ACTA Nº 4-2012

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.
A) Informe final de seguimiento a la contratación para la sustitución del servidor SMP-6400. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0055-2012 del 09 de enero de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Considerando que en sesión n.° 121-2011 del 20 de diciembre de 2011, comunicado con oficio SGTSE-3640-2011 de esa fecha, el Superior dispuso tomar nota del oficio OFSC-027-2011 del 13 de diciembre, en que el Órgano Fiscalizador de la contratación 2008CD-001389-85002 “Solución integral que permitirá sustituir el computador central SMP6400 del SICI”, da por finalizado este proyecto, esta Dirección también da por finalizado el seguimiento respectivo. Lo anterior según lo acordado en sesiones n.° 124-2009 del 8 de diciembre 2009 y n.° 38-2010 del 4 de mayo 2010.
Cabe indicar que a la fecha, queda pendiente el reclamo administrativo que planteó el consorcio CR soluciones-Advantics-INFCA, el cual está en estudio en el Departamento Legal y para lo cual se cuenta con el apoyo técnico del grupo conformado por la señora Guiselle Valverde Calderón y los señores Minor Castillo Bolaños y Noel Henríquez García.".
Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.
A) Prórrogas y nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0063-2012 del 06 de enero de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para los efectos consiguientes, me permito someter a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones las eventuales prórrogas de nombramientos interinos que están próximos a vencerse, así como los oficios que han remitido a este despacho diferentes jefaturas de la institución con los cuales solicitan que se nombren funcionarios interinos para llenar plazas que por diferentes motivos se encuentran temporalmente vacantes. El detalle es el siguiente:

Todos los candidatos que se proponen forman parte de los registros de elegibles para esas plazas o bien han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.
Si el Superior no tiene objeciones, las personas que han sido recomendadas se nombrarían con fundamento en los artículos 9, 22, 25 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro anterior.  Puede apreciarse que, en los casos en que procede, las presentes solicitudes cuentan con el visto bueno de sus superiores jerárquicos.".
Se dispone: Aprobar las prórrogas y los nombramientos interinos propuestos de conformidad con lo dispuesto por los artículos 9, 22, 25 y 36 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, con la aclaración según la cual las eventuales prórrogas deben ser expresamente acordadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.
B) Encargos y recargo de funciones en la Auditoría Interna, Contaduría, Archivo Central y Proveeduría. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0064-2012 del 09 de enero del 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para los efectos consiguientes, me permito elevar a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones las solicitudes de encargos y recargos de funciones que han presentado ante este despacho varias jefaturas de la institución, con ocasión de las vacaciones que disfrutarán próximamente de acuerdo con el siguiente detalle:

En el caso del encargo de funciones en el Archivo Central, si bien es cierto el empleado que se propone cuenta con experiencia en las tareas a realizar, no cumple con el requisito académico que se exige para ese puesto ya que cuenta con una Licenciatura en Gerencia de Recursos Humanos y lo que se requiere es el título de Licenciado en Archivística, pero también resulta oportuno indicar que en esa unidad administrativa ningún funcionario tiene este último grado académico. Además, a pesar de que la Licda. Laura Quesada Ramírez, nueva Jefa de la Sección de Archivo, cuenta con el citado requisito, considera este despacho que no sería conveniente su designación en virtud de su reciente ingreso a la institución. Siendo así, para aprobar la gestión, sería necesario aplicar la excepción que sobre el particular contempla el artículo 40 del Reglamento a nuestra Ley de Salarios.
Puede apreciarse que las gestiones de recargos de funciones cuentan con el aval presupuestario de Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría.".
      Se dispone: Aprobar los encargos y recargos de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
C) Nombramientos en propiedad en la Sección de Solicitudes Cedulares. De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0037-2012 del 10 de enero de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Visto el oficio RH-0074-2012 de fecha 10 de enero del año en curso, suscrito por el Lic. Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, en el que propone tres nóminas de candidatos elegibles para proceder a nombrar en propiedad igual cantidad de funcionarios, en plazas de Oficinista 1 -clase Asistente Administrativo 1 en el nuevo Manual Descriptivo de Clases de Puestos que rige a partir de este año- en la Sección de Solicitudes Cedulares, que se encuentran vacantes en esa misma Unidad Administrativa en virtud del traslado en propiedad de la señora Karen Monge Olivares y por los ascensos en propiedad de los servidores Rolando Umaña Torres y Paulo Solano Soto,  someto a consideración del Superior las ternas siguientes:
PUESTO No. 45714
1.- Marín Jara Carlos Luis
2.- Muñoz Ramírez Heylin
3.- Ulloa Umaña Hazel
PUESTO No. 45813
1.- Fernández Brenes Daniel
2.- González Solís Vanessa
3.- Soto Coto Marcela
PUESTO No. 45888
1.- Madrigal Chacón Carolina
2.- Ulloa Umaña Hazel
3.- Soto Coto Marcela
Las personas que ocupan el primer lugar en cada una de las ternas, han sido recomendadas por escrito por el Lic. Ricardo Mc Donald Umaña, Jefe de la Sección de Solicitudes Cedulares, mediante oficio SC-016-2012 de fecha 09 de enero de 2012.
Quienes resulten seleccionados podrán ubicarse en propiedad como Oficinistas 1 en la Sección de Solicitudes Cedulares, a partir del próximo 01 de marzo. Devengarán un salario base de ¢352.900.oo por mes y anualidades a razón de ¢7.440.oo cada una y un complemento del 10% como incentivo por la responsabilidad en el ejercicio de la función electoral, todo de conformidad con el índice salarial vigente.".
Se dispone: Nombrar a los señores Carlos Luis Marín Jara, en el puesto n.° 45714 y Daniel Fernández Brenes, en el puesto n.° 45813 y a la señorita Carolina Madrigal Chacón, en el puesto n.° 45888, todos a partir del 1° de marzo de 2012, conforme se propone. ACUERDO FIRME.
D) Consulta de ascensos en propiedad en la Dirección General de Estrategia Tecnológica. Del señor Alejandro Bermúdez Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° SGTSE-0051-2012 del 09 de enero de 2012, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Visto el oficio n.º RH-3814-2011 del 21 de diciembre de 2011 suscrito por el señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, me permito elevar a su estimable consideración, para lo que a bien se sirvan disponer, la solicitud del señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, quien gestiona el ascenso en propiedad de los servidores Tatiana Alán Gómez, Stephanie Feoli Godínez y Luis Andrés Camacho Montero a las plazas de Profesional Ejecutor 3 números 357830, 357878 y 97557, así como del señor José Francisco Jiménez Quirós a la plaza de Profesional Asistente 2 número 353424. Todas estas plazas eran de servicios especiales el año pasado y a partir del 2012 pasaron a ser de cargos fijos.
En el siguiente cuadro se podrá apreciar, de acuerdo con el anterior Manual Descriptivo de Puestos, el puesto que los candidatos poseen en propiedad, el que actualmente ocupan y el resultado de sus calificaciones de servicios en los últimos cinco años:

No obstante, cabe señalar que con el Manual Descriptivo de Clases de Puestos que rige a partir del 1º de enero de 2012, las clases en propiedad y las propuestas varían según lo demuestra el siguiente cuadro:

Los cuatro candidatos cumplen el requisito académico de la clase a la que se proponen; sin embargo, ninguno de ellos se encuentra en línea directa de ascenso, ya que entre la clase a la que pertenecen sus plazas en propiedad y aquella a la que se les propone se encuentra de por medio la cantidad de clases que se anota en la columna “clases intermedias” del cuadro que antecede. Según lo anterior, los movimientos pretendidos en efecto podrían concretarse únicamente si el Tribunal tiene a bien aplicar el artículo 36 del Reglamento a nuestra Ley de Salarios.
El suscrito no tiene objeción alguna para que se realicen dichos ascensos, antes bien los prohíja, por lo que de aprobarse se ubicaría a Tatiana Alán Gómez en la plaza número 357830 de Profesional Ejecutor 3 en la Dirección General de Estrategia Tecnológica, Stephanie Feoli Godínez en la 357878 de Profesional Ejecutor 3 en la Sección de Ingeniería de Software, Luis Andrés Camacho Montero en la 97557 de Profesional Ejecutor 3 en la Sección de Infraestructura y José Francisco Jiménez Quirós en la plaza número 353424 de Profesional Asistente 2 en la Sección de Servicio al Cliente de Tecnologías de Información, todos con rige a partir del 16 de enero de 2012.".
Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.
E) Consulta del señor Manrique Luna Jiménez relacionada con rebajos aplicados a su salario. Del señor Manrique Luna Jiménez, Odontólogo Institucional, se conoce oficio n.° SM-001-2012 del 10 de enero de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"El Tribunal, como Jerarca Administrativo, en las resoluciones números 817-P-2011 y 1299-P-2011 estableció el monto definitivo que debía cancelar y el procedimiento que se aplicaría, por error que se cometió al asignárseme una anualidad de más. En esa oportunidad se indicó:
“la suma de un millón cuatrocientos treinta y tres mil seiscientos ochenta y un colones exactos (¢1.433.681,00) por concepto de sumas pagadas de más deberá cancelarlas en 12 tractos mensuales a partir del mes siguiente a la firmeza de esta resolución, los cuales se aplicarán mediante el sistema de rebajo de planilla distribuyendo el monto mensual en las dos quincenas que corresponda. Tome nota para lo de su cargo la Contaduría Institucional.” (el subrayado no es del original)
 En virtud de que del aguinaldo se me rebajó el monto correspondiente a una mensualidad de la referida deuda, mediante oficio número Oficio SM-137-2011 del 8 de Diciembre del 2011, consulté al Departamento de Contaduría las razones por las cuales se había ordenado ese rebajo, tomando en cuenta que el aguinaldo no puede ser objeto de deducciones y que las cuotas correspondientes a la primera y segunda quincenas de diciembre se dedujeron  de manera normal, con lo cual, en el mes de diciembre se me estaría cobrando dos cuotas de la deuda (adjunto copia del citado oficio).
A la fecha no he recibido respuesta, aunque de manera informal se me indicó que esa situación por el momento no podría corregirse y que  muy probablemente sucedería lo mismo con el salario escolar. Dicha situación me causa perjuicios, ya que se estarían aplicando rebajos de manera diferente a la establecida por el Tribunal y de estipendios que, incluso como en el caso del aguinaldo resulta improcedente. Sin embargo, mi preocupación se agravó debido a que también se me indicó, de manera informal, que el monto debía  (sic) cancelar por la referida anualidad y que previamente había definido el Tribunal debía readecuarse, ya que no se tomaron en cuenta algunos rubros como aguinaldo, lo cual estimo a todas luces resulta improcedente, toda vez que el monto que debía cancelar ya fue definido por la Administración.
Es por ello que, respetuosamente, elevo esta situación al Tribunal para que se aclare en definitiva primeramente, que es improcedente el rebajo de la cuota correspondiente de los rubros de aguinaldo y salario escolar ya que ésta procede únicamente del salario ordinario, por lo que se me debe reintegrar lo  rebajado y se proceda a realizar las diligencias necesarias para que el salario escolar no sea afectado con este rebajo; en segundo lugar, que es improcedente cualquier modificación que se pretenda hacer de la suma definida por el Tribunal en las citadas resoluciones como definitiva por el error en el cobro de la anualidad en cuestión.".
Se dispone: En el plazo de 3 días informe sobre el particular la Contaduría. ACUERDO FIRME.
F) Recargo de funciones de la Jefatura de la Sección de Opciones y Naturalizaciones. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0082-2012 del 11 de enero del 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración el oficio número OYN-078-2012 del pasado 9 de enero que suscribe el Lic. Ricardo Chavarría Barquero, Jefe de la Sección de Opciones y Naturalizaciones, mediante el cual, en virtud de que disfrutará cinco días de vacaciones a partir del próximo 16 de enero, solicita que durante ese lapso sus funciones se encarguen en el Lic. Jorge Enrique (sic) Varela Rojas, funcionario que se desempeña en un puesto de la clase Profesional en Gestión 2 (antes Profesional Coordinador) en la Dirección General del Registro Civil.  Puede apreciarse que la gestión cuenta con la anuencia tanto de la señora Directora General del Registro Civil como del señor Oficial Mayor del Departamento Civil.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el encargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
G) Renuncia del funcionario Luis Ángel Cruz Rodríguez. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0081-2012 del 11 de enero de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para los efectos consiguientes, remito a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones el memorando SI-005-2012 que suscribe el Lic. Richard Poveda Solórzano, Jefe de la Oficina de Seguridad Integral, con el cual adjunta nota del señor Luis Ángel Cruz Rodríguez, Oficial de Seguridad de la institución, quien presenta renuncia a su cargo con rige a partir del próximo 16 de enero.
El servidor Cruz Rodríguez labora para la institución desde el 23 de octubre de 2009 y ocupa en propiedad la plaza número 86906 de Oficial de Seguridad.  Para la fecha de su renuncia habrá laborado dos años, dos meses y veintitrés, razón por la cual, de acuerdo con lo que establece el Código de Trabajo, debía presentar su renuncia con al menos un mes de antelación, dando así el preaviso correspondiente. No obstante, tal situación no se cumplió por cuanto la nota la presentó el pasado 6 de enero, es decir, diez días antes de su cese de funciones. 
A pesar lo anterior, indica el Lic. Poveda Solórzano, superior inmediato del empleado, que ese hecho no causará atrasos ni  inconvenientes en las labores propias de su despacho, toda vez que al existir un registro de elegibles para ese tipo de puestos, podrá ser sustituido sin que exista perjuicio para el sistema de seguridad de la institución.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por presentada la renuncia del señor Cruz Rodríguez a partir del 16 de enero de 2012, a quien se agradece por los servicios prestados a estos organismos electorales. ACUERDO FIRME.
H) Nombramiento interino del señor Heiner Paniagua Pérez en la Sección de Inscripciones. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0080-2012 del 11 de enero de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración el oficio número INS-0010-2012 recibido en este despacho el pasado 9 de enero que suscribe el Lic. Luis Antonio Bolaños Bolaños, Jefe de la Sección de Inscripciones, mediante el cual solicita el nombramiento interino del señor Heiner Paniagua Pérez para sustituir a la funcionaria Rosa María Bermúdez Segura, quien se encuentra nombrada interinamente en la plaza de Asistente Administrativo 2 número 45632 y que se mantendrá incapacitada por los servicios médicos de la Caja Costarricense de Seguro Social hasta el próximo 31 de marzo, con posibilidades de permanecer en esa misma condición por un período más prolongado.
De no haber objeciones, tal nombramiento interino podría efectuarse con fundamento en el artículo 9 del Reglamento a nuestra Ley de Salarios con rige a partir del próximo 16 de enero, siendo que se mantendría vigente mientras perdure la incapacidad de la señora Bermúdez Segura.  Conviene señalar que el candidato que se propone cuenta con experiencia en relación con las tareas a realizar, pues recientemente laboró para la institución en esa misma sección y en puestos de similar categoría.  Puede apreciarse que la presente gestión cuenta con el visto bueno de la Dirección General del Registro Civil y el aval presupuestario de Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el nombramiento interino propuesto de conformidad con lo dispuesto por el artículo 9 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, con la aclaración según la cual las eventuales prórrogas deben ser expresamente acordadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Solicitud de permiso para la asistencia obligatoria del personal a charla sobre Homofobia. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0060-2012 del 09 de enero de 2012, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"A fines del año anterior, la Unidad de Género promovió una charla a jefaturas en el tema de homofobia, que fue muy bien recibida por las personas que participaron.
Como resultado de la misma, el Sr. Presidente don Luis Antonio Sobrado, solicitó la programación de una exposición similar para el año 2012, dirigida a todo el personal institucional.
La misma ha sido programada para el viernes 17 de febrero a las 9 a.m. en el Auditorio, por lo que solicito de manera formal un acuerdo de este Tribunal, para que dicha actividad sea de asistencia obligatoria.".
Se dispone: Aprobar conforme se solicita. A la actividad referida asistirán al menos tres funcionarios de cada oficina. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud de permiso para la asistencia obligatoria del personal al Ciclo de Cine Foros. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0075-2012 del 10 de enero de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"La Unidad de Género, en conjunto con la Comisión de Asuntos Culturales, la Unidad de Prevención y Salud Laboral y la Oficina de Comunicación de este Tribunal, realizó durante el 2011 un ciclo de Cine Foros sobre Derechos Humanos, como parte del cumplimiento del objetivo 6 de la Política Institucional para la Igualdad y Equidad de Género.
El objetivo de este ciclo fue incrementar la conciencia del personal institucional sobre el conocimiento y la importancia de los derechos humanos, con énfasis en los derechos de las mujeres. Participaron alrededor de 810 personas funcionarias el año anterior, por lo que su impacto se considera importante.
La Unidad de Género ha propuesto continuar con esta iniciativa durante el año 2012, como parte del proceso de sensibilización y formación en derechos humanos para el personal, propuesta que esta Dirección considera importante de apoyar.
Por ello que (sic) solicito de la forma más respetuosa, autorización del Tribunal para que las personas funcionarias que así lo deseen puedan asistir a todo el ciclo anual del año 2012, en el entendido de que cada jefatura velará para que no se afecte el desarrollo normal de la acción institucional  y de la prestación de  los servicios a personas usuarias.".
Se dispone: Autorizar conforme se solicita, con la aclaración de que los funcionarios que deseen participar deberán informar a la respectiva jefatura con al menos 3 días hábiles de anticipación a efectos de que tome las medidas que estime necesarias para no afectar el servicio público, siendo potestativo de las jefaturas aprobar o denegar el permiso por ese motivo. ACUERDO FIRME.
C) Solicitud de prórroga para presentar propuesta de reforma al “Reglamento de facilidades de capacitación para los funcionarios del TSE y Registro Civil”. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Jefe a.i. del Departamento Legal y la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° DL-013-2012 del 09 de enero de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:
"En oficios n.º STSE 834-2010 del 25 de marzo, STSE-1442-2010 del 18 de mayo, STSE-1442-2010 del 1º de junio y STSE-2036-2011  del 19 de julio, todos del 2010, se ordena a los Departamentos de Recursos Humanos y Legal proponer las reformas pertinentes al Reglamento de facilidades de capacitación para los funcionarios del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil y el Reglamento de la Sección de Capacitación.
Debido al estudio interdisciplinario que ha involucrado este tema, aunado al volumen de trabajo que tenemos en ambas dependencias, tomando en cuenta las vacaciones de fin de año y los cambios en cuanto a la dirección del Área de Capacitación y recientemente en el Departamento Legal, como también la atención debida de los asuntos con plazo que se generan a inicios de cada año (atención de los Planes Operativos Anuales, valoración y autoevaluación de riesgos, e informes conjuntos con plazo), nos permitimos solicitar al Superior una prórroga para terminar el estudio y proponer las nuevas reglamentaciones a finales de febrero del presente año.".
Se dispone: Conceder la prórroga conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
D) Solicitud para mantener tipografía a utilizar en los documentos institucionales. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0064-2012 del 10 de enero de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En relación con la circular SGTSE-0001-2012, de fecha 3 de enero del año en curso, mediante la cual se comunica el acuerdo tomado por el Tribunal en el artículo tercero de la sesión ordinaria No. 001-2012, celebrada el tres de enero de 2012, sobre el uso de la tipografía Tahoma, 12 puntos, en todos los documentos que se produzcan en la Institución, me permito manifestar lo siguiente:
1. El Tribunal en sesión ordinaria No. 115-2005 celebrada el primero de diciembre del 2005, en el artículo decimosétimo, acordó la aprobación de lo recomendado en el oficio No. 4605-DE del 24 de noviembre del mismo año, suscrito por la Licda. Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil y el Lic. Fernando Víquez Jiménez, Director Ejecutivo, con respecto al documento elaborado por el Equipo de Trabajo de Normalización Documental, denominado Propuesta de Normalización Documental para el Tribunal Supremo de Elecciones.
En el oficio mencionado, la señora Directora y el señor Director sugieren que sean aprobadas las recomendaciones propuestas por el Equipo de Trabajo, siendo la primera de ellas,  la que se señala a continuación:
“La Dirección Ejecutiva diseñará las plantillas necesarias a efecto de estandarizar los tipos documentales, especialmente oficio (carta o nota),   memorando, circular  y cubierta  de fax;  y  coordinará  con  el  Departamento  de Tecnologías de Información y Comunicaciones y con la Oficina de Servicios Regionales para que se instalen en todas las computadoras de uso secretarial de la institución, lo que deberá actualizarse cuando así se requiera”… ”Una vez que esta propuesta entre en vigencia, se dejarán de usar aquellos diseños que no se ajusten a lo recomendado por el Equipo de Trabajo de Normalización Documental”.
Es importante destacar que la propuesta elaborada por el Equipo de trabajo de Normalización Documental, fue producto de un diagnóstico realizado a nivel institucional, que entre otros aspectos, estudió la producción y el uso de los tipos documentales comunes, por parte de todas las oficinas, por lo cual se procuró que la normalización de dichos tipos documentales no significará un cambio radical en la práctica que ya se venía realizando en el Tribunal.
2. En julio del 2006, cuando fue creado el Archivo Central, la función de estandarizar los tipos documentales más comunes (oficio, memorando, circular), es delegada por la Dirección Ejecutiva,  al Archivo Central debido a sus competencias,  y en conjunto con la Dirección Ejecutiva diseñaron las plantillas de cada uno de los tipos documentales comunes para cada oficina, lo cual fue comunicado a todas las jefaturas por medio de la circular AC-03-2007, del 5 de marzo de 2007.
3. Por otra parte, mediante memorando DE 334-2007 del 25 de abril del 2007, la Dirección Ejecutiva comunicó al Archivo Central que la labor de asignar códigos, a los memorandos, oficios y circulares como parte de la normalización documental, debía ser asumida por esa dependencia, a fin de que se mantuviera el respectivo control mediante las plantillas diseñadas para ese fin, así como para la creación y comunicación de aquellos nuevos códigos que surgieran en el futuro.
4. En el documento “Propuesta de normalización documental”, se indican las características de los tipos documentales de uso común, que se normalizarían, siendo una de ellas el tipo de letra, a saber Arial 12. Como puede apreciarse, desde el año 2007, el Archivo Central ha normalizado la producción de los documentos en todas las oficinas del Tribunal, tales como oficios, memorandos y circulares, estandarizando características como el estilo, la letra, el interlineado y los márgenes, con base en la aprobación de la Propuesta de Normalización Documental por parte del Tribunal. Además, desde ese mismo año esta Dirección encargó al Archivo Central, la asignación de siglas a las oficinas o dependencias institucionales que se crearan, lo cual incluye las modificaciones que sean necesarias a las ya existentes a esa fecha.
Por lo anterior, le solicito respetuosamente, mantener el acuerdo tomado por el Tribunal en sesión ordinaria No. 115-2005, dado que a partir del 1º de diciembre del 2005 se dejarían de usar aquellos diseños que no se ajustasen a lo recomendado por el Equipo de Trabajo de Normalización Documental.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. En consecuencia, se deja sin efecto lo dispuesto por este Tribunal en el acuerdo del artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 001-2012, celebrada el 03 de enero de 2012, comunicado mediante circular n.º SGTSE-0001-2012 de la misma fecha, por lo que se instruye a las Direcciones institucionales para que corroboren que todas las oficinas de estos organismos electorales utilicen en toda la documentación que produzcan la tipografía Arial, en tamaño 12 puntos. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE COMISIONES Y COMITÉS INSTITUCIONALES.
A) Actas del Comité Director del sitio Web Institucional. Del señor Erick Guzmán Vargas, Coordinador del Comité Director del sitio Web del TSE, se conoce oficio n.° CSW-001-2012 del 09 de enero de 2012, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En atención a lo dispuesto por el Tribunal en el acuerdo del artículo sexto de la sesión ordinaria n.º 028-2009, celebrada el 17 de marzo de 2009, comunicado mediante circular n.º STSE-0015-2009 de la misma fecha, me permito adjuntar copias de las actas de las reuniones ordinarias n.° 02-2011, n.º 03-2011 y n.º 04-2011, celebradas por el Comité Director del sitio Web institucional en el segundo semestre de 2011.
Asimismo, por su digno medio, se hace del conocimiento del Superior que en el seno del Comité se discutió y concluyó la necesidad de remozar el sitio Web institucional en el inmediato plazo con recursos institucionales, considerando que el actual tiene ya varios años, que existen nuevas necesidades de interacción y que en la actualidad el Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED) carece de un espacio en el sitio, por lo cual, según lo acordado en la reunión n.º 04-2011 supra indicada, se plantean al Tribunal las siguientes recomendaciones:
a. Que se someta a consideración de la Comisión de Presupuesto la inclusión de previsiones económicas para el mejoramiento continuo del sitio para los ejercicios presupuestarios 2013 y 2014, con miras a las elecciones 2014.
b. Que se someta a consideración de la Comisión de Presupuesto la inclusión de previsiones económicas para el desarrollo de aplicaciones de sistemas operativos móviles que faciliten al ciudadano el acceso a la información civil de carácter público -a la cual hoy día se puede acceder por medio del sitio- así como a resultados electorales.
c. Que se disponga que los funcionarios Alex González González (Oficina de Comunicación) y Erick Madrigal Monge (Dirección General de Estrategia Tecnológica) pasen a tiempo completo a colaborar con el señor Vladimir Alpízar Alvarado, Webmáster, en la implementación del nuevo sitio, para lo cual se solicita que se autorice, en la medida de las posibilidades presupuestarias, la jornada extraordinaria que se requiera a fin de realizar la labor indicada a la brevedad posible.
d. Que se publicite el nuevo sitio conforme a las siguientes acciones:
1. Que la Oficina de Comunicación y la Dirección Ejecutiva tramiten lo que a cada una corresponda a fin de publicar, en al menos tres rotativos nacionales, un aviso.
2. Que la Unidad de Prensa y Protocolo genere el respectivo comunicado de prensa y organice una actividad pública de lanzamiento del nuevo sitio.
e. Que se aprueben los diseños de página principal y de segundo nivel, así como los mapas del sitio adjuntos, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse en la marcha del referido remozamiento, para lo cual se solicita autorizar a la Presidencia del Tribunal para que apruebe eventuales variaciones que le sean presentadas por el suscrito.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda, con excepción del punto d.1. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.
A) Solicitud de permiso para miembros de la Junta Directiva de ASOTSE. Del señor Marcos Zúñiga Alvarado, Presidente de la Asociación Solidarista del Tribunal Supremo de Elecciones (ASOTSE), se conoce memorial del 05 de enero de 2012, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 09 de enero de 2012, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Que con motivo de realizar la Asamblea General Ordinaria el próximo 03 de Febrero del 2012, en el Hotel Ramada Plaza Herradura, la cual está organizada por la Junta Directiva y Administración de ASOTSE, deseamos saber si existe la posibilidad para que los miembros de la Junta Directiva de ASOTSE y el Tribunal Electoral ese día puedan retirarse de la Institución a las 2:00 p.m. con la finalidad de que con anticipación se realicen pruebas de sonido para la presentación de los informes y demás detalles de la Asamblea.
Los miembros de la Junta Directiva son los siguientes:
Presidente:      Marcos Zúñiga Alvarado, Área de Transportes.
Vicepresidente: Henry Montero Zumbado, Dirección Ejecutiva.
Secretario:      Sonny Rojas Aguilar, Recursos Humanos.
Tesorero:        Nestor Cordero López, D.G.E.T.
Vocal I:           Evelyn Ortiz Carvajal, Contraloría de Servicios.
Vocal II:          Roberth Lopez Cerbellón, Recursos Humanos.
Vocal III:         Jorge Sanabria Miranda, Secretaría TSE.
Fiscal I:           Gonzalo Moreno Cruz,  Análisis (sic).
Fiscal II:                   Eric Quirós Jiménez, D.T.I.C. (sic)
Los miembros del Tribunal Electoral son los siguientes:
Sr. Beatriz Morales Mora, IFED.
Lic. Carmen Campos Jara, Jefa oficina Regional de San Ramón.
Lic. Luis Sáenz Venegas, Dirección Ejecutiva.
Lic. Wilson Espinoza Coronado, D.T.I.C.".
Se dispone: Autorizar conforme se propone. Hágase del conocimiento de las respectivas jefaturas y del Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud de permiso para que un representante de las oficinas regionales puedan asistir a la Asamblea de ASOTSE. Del señor Marcos Zúñiga Alvarado, Presidente de la Asociación Solidarista del Tribunal Supremo de Elecciones (ASOTSE), se conoce oficio del 05 de enero de 2012, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 09 de enero de 2012, mediante el cual literalmente manifiesta:
"[…] Este próximo 03 de Febrero del 2011, se celebrará la Asamblea General Ordinaria, iniciado con la primera convocatoria a las 4:00 p.m. y en segunda convocatoria a las 5:00 p.m. en el Hotel Ramada Plaza Herradura, este día se darán a conocer los informes tanto financieros, de la Presidencia y Fiscalía de nuestra Organización, así como la aprobación de excedentes anuales y cerramos con una actividad social.
Solicitamos su colaboración para que autoricen a un representante de cada una de las regionales fuera del Gran Área Metropolitana para que pueda asistir a dicho evento con goce de sueldo.
Actualmente contamos con socios activos en el 90% de las Regionales más lejanas, razón por la cual para nosotros es muy importante su asistencia.".
Se dispone: Autorizar conforme se propone. Hágase del conocimiento de las respectivas jefaturas y del Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SETIMO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.
A) Solicitud de modificación presupuestaria a la Dirección General de Presupuesto Nacional. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0076-2012 del 10 de enero de 2012, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"De conformidad con la circular Nº DGPN-831-2011 del 9 de noviembre del año anterior, suscrita por la señora Marjorie Morera González, Directora General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda, la cual fue trasladada por el Superior a la Dirección Ejecutiva para su análisis y atención,  y particularmente en este caso, con especial énfasis en el punto número dos, relacionado con la modificación presupuestaria a fin de gestionar la cobertura de posibles faltantes por pago de compromisos no devengados del 2011, toda vez que de acuerdo a lo indicado, el plazo para presentar la propuesta de modificación presupuestaria para dar contenido a los compromisos no devengados al 31 de diciembre del 2011 vence el 31 de los corrientes.
Para ello, de conformidad con los datos suministrados, vía correo electrónico, por la Dirección General de Presupuesto Nacional, los que se basan en la liquidación presupuestaria del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIGAF), se determinaron aquellos registros contables del compromiso no devengado que presentaron insuficiencia presupuestaria para el presente año.
Además, en la circular en referencia, la Dirección General de Presupuesto Nacional estableció que “Aún cuando los disponibles presupuestarios con que cuentan las subpartidas que respaldan compromisos no devengados de un período anterior soportaren cargar la totalidad del compromiso, se podrán rebajar otras subpartidas presupuestarias hasta por el monto total del compromiso debidamente certificado por la Contabilidad “Nacional”,  por lo que, a efecto de dar cumplimiento a los artículos 46 de la Ley Nº 8131, “Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos”,  y 58 y siguientes de su Reglamento y sus reformas, la Comisión de Presupuesto, en su reunión N. 1-2012 celebrada hoy, de conformidad con las necesidades institucionales, analizó los distintos rubros a fin de determinar aquellos de los que resulta factible tomar recursos, sin que con ello se desatienda el cumplimiento de los objetivos y metas incluidos en la Ley de Presupuesto de la República para el Ejercicio Económico 2012.
Las modificaciones que se proponen son las siguientes:
1) SUBPROGRAMA 850-01 TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
1.1)  SUBPARTIDAS A REBAJAR:
29999 Otros útiles, materiales y suministros diversos: se disminuye en ¢40.0 millones.
50105 Equipo y programas de cómputo: se rebajan ¢47.7 millones.
50201 Edificios: Se rebaja la suma de ¢35.0 millones. 
1.2)  SUBPARTIDAS A  AUMENTAR:
10801 Mantenimiento de edificios, locales y terrenos: se financia parcialmente el monto afectado por el compromiso no devengado en  ¢40.0 millones.
50103 Equipo de comunicación: se incrementa en ¢14.700.000,00 con lo que se financia en su mayoría el compromiso no devengado, lo que permitirá realizar en forma oportuna la mayor parte de las contrataciones previstas para el 2012.
50199 Maquinaria, equipo y mobiliario diverso: se refuerza en ¢33.0 millones para cubrir la totalidad de su compromiso no devengado.
59903 Bienes intangibles: se incrementa en ¢35.0 millones para contribuir parcialmente en la atención de su compromiso no devengado.
2) SUBPROGRAMA 850-02 ORGANIZACION DE ELECCIONES:
2.1) SUBPARTIDAS  A REBAJAR:
10808 Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas de información: se rebaja la suma de ¢37.0 millones.
29999 Otros útiles, materiales y suministros diversos: se disminuye en ¢3.0 millones.
59903 Bienes intangibles: se disminuye en ¢124.5 millones.
2.2)  SUBPARTIDAS A AUMENTAR:
10801 Mantenimiento de edificios, locales y terrenos: se incluyen ¢37.0 millones para financiar parcialmente el compromiso no devengado del ejercicio económico 2011 resultante de esta subpartida.
20399 Otros materiales y productos para la construcción y mantenimiento: se adiciona en ¢3.0 millones para cubrir la totalidad del compromiso no devengado del 2011 con cargo a esta subpartida.
50104 Equipo y mobiliario de oficina: se incluyen ¢27.0 para cubrir la totalidad del compromiso no devengado del 2011 con cargo a esta subpartida. 
50105 Equipo y programas de cómputo: se incrementa en ¢97.5 millones por idénticas razones expuestas en el caso anterior.  
3) RECOMENDACIÓN
Al (sic) tenor de lo establecido en los artículos 99 y siguientes y 177 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, con arreglo a los principios de gestión financiera y programación contenidos en el artículo 5, incisos b) y e), en ese orden, de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, como consecuencia de lo expuesto y con base en el inciso r) del artículo 2º del Reglamento de esta Dirección Ejecutiva, se recomienda al Superior que se dirija atenta instancia a la señora Directora General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda, para que se sirva efectuar los siguientes traspasos presupuestarios:
REBAJAR

TITULO 401
TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
PROGRAMA 850
SUBPROGRAMA 01- TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
(GASTO OPERATIVO)
REGISTRO CONTABLE 401.850.01

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES
REGISTRO CONTABLE 401.850.02

AUMENTAR
TITULO 401
TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
PROGRAMA 850
SUBPROGRAMA 01- TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
(GASTO OPERATIVO)
REGISTRO CONTABLE 401.850.01

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES
REGISTRO CONTABLE 401.850.02

Se acompaña la certificación del saldo de las subpartidas a rebajar emitida por la Contaduría y el cuadro “Uso y Aplicación de Recursos Subprogramas 01 y 02”, documentos que deben adjuntarse al oficio que se remitirá al Ministerio de Hacienda.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. Proceda la Secretaría General de este Tribunal, con la colaboración usual de la Dirección Ejecutiva, a cursar la comunicación que interesa. ACUERDO FIRME.
A las doce horas terminó la sesión.