ACTA Nº 102-2009

Sesión extraordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del nueve de octubre de dos mil nueve, con asistencia de los señores Magistrados Mario Seing Jiménez, quien preside, y Ovelio Rodríguez Chaverri, la señora Magistrada Marisol Castro Dobles, el señor Magistrado Fernando del Castillo Riggioni y la señora Magistrada Zetty Bou Valverde.

 ARTÍCULO PRIMERO.- Del señor Marcos Zúñiga Alvarado, Presidente de la Junta Directiva de la Asociación Solidarista del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio ASOTSE # 055-2009 de fecha 12 de agosto, 2009, recibido ese día en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:

“En atención al oficio STSE2524-2009 (sic), del 5 de agosto de los corrientes, en el que se dispone trasladar a esta Asociación Solidarista el oficio Al-179-2009 del 9 de julio del 2009, suscrito por el Lic. Oscar Alberto León Alonso, Auditor Interno, me permito manifestar lo siguiente:

En ocasión del oficio Al-150-2009 del 3 de junio de los corrientes, de la Auditoria Interna referente al mismo tema, éste servidor procedió a comunicar la posición de ésta Asociación Solidarista con respecto a una serie de aspectos y potestades que se argumentan en relación a la solicitud de información y documentación para el cabal cumplimiento de su competencia. A continuación procedo a recapitular los párrafos más importantes del oficio ASOTSE N°44-2009 (sic) donde se manifiesta expresamente que ésta Asociación se ajusta a la normativa vigente en cuanto al suministro de información y documentación se refiere:

Al respecto me permito indicarle que lo acordado por los miembros de Junta Directiva de esta Asociación responde a la necesidad e interés especial de conocer las solicitudes de información y su finalidad que realicen los entes externos, con el fin de que este Órgano Colegiado se mantenga informado y al mismo tiempo facilite la información de manera oportuna y veraz dé dichas solicitudes, considerando los hechos recientes en el tema de: pago de excedentes, apertura de fondos de inversión, separación de las cuentas del aporte patronal, entre otros.

Por otro lado, es necesario ordenar la asignación de tareas a la Licda. Jeimy González Ardón, Administradora de esta Asociación, debido a la carga laboral que se genera a nivel operativo en la atención de múltiples solicitudes de crédito, consultas, inversiones, liquidaciones y otros trámites que demandan los socios, quienes conforman la razón de ser de nuestra existencia. Sobre el particular, la Ley de Asociaciones señala:

Artículo 1: Las asociaciones solidaristas son organizaciones sociales que se inspiran en una actitud humana, por medio de la cual el hombre se identifica con las necesidades y aspiraciones de sus semejantes, comprometiendo el aporte de los recursos y esfuerzos para satisfacer esas necesidades y aspiraciones de manera justa y pacífica. Su gobierno y su administración competen exclusivamente a los trabajadores afiliados a ellas.

Es por ello, que queremos promover la sana costumbre de conocer con antelación cuando ese Despacho de Auditoría pretenda realizar un estudio especial, seguimiento sobre actuaciones o informes anteriores, entre otros, con el fin de no afectar los objetivos que inspiran la satisfacción de necesidades y mejoramiento de la calidad de vida de los socios, para planificar el trabajo con criterios de lógica, conveniencia y razonabilidad, que merecen los Auditores de su Despacho. Conviene señalar que en esta ocasión se ha conocido formalmente la finalidad de la información solicitada mediante el oficio AI-150-2009, para lo cual ofrecemos toda la disposición de colaborar con la generación de la información requerida.

Finalmente, quiero hacer hincapié en que esta Asociación tiene fiel observancia de las normas que rigen en la materia señalada tanto a nivel de Ley Orgánica de la Contrataría General de la República, Ley General de Control Interno y otras, y por consiguiente no existe oposición alguna al acceso de la información y documentos que requiera ese Despacho para el ejercicio de sus competencias, no obstante, cuando se trate de solicitar documentación específica como la que nos atañe en esta ocasión, nos apegamos a que se realice en condiciones y plazo razonables (artículo 33, inciso b, Ley General de Control Interno), para su preparación conociendo formalmente de antemano la solicitud.

Por consiguiente, no hay razones para indicar que esta Asociación está incumpliendo los incisos a), b), c) y d) del punto 6 del oficio Al-179-2009 referentes a la Ley N°8292 (sic) de Control Interno por las razones que a continuación se exponen:

a) El mismo criterio de independencia funcional externado por la Contraloría General de la República expresa que el Auditor Interno dispone de absoluta libertad para realizar las gestiones que correspondan, pero haciendo uso de sanas prácticas para dicha actividad. En este sentido, interesa indicar que la Administración y Junta Directiva de ASOTSE han manifestado en todo momento su anuencia para brindar la información que el Despacho Auditor requiera, pero con los respectivos criterios' de lógica, conveniencia y razonabilidad puesto que se hace necesario coordinar distintas actividades para recopilar la información técnica y contable y que ésta sea entregada en forma oportuna.

b) En relación al artículo N°33 (sic), inciso a) de la Ley N°8292 (sic) que indica: "Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad...", por la propia interpretación de este inciso, se reitera que no estamos limitando el libre acceso, pero en apego al principio de orden administrativo y formal se requiere conocer el objeto, finalidad y alcance de la información solicitada para coordinar lo necesario con los colaboradores a nivel administrativo de la información pertinente en forma completa y oportuna.

Por otra parte, el artículo N°33 (sic) inciso b) de la Ley N°8292 (sic), señala: Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos publicas de los entes y órganos de su competencia institucional". Deigual forma, se hace necesario destacar que la responsabilidad de administración y custodia de los fondos que administra esta Asociación, le corresponde por Representación Legal al suscrito Presidente, tal y como lo indica el punto 2 del artículo N°25 (sic) de los Estatutos de ASOTSE que dice:

"Representar judicialmente y extrajudicialmente a la Asociación con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma...."

Este argumento estatutario es el que permite sustentar el criterio para que la información que requiera la auditoria interna en el cabal cumplimiento de su competencia, sea en primera instancia del conocimiento del Presidente como Apoderado Generalísimo y que el mismo a su vez coordine lo pertinente con la Administración para hacer entrega de los informes, datos y documentos que se requieran en los estudios de seguimiento o informes de la Auditoria Interna.

Adicionalmente me permito recalcar que el citado artículo N°25 (sic) inciso h) del Estatuto obliga al Presidente a cumplir la tarea de coordinar con el personal administrativo de ASOTSE las funciones contempladas en el Reglamento Interno de Trabajo, tal y como se indica a continuación:

Coadyuvar a la administración de la Asociación, observando y haciendo observar los estatutos, reglamentos y resoluciones de la Asamblea General y la Junta Directiva, así como la ejecución efectiva de las junciones del personal administrativo que labora en la Asociación Solidarista, contempladas en el Reglamento Interno de Trabajo.

c) Cabe destacar que a nivel de Junta Directiva hemos calificado como sana oportuna la disposición por parte de los señores Magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones en razón del interés por verificar la correcta utilización de los fondos transferidos a la ASOTSE por medio de la Auditoria Interna, actividad que no se acostumbraba en el pasado, sin embargo, ha sido una práctica permanente que esta Asociación realice anualmente Auditorias Externas, y presente el resultado de la gestión operativa y financiera de su actividad a los Entes de Fiscalización Externa como lo son Banco Central de Costa Rica y la Superintendencia General de Entidades Financieras para demostrar el fiel cumplimiento y la adecuada administración de los recursos que son transferidos propiedad de los asociados.

Finalmente, en concordancia con lo que señala el señor Auditor, ésta Asociación ha procedido a atender las solicitudes de documentación e información en el marco de sus competencias, atendiendo a criterios de lógica, conveniencia y razonabilidad, por lo que el suscrito no considera que las actuaciones de mi Representada obstaculicen los objetivos de la Auditoria Interna, por cuanto las solicitudes que a la fecha se han procesado han sido atendidas en condiciones y plazos razonables que no permiten visualizar situación inconveniente alguna, tal y como se afirma en los párrafos finales del oficio Al-179-2009 supracitado.”.

Se conoce conjuntamente el oficio DL-357-2009 de fecha 11 de agosto de 2009, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, suscrito por la señora Teresa Pérez Porta, con el cual, en calidad de Jefa ad hoc del Departamento Legal de este Organismo, adjunta informe sobre el requerimiento de información y documentación a la Asociación Solidarista de del Tribunal Supremo de Elecciones, por parte de la Auditoría Interna, en cual, de conformidad con los argumentos que expone, concluye y recomienda:

“IV.-Análisis jurídico:

Sobre la potestad de las Auditorías Internas de solicitar información y documentación a sujetos privados, como es el caso de la ASOTSE, con base en los pronunciamientos referidos en el apartado anterior del presente informe, se concluye que:

1.-El uso de las potestades de la auditoría interna preceptuadas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, específicamente el libre acceso, en cualquier momento a todo tipo de información que requiera en el ejercicio de sus funciones, se da con respecto a todo órgano de la institución y de los sujetos privados a quienes se les traslade fondos o bienes públicos, los cuales comprenden su ámbito de fiscalización.

2.-La solicitud de información debe llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza y las particularidades de la información que se requiera, en el cumplimiento de las competencias de fiscalización, y de conformidad con el plan de trabajo de la Auditoría Interna.

3.-Es necesario efectuar una valoración que considere criterios de lógica, conveniencia y razonabilidad, a la luz del cumplimiento de objetivos tanto de la auditoría interna como de la instancia ante quien se plantea la solicitud de información.

4-En el caso de documentación de uso frecuente por distintos usuarios u otras características que impidan su disposición inmediata para la auditoría interna, o bien de múltiples solicitudes a una misma instancia, se debe coordinar lo correspondiente para en lo posible no afectar el giro normal de las operaciones de esa dependencia y tampoco propiciar situaciones que obstaculicen o retrasen el cumplimiento de las potestades de la Auditoría Interna.

5-Las Auditorías tienen la libertad para hacer las solicitudes de información y colaboración que demande el ejercicio de la auditoría interna, directamente a cualquier funcionario de cualquier nivel jerárquico.

6-En lo que respecta al acceso a la documentación de los sujetos privados, este se circunscribe alos fondos o bienes públicos que estos sujetos hayan recibido de la institución a la que pertenece la Auditoría Interna.

7-Tanto la Auditoría y la Administración pueden definir, si lo estiman conveniente y para un mejor cumplimiento de sus objetivos, la forma, condiciones y plazo para atender los requerimientos de información de la Auditoría.

8-La información debe ser suministrada por el funcionario con competencia para ello, de acuerdo con la información que se solicite.

9-En la eventualidad de que surjan discrepancias, corresponde al máximo jerarca, en su condición de responsable junto con los titulares subordinados del sistema de control interno y además como superior jerárquico de la Auditoría Interna, dirimir la controversia.

10- Si las solicitudes de la Auditoría interna no puedan ser atendidas razonadamente en la forma, las condiciones y el plazo requerido, esta deberá proceder a valorar el caso concreto a la luz de criterios de lógica, conveniencia y del cabal logro de objetivos, y emprender las acciones que estime pertinentes. Lo anterior, teniendo presente que los sujetos privados no pueden limitar ni obstruir las investigaciones que en el ejercicio de su competencia la Auditoría Interna realice, sobre los fondos de origen público que ellos administran, so pena de incurrir en responsabilidad (artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General).

De tal manera que, en virtud de los puntos señalados, se concluye que el Tribunal, como jerarca de la institución en conjunto con la Auditoría, pueden establecer, si lo estiman conveniente y para un mejor cumplimiento de sus objetivos, la forma, condiciones y plazo para atender los requerimientos de información de la Auditoría en general.O bien,hacer notar que las solicitudes de información deben llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza y las particularidades de la información que se esté requiriendo y pese a que puede dirigirse a cualquier persona, la información será suministrada por el que tenga competencia para ello, de acuerdo a lo que sea solicitado.

V.-Recomendación.

En virtud del oficio AI-179-2009 del 9 de julio del 2009, al Tribunal le corresponde valorar y analizar las observaciones de la Auditoría Interna y aceptarlas o refutarlas fundadamente, de tal manera que, si existe alguna duda razonable para tomar una decisión, al menos el asunto debería someterse por parte de la administración a otras instancias internas o externas (Contraloría) que orienten sobre la materia.

También puede, como jerarca de la institución y en conjunto con la Auditoría, definir, si lo estiman conveniente y para un mejor cumplimiento de sus objetivos, la forma, condiciones y plazo para atender los requerimientos de información de la Auditoría en general.O bien,hacer notar que las solicitudes de información deben llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza y las particularidades de la información que se esté requiriendo y pese a que puede dirigirse a cualquier persona, la información será suministrada por el que tenga competencia para ello, de acuerdo a lo que sea solicitado.”.

Sobre el particular, el señor Magistrado Mario Seing Jiménez, informa que se reunió con los señores Zúñiga Alvarado y León Alonso, lográndose un cordial entendimiento entre las partes para que la Auditoría Interna obtenga de manera oportuna, la información que requiera para cumplir con su función.

Se dispone: Dado que se obtuvo una solución satisfactoria a la situación que se había presentado, se ordena el archivo de este asunto. ACUERDO FIRME.

ARTICULO SEGUNDO.- De la señora Teresa Pérez Porta, Jefa ad hoc del Departamento Legal, se conoce oficio DL-429-2009 del 24 de setiembre de 2009, recibido ese día en la Secretaría del despacho, mediante el cual, en atención de lo dispuesto por este Tribunal en sesión extraordinaria n.° 095-2009, celebrada el 23 de setiembre del año en curso, donde se ordenó que el Departamento Legal rinda criterio en los términos del artículo 356 de la Ley General de la Administración Pública, respecto del recurso de revocatoria con apelación en subsidio y nulidad concomitante presentado por el señor Marcos Zúñiga Alvarado, en su condición de representante legal de la Asociación Solidarista del Tribunal Supremo de Elecciones, según oficio ASOTSE #057-2009 de fecha 27 de agosto de 2009, de conformidad con lo que establecen los artículos 49, 79 y concordantes del Código Procesal Civil, en lo que resulten aplicables, presenta formal excusa para rendir el informe que se le ha ordenado, por cuanto en calidad de Jefa ad hoc del referido Departamento ha emitido criterio sobre el tema que origina el recurso, evidenciando su posición en relación con el asunto en trámite, situación que considera es motivo suficiente para que, en aras de respetar el debido proceso y específicamente, el deber de imparcialidad, se acepte la excusa interpuesta y se proceda a designar a otra jefatura para esos efectos.

Se acuerda: De conformidad con los argumentos expuestos por la señora Pérez Porta y con fundamento en lo dispuesto por los artículos 49, 79 y concordantes del Código Procesal Civil, y lo consignado en el dictamen C-334-2005 de la Procuraduría General de la República, se acoge la excusa planteada por la supracitada funcionaria. En consecuencia, se designa al señor Randall Marín Badilla, como Jefe ad hoc del Departamento Legal de este Tribunal, para que proceda a emitir criterio sobre lo planteado por el señor Marcos Zúñiga Alvarado, representante legal de la Asociación Solidarista del Tribunal Supremo de Elecciones, en los términos y plazo establecidos en los párrafos primero y tercero del artículo 356 de la Ley General de la Administración Pública. ACUERDO FIRME.

A las once horas terminó la sesión.