ACTA Nº 1-2007

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del dos de enero del dos mil siete, con asistencia de los señores Magistrados Oscar Fonseca Montoya, quien preside, Luis Antonio Sobrado González y la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría. 

ARTÍCULO PRIMERO.- Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Se conocen los siguientes asuntos:

Sale del Salón de Sesiones el señor Magistrado Sobrado González.

a) Del señor Luis Antonio Sobrado González, Magistrado del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce nota del 2 del mes en curso, mediante la cual solicita se le autorice a título de vacaciones el próximo lunes 8 de enero de 2007.

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

El señor Magistrado Sobrado González se reincorpora al Salón de Sesiones.

b) De los señores Fernando Víquez Jiménez, Gilberto Gómez Guillén y la señora Mary Anne Mannix Arnold, Director Ejecutivo, Contador y Jefa a.i. del Departamento Legal, respectivamente, se conoce oficio Nº D.L 766-2006 del 22 de diciembre de 2006, mediante el cual y en atención a lo dispuesto por este Tribunal por acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión Nº 125-2006, celebrada el 4 de mayo del año pasado, rinden el informe requerido sobre el proyecto de reglamento del proceso de contratación administrativa institucional, presentado por el Proveedor institucional, recomendando lo que literalmente dice:

“1. Aprobar la propuesta de “Instructivo de Fiscalización en la Fase de Ejecución Contractual del Tribunal Supremo de Elecciones”, que se anexa, luego de lo cual la Proveeduría entregaría un ejemplar a los diversos órganos de fiscalización existentes en la institución.

2. Aprobar las acciones descritas en el apartado c. de este informe, con el propósito de no afectar el inicio de los procedimientos de contratación, con motivo de la nueva Reglamentación a la Ley de Contratación Administrativa que entrará en rigor a partir del 4 de enero del 2007.

3. Trasladar este informe al señor Proveedor para que realice los ajustes pertinentes al “Proyecto de Reglamento de la Proveeduría”, para lo cual también incorporará lo pertinente al tenor de lo establecido en el nuevo Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Una vez cumplido lo anterior, esta comisión revisará el proyecto con la finalidad de recomendarle al Superior una versión definitiva.”

Al referido oficio se adjunta el siguiente instructivo:

“INSTRUCTIVO DE FISCALIZACIÓN EN LA FASE DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

ARTICULO PRIMERO.- Cobertura: la presente directriz regula la actividad de fiscalización de la fase de ejecución de la contratación administrativa del Tribunal Supremo de Elecciones mediante la conformación de órganos fiscalizadores.

ARTICULO SEGUNDO.- Finalidad: corresponderá a estos órganos fiscalizar, verificar y controlar el proceso de ejecución de los contratos administrativos en todos sus extremos, para la satisfacción de los intereses públicos y la normativa vigente, de conformidad con los principios de eficiencia y eficacia.

ARTICULO TERCERO.- Conformación: el órgano fiscalizador podrá ser unipersonal o colegiado con un máximo de hasta cinco miembros dependiendo de la naturaleza y complejidad de la contratación para cuya supervisión se designe. En el primer caso, lo asumirá el Profesional de Apoyo del Almacén de Proveeduría y si fuere colegiado, deberá estar integrado por al menos dicho Profesional, un funcionario de la Proveeduría del Área de Contratación Administrativa, un representante de la administración (usuario), un técnico especialista en la materia objeto de la contratación, cuando sea necesario y el Administrador del proyecto cuando exista.

Podrán ser designados como miembros de un órgano fiscalizador todos aquellos funcionarios que ocupen cargos profesionales o de jefatura dentro de la administración activa del Tribunal. La designación es de acatamiento obligatorio, salvo que exista razón de excusa suficiente, a criterio del Tribunal.

Corresponderá a la Proveeduría proponer la integración del órgano fiscalizador para cada una de las contrataciones administrativas que suscriba el Tribunal, en su calidad de representante de la Administración y de conformidad con sus competencias, la cual hará ante la Dirección Ejecutiva o la Coordinación de Programas Electorales, según corresponda, junto con la solicitud de pedido.

La Dirección Ejecutiva o la Coordinación de Programas Electorales, según corresponda, aprobarán o modificarán la propuesta cuando el virtual negocio no exceda el límite de la contratación directa. En los casos que se supere dicho límite, valorarán la propuesta y recomendarán al Superior lo que estime conveniente para que éste designe la fiscalización.

En aquellas contrataciones que formen parte de un proyecto que cuente con un Administrador de proyectos designado, se regirán por lo establecido en el Manual Descriptivo de Puestos para tal cargo, pudiendo utilizar este “Instructivo de Fiscalización en la Fase de Ejecución Contractual”, en lo no regulado expresamente.

ARTÍCULO CUARTO: Vigencia: el órgano fiscalizador asumirá sus funciones a partir del momento en que la Secretaría del Tribunal le notifique el refrendo contralor o la aprobación interna del contrato que deberá fiscalizar y concluirá cuando termine definitivamente la vigencia del respectivo contrato administrativo.

Aquellos casos que por su naturaleza no requieran contrato, serán fiscalizados a partir de las especificaciones y requerimientos que motivaron el procedimiento de contratación, para lo cual la Proveeduría comunicará lo propio al órgano fiscalizador y velará para que en todo expediente de contratación dichos aspectos queden claramente definidos, sirviendo como parámetro de fiscalización la orden de pedido, el pliego de condiciones o la oferta elegida.

ARTÍCULO QUINTO: Corresponderá al órgano fiscalizador del objeto contractual adoptar oportunamente las providencias necesarias para que el contratista se ajuste al estricto cumplimiento de las condiciones, especificaciones y plazos establecidos en el contrato y demás obligaciones implícitas en éste, siguiendo los siguientes lineamientos generales:

1.- Abrir un expediente que aluda al objeto contractual que se ha ordenado fiscalizar y al que se incorporarán, siguiendo un número secuencial, todas las actuaciones internas y externas que se verifiquen con ocasión de la fiscalización de la ejecución contractual para lo cual la Proveeduría facilitará el acceso, en cualquier momento, al expediente de la licitación o contratación respectiva y le suministrará las copias que requieran.

2.- Verificar el cumplimiento del objeto de la contratación en todos sus términos: especificaciones, requerimientos, cuantía y vigencia.

3.- Advertir a quien corresponda de acuerdo con el régimen interno, sobre los riesgos, la conveniencia de introducir modificaciones o señalar correcciones en la ejecución, recomendar la ejecución de las garantías o bien la rescisión o resolución del contrato cuando advierta fundamento para ello.

4.- Coordinar formalmente el inicio de la ejecución del objeto contractual y dar seguimiento al respectivo cronograma -cuando lo hubiere- según los términos de la adjudicación, salvo cuando se trate de arrendamiento de muebles e inmuebles o de contratos de servicios sujetos a prórrogas facultativas que puedan exceder un año.

5.- Monitorear cada actuación del contratista -y de la administración en su rol de contratante- para asegurar el cumplimiento de lo contratado en términos cualitativos, cuantitativos y de plazo.

6.- Vigilar, con la colaboración de la Proveeduría, que la garantía de cumplimiento no decaiga en su vigencia y cuantía y recomendar formalmente, cuando haya mérito para ello, su ejecución o devolución.

7.- Advertir y recomendar de modo razonado al Tribunal, la conveniencia o la necesidad de introducir cualquier modificación al contrato y ordenar su implementación cuando hubiera sido formalmente aprobado. Asimismo, identificar y valorar, según la metodología vigente en la administración, el riesgo inherente a la ejecución del contrato y el modo en que pueda impactar el cumplimiento de la meta prevista.

8.- Pronunciarse sobre las solicitudes de prórroga o de cambio de subcontratistas que motivadamente haya formulado el contratista y ordenar su aplicación siempre que el Tribunal lo hubiere aprobado.

9.- Señalar directamente la corrección en la ejecución del contrato que deba aplicar el contratista, cuya rebeldía o desatención deberá poner en conocimiento de su superior inmediato.

10.- Facilitar al contratista el derecho que le asiste a ejecutar lo contratado, de modo que la administración no entorpezca ese derecho.

11.- Por razones debidamente acreditadas y de interés público, recomendar la rescisión de los contratos conforme lo establece el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y en caso grave y de reiterado incumplimiento imputable al contratista, recomendar la ejecución de la garantía de cumplimento o de la aplicación de la cláusula penal cuando esta exista, sin perjuicio de que también, si hay mérito, recomiende fundadamente la resolución del contrato a tenor de lo que establece dicho reglamento.

12.- Verificar trimestralmente que el contratista, en caso de ser patrono, se encuentre al día en el pago de las obligaciones obrero patronales. Esta verificación será innecesaria en contratos cuya ejecución no exceda tres meses.

13.- Visar la factura (s) que el contratista ponga a cobro como signo de conformidad con lo ejecutado.

14.- Emitir criterio en virtud de gestiones resarcitorias que deba tramitar la administración por incumplimiento suyo o del contratista.

15.- Documentar todas y cada una de las actuaciones que preceden, así como cualquier providencia que deba adoptar con ocasión de la fiscalización.

ARTÍCULO SEXTO: Una vez que el objeto contractual se haya ejecutado completamente, deberá rendir un informe, en el que conste un resumen de todas las incidencias de la ejecución contractual ante la instancia que lo designó, con copia a la Proveeduría, así como el resultado de la ejecución contractual. 

ARTÍCULO SÉTIMO: Este instructivo rige a partir de su aprobación.”

Se dispone: Aprobar las recomendaciones que se formulan. ACUERDO FIRME.

c) Del señor Javier Vega Garrido, Proveedor, se conoce oficio Nº 3373-2006 de4l 22 de diciembre de 2006, mediante el cual literalmente indica:

“En el Artículo Segundo de la Sesión Ordinaria Nº 185-2006, celebrada el 14 de noviembre del año en curso, oficio Nº 6890-TSE-2006, el Tribunal conoció y aprobó el oficio Nº 2925-2006 del 10 de ese mes, mediante el cual el señor Subproveedor rindió el informe correspondiente a la Contratación Directa Nº 322-2006, tramitada para “La solución para la continuidad del negocio del Sistema Integrado de Cédulas de Identidad (SICI) mediante la modificación y/o ampliación del Subsistema de Impresión.”, y en virtud del cual el Tribunal dictó posteriormente la resolución Nº 3735-P-2006 de las 12:40 horas del 30 de noviembre de este año, mediante la que dispuso adjudicar a la empresa CR Soluciones GLN S.A. dicha solución por un monto total de USD$89.015.15 (ochenta y nueve mil quince dólares con 15/100 centavos).

Así, y con el fin de que el Departamento Legal atendiera la respectiva formalización, por medio del Memorando Nº 933 del 20 de noviembre se remitió el expediente administrativo de mérito, siendo que por medio del oficio Nº D.L. 751-2006, adicionado por el D.L. 759-2006, sendos del 20 de los corrientes, la señora Mary Anne Mannix Arnold, Jefa a.i., solicitó al suscrito que aclarara la forma de pago recomendada al Tribunal, que simplemente consistió en un único pago contra recibido a satisfacción de la totalidad del objeto contractual, al tiempo que la señora Mannix transcribió un correo electrónico del señor Max Jiménez, Gerente de Ventas de la empresa adjudicataria, por medio del cual manifestó que la forma de pago adjudicada no correspondía a la ofrecida, que consistió en 6 pagos mensuales de USD$14.835.86 cada uno. Ahora, dicha forma de pago no estableció cuál sería el avance durante cada mes o qué productos -y su importancia- se entregarían mensualmente.

Además, en la cláusula 7.11 del cartel se estableció a modo potestativo: “La forma de forma de (sic) pago será la usual del Tribunal Supremo de Elecciones, pudiendo ser por tractos mensuales o entregables.” Asimismo, en la formulación del pliego los usuarios y el DTIC no consignaron lista alguna de productos o entregables que, por su peso o importancia en la solución tecnológica requerida, debiera asociarse a un porcentaje predefinido del pago del precio, ejercicio que tampoco realizó la entonces firma oferente, la que se limitó puramente a dividir el monto total cotizado entre el plazo de ejecución para obtener una mensualidad. Esta circunstancia, se estimó, podría exponer a la Administración a la realización de pagos sin sujeción a grados de avance concretos y dado que del análisis técnico realizado a la oferta por parte del DTIC y del sector usuario tampoco se determinó la posibilidad de pagos “prorrateados”, se consideró –y se reitera- que la forma de pago propuesta -no vinculante- resultaba inconveniente para los intereses del Tribunal, y por ello se recomendó que el pago sería en un único tracto contra recibido a satisfacción de la totalidad del objeto contractual.

Ahora, pese a la claridad del asunto, lo solicitado por la señora Jefa a.i. del Departamento Legal podría implicar, si el Tribunal lo tiene a bien, que usuarios y el DTIC se pronuncien como órgano fiscalizador, sobre la conveniencia de pactar pagos parciales, y de ser así, que indiquen la frecuencia y los productos contra los cuáles se realizarían dichos pagos.”

Se dispone: Procédase según se recomienda. ACUERDO FIRME.

d) Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce:

1) Oficio Nº 2524-2006-DRH del 20 de diciembre de 2006, mediante el cual informa sobre la situación presentada con respecto al permiso otorgado a la señora Rita Monestel Arias, para ausentarse de sus labores en horas hábiles a fin de asistir a la Universidad de Costa Rica, para llevar la materia de Estadística I para Ciencias Sociales, que es requisito de la carrera Archivística, la cual reprobó.

Se dispone: De previo a resolver, pronúnciese sobre el particular el Secretario del Tribunal. ACUERDO FIRME.

2) Oficio Nº 2610-2006-DRH del 22 de diciembre de 2006, mediante el cual somete a consideración del Tribunal el oficio Nº 1094-2006-D.G., suscrito por la Licda. Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, en el cual solicita -en virtud del traslado en propiedad de la señora Katia Zamora Guzmán como Jefa de la Oficina de Archivo Central- que se prorrogue el nombramiento interino de la Licda. Nuria Ugalde Martínez, en el cargo de jefatura de la Sección de Archivo-Microfilm, a partir del próximo 1º de enero y hasta que se designe al nuevo propietario de esta última plaza.

Se dispone: Aprobar la prórroga del nombramiento conforme se solicita, a partir del 1º de enero de 2007 y hasta que se designe al nuevo propietario. ACUERDO FIRME.

e) Del señor José Luis Alvarado Vargas, Gerente de Área de Servicios Públicos Generales y Ambientales de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República, se conoce oficio Nº 17652 del 22 de diciembre de 2006, mediante el cual remite informe Nº DFOE-PGA-77/2006, preparado por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, el cual contiene los resultados de la aprobación de algunos gastos al Partido Frente Amplio, declarados subsanables por el ente contralor, en los informes números DFOE-PGA-27/2006 y DFOE-PGA-28/2006, ambos del 10 de noviembre del año en curso, correspondientes a la quinta y sexta liquidaciones de gastos que esa agrupación política presentó ante este Tribunal, a fin de respaldar el aporte estatal que le corresponde por su participación en la campaña electoral 2002-2006.

Se dispone: Póngase en conocimiento del Partido Frente Amplio, para los efectos de lo que dispone el artículo 21 del Reglamento sobre el pago de los gastos de los partidos políticos, emitido por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

f) Del señor Oscar Fernández Venegas, Tesorero del Comité Ejecutivo del Partido Acción Ciudadana, se conoce:

1) Oficio Nº CE-TE-760 del 22 de diciembre de 2006, mediante el cual remite la subsanación de gastos de esa agrupación política, correspondiente a la Sétima Liquidación de 2006.

Se dispone: Para lo de su cargo, pase la respectiva documentación a los funcionarios de la Contraloría General de la República, encargados de la revisión correspondiente. ACUERDO FIRME.

2) Oficio Nº CE-TE-761 del 22 de diciembre de 2006, mediante el cual remite la subsanación de gastos de esa agrupación política, correspondiente a la Octava Liquidación de 2006.

Se dispone: Para lo de su cargo, pase la respectiva documentación a los funcionarios de la Contraloría General de la República, encargados de la revisión correspondiente. ACUERDO FIRME.

3) Oficio Nº CE-TE-762 del 22 de diciembre de 2006, mediante el cual remite la subsanación de gastos de esa agrupación política, correspondiente a la Novena Liquidación de 2006.

Se dispone: Para lo de su cargo, pase la respectiva documentación a los funcionarios de la Contraloría General de la República, encargados de la revisión correspondiente. ACUERDO FIRME.

g) Del señor Diony Zamora Marín, del Departamento de Tráfico de la empresa Disexport Internacional S.A., se conoce nota del 22 del mes en curso, mediante la cual -por las razones que expone- solicita el endoso de la documentación que adjunta, a efectos de realizar los trámites de desalmacenaje de los vehículos que indica.

Se dispone: Para su estudio, recomendación y respectiva tramitación, pase a la Proveeduría institucional. ACUERDO FIRME.

ARTICULO TERCERO.- Del señor Alejandro Bermúdez Mora, Secretario del despacho, se conoce oficio Nº 7673-TSE-2006 del 21 de diciembre del 2006, mediante el cual somete a consideración de este Tribunal, propuesta de ascenso interino, por espacio de tres meses a partir del próximo 16 de enero del 2007, de la servidora Ivonne Chaves Cascante, a la plaza de Asistente de Comunicación Organizacional, que temporalmente quedará vacante en la Oficina de Comunicación y Protocolo, a partir de dicha fecha y para lo cual sería necesario aplicar lo que disponen los artículos 34 y 36 del Reglamento a nuestra Ley de Salarios, en virtud de que la candidata propuesta no se ubica en línea directa de ascenso.

Se dispone: Aprobar el ascenso interino conforme se propone a partir del 16 de enero del año 2007.

ARTICULO CUARTO.- Del señor Fernando Víquez Jiménez, Director Ejecutivo, se conoce oficio Nº DE-1627-2006 del 21 de diciembre del 2006, mediante el cual, en el que informa sobre el préstamo del Auditorio institucional a la Cruz Roja Costarricense, conforme lo detalla.

Se dispone: Tomar nota.

ARTICULO QUINTO.- Del señor Fernando Víquez Jiménez, Coordinador del Comité Gerencial de Informática, se conoce oficio Nº 1026-2006 C.G.I. del 21 de diciembre del 2006, al que adjunta copia del acta de la reunión ordinaria Nº 30-2006-CGI, celebrada el 20 de diciembre por dicho Comité.

Se dispone: Tomar nota.

ARTICULO SEXTO.- De la señora Mary Anne Mannix Arnold, Jefa a.i. del Departamento Legal, se conoce oficio Nº D.L. 761-2006 del 21 de diciembre del 2006, en el que manifiesta que: “Dentro del expediente Nº. 172-L-2000, el Tribunal, mediante auto de las 10:50 minutos (sic) del 9 de mayo del 2001, remitió el recurso de reposición planteado por los señores Rodolfo Villalobos Orozco y Rodolfo Delgado Rojas, en relación con el estudio de reclasificación y valoración de puestos realizado por la empresa H.G. (sic), a fin de que se elaborara el informe de agotamiento de vía administrativa, de conformidad con el artículo 356 de la Ley General de la Administración Pública.

Luego de realizar una revisión general de expedientes de la oficina, se determinó que tal dictamen nunca fue emitido.”, y en vista de las razones que expone, solicita se proceda al archivo de la citada gestión. 

Se acuerda: Incorpórese al respectivo expediente para la respectiva resolución.

ARTICULO SETIMO.- De los funcionarios de la Oficina Regional de Nicoya se conoce fax correspondiente a oficio Nº ORNI-704-2006 del 22 de diciembre del 2006, en el cual, dichos funcionarios, respecto de la Circular Nº 7593-TSE-2006, expresan su respeto y gratitud a este Tribunal, y manifiestan sus buenos deseos para las fiestas navideñas y el Año Nuevo.

Se dispone: Tomar nota y agradecerles sus emotivas palabras.

ARTICULO OCTAVO.- Del señor Dr. Alejandro Vicini, Director de Protocolo Internacional de la Junta Central Electoral de República Dominicana, se conoce fax correspondiente a oficio sin número del 27 de diciembre del 2006, mediante el cual, muy atentamente comunica la designación del Dr. Julio César Castaños Guzmán, Presidente de esa Junta, así como a los demás miembros de dicho organismo electoral y sus suplentes.

Se dispone: Agradecer al Dr. Vicini, la información que se sirve brindar a este Tribunal y, por su medio, desearle a los integrantes de la Junta Central Electoral, éxito en sus delicadas funciones. Tome nota la Secretaría del despacho para los efectos correspondientes.

ARTICULO NOVENO.- Del señor Edwin Flores Moya se conoce nota del 15 de diciembre del 2006, mediante la cual solicita se le suministre la información que puntualiza, relacionada con las pasadas elecciones municipales.

Se dispone: Se le informa al gestionante que, de conformidad con lo dispuesto por este Tribunal en sesión Nº 11653, artículo segundo, inciso l), todo escrito o petición realizada por una persona física deberá estar debidamente autenticada, teniéndose por auténticas cuando sean presentadas personalmente por el firmante. No obstante lo anterior, se le comunica al interesado que una vez efectuadas las respectivas declaratorias de elección, oportunamente en nuestra página web, se incorporarán las mismas, y ellas contienen la información requerida.

A las dieciséis horas terminó la sesión.