de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Por este medio, luego de un cordial saludo, me permito solicitarle de la forma más respetuosa se sirva someter a conocimiento de los señores Magistrados que como parte de los requisitos académicos para la obtención del grado de bachillerato en la carrera de Inglés con énfasis en traducción, me corresponde elaborar un proyecto de graduación que estaría enfocado en la traducción de un documento oficial o de trascendencia internacional.
Precisamente desde esa perspectiva, tomando en cuenta el vínculo laboral que tengo con el Tribunal Supremo de Elecciones, es de mi interés realizar la traducción del Código Electoral a la lengua inglesa, no sólo con el fin de aprobar el grado académico referido sino también con el objetivo de brindar un aporte a la institución considerando que el hecho de que se cuente con una versión institucional de tal instrumento normativo en otro idioma diferente al español, sería de gran valor para profesionales no sólo en Derecho, sino de otras ciencias sociales que no hablan castellano.
Debo señalar que el trabajo se realizará con extrema rigurosidad contando con el apoyo de expertos en el campo que le darán seguimiento a mi labor hasta culminar con la revisión final del mismo. En ese sentido además no omito hacer ver que he tenido experiencia realizando traducciones para la institución colaborando en el programa de Observadores Internacionales donde, por ejemplo, serví de intérprete entre el Vicepresidente Liberman Ginsburg, el vicecanciller Roverssi Rojas y los representantes de las Comisiones Electorales de Jamaica y Antigua & Barbuda.
Asimismo, en el ámbito privado, he logrado concretar trabajos en la misma disciplina como lo ha sido la traducción de un perfil empresarial para la empresa Visual Studio (el producto se utiliza, actualmente, como mecanismo para ofertar sus servicios a nivel nacional e internacional). Recientemente, trabajé en una traducción oficial para la organización: "Un Techo Para Mi País" (División – Chile) dirigida a la UNICEF en Paris, la cual presentaba un proyecto de Habilitación Social en Chile, Colombia y Perú.
Así las cosas, el ofrecimiento concreto de mi parte es que una vez concluido el trabajo de graduación éste sea tomado como documento oficial de este Tribunal y pueda ser utilizado como tal. […]".
Se dispone: Agradecer al señor Vargas Rodríguez su valioso ofrecimiento, el cual será canalizado a través del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED). ACUERDO FIRME.
B) Informe sobre el convenio con el INTECO para actividades de capacitación. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Jefe a.i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-172-2012 del 14 de mayo de 2012, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En atención al oficio STSE-0925-2012 del 29 de marzo de este año, mediante el cual comunica que el Tribunal, en el artículo cuarto de  la sesión ordinaria Nº 029-2012, celebrada el 29 de marzo del año en curso, dispuso acoger la recomendación de la Dirección Ejecutiva para que se suscriba un convenio de cooperación con el Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica (INTECO) para actividades de capacitación, tanto en conocimiento de la norma ISO, como en la formación de auditores ISO, auditoría de certificación, auditorías anuales de mantenimiento, auditorías de recertificación, así como para la tramitación del proceso de certificación de la gestión de calidad, me permito indicar lo siguiente:
Este Departamento está consciente de lo dispuesto por el Tribunal. Sin embargo, con todo respeto, de previo nos permitimos informar que del análisis del planteamiento de la Dirección Ejecutiva, estimamos que lo referente a las capacitaciones debe efectuarse por un trámite de contratación administrativa, ya que el requerimiento no reviste las características propias de un convenio de cooperación propiamente, por cuanto lo que se pretende es contratar un servicio por el cual la Administración deberá cancelar la respectiva remuneración.
Con base en lo anterior, hemos conversado sobre el tema con los funcionarios encargados de la Dirección Ejecutiva, quienes coinciden con este Departamento que la capacitación propiamente dicha puede ser ofrecida por varios proveedores y a diversos precios, por lo que resulta necesario y prudente adquirirla mediante un trámite de contratación administrativa.
Respecto al otro requerimiento que plantea la Dirección Ejecutiva, a saber, lo referente a la certificación de la gestión de calidad de los servicios institucionales, igual considera este Despacho que debe tramitarse por un procedimiento de contratación administrativa. Sobre este aspecto resulta importante aclarar que este Departamento constató mediante una consulta telefónica realizada al Ente Costarricense de Acreditación (ECA), que en Costa Rica únicamente el Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica (INTECO) está acreditado para certificar lo referente a la gestión de calidad pues, de lo contrario, se tendría que obtener dicha certificación por parte de un organismo internacional, lo que convierte a INTECO en proveedor único en el país. 

las oficinas regionales de nuestra institución. Tal situación implica que el precio que el Tribunal pagará por el servicio a contratar se conforma en dinero y en especie, por lo que el costo del uso del vehículo, el pago del salario del chofer, combustible, viáticos y demás gastos que demande la gestión, deben ser estimados económicamente a fin de determinar que el precio final a cancelar a INTECO resulta o no razonable. Tal razonabilidad será determinada mediante la comparación del precio de INTECO con lo que cobran los organismos internacionales que también podrían dotar a la institución de la certificación de interés. Información, esta última, que la señora Protti Quesada se comprometió a obtener para hacerla llegar al expediente administrativo de la contratación que sugerimos el Tribunal disponga.
En razón de lo expuesto, respetuosamente se recomienda comisionar a la Proveeduría para que tramite los dos procedimientos de contratación: uno para los cursos de capacitación de interés, y otro para contratar directamente los servicios como proveedor único con INTECO, para obtener la certificación de calidad, las auditorías anuales de mantenimiento y las auditorías de recertificación.".
Se dispone: Para su atención, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.
C) Informe sobre las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1259-2012 del 14 de mayo de 2012, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"El Tribunal Supremo Elecciones, en sesión ordinaria n.° 039-2012, celebrada el diez de mayo de dos mil doce, oficio STSE-1377-2012, dispuso que esta Dirección estudie y comunique el resultado, con respecto al informe que sobre la aplicación en estos organismos electorales de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP),  brindó el señor Carlos Umaña Morales, Contador Institucional.  Sobre el particular, se  remite el informe solicitado.
Esta Dirección entiende, que en gran medida los aspectos sustantivos para la adopción e implementación en el Tribunal Supremo de Elecciones de Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), dependen de la Contabilidad Nacional, como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad Pública, dado que en estos organismos electorales no se cuenta con un sistema propio de administración financiera, siendo que el registro de las transacciones contables se lleva por medio del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIGAF).
Por su parte, también se infiere, que la ampliación del plazo para la adopción e implementación de las  antedichas normas, por parte de las instituciones que  son regidas por el Subsistema de Contabilidad Nacional, entre ellas el TSE, concedida en el Decreto 36961-H, obedece a la imposibilidad de aplicar las NICSP  a partir de enero de 2012.  No obstante, se estima que la Contaduría institucional puede encaminar las acciones que estén a su alcance, las que deberán ser articularlas con los ajustes que para el cumplimiento de dichas normas se realicen al SIGAF. 
Asimismo, se considera procedente que se aprueben  los documentos presentados a este Tribunal,  para lo cual bien puede comisionarse a esa Contaduría a hacerlos del conocimiento de la Dirección de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda.
En cuanto al Plan de Acción Modificado para la Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público en el Tribunal Supremo de Elecciones, presentado por esa misma Contaduría, se considera que debe ser avalado por el Superior, pero en el entendido que es un plan preliminar el cual debe ser conciliado con el plan de la Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda una vez concluida su reelaboración, tal y como se señala en el Boletín 01-2012 de la Contabilidad Nacional. En lo concerniente al logro del objetivo 3.1 del plan “Capacitación en materia contable y NICSP”, es necesario que también esa Contaduría, procure, coordine y gestione las acciones y recursos pertinentes para el proceso de capacitación que a todas luces, según el informe remitido a este Tribunal, es indispensable para la debida puesta en marcha de las referidas normas.
Este plan preliminar, deberá armonizarse con la dinámica institucional y calendarizarlo oportunamente, con el fin de que se pueda  cumplir con la fecha de implementación prevista para el 1° de enero de 2016, para lo cual la comisión encargada de elaborar el antedicho plan, en la que participan personas funcionarias de la Contaduría, Dirección Ejecutiva, Proveeduría y Departamento Legal deberá estar informando periódica y oportunamente a ese Tribunal  sobre el avance del plan.
Finalmente, es necesario que esta Dirección, con base en la estimación que la  Contaduría proporcione, incluya en el anteproyecto de presupuesto 2013 recursos para iniciar el proceso de valoración de activos por medio de la contratación de un “tasador o perito” con una “calificación profesional reconocida y significativa”, según lo solicitado por la Contabilidad Nacional.".
Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Procedan con lo de sus respectivos cargos la Contaduría, la Proveeduría, el Departamento Legal, y la propia Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL PADRÓN NACIONAL ELECTORAL.
A) Informe del resultado de la gestión de solicitudes cedulares de abril de 2012. Del señor Carlos Arguedas Rojas, Jefe de la Sección de Padrón Electoral, se conoce oficio n.° PE-1128-2012 del 14 de mayo de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Le remito dos  libros que contienen el resumen; con totales por distritos, cantones, provincias y el general de toda la República por sexo,  resultado de la gestión de solicitudes cedulares aprobadas en abril de 2012.
Asimismo, se incluye algunos aspectos importantes que describen el comportamiento numérico del Padrón Nacional Electoral, según la procedencia de las inclusiones y exclusiones que se ejecutan.

Se dispone: Tener por rendido el informe correspondiente; continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.
B) Listado de nuevos electores para abril de 2012. Del señor Carlos Arguedas Rojas, Jefe de la Sección de Padrón Electoral, se conoce oficio n.° PE-1131-2012 del 14 de mayo de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Le remito un listado que contiene el CONTROL DE NUEVOS ELECTORES, con totales por provincia, partido especial y naturalizados, conforme  al  período que se detalla, resultado de la tramitación de gestiones cedulares aprobadas en el mes de abril de 2012.".
Se dispone: Tener por rendido el informe, continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.
A) Comunicación relativa a la integración del Tribunal Supremo Electoral de Honduras. Del señor Alejandro Martínez Quezada, Secretario General del Tribunal Supremo Electoral de la República de Honduras, se conoce oficio n.º SGTSE-265-2012 del 14 de mayo de 2012, recibido el día siguiente -vía correo electrónico- en la Secretaría General de este Tribunal, dirigido al señor Magistrado Presidente Sobrado González, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Con instrucciones del Pleno de éste Organismo Electoral, de la manera más atenta me dirijo a usted con el objetivo de informarle que dando cumplimiento a lo establecido en la Constitución de la República y en la Ley Electoral y de las Organizaciones Políticas de nuestro País, los señores Magistrados han realizado la rotación anual establecida para el período comprendido del 15 de mayo de 2012 al 14 de mayo de 2013, quedando constituido el Pleno de la siguiente manera:
Magistrado Presidente    Licenciado José Saúl Escobar Andrade
Magistrado Secretario       Abogado Enrique Ortez Sequeira
Magistrado Propietario      Abogado David Andrés Matamoros Batson
Magistrado Suplente         Ingeniero Denis Fernando Gómez Rodríguez
En tal sentido, esperamos continúe brindando su acostumbrado apoyo y colaboración de la misma forma que lo ha venido haciendo hasta la fecha.
Sin otro particular, me suscribo de usted reiterándole la más altas muestras de mi consideración y estima.".
Se dispone: Agradecer al señor Martínez Quezada la remisión de su comunicación y desear a los estimables Magistrados del Tribunal Supremo Electoral de la República de Honduras éxito en sus delicadas funciones. Tomen nota las Direcciones institucionales. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.
A) Reglamento de notificaciones de los actos y resoluciones que emite el Registro Civil, sus Departamentos y Secciones, por medio de correo electrónico. Se dispone: Promulgar el siguiente decreto, cuya publicación se ordena, de conformidad con el siguiente texto:
"N.º __-2012
EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
Con fundamento en los artículos 102 inciso 10) de la Constitución Política y 12 incisos a) y ñ) del Código Electoral; y,
CONSIDERANDO
1.- Que el artículo 10 del Código Electoral prevé que la comunicación de los actos de los organismos electorales podrá realizarse vía correo electrónico.
2.- Que la Ley de Notificaciones judiciales, aplicable a los procedimientos del Estado regulados por la Ley General de la Administración Pública, prevé la notificación por medio de correo electrónico.
Por tanto,
DECRETA
El siguiente
REGLAMENTO DE NOTIFICACIONES DE LOS ACTOS Y RESOLUCIONES QUE EMITE EL REGISTRO CIVIL, SUS DEPARTAMENTOS Y SECCIONES, POR MEDIO DE CORREO ELECTRÓNICO
Artículo 1.-  En lo sucesivo, el Registro Civil, sus departamentos y secciones utilizarán -con carácter preferente- el correo electrónico como medio para notificar sus actos y resoluciones, conforme a las mismas reglas establecidas en el decreto de este Tribunal n.º 06-2009 del 05 de junio de 2009, publicado en "La Gaceta" n.º 117 de 18 junio de 2009. No obstante, se mantendrá la modalidad de notificación mediante otros medios válidos para quienes así lo señalen.
Artículo 2.-  La Dirección General del Registro Civil y la Dirección Ejecutiva velarán por el constante estímulo a los administrados en el uso del correo electrónico como medio para recibir notificaciones.
Artículo 3.- Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.".
Proceda el Consejo Estratégico de Comunicación a proponer a este Tribunal un plan de comunicación para incentivar el señalamiento de correo electrónico como medio para recibir notificaciones.
Procedan con lo de sus cargos la Dirección Ejecutiva, la Proveeduría, la Contaduría, el Departamento Legal y el respectivo órgano fiscalizador, a fin de prever lo relativo al impacto de la promulgación de dicho decreto, con respecto al servicio de seguimiento de correos electrónicos. ACUERDO FIRME.
Sale del salón de sesiones el señor Magistrado Rodríguez Chaverri
B) Modernización del sistema de emisión de cédulas de identidad y la actualización del padrón nacional electoral. En relación con el desarrollo de la "CARTA DE COMPROMISO ENTRE LA DIVISIÓN DE GOBIERNO DIGITAL DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD Y EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES TENDIENTE A EVALUAR LA FACTIBILIDAD DE IMPLEMENTAR EL PROYECTO "MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA DE EMISIÓN DE CÉDULAS DE IDENTIDAD Y LA ACTUALIZACIÓN DEL PADRÓN NACIONAL ELECTORAL", suscrito el 22 de marzo de 2012, se recibe en audiencia al señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, quien se refiere al proceso de identificación de personas a cargo de estos organismos electorales, a lo externado sobre el particular por los usuarios del actual sistema y a una serie de consideraciones técnicas. 
Se dispone: Establecer al respecto las siguientes pautas:
1.- En el documento de identidad que se desarrollará se incluirá nuevamente la información relativa a la filiación de su titular (nombres y apellidos de sus padres).
2.- La solicitud del documento de identidad vía Web mediante el uso de firma digital se reservará para los casos de reposiciones del documento de identidad y su entrega se realizará únicamente previa validación biométrica de la identidad del ciudadano al momento del retiro del documento.
3.- El documento de identidad deberá necesariamente llevar la fotografía del titular con acabado en color y grabado laser.
4.- Para los casos de solicitud del documento de identidad por primera vez, los testigos que se aporten al efecto deberán validar su identidad mediante la comparación de sus huellas presencialmente y no sólo presentar su documento de identidad.
5.- La verificación de huellas (uno a uno) para los trámites de reposición y de traslado electoral se realizará en el proceso de captura de la solicitud, en los casos en los que la comparación biométrica confirme la identidad, en el mismo proceso de captura se realizarán la verificaciones necesarias de foto, firma, domicilio electoral y demás validaciones de datos en línea para aprobar la solicitud en el mismo acto. Únicamente en los casos de reposición en que la comparación biométrica o la verificación realizada por el funcionario que atiende la solicitud den como resultado dudas razonables respecto a la identidad del solicitante así como en todas las solicitudes de cédula por primera vez,  se enviará el caso al proceso de  Análisis.
6.- Se mantendrá la impresión descentralizada de la Tarjeta de Identidad de Menores (TIM), excepto en las oficinas regionales en las que no se cuente con equipo informático al efecto o se presente alguna falla técnica.
7.- El documento de identidad deberá entregarse al ciudadano en un plazo máximo de cuatro horas después de solicitado para el caso de reposiciones y en un plazo máximo de veinticuatro horas para los casos de solicitud por primera vez, con las excepciones que corresponda.
8.- Se mantendrá la opción de reimpresión del documento actualmente implementado en el TIM y esta se hará extensiva a la cédula de identidad.
Proceda el Director General de Estrategia Tecnológica a hacer entrega de los documentos de visión, casos  de uso y especificaciones suplementarias que contienen la descripción general y funcionalidad requeridos para la modernización del sistema de emisión de cédulas de identidad y tarjeta de identidad de menores, incluyendo lo aquí dispuesto, a la señora Alicia Avendaño Rivera, Jefa de la División de Gobierno Digital, para lo de su cargo. ACUERDO FIRME.
Reingresa al salón de sesiones el señor Magistrado Rodríguez Chaverri
ARTÍCULO SETIMO. ASUNTOS EXTERNOS.
A) Investigación por gastos de campaña del Partido Liberación Nacional. Del señor Luis Fernando Mendoza Jiménez, Diputado a la Asamblea Legislativa, se conoce nuevamente oficio n.º LFMJ-189-12 del 08 de mayo de 2012, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, dirigido al señor Magistrado Presidente Sobrado González, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Respetuosamente, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 27 y 30 de la Carta Fundamental y 32 de la Ley de Jurisdicción Constitucional, solicito copia del informe que dicho Tribunal presentó ante la Fiscalía en virtud de presuntas irregularidades en los gastos de campaña presentados por el Partido Liberación Nacional, con ocasión de las elecciones presidenciales efectuadas en febrero de 2010.
No omito manifestar que solicito esta información en virtud del control político que ejerzo por mi investidura como Diputado y a tenor de lo dispuesto en el numeral 111 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, según el cual, los legisladores tenemos la potestad de solicitar toda clase de informes a las instituciones del Estado, mismas que deben ser atendidas con prontitud y de manera prioritaria por las instituciones y funcionarios requeridos.
Por último, solicitarles que dicha información me sea remitida a la mayor brevedad posible y de la misma manera en que la obtuvo el periódico La Nación que el pasado viernes 4 de mayo de 2012, utilizó la misma para publicar la nota titulada "TSE denuncia a 90 dirigentes del PLN por falsos alquileres". […]".
Del señor Antonio Calderón Castro, Secretario General del partido Liberación Nacional, se conoce conjuntamente y de nueva cuenta oficio n.º SGAC-25 del 07 de mayo de 2012, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 09 de mayo de 2012, dirigido al señor Magistrado Presidente Sobrado González, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Por este medio, me permito transcribir el acuerdo tomado por el Comité Ejecutivo Superior Nacional, en la sesión Nº 11-2012, celebrada el 04 de mayo del 2012.
"Artículo Primero: Publicación Periódico La Nación
Se discute la publicación realizada por el periódico La Nación, el día de hoy viernes 4 de mayo, página 4 A, en el cual se menciona, una denuncia que hace el Tribunal Supremo de Elecciones a una serie de dirigentes de nuestro Partido.
En vista de lo anterior y siendo que la denuncia parte de un informe elaborado por el Tribunal Supremo de Elecciones, se acuerda solicitarle respetuosamente a ese Órgano Electoral, dicho informe, con el fin de asegurar no solo un adecuado derecho de defensa, sino la posibilidad de contestar y responder las consultas que se le realicen al PLN.
Lo anterior con fundamento en los artículos 27 de la Constitución Política y 32 de la Ley de la Jurisdicción Constitucional".".
Del señor Carlos Meléndez Sequeira, Fiscal Adjunto I a.i. de la Fiscalía General de la República, Ministerio Público, se conoce conjuntamente oficio n.º FGR- Nº 295-2012 del 15 de mayo de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Respetuosamente me permito acusar recibo de la gestión por Usted formulada ante la Fiscalía General de la República y a su vez, se le informa que es criterio de esta Fiscalía, que el Tribunal Supremo de Elecciones al ser considerado el cuarto Poder del Estado, la decisión de trasladar la denuncia, es propia de su autonomía. (sic)
Ahora bien, tratándose de un asunto que consiste en el fundamento de su denuncia y que ya se puso en conocimiento del Ministerio Público, ésta se convierte en material probatorio que forma parte del secreto del sumario (sic)
Al respecto, es menester indicar que las causas activas se hayan (sic) en un estadio que corresponde a la etapa preparatoria, y amén de esa circunstancia, deben operar los presupuestos del numeral 295 del Código Procesal Penal, norma que tiene como finalidad que el ente designado legalmente para realizar las pesquisas, pueda constituir la investigación sobre la base de la prueba acopiada y el estudio de los hechos; esto supone, por la naturaleza del mismo proceso penal que, como regla general y para no entorpecer el desarrollo de la instrucción esta deba hacerse con prudencia y confidencialidad, ello en aras de la mejor reconstrucción de la especie fáctica, sobre todo en etapas de análisis y recolección del material probatorio, como lo es el procedimiento preparatorio.
Por otro lado también esa característica de privacidad impuesta por el legislador en el ordinal 295 del cuerpo procesal penal, va encaminada a evitar una exposición innecesaria de las partes, cuando del proceso no se ha desprendido si el asunto llegara a la etapa plenaria, o bien, que las personas que forman parte de la investigación lleguen o no, ulteriormente a reputarse como imputados o imputadas.
Es por ello que la norma que regula estos aspectos, faculta únicamente a las partes o sus representantes a examinar las piezas del expediente, en igual sentido, posibilita que los abogados que manifiesten un interés legítimo en el proceso, puedan ser informados por el Ministerio Público, y decidan si participan en el caso, bajo la condicionante del deber de confidencialidad. Este tema ha sido fuente de jurisprudencia para la Sala Constitucionales (sic) el voto 2005-887, de las tres horas con siete minutos del 31 de enero de 2005, Sala Constitucional Corte Suprema de Justicia y a su vez se ha regulado por parte del Consejo Superior en la circular 47-2008.
Es por argumentado, (sic) que el Ministerio Público considera dentro de las potestades propias del Tribunal Supremo de Elecciones está la de determinar si debe o no poner en conocimiento de un tercero la denuncia interpuesta. […]".
Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce conjuntamente oficio n.º DGRE-185-2012 del 16 de mayo de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En atención a lo dispuesto por el Superior en el artículo quinto de la sesión ordinaria n° 039-2012, celebrada el 10 de mayo de 2012 y comunicado a esta Dirección en el oficio STSE-1412-2012 de fecha de 15 de mayo del 2012, me permito indicar lo siguiente:
Es importante manifestar que tanto la Dirección como el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos hemos establecido los controles necesarios para garantizar la confidencialidad de toda la documentación de los procesos que reglamentariamente tienen esa condición. En el caso concreto del despacho a mi cargo, el manejo de esta investigación se dio en las mismas condiciones en las que hemos manejado informes de características similares. En todo momento y cuando la documentación se remitió tanto a la Secretaría de este Tribunal como al Ministerio Publico, el expediente se manejo en sobre sellado. Así mismo (sic), los informes remitidos por el Departamento Técnico y que dan origen a la denuncia planteada en el Ministerio Publico (sic) se custodian en la caja fuerte de esta Dirección.
En solicitud verbal planteada al señor Ronald Chacón Badilla, le solicite me indicara el manejo que tiene el departamento a su cargo respecto de la confidencialidad de las investigaciones. Señala el señor Chacón Badilla lo siguiente:
“(…)
Durante esta fase de investigación preliminar y conforme lo establece el numeral 15 del Reglamento sobre el Financiamiento de los Partidos Políticos, este Departamento mantendrá la confidencialidad de la información, documentación y otras evidencias que se obtengan, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo o la presentación de formal denuncia ante el Ministerio Público.
Esto significa que ningún tercero puede tener acceso a la investigación, ni siquiera los representantes de los partidos políticos involucrados en ésta.
Sobre el tema de la confidencialidad en las investigaciones que lleva a cabo este Departamento, el  TSE indicó lo siguiente:
“(...)
En efecto, de conformidad con el citado numeral 15 del RFPP, la información, documentación y otras evidencias que se obtienen como parte del proceso de verificación contable que realiza el citado Departamento y que puedan eventualmente dar origen a la apertura de procedimiento administrativo o denuncia ante el Ministerio Público revisten carácter confidencial durante la elaboración del informe que, a la fecha del reclamo, se encontraba pendiente.(...)” (resolución n.° 286-E3-2011 del TSE de las 11:30 horas del 11 de enero de 2011)
Bajo esta inteligencia y conforme a la normativa y jurisprudencia analizada, este Departamento ejecuta sus labores bajo estrictas normas de control interno tendentes a garantizar la confidencialidad de la información que se maneja en las investigaciones. Toda la documentación y evidencias que se obtengan, así como el informe final se tramitan y remiten a las instancias correspondientes a través de los canales dispuestos para ello y conforme al procedimiento establecido.
Todos estos insumos se trasladan a la DGRE en sobre sellado y los documentos digitales generados se manejan y remiten también de acuerdo con las normas de control interno dispuestas para estos casos. Las copias de los informes y de las evidencias quedan en custodia de esta Jefatura en un lugar de acceso restringido y se mantienen en una caja fuerte.
Por último, debo de indicar que ni esta Dirección ni el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos en ningún momento han facilitado a la prensa o a otros terceros el informe referido por los señores Diputados de la Asamblea Legislativa Luis Fernando Mendoza Jimenez  y  Antonio Calderón Castro.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Agradecer al Fiscal Adjunto a.i., Carlos Meléndez Sequeira, la atenta respuesta a la solicitud efectuada.
3.- Dar respuesta a los señores Mendoza Jiménez y Calderón Castro en los siguientes términos:
Según los antecedentes transcritos, el informe requerido fue elaborado y enviado por la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos al Ministerio Público. Por esta razón, el Tribunal acordó en la sesión n.º 039-2012, consultar al señor Fiscal General de la República si la remisión de dicho informe a los petentes entorpecería o pondría en peligro la investigación penal en curso y si, por estas u otras circunstancias, existen restricciones de acceso a la documentación que dicha Dirección haya trasladado a esa sede.
Vista la respuesta del Ministerio Público y analizada la normativa procesal penal aplicable, este Tribunal acoge las razones ahí consignadas y determina que los motivos indicados impiden entregar a los petentes copia del informe solicitado. Ello en virtud de que este documento fue elaborado y enviado por la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos al Ministerio Público, por lo que está calificado como confidencial y cubierto por el principio de privacidad de las actuaciones, con base en el artículo 295 del Código Procesal Penal. De proceder con la remisión del referido informe a los petentes y, de acuerdo con lo establecido en el artículo de cita, se estaría transgrediendo la normativa procesal penal. La misma norma agrega que los funcionarios públicos, en este caso, los miembros de este Colegio Electoral, cometerían falta grave por incumplir la obligación legal referida.
Por otra parte, según manifiesta el señor Fernández Masís, se aclara a los petentes que ni la Dirección General del Registro Electoral ni el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos han facilitado a la prensa o a terceros el informe de mérito. Tampoco lo han hecho los Magistrados ni la Secretaría General del Tribunal. ACUERDO FIRME.
B) Propuesta de Cartas de Compromiso al Ciudadano. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce nuevamente oficio n.° CS-113-2012 del 04 de mayo del 2012, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 07 de mayo de 2012, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En relación con el acuerdo tomado por el Superior en sesión Nº. 005-2012, artículo cuarto, comunicado en oficio STSE-103-2012, relativo al proyecto de “Carta de Compromiso con el Ciudadano” impulsado por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), la institución debe establecer los servicios sobre los cuales se implementarían las Cartas Compromiso con el Ciudadano. En este sentido y de acuerdo con las recomendaciones planteadas por el experto consultor en el proceso de capacitación que se ha recibido por parte del MIDEPLAN es necesario que la implementación de dichas cartas se realice en servicios que poseen una buena percepción de los usuarios, entre otros aspectos.
En la reunión que se sostuvo con la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil y el señor Héctor Fernández Masis, Director General  Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos el suscrito propuso como plan piloto implementar dicho proyecto en dos servicios:
1. Solicitudes de Cédula de Identidad.
2. Inscripción de un Partido Político.
Dicha propuesta fue avalada tanto por la señora Castro Dobles como por el señor Fernández Masís.
Cabe indicar que dentro del plan, se pretende que para este año se implementen las cartas compromiso con el ciudadano de ambos servicios, dado las diversas actividades que se deben realizar para finalizar el proceso en cada servicio, y a partir del 2013 y en forma paulatina, se pretende que la institución vaya implementando las cartas en otros servicios al usuario, todo de forma coordinada entre este despacho y las direcciones y unidades respectivas, de modo que este proceso coadyuve con el proceso de la implementación del sistema de gestión de calidad del Tribunal. 
Conforme con lo anterior el suscrito si al bien lo tiene el Superior solicita se aprueba la implementación del plan piloto de Cartas Compromiso con el Ciudadano en los servicios indicados y que las unidades respectivas brinden la colaboración necesaria para el debido cumplimiento de las acciones por realizar.".
Se dispone: 1.- Dejar sin efecto el acuerdo del artículo décimo de la sesión ordinaria n.º 040-2012, celebrada el 15 de mayo de 2012, comunicado mediante oficio n.º STSE-1440-2012 de la misma fecha. 2.- Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
A las doce horas terminó la sesión.