Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del diez de enero de dos mil doce, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González, quien preside, Max Alberto Esquivel Faerron y Juan Antonio Casafont Odor.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior, excepto por el señor Magistrado Esquivel Faerron, quien no participó en dicha sesión.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.
A) Informe de finalización del contrato de mantenimiento correctivo del hardware del Sistema de Producción de Tarjetas de Identificación de Menores. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0012-2012 del 04 de enero de 2012, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"De conformidad con lo dispuesto por el Tribunal en la sesión ordinaria N° 046-2009 (comunicado mediante Circular N° STSE-0020-2009, del 12 de mayo del año en curso), el suscrito se permite informar  que  mediante oficio No. PROV-1217-2011 de 03 de noviembre de 2011, se le solicitó a la señora Ana Yansy Gutiérrez Francis, Jefa Sección de Servicio al Cliente TI y Órgano Fiscalizador del contrato de mantenimiento correctivo del hardware del Sistema de Producción de Tarjeras de Identificación de Menores, que informara por escrito si debía prorrogarse por segunda vez (a partir del próximo 01 de mayo de 2012).
En oficio No. SCTI-603-2011, recibido el 17 de noviembre de los corrientes, la señora Gutiérrez Francis, solicitó que no se prorrogue dicho contrato por los motivos que literalmente detalla:
1. “La forma en la cual se ha venido ejecutando dicho contrato, cumple técnicamente a satisfacción con los términos de dicho documento.
2. Actualmente se están adquiriendo mediante contratación 2011LN-000041-85001 “Compra de Equipo para Tarjeta de Identidad de Menores (TIM)”, once estaciones de trabajo la cual incluye la impresora CP80+, las cuales sustituyen el equipo que se encuentra amparado bajo esta contratación, por motivo de obsolescencia. La comunicación del refrendo del contrato correspondiente, se emitió a este despacho mediante oficio STSE-3263-2011 del 15 de noviembre de los corrientes.
Por lo anteriormente expuesto, se concluye que ya no es necesario prorrogar dicho contrato, sin embargo, es importante mencionar que durante su ejecución la empresa no incumplió con lo pactado.
3. Como no se a (sic) prorrogar el contrato, ya no es necesario indicar el monto que la Proveeduría deberá solicitar al contratista por concepto de especies fiscales.
Además, me permito solicitar realizar las gestiones necesarias para un nuevo contrato de “Mantenimiento preventivo y correctivo a las impresoras del Sistema de Tarjetas de Identificación de Menores” con la empresa A.B.M. S.A., única distribuidora en el país de las impresoras CP80+, ya que algunas de las impresoras adquiridas no ha sido necesario repararlas hasta el momento, sin embargo, su garantía ya venció y es mejor que se les brinde mantenimiento preventivo y correctivo por parte de un experto.”
Así las cosas, y de conformidad con los antecedentes citados, esta Proveeduría recomienda no continuar dicho contrato amparado a la cláusula novena del convenio y el oficio No. STSE-1637-2010 del 17 de junio de 2010, para que el Departamento Legal tramite lo respectivo, con el auxilio del órgano fiscalizador. Por su parte, la Dirección Ejecutiva instruyó lo correspondiente para promover una nueva contratación de mantenimiento para los equipos de reciente adquisición que se encuentran operando.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Hágase del conocimiento de la contratista. Procedan con lo de sus respectivos cargos el órgano fiscalizador, las Direcciones Ejecutiva y Generales del Registro Civil, de Estrategia Tecnológica, el Departamento Legal, la Contaduría y la propia Proveeduría. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe de la situación institucional sobre abuso y maltrato contra las mujeres en el ambiente laboral. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0024-2012 del 04 de enero de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual -según lo dispuesto por este Tribunal en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 038-2011, celebrada el 26 de abril de 2011- informa sobre las acciones desplegadas para determinar los alcances e intensidad sobre abusos y maltratos contra las mujeres en el ambiente laboral y literalmente manifiesta:
"En relación con el acuerdo STSE-1121-2011, referente a contar con insumos sobre la situación institucional sobre abuso y maltrato contra las mujeres en el ambiente laboral, me permito informar de las siguientes acciones:
a) La Unidad de Género con apoyo de PRESAL y de la Unidad de Estadística, elaboró en el 2011 un instrumento de medición o cuestionario, que servirá de base para realizar el estudio preliminar sobre acoso laboral en la institución. Este instrumento contempla no solamente la exploración de maltrato laboral a mujeres sino también a hombres, dado que diversos acontecimientos ocurridos en el 2011, especialmente en regiones (sic), dan cuenta preliminarmente, de que este fenómeno afecta a ambos sexos.
b) Dicho instrumento  ha sido revisado por personal técnico de la Universidad de Costa Rica (Centro de Investigación en Estudios de la Mujer) y de la Universidad Nacional, que han considerado que está listo para ser aplicado.
c) No pudo ser aplicado al personal institucional en el 2011 por no contar con los recursos humanos idóneos para ello. Por tal motivo se acordó con la Universidad Nacional que para el segundo semestre del 2012, dos alumnas de postgrado realizarán su pasantía en la Unidad de Género para aplicar dicho instrumento y contribuir a su procesamiento y análisis.
d) Se espera que a finales del 2012 se cuente con un informe preliminar sobre la situación del personal institucional en materia de acoso laboral.
e) En el mes de febrero está prevista una charla a jefaturas sobre Acoso Laboral, a cargo de un especialista del Ministerio de Trabajo en esta materia,  que forma parte del proceso de sensibilización que la Unidad de Género ha iniciado, para prevenir y erradicar en lo posible este flagelo.
f)  Se adjunta el cuestionario elaborado.".
Se dispone: Tener por rendido el informe. Hágase del conocimiento de la Comisión Permanente Especial de la Mujer de la Asamblea Legislativa, en atención al oficio n.º CM-188-2011 del 21 de marzo de 2011. ACUERDO FIRME.
B) Informe de autoevaluación de control interno 2011. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3424-2011 (SUSTITUIR) del 21 de diciembre de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remite informe sobre la autoevaluación del control interno del período 2011, aplicado a las distintas unidades administrativas de estos organismos electorales y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:
"[…] En virtud de lo anterior, se recomienda salvo mejor criterio del Superior:
1. Que la Dirección General de Registro Electoral presente a la Unidad de Control Interno en un plazo de tres días la autoevaluación respectiva, que es de interés institucional y de carácter obligatorio.
2. Que la Comisión de Rescate de Valores concluya el Código de Ética institucional que servirá de base para que en las oficinas se aplique las buenas normas y costumbres propias de un funcionario público. Para tal efecto se establece un plazo de 30 días para la presentación ante el Órgano Colegiado.
3. Que el Departamento de Recursos Humanos continúe con los programas de capacitación que involucren a los funcionarios que no han recibido formación en diferentes temáticas con el fin de mejorar sus conocimientos y habilidades.
4. Que la Dirección Ejecutiva, la Dirección General del Registro Civil, la Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, Dirección General de Estrategia Tecnológica, el Instituto de Formación y Estudios en Democracia, y la Secretaría del Tribunal propiamente mantengan la supervisión de los riesgos relevantes de las unidades a sus cargos.
5. A nivel de todas las jefaturas: a) que la motivación que se transmita al personal se vea fortalecida por el compromiso y sensibilización que en materia de control interno deben asumir las jefaturas, b) promover reuniones periódicas entre las jefaturas y los subalternos para tratar asuntos de control interno en las que se establezcan regulaciones formales y agregar efectividad en el control, c) promover en el personal la implementación de iniciativas proactivas que permitan fortalecer el sistema de control interno, d) velar por la actualización y mantenimiento de los manuales de procedimientos de acuerdo con las labores y la normativa vigente y e) mantener un monitoreo permanente y constante de los cambios en el entorno que signifiquen un eventual riesgo que impida el cumplimiento de los objetivos. 
Por su parte, la Unidad de Control Interno:
1. Coordinará con la Procuraduría de la Ética para promover la inducción y sensibilización en materia de valores éticos a los funcionarios.
2. Dará seguimiento e informará sobre las medidas pendientes de autoevaluaciones anteriores que serán implementadas durante el 2012.".
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas recomendaciones se acogen. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE ADMINISTRACION ELECTORAL.
A) Instructivo para la Fiscalización de las Asambleas de los Partidos Políticos. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce nuevamente oficio n.º DGRE-485-2011 del 05 de diciembre de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, al cual adjunta proyectos de"Instructivo para la Fiscalización de las Asambleas de los Partidos Políticos", de"Reglamento para la conformación y renovación de estructuras partidarias" y de "Modelo de Estatutos".
Se dispone: En relación con el referido instructivo, aprobarlo conforme al siguiente texto:
"EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
CONSIDERANDO:
I. Para la organización, dirección y vigilancia de los actos relativos al sufragio, el Tribunal Supremo de Elecciones podrá emitir los reglamentos, las directrices y las circulares necesarias, los cuales integrarán el ordenamiento electoral de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 inciso d) del Código Electoral.
II. Con fundamento en lo que establecen los artículos 12 inciso f), 28 inciso f) y 69 inciso c) puntos 1) y 2) de ese Código, compete al Tribunal Supremo de Elecciones fiscalizar, por medio de sus delegados, las asambleas que celebren los partidos políticos.
Por tanto,
APRUEBA
El siguiente
INSTRUCTIVO PARA LA FISCALIZACIÓN DE LAS ASAMBLEAS DE LOS PARTIDOS POLÍTICOS.
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
Artículo 1.- Objeto y ámbito de aplicación. El presente instructivo tiene por objeto establecer los lineamientos de carácter vinculante, así como el procedimiento que deben observar los funcionarios del Tribunal Supremo de Elecciones que fiscalicen las asambleas internas que celebren los partidos políticos.
Artículo 2.- Fiscalización de asambleas de los partidos políticos. El Tribunal Supremo de Elecciones, a través de su Departamento de Registro de Partidos Políticos, fiscalizará las asambleas cantonales, provinciales y nacionales en las que los partidos políticos discutan y decidan sobre la escogencia y ratificación de los candidatos para cargos de elección popular, la designación de cualquier cargo interno, la modificación de su estatuto, la promulgación o reforma de sus reglamentos, la creación de órganos internos y cualquier otro con incidencia electoral. 
Las agrupaciones políticas que, en su estatuto, tengan previstas como parte de su estructura asambleas distritales, también serán fiscalizadas, siempre y cuando el Tribunal tenga la disponibilidad de recursos para ese fin.
En todos los casos en que proceda la fiscalización y bajo pena de nulidad de la respectiva asamblea, los partidos deberán comunicar al Tribunal, con no menos de cinco días hábiles de antelación, la hora, la fecha y el contenido general de la agenda a tratar. No se considerará motivo de nulidad la ausencia del delegado del Tribunal a una asamblea en particular por circunstancias no imputables al partido correspondiente.
Las diferentes jefaturas del Tribunal tienen la obligación de prestar la colaboración necesaria para la efectiva fiscalización de las asambleas, según lo disponga el Departamento de Registro de Partidos Políticos. Con ese propósito, deberán poner a disposición de ese departamento los funcionarios designados que se encuentren a su cargo, así como los recursos institucionales que éstos requieran para la ejecución de sus labores.
En todos los casos se coordinará directamente con el funcionario designado, salvo cuando por excepción la asamblea del partido se realice en horas de la jornada ordinaria laboral, donde se coordinará con el jefe de la unidad a que pertenezca el funcionario.
Artículo 3.- Obligatoriedad de fiscalizar asambleas: La designación de un funcionario del Tribunal como delegado para la fiscalización de asambleas partidarias es obligatoria.  Esta labor está contemplada entre las funciones cubiertas con el incentivo por concepto de “Responsabilidad por el ejercicio de la función electoral” y sólo en casos de fuerza mayor, debidamente comprobados, se podrá eximir su deber de cumplimiento. La desobediencia a esta disposición será considerada como incumplimiento a los deberes señalados en el artículo segundo del Reglamento Autónomo de Servicios.
CAPÍTULO II
DEBERES DEL DELEGADO DEL TSE
Artículo 4.- Documentación. El Departamento de Registro de Partidos Políticos entregará al delegado del Tribunal, asignado a la fiscalización de las asambleas, la siguiente información:
a)     Oficio en el que se le designa y detalla la información de la celebración de la asamblea.
b)     Listado de los asambleístas para la firma respectiva.
c)     Toda otra información que se considere pertinente.
Artículo 5.- Hora de presentación. El delegado deberá presentarse en el lugar señalado para la celebración de la asamblea, por lo menos media hora antes de la indicada para su inicio, comunicándose previamente con los coordinadores del partido político encargados de la actividad.
Artículo 6.- Obligación de identificarse.  Todos los funcionarios que actúen como delegados portarán el carné de identificación del Tribunal.
Artículo 7.- Funciones. En la labor de fiscalización de las asambleas partidarias corresponderán al delegado las siguientes funciones:
a)   Ubicarse a la entrada del local definido, al lado del encargado del partido de registrar a los asambleístas, para controlar de manera apropiada su concurrencia.      
b)   Una vez iniciada la asamblea, ubicarse en un lugar estratégico, cerca de la mesa principal.
c)   Verificar la asistencia. Para tales efectos requerirá la cédula de identidad a cada uno de los asambleístas, la cual debe estar vigente y les solicitará que firmen en las hojas de control de asistencia. En el caso de que un asambleísta no porte el documento de identidad, el delegado lo hará constar en el informe correspondiente. Quedará a criterio de la asamblea decidir sobre la participación de esa persona.
d)   Llevar el registro de la hora de inicio y finalización de la asamblea.
e)   Advertir si se ha completado el quórum requerido para la realización de la asamblea; caso contrario, el plazo máximo de espera que debe darse para que se complete el quórum es de una hora, contada a partir de la señalada para su inicio.
f)    Controlar que, durante el desarrollo de la asamblea, se mantenga el quórum. Si éste llegara a romperse, registrar la hora en que sucedió y advertirlo inmediatamente al encargado de la asamblea del partido político. Constatado que se rompió el quórum, el delegado procederá a retirarse, indicándolo así en el informe correspondiente.
g)   Tomar nota de los acuerdos adoptados y del número de votos emitidos para su aprobación.
h)   En el caso de nombramientos en los diferentes órganos internos del partido, el delegado deberá anotar el nombre completo de la persona elegida, así como su número de cédula de identidad, el puesto para el que fue electa, la forma de votación y los votos que obtuvo, así como los respectivos suplentes.
i)    Asesorar a los partidos políticos en relación con el cumplimiento del principio de paridad, que significa que todas las delegaciones, las nóminas y los demás órganos pares se integren por un 50% de mujeres y un 50% de hombres.  En los órganos impares, la diferencia entre el total de hombres y de mujeres no podrá ser superior a uno. En las nóminas para designar candidatos a puestos de elección popular debe advertirse, además, el cumplimiento del mecanismo de alternancia por sexo.
j)    Anotar las incidencias que estime pertinentes.
k)   Elaborar un informe de la fiscalización realizada y presentarlo con una copia -en el caso de que no lo exporte en forma digital- ante el Departamento de Registro de Partidos Políticos dentro de los tres días hábiles posteriores a la celebración de la actividad partidaria.
Artículo 8.- Contenido del informe.  El informe deberá indicar, como mínimo, lo siguiente:
a)  Tipo de la asamblea y circunscripción territorial (distrital, cantonal,  provincial o nacional).
b)   Fecha de la celebración de la asamblea.
c)   Hora de inicio de la asamblea.
d)   Quórum requerido.
e)   Acuerdos, advertencias e incidencias propios de la asamblea.
f)    En el caso de nombramientos de los órganos partidarios internos, nombre completo de la persona electa, número de cédula, cargo y condición de propietario o suplente.
g)   En caso de renuncia de algún miembro de los órganos internos, nombre completo, número de cédula y el cargo al cual renuncia.
h)   Listado de asistencia en el que consten los nombres completos, números de cédula de identidad y las firmas de los asambleístas, que incluya sus ingresos y salidas luego del inicio de la asamblea.
i)    Cualquier otro documento u observación que estime conveniente.
j)    En el caso de que la asamblea no se realice, consignar esa situación, así como las razones por las cuales el órgano deliberativo no se reunió.
k)   Hora de finalización de la asamblea.
CAPÍTULO III
DISPOSICIÓN FINAL
Artículo 9.-  Rige a partir de su aprobación."
Remítase copia del presente acuerdo a todos los partidos políticos. Publíquese el referido Instructivo en el sitio Web de este Tribunal. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE COMISIONES Y COMITÉS INSTITUCIONALES.
A) Informe sobre la conformación de la Comisión de Salud Ocupacional. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Jefe a.i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-004-2012 del 04 de enero de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En atención a lo dispuesto por el Superior en la sesión ordinaria n.° 102-2011 del 3 de noviembre del año en curso, comunicado mediante oficio n.° STSE-3192-2011, y  al memorando STSE-1039-2011 del 22 de diciembre del 2011, referente a la información sobre la conformación actual y definitiva de la Comisión de Salud Ocupacional, me permito indicar lo siguiente.
De acuerdo con la información que suministrara la doctora Mercedes Barrantes Solórzano, Coordinadora de la citada comisión a los señores Magistrados mediante oficio n.º SO-008-2011 del 25 de noviembre del 2011, la actual comisión la integran las siguientes personas:
Representación Laboral:
-   Propietarios: William Henry Guzmán Vargas y Annia Rodríguez Villegas.             
-   Suplentes: Gerardo Zamora Ramírez y Alexander Matarrita Saborío.
Sus nombramientos inician el 25 de noviembre del 2011 y finaliza (sic) el 25 de noviembre del 2014, por un período de tres años.
Representación Patronal:
El Tribunal mediante acuerdo de sesión ordinaria n.º 032-2010, celebrada el 13 de abril del 2010, comunicado mediante oficio n.º STSE-0939-2010, dispuso nombrar a los señores Gustavo Fitoria Mora y Manrique Luna Jiménez vocal y suplente, respectivamente ante dicha Comisión. Dicho nombramiento estaría vigente hasta el 13 de abril del 2013.
Por otra parte, corresponde al Tribunal la designación del representante del empleador faltante, debido a lo informado por la doctora Barrantes Solórzano, mediante oficio n.º CSO-009-2011 del 5 de diciembre del 2011, en el que indica que a raíz de la directriz emanada en el oficio n.º STSE-0713-2011 del 24  de marzo del 2011, se limitaba su participación como Coordinadora de las diferentes comisiones de las que forma parte, entre ellas la Comisión de Salud Ocupacional.. (sic)
No se omite indicar que,  una vez que se encuentre completa la conformación de dicha comisión, corresponderá a sus integrantes conformar el directorio de acuerdo a lo estipulado en el artículo 12 del Reglamento de Salud Ocupacional.".
Se dispone: Tener por rendido el informe. A partir de esta fecha y por el plazo de tres años, se nombran como representantes patronales propietario (en lugar de la señora Barrantes Solórzano) y suplente, respectivamente, a Mynor Mora Chang y a Henry Montero Zumbado. En el plazo de diez días hábiles, proceda la Comisión a integrar su directorio, conforme a lo establecido en el artículo 12 del Reglamento de Comisiones de Salud Ocupacional y a informar a este Tribunal sobre el particular. ACUERDO FIRME.
A las doce horas terminó la sesión.