ACTA N.º 107-2012

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior, excepto por el señor Magistrado Del Castillo Riggioni, por no haber participado en dicha sesión.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.
A) Encargo de funciones del señor Director General del IFED. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-3935-2012 del 7 de diciembre de 2012, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 10 de diciembre de 2012, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número IFED-842-2012 de ayer que suscribe el Lic. Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED), mediante el cual informa que disfrutará ocho días de vacaciones a partir del 2 de enero de 2013, razón por la cual solicita que durante ese lapso sus funciones se encarguen en el Lic. Rodrigo Abdel Brenes Prendas, quien se desempeña como Secretario General del IFED y en otras ocasiones ha asumido esa misma responsabilidad.".
Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
B) Trámites de la Comisión de Dedicación Exclusiva. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CDE-087-2012 del 10 de diciembre de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En sesión número 13-2012 celebrada el pasado 7 de diciembre, esta Comisión conoció las solicitudes que presentaron varios funcionarios de la institución para ser incorporados al Régimen de Dedicación Exclusiva o bien para que se ajuste el beneficio que por ese concepto perciben. Ellos estiman cumplir con los requisitos y reunir las condiciones establecidas para lo que solicitan, siendo que con tal propósito aportan los documentos necesarios a fin de demostrarlo.
Realizados los estudios que corresponden, considera esta Comisión que en efecto las solicitudes de incorporación de los señores Randall Alberto Vargas Zúñiga, José Angel Solís Núñez y Alejandra Robles Chinchilla y de ajuste de la señora Marilyn Bravo Cordero, son procedentes pues se trata de colaboradores que han sido nombrados en puestos para los cuales se requieren los grados académicos de licenciatura, condición que ellos poseen en diferentes disciplinas.
De acuerdo con lo anterior y con fundamento en el artículo sexto del Reglamento para el Régimen de Dedicación Exclusiva, se elevan a conocimiento del Superior los expedientes que seguidamente se detallan y que se recomienda aprobar en virtud de las razones dadas.

De confirmar el Tribunal Supremo de Elecciones lo resuelto por la Comisión, a cada funcionario se le otorgaría el porcentaje anotado en el cuadro anterior como incentivo o complemento salarial por concepto de dedicación exclusiva. Asimismo, de acuerdo con pronunciamiento vertido por el Departamento Legal, en los casos de incorporación dicho complemento regiría a partir de la suscripción del contrato correspondiente por parte de cada funcionario y del Director Ejecutivo. Se adjunta copia del acta de la sesión 13-2012.".
Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.
C) Recargo de funciones del Secretario General del Registro Civil. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-3946-2012 del 10 de diciembre de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración el oficio SGRC-1264-2012 que suscribe el Lic. Oscar Fernando Mena Carvajal, Secretario General del Registro Civil, mediante el cual indica que disfrutará 27 días de vacaciones a partir del próximo 13 de diciembre. Asimismo solicita que durante su ausencia las funciones correspondientes le sean recargadas al Lic. Carlos Luis Brenes Molina, Jefe de la Sección de Actos Jurídicos, a quien habrá que autorizar para firmar la autenticación de instrumentos registrales, toda vez que esa será una de las funciones que tendrá bajo su responsabilidad en el cargo. No obstante, de acuerdo con lo dispuesto por el Tribunal en sesión N° 99-2012, Circular número STSE-0034-2012 (SUSTITUIR), habría que proceder según el siguiente detalle:

Puede apreciarse que la gestión cuenta con la anuencia de la Dirección General del Registro Civil y con el aval presupuestario de la Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría.".
Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.
D) Informe de estudio para trasladar puesto en la Contaduría. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3419-2012 del 10 de diciembre de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual se refiere al estudio realizado para determinar la conveniencia administrativa de trasladar el puesto n.º 101872 a la Contaduría y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:
"[…] Conclusiones
1. La Dirección Ejecutiva estima que el puesto n.º 101872 de Profesional Ejecutor 3 que pertenece al Área de Capacitación, puede ser trasladado a la Contaduría Institucional, en razón de que analizada la ubicación de este en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos, el grado profesional y la carrera universitaria que ostenta el señor Paniagua González, es idóneo para formar parte dentro de la estructura ocupacional de esta oficina.
2. Se considera que ha sido de beneficio el traslado temporal y la colaboración del señor Paniagua González a la Contaduría desde su llegada, ya que es un apoyo entre otras labores, en los procesos de cierre y apertura de ejercicio económico que se ejecutan cada año y en general al accionar de esa dependencia, dado el volumen de trabajo que se incrementa constantemente, lo que ha motivado solicitud de recursos vía POA, con lo cual con este traslado coadyuvaría en parte con esa necesidad.
3. La incorporación del referido funcionario, vendría a reforzar esta Contaduría lo que apoyaría al fortalecimiento del recurso humano necesario para la implementación de  las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICPS), según lo establece el Decreto n.º 36961-H.
4. Se estima más provechoso para el interés institucional, dado [sic] las necesidades de la Contaduría, la formación del señor Abraham Paniagua González, el poco impacto que causaría en el Área de Capacitación el traslado del citado funcionario. Con ello se maximiza, aprovecha y potencializa el talento humano interno existente en la institución.
Recomendación
Por lo expuesto, esta Dirección, salvo criterio del Superior, recomienda que se traslade el puesto n.º 101872 de Profesional Ejecutor 3, ocupado por el  señor Abraham Paniagua González en forma permanente en [sic] la Contaduría, a partir de la firmeza del acuerdo.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.
E) Ascenso en propiedad del funcionario José Rolando Umaña Torres en la Sección de Análisis. De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-1327-2012 del 4 de diciembre de 2012, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 11 de diciembre de 2012, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Respetuosamente elevo a conocimiento del Superior, para lo que tenga a bien disponer, el oficio RH-3862-2012 del 28 de noviembre de  2012, suscrito por el Lic. Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, referido al ascenso en propiedad del señor José Rolando Umaña Torres, Asistente Administrativo 2 en la Sección de Análisis, a la plaza de Asistente Funcional 2, que ha quedado vacante en esa misma Unidad Administrativa.
El servidor José Rolando Umaña Torres, fue recomendado por escrito por la señora Liseth Mora Soto, Jefa de la Sección de Análisis, mediante oficio AN-1686-2012,  quien en lo que interesa manifiesta:   “(…) No omito indicar que recomiendo al señor Umaña Torres en virtud de cumplir con los requisitos académicos exigidos en el Manual de Clases y Puestos del Tribunal Supremo de Elecciones, conocer las labores que se ejecutan en la Sección y desempeñarse a satisfacción y diligentemente en las tareas que se le han asignado en el puesto de Asistente Administrativo 2 de esta Oficina. Además don Rolando se caracteriza por ser un funcionario constante, atento y diligentemente [sic] con el equipo de trabajo, demostrando con ello su idoneidad para desempeñar el puesto en ascenso.”.
Cumpliendo con lo que establecen los artículos 34 y 36 del Reglamento a nuestra Ley de Salarios y con lo acordado por el Tribunal Supremo de Elecciones en Sesión No.129-2002, artículo quinto, comunicado mediante Oficio No.4168-2002 del 26 de setiembre del 2002, solicito al Superior, si a bien lo tiene, la aprobación del nombramiento en propiedad que se propone.
De contar con la anuencia del Tribunal Supremo de Elecciones, el servidor José Rolando Umaña Torres, podría ser ascendido en propiedad al cargo de Asistente Funcional 2 en la Sección de Análisis, puesto número 45761, a partir del próximo 16 de diciembre del año en curso."
Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.
F) Ascenso en propiedad del funcionario Carlos Murillo Montoya como Secretario General de la Dirección Ejecutiva. Del señor Erick Guzmán Vargas, Secretario General a. i. de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-4134-2012 del 11 de diciembre de 2012, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Visto el oficio n.º RH-3938-2012 del 10 de diciembre de 2012 que suscribe el señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, me permito elevar a su estimable consideración, para lo que a bien se sirvan disponer, la gestión de ascenso en propiedad del servidor Carlos Alberto Murillo Montoya a la plaza de Secretario General de la Dirección Ejecutiva (Ejecutivo Electoral 1) que quedará vacante en ese despacho a partir del mes entrante.
El señor Murillo Montoya labora para este organismo electoral hace 27 años y posee puesto de Ejecutivo Funcional 1 en la Dirección Ejecutiva en propiedad, cumple los requisitos que demanda la plaza vacante y durante los últimos cinco años sus calificaciones de servicios han alcanzado el nivel de “Excelente”. Sin embargo, el señor Murillo Montoya, no se encuentra en línea directa de ascenso, ya que entre su clase y la propuesta existen de por medio las clases Ejecutivo Funcional 2 y 3, por lo que el movimiento pretendido podría concretarse únicamente si el Tribunal tiene a bien aplicar los artículos 34 y 36 del Reglamento  a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y el Registro Civil.  
El suscrito no tiene objeción alguna para que se realice este ascenso, antes bien lo prohíja, por lo que de aprobarse se ubicaría al señor Carlos Alberto Murillo Montoya en la plaza número 99732 de Ejecutivo Electoral 1 en la Dirección Ejecutiva, con rige a partir del 1º de enero de 2013."
Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.
G) Prórroga de nombramientos interinos por sustitución y en plazas de Servicios Especiales para el año 2013. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-3956-2012 del 12 de diciembre de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Actualmente laboran en la institución 67 funcionarios interinos en plazas de servicios especiales de acuerdo con el siguiente detalle: 1 puesto de Profesional Ejecutor 3, 4 de Profesional Asistente 1, 26 de Técnico Funcional 2, 1 de Asistente Funcional 2, 5 de Asistente Administrativo 2, 22 de Asistente Administrativo 1 y 8 de Conserje Electoral, todos los cuales fueron nombrados este año, o incluso desde años anteriores, con el propósito de reforzar a la institución con ocasión de algunos proyectos o labores específicas a cargo de diferentes oficinas o departamentos.
De acuerdo con el presupuesto institucional aprobado para el año 2013, tenemos que esas 67 plazas continuarán siendo de servicios especiales y tendrán contenido económico por los doces meses, lo que implica que a los funcionarios que las ocupan se les puede prorrogar su nombramiento interino hasta el 31 de diciembre de 2013, lo mismo que el de todas aquellas personas involucradas en las cadenas de movimientos interinos aprobados con ocasión de las citadas plazas de servicios especiales y de quienes ocupan actualmente plazas que se encuentran en trámite para ser ocupadas en propiedad.
De conformidad con lo anterior, se solicita al Tribunal Supremo de Elecciones adoptar el acuerdo respectivo para prorrogar el contrato de los funcionarios que continuarán laborando el año entrante, todo según los listados que se muestran en los cuadros anexos a este oficio. En el último de ellos se incluyen nuevos nombramientos a partir del 16 de diciembre o del 1° de enero solicitados por diferentes jefaturas según requerimientos presentados en los últimos días.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente acordadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe de “Auditoría de los trámites de reasignación y/o reclasificación de puestos en el Tribunal Supremo de Elecciones”. Del señor Óscar Alberto León Alonso, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-210-2012 del 11 de diciembre de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remite el informe n.° ICI-04/2012 “Auditoría de los trámites de reasignación y/o reclasificación de puestos en el Tribunal Supremo de Elecciones” y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:
 "3. CONCLUSIONES
3.1 La carencia de informes técnicos emitidos por el Departamento de Recursos Humanos -como instancia técnica en la materia de valoración y clasificación de puestos-, respecto de varios de los trámites de “reclasificación” y/o “reasignación” de puestos que se gestionaron y fueron aprobados por el Tribunal durante los períodos 2010 y 2011, así como de otros casos que se encontraron en condición similar, producto de estudios de reorganización administrativa llevados a cabo por la Dirección Ejecutiva, evidencian un debilitamiento en el sistema de control interno sobre la referida materia.
3.2 La disposición de los indicados estudios técnicos resulta un aspecto de gran relevancia, ya que mediante éstos [sic] se deja evidencia no sólo [sic] del cumplimiento de los requisitos técnicos que establece la normativa que regula la materia, sino que constituye un elemento esencial del trámite de reasignación y reclasificación de puestos, que además resulta fundamental con el propósito de que el método que al efecto se aplique, permita garantizar que el proceso de clasificación y valoración de los puestos se haya realizado de forma sistemática y transparente, así como mantener el  equilibrio salarial de la Institución.
3.3 Conforme al marco normativo vigente sobre la materia, esta Auditoría estima que la Dirección Ejecutiva es competente en cuanto a la realización de fases previas a la realización de reasignaciones y/o reclasificaciones de puestos, las cuales comprenden la ejecución de los estudios de reorganización administrativa, inclusive hasta la determinación de nuevas necesidades de recurso humano; no así  de su participación directa en esos procesos -sea, proponer y/o efectuar la reasignación y/o reclasificación-, cuya naturaleza técnica demanda la participación del Departamento de Recursos Humanos, como unidad especializada, tal como lo dispone la normativa y criterios jurídicos que han sido expuestos en el presente informe.
3.4 En relación con la terminología técnica que se utiliza en la Institución para gestionar y aprobar los estudios de reasignación y/o reclasificación de puestos, se desprende que, por lo general, estos términos son empleados sin efectuar un análisis previo sobre su alcance y características, lo que ha generado la utilización de éstos [sic] indistintamente.
Esta situación ha dado como resultado casos en los que no sólo [sic] el término “reclasificación” se utilizó incorrectamente, sino la existencia de casos que no procede ubicar como “reasignación” ni como “reclasificación”.
3.5 En cuanto a los expedientes de los estudios de reorganización administrativa  elaborados por la Dirección Ejecutiva y revisados por esta Auditoría Interna, se evidenciaron fallas en los sistemas de archivo, lo que dificultó la obtención de información completa, que permitiera evaluar el respaldo adecuado de esos estudios con información útil, clara y completa, tal como lo disponen las Normas de Control Interno emitidas por el Órgano Contralor.
1. RECOMENDACIONES
A la señora y señores magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones:
Disponer las acciones necesarias, con el propósito de que se giren las instrucciones correspondientes a las dependencias que de seguido se indican, de tal manera que se implementen las recomendaciones que a continuación se detallan:
A la Dirección Ejecutiva y al Departamento de Recursos Humanos:
1.1. Con el propósito de fortalecer el sistema de control interno en relación con el proceso de clasificación y valoración de puestos,  es necesario que todo trámite, solicitado por el mismo funcionario, por su jefatura o por el Tribunal, que conlleve una solicitud de reasignación, reclasificación, creación o revaloración de un puesto, u otro similar, esté respaldado mediante un estudio técnico llevado a cabo por el Departamento de Recursos Humanos, tal como lo establece la normativa contenida en el Capítulo V del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, criterio que fuera ratificado por el Departamento Legal mediante oficio No. DL-365-2011 del 1° de agosto de 2011, y como también lo señalara la Contraloría General de la República en Circular N° 8325 del 4 de julio de 1991.
Cabe señalar que el referido estudio técnico resulta esencial, con el propósito de acreditar el cumplimiento a cabalidad, entre otros,  de los requisitos que se detallan en el aparte 2.1.8 del presente informe, referidos principalmente a que el término empleado en la solicitud sea el que realmente corresponda; se evidencie que efectivamente la reasignación o reclasificación de determinado puesto se dio ante variaciones sustanciales y permanentes en las tareas respectivas, o si más bien se pretende rectificar la clasificación errónea de un puesto, además de que el funcionario titular del puesto tenga los requisitos para desempeñarlo, requisitos que a su vez tienen fundamento en la normativa que se detalla en este informe.
1.2. Asimismo, sin perjuicio de las competencias que  asigna la normativa a la Dirección Ejecutiva, en relación con la realización de estudios e investigaciones administrativas para el mejoramiento y modernización de la estructura institucional, a tenor de lo que establece el artículo 2, inciso c) de su Reglamento, en aquellos casos en que con motivo de dichos estudios se desprenda la necesidad de reasignar, reclasificar o revalorar un puesto, así como la creación de puestos nuevos, necesariamente se cuente con el informe técnico emitido por el personal especializado del Departamento de Recursos Humanos, en el cual se valore, entre otros aspectos, si procede o no su modificación o creación, además de verificar el cumplimiento de los requisitos que señala la normativa y en que se evidencie que la clasificación y valoración de tales puestos se realizó conforme al procedimiento establecido.
1.3. Que el Departamento de Recursos Humano [sic] consolide, como parte del proceso que conlleva la evaluación de una solicitud de reasignación, reclasificación, revaloración o cambio  en los puestos, lo relativo a la generación del archivo o expediente respectivo, y que éste [sic] se mantenga en su custodia, con el objetivo de conservar el historial de cada uno de los puestos.
1.4. Que en relación con los informes técnicos que compete emitir al Departamento de Recursos Humanos,  se constate el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Que en el proceso de clasificación y valoración de puestos, se refuerce el procedimiento de revisión relativo a la asignación correcta de los términos “reasignación” y “reclasificación” de puestos, tanto en las solicitudes que al efecto formulen las jefaturas, como en las que realicen los propios funcionarios, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 54  del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil. En ese sentido, y a efectos de facilitar tales trámites, es preciso que se valore la conveniencia de divulgar entre el personal del Tribunal el significado y alcance de esta terminología u otra nueva que al efecto se emita, mediante el procedimiento que se estime pertinente.
b) Que se analice la conveniencia de adicionar a la normativa vigente en  materia de clasificación y valoración de puestos, algunos conceptos distintos de los términos “reasignación” y “reclasificación”, en aquellos casos en los que un trámite amerite un cambio en la revaloración de un puesto, o la conversión de un puesto de determinada naturaleza en otro distinto o, en su defecto, en lo que resulte pertinente,  tomando como base para ello el Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, tal como lo establece el artículo 59 del Reglamento a la Ley de Salarios y Méritos. Lo anterior con el propósito que se cubran los vacíos que en ese sentido pueda presentar la normativa institucional vigente en esta materia. 
Que la Dirección Ejecutiva proceda a revisar los métodos que utiliza para el archivo de los estudios e investigaciones administrativas, relativos a la creación de unidades o de cualquier otro tipo de estudio de reorganización administrativa, con el propósito de estandarizar dicho procedimiento y principalmente, en aras de reforzar el sistema de archivo, de tal manera que tales estudios queden debidamente respaldados, de conformidad con lo que establece la normativa técnica, entre ellas, las Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República."
Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva y al Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.
B) Informe de Modernización del Sistema de Emisión de Documentos de identidad. Del señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-295-2012 del 11 de diciembre de 2012, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"El Tribunal Supremo de Elecciones en sesión ordinaria n.° 092-2012 celebrada el treinta de octubre de 2012, comunicado en oficio n.° STSE-3728-2012, al conocer el oficio n.° 069-1165-2012, suscrito el 23 de octubre de este año por la señora Alicia Avendaño Rivera, Jefa de la División de Gobierno Digital del ICE, mediante el cual adjuntó la “Propuesta técnica, legal y económica para desarrollar e implementar el proyecto denominado: Modernización de Emisión de Documentos de Identidad”, al tenor de la “Carta de Compromiso” firmada el veintidós de marzo de este año, entre la División de Gobierno Digital de Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) y este Tribunal, dispuso que esta Dirección rindiera criterio a la brevedad posible, por lo que me permito exponer lo siguiente:
Luego de analizar la propuesta remitida por la señora Avendaño Rivera, se identificaron [sic] una serie de aspectos de carácter estratégico importantes de clarificar de previo a darle continuidad a las etapas subsiguientes del proyecto, siendo que mediante oficio DGET-283-2012 del 16 de noviembre de este año, se le solicitó a la señora Avendaño ampliar su propuesta en términos de que presentara el desglose de la estructura del precio, detalles de la estrategia de implementación así como de la tecnología propuesta, estrategia de integración de firma digital, aspectos de desarrollo y parametrización del sistema, entre otros.
Dado que a la fecha no se ha recibido respuesta alguna sobre la información solicitada, se ha determinado que ésta no resulta financieramente factible para la Institución dado el alto costo en que se incurriría, siendo que anualmente, en el escenario más económico que se presenta en la propuesta, habría que honrar un pago anual de $22.080.000.00, que en moneda nacional considerando el tipo de cambio del dólar estadounidense con respecto al colón (¢503.07) según el Banco Central de Costa Rica para el día de hoy, representa un total de ¢11.107.785.600.00, lo cual habría que incluir en nuestro presupuesto.
Por su parte, al no disponer de la información que fuera solicitada por esta Dirección, no es posible impartir un criterio ajustado a la realidad técnica y estratégica organizacional, sino que éste se enfocó solamente a revisión de la factibilidad económica que, en todo caso, pareciera que representa una carga presupuestaria de improbable sostenibilidad para la realidad económica del Tribunal.
Por lo anterior, con la finalidad de proseguir con los planes institucionales de procurar la modernización de los documentos de identidad y tratar de ponernos a la vanguardia en esta temática, me permito sugerir lo siguiente:
1. Que de conformidad con lo estipulado en la cláusula octava de la “Carta de Compromiso”, relativa a la “Terminación del acuerdo”, se tenga por terminada la citada Carta de Compromiso, toda vez que para el Tribunal no es factible soportar la carga presupuestaria que implicaría llevar a cabo el proyecto según propuesta económica presentada por la señora Alicia Avendaño Rivera, Jefa de la División de Gobierno Digital del ICE.
2. Que sin perjuicio de la terminación de la carta de compromiso, en caso de que la señora Avendaño Rivera desee presentar la información oportunamente solicitada en oficio DGET-283-2012 del 16 de noviembre de este año u otra propuesta, ésta Dirección realizaría las valoraciones respectivas e informaría lo que corresponda al Superior.
3. Que se autorice a esta Dirección para explorar otras posibilidades en el mercado que puedan considerarse técnica y financieramente viables para el desarrollo del proyecto de modernización del sistema de emisión de documentos de identidad.".
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas recomendaciones se acogen. Hágase del conocimiento de la señora Avendaño Rivera. ACUERDO FIRME.
C) Informe de actualización del costo de la cédula de identidad. Del señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-296-2012 del 11 de diciembre de 2012, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Esta Dirección, con la finalidad de disponer de información útil y actualizada del costo de producción de cédula de identidad, para efectos de toma de decisiones para el desarrollo de los diversos proyectos de orden tecnológico, entre los que se apunta el proyecto de “Modernización del Sistema de Emisión de Cédula de Identidad”, se dio a la tarea de diseñar, por intermedio de la Oficina de Proyectos Tecnológicos (OPT), un  “Modelo de cálculo” para estimar el costo de producción de la cédula de identidad, a partir del cual es posible determinar que a la fecha la cédula tiene un costo aproximado de producción de $4.64.
Por lo anterior, me permito presentar para conocimiento del Superior el documento elaborado por la OPT, cuyas conclusiones comparte esta Dirección, que incluye el citado modelo, el cual se recomienda que sea el medio oficial de la Institución para actualizar la estimación del costo de la Cédula de Identidad.".
Se dispone: Tener por establecido el costo aproximado de la cédula de identidad en 4,64 dólares estadounidenses y aprobar el modelo propuesto para actualizar dicho costo. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.
A) Informe sobre la prórroga al contrato para la venta de especies fiscales. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-545-2012 del 11 de diciembre de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, al cual -según lo ordenado en el acuerdo del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 102-2012, celebrada el 29 de noviembre de 2012- adjunta informe relativo a la solicitud de prórroga de contrato para la venta de especies fiscales en la sede central de estos organismos electorales, según lo planteado por el señor Rodrigo Fallas Vargas, Oficial Mayor del Departamento Civil y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:
"De lo expuesto y conforme lo establece la cláusula décima del permiso de uso de instalaciones para la venta de especies fiscales, es criterio de este Departamento, que, no existe impedimento legal  alguno para que se autorice la prórroga del permiso de uso de instalaciones solicitada, por un año adicional, Debido a que el permiso de uso de instalaciones, data desde el año 2005, este Despacho recomienda, que el Órgano Fiscalizador analice la conveniencia de modificar la cláusula décima del citado permiso, con el propósito de que se limite la cantidad prórrogas que se podrían convenir.
Así mismo, se sugiere que el órgano fiscalizador valore la conveniencia y oportunidad de implementar un sistema de pago de especies fiscales similar al utilizado por el Registro Nacional, en el cual el usuario, a través del pago del canon correspondiente de especies fiscales, recibe una boleta por el valor nominal de los timbres a cancelar, evitando con ello el tener que pegar las especies fiscales a una boleta, lo cual agilizaría el trámite a realizar.".
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas recomendaciones se acogen. En consecuencia se prorroga por un año más dicho permiso. Proceda el órgano fiscalizador a definir la cantidad máxima de prórrogas del referido contrato y el Departamento Legal a tramitar lo relativo a la respectiva modificación. En relación con el último párrafo transcrito, en el plazo de diez días hábiles, informen conjuntamente sobre el particular las Direcciones Ejecutiva, General del Registro Civil y el Departamento Civil. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS EXTERNOS.
A) XXVIII Informe trimestral relativo al proceso contencioso administrativo sobre SICI. De la señora Arlette Bolaños Barquero, Asistente Legal de la Presidencia de este Tribunal, se conoce oficio n.° ALP-007-2012 del 12 de diciembre de 2012, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde el XXVIII Informe trimestral relativo al proceso contencioso administrativo sobre el SICI, al cual anexa proyecto de respuesta para ser remitida a la Contraloría General de la República.
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por rendido el informe, proceda con lo de su cargo la Secretaría General de este Tribunal. ACUERDO FIRME.
A las doce horas terminó la sesión.